Diese Funktion ist in der Beta. Dein Workspace benötigt Beta-Zugang und einen Essentials-, Plus- oder bisherigen Business v1-Plan. Free und Mini enthalten keine Überstundenerfassung. Für Beta-Zugang, Zugang für einen weiteren Workspace, Einrichtungshilfe oder Feedback schreib an support@absentify.com. Ein unterstützter Plan allein aktiviert die Beta nicht.
Ein separates Stundenkontingent erstellen
Nutze ein neues Kontingent namens Überstunden, um erarbeitetes Guthaben vom Urlaubsanspruch zu trennen. Es zählt zum Kontingentlimit deines Plans.1
Kontingent erstellen
Öffne Einstellungen > Kontingente > Neues Kontingent. Gib einen Namen ein, wähle Stunden unter Kontingent in Tagen oder Stunden und lass Limit ignorieren aus, wenn Benutzer nur erarbeitetes Guthaben nutzen dürfen. Die Kontingenteinheit lässt sich später nicht ändern.
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Überstunden vor dem Speichern aktivieren
Aktiviere unter Überstunden den Schalter Personen können Überstunden erfassen, bevor du das neue, leere Kontingent speicherst. Lege die Faktoren und den optionalen Verfall wie unten beschrieben fest und klicke auf Speichern.absentify erstellt automatisch eine Regel ohne Grundanspruch und mit zeitlich unbegrenztem Übertrag. Die Konten und die Regel werden den dafür vorgesehenen bestehenden Benutzern zugewiesen. Die Regel wird außerdem als Organisationsstandard dieses Kontingents für neue Benutzer gesetzt. Du musst keine Regel mit dem Wert null manuell erstellen. Ohne festgelegten Verfall behält dieses neue, separate Konto ungenutztes Überstundenguthaben über Jahresgrenzen hinweg.
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Abwesenheitsart für Freizeitausgleich verknüpfen
Erstelle unter Einstellungen > Abwesenheitsarten eine Abwesenheitsart wie Freizeitausgleich. Aktiviere unter Kontingent die Option Vom Kontingent abziehen und wähle das neue Kontingent unter Welches Kontingent?. Wähle unter Tage oder Stunden die Einheit Ganze Stunden oder eine Minuteneinheit wie 15 Minuten. Das Intervall sollte klein genug sein, um das durch deine Faktoren entstehende Guthaben nutzen zu können.Lege mit Muss genehmigt werden fest, ob Freizeitausgleich genehmigt werden muss, und aktiviere Person arbeitet nicht. Diese Einstellungen steuern die Abwesenheitsanfrage, nicht die Genehmigung erfasster Überstunden. Siehe Abwesenheitsarten.
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Benutzer und Genehmiger prüfen
Prüfe das Kontingent und seine Sichtbarkeit in den Kontingenteinstellungen des Benutzers, auch bei einem neu hinzugefügten Benutzer. Bestehende Zuweisungen und bewusst ausgeschlossene Benutzer werden nicht automatisch überschrieben.Überstunden verwenden die Genehmigerkonfiguration des Benutzers, einschließlich des linearen oder parallelen Ablaufs und der Entscheidung durch einen, alle oder die erste Antwort. Es gibt keine separate Genehmigerauswahl für Überstunden. Ohne Genehmiger ist eine automatische Genehmigung möglich. Auch wenn der Benutzer sein einziger eigener Genehmiger ist, kann die Genehmigung automatisch erfolgen. Prüfe die Konfiguration, bevor Benutzer Arbeit erfassen.
Faktoren und Verfall
Lege Faktor für einen Arbeitstag, Faktor für einen freien Tag und Faktor für einen Feiertag getrennt fest. Jeder Faktor ist standardmäßig 1 und erlaubt Werte von 1 bis 5 mit bis zu zwei Nachkommastellen. absentify bestimmt die Tageskategorie anhand des Arbeitsplans und des zugewiesenen Feiertagskalenders für das Arbeitsdatum. Ein Feiertag hat Vorrang vor einem freien Tag. Das Guthaben entspricht der genehmigten Dauer multipliziert mit dem Faktor. Beispiel: 2 Stunden an einem freien Tag mit Faktor 1,5 ergeben 3 Stunden. Erkennt der Genehmiger nur 1 Stunde an, ergibt das 1 Stunde 30 Minuten Guthaben. Stundenbasiertes Guthaben wird auf ganze Minuten gerundet. Überstunden verfallen nach (Monaten) erlaubt eine ganze Zahl von 1 bis 120:- Mit Wert: Die Gültigkeit beginnt am Tag der geleisteten Arbeit, nicht mit der Genehmigung. Sie bleibt über Jahresgrenzen hinweg bestehen, unabhängig von den Übertragsregeln des Kontingents. Arbeit vom 10. März ist bei drei Monaten Gültigkeit beispielsweise bis einschließlich 9. Juni nutzbar. Das Warten auf Genehmigung verlängert diese Frist nicht.
- Leeres Feld: Für Überstunden gelten die normalen Übertrags- und Verfallsregeln des Kontingents. Was nicht übertragen wird, verfällt am Jahresende. Nur das oben eingerichtete neue, leere Konto erhält automatisch unbegrenzten Übertrag. Gehe bei einem bestehenden Kontingent nicht davon aus, dass diese Regel gilt.
Bestehende Kontingente und Anfangsguthaben
Du kannst Personen können Überstunden erfassen auch für ein bestehendes Kontingent aktivieren. Die automatische Einrichtung ohne Grundanspruch erfolgt nur bei einem leeren, unkonfigurierten Kontingent ohne bestehende Regeln, Guthaben oder Anpassungen. Bei einem bereits genutzten Kontingent bleiben Anspruch, Zuweisungen und Übertragsregeln erhalten. Prüfe sie vor der Nutzung für Überstunden. Ein separates neues Konto ist meist übersichtlicher. Bestehende Tageskontingente können Überstunden auch als halben oder ganzen Tag aufnehmen. Stunden werden dabei nicht in Tage umgerechnet. Für genaue Arbeitsdauern nutzt du ein Stundenkontingent. Für altes Guthaben oder Korrekturen nutzt du Kontingentanpassungen beim Benutzer. Ein manuell eingetragener Überstundenbetrag ist eine Guthabenanpassung. Er erstellt keinen erfassten Eintrag mit Genehmigungsverlauf. Erfasse dieselbe Arbeit nicht sowohl manuell als auch über die Überstundenerfassung.Guthaben und Verlauf prüfen
Benutzer sehen genehmigtes Guthaben im Kontingent und den Eintragsverlauf unter Meine Überstunden. Ausstehende Einträge erhöhen das verfügbare Guthaben nicht. Genehmiger und Admins prüfen bearbeitete Einträge entsprechend ihren Zugriffsrechten unter Verlauf > Überstunden im Genehmigungsbereich. Der Verlauf zeigt erfasste und genehmigte Dauer, Guthaben, Entscheidungen, Gründe und Verfall. Siehe Anleitung für Genehmiger. Ein genehmigter Eintrag kann später Verfallen oder Gutschrift entfernt anzeigen. Letzteres bedeutet, dass ein Admin die Gutschrift entfernt hat. Ein Genehmigungseintrag allein bedeutet nicht, dass das Guthaben noch verfügbar ist. Prüfe verfügbares Guthaben im Kontingent und bereits gebuchten Freizeitausgleich in den üblichen Abwesenheitsberichten.Erfassung deaktivieren
Deaktiviere Personen können Überstunden erfassen und speichere, um neue Einträge für das Kontingent zu stoppen. Bestehende Einträge, Guthaben und die Kontingentregel bleiben erhalten. Ausstehende Einträge können weiter bearbeitet werden. Bestehendes Guthaben kann über die verknüpfte Abwesenheitsart nach den üblichen Verfügbarkeits- und Verfallsregeln genutzt werden.Probleme bei der Einrichtung
- Überstundeneinstellungen fehlen: Lass den Beta-Zugang für genau diesen Workspace vom Support prüfen.
- Ein Upgrade wird verlangt: Beta-Zugang und Planberechtigung sind getrennt. Prüfe die Plan-Feature-Matrix.
- Ein Benutzer sieht Überstunden erfassen nicht: Prüfe, ob das Kontingent aktiv ist, die Erfassung eingeschaltet ist und das Kontingent für den Benutzer aktiviert und sichtbar ist. Prüfe auch die Beschäftigungsdaten und ob ein gültiges Arbeitsdatum verfügbar ist.
- Noch nicht alle Benutzer wurden hinzugefügt: Versuche es erneut oder speichere das Kontingent später noch einmal, wie im Einrichtungshinweis beschrieben. Prüfe anschließend die betroffenen Benutzerkontingente. Bleibt die Einrichtung unvollständig, kontaktiere den Support. Gleiche das Problem nicht durch doppelte Gutschriften aus.
- Datum oder Genehmigung wird abgelehnt: Siehe Erfassungsgrenzen und Genehmigungsprobleme. Laufende Kontingentaktualisierungen können die Erfassung oder Gutschrift vorübergehend blockieren. Versuche es nach deren Abschluss erneut.