Resturlaub: Berechnung, Übertrag und gesetzliche Vorgaben
Wie viele Urlaubstage sind noch offen und wie lange können sie genutzt werden? Genau diese Fragen beantwortet der Resturlaubsstand. Er zeigt, welche Urlaubstage aus dem aktuellen oder einem früheren Urlaubsjahr noch bestehen. Für Unternehmen ist dieser Wert zugleich relevant für die weitere Urlaubsplanung. Ob offene Tage übertragen werden oder zu einem späteren Zeitpunkt erlöschen können, richtet sich vor allem nach § 7 BUrlG und den Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers.
Resturlaub: Das Wichtigste in Kürze
-
Resturlaub bezeichnet Urlaubstage aus einem bestehenden Urlaubsanspruch, die noch nicht genommen wurden. Dazu können offene Tage aus dem laufenden Jahr oder wirksam übertragene Tage aus dem Vorjahr gehören.
-
Der Resturlaub ergibt sich aus dem verfügbaren Anspruch einschließlich wirksamer Überträge abzüglich bereits verbrauchter Urlaubstage. Bereits genehmigter Urlaub sollte zusätzlich als verplant erkennbar sein.
-
Gesetzlicher Mindesturlaub verfällt nicht allein mit dem Jahreswechsel. Für Übertragung und Verfall gelten § 7 BUrlG sowie die Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers.
-
absentify hält Urlaubskontingente einschließlich Überträgen in Microsoft 365 aktuell, wodurch Beschäftigte offene Urlaubstage früh erkennen und rechtzeitig einplanen können.
Was ist Resturlaub?
Resturlaub bezeichnet Urlaubstage, die aus dem verfügbaren Urlaubsanspruch noch nicht genommen wurden. Der Begriff kann offene Tage aus dem aktuellen Jahr oder weiterhin bestehende Tage aus einem früheren Urlaubsjahr umfassen.
Für die Verwaltung sollte zwischen den einzelnen Beständen klar unterschieden werden:
| Urlaubsanspruch | die Urlaubstage, die für den jeweiligen Zeitraum zustehen. |
|---|---|
| Bereits genommener Urlaub | Tage, die schon verbraucht wurden. |
| Resturlaub | der aktuell noch offene Bestand. |
Bereits genehmigter Urlaub kann zusätzlich einen Teil dieses Bestands für einen zukünftigen Zeitraum binden. Bei einem angezeigten Saldo sollte deshalb erkennbar sein, ob geplante Abwesenheiten bereits berücksichtigt wurden.
Wie lässt sich Resturlaub berechnen?
In einem einfachen Fall reicht folgende Rechnung:
verfügbarer Urlaubsanspruch + wirksamer Übertrag – bereits verbrauchter Urlaub = Resturlaub
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat 30 Urlaubstage für das laufende Jahr. Zusätzlich bestehen 3 übertragene Tage aus dem Vorjahr. 22 Urlaubstage wurden bereits genommen.
30 + 3 – 22 = 11 Resturlaubstage
Sind von diesen elf Tagen bereits fünf für einen späteren Urlaub genehmigt, bleiben sechs Tage frei verplanbar. Ändert sich der Urlaubsanspruch während des Jahres, reicht diese einfache Rechnung jedoch nicht immer aus und der verbleibende Anspruch muss neu bestimmt werden.
Wie viele Urlaubstage stehen deinen Mitarbeitern tatsächlich zu?
Bei Eintritt, Austritt oder einem veränderten Arbeitsmodell kann sich der Urlaubsanspruch ändern. Berechne die Urlaubstage deiner Mitarbeiter passend zur jeweiligen Situation.
Kann Resturlaub ins nächste Jahr übertragen werden?
§ 7 Abs. 3 BUrlG sieht vor, dass Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen wird. Eine Übertragung auf das nächste Jahr ist möglich, wenn dringende betriebliche Gründe oder Gründe in der Person des Arbeitnehmers dies rechtfertigen. Für übertragenen Urlaub nennt das Gesetz grundsätzlich die ersten drei Monate des Folgejahres.
Diese Grundregel wird durch die Rechtsprechung zum Urlaubsverfall ergänzt. Ein offener Anspruch erlischt beim gesetzlichen Mindesturlaub nicht allein deshalb, weil ein Datum erreicht wurde.
Das Bundesarbeitsgericht verlangt grundsätzlich eine Mitwirkung des Arbeitgebers. Er muss den Arbeitnehmer konkret über den bestehenden Anspruch und einen möglichen Verfall informieren und ihm die tatsächliche Möglichkeit geben, seinen Urlaub zu nehmen.
Was passiert mit Resturlaub bei längerer Krankheit?
Ist ein Arbeitnehmer über das gesamte Urlaubsjahr hinweg arbeitsunfähig, kann der gesetzliche Mindesturlaub grundsätzlich 15 Monate nach Ende dieses Urlaubsjahres verfallen.
Beginnt die langfristige Arbeitsunfähigkeit erst im Laufe des Urlaubsjahres, kommt es zusätzlich darauf an, ob der Arbeitgeber vorher über den offenen Urlaub und einen möglichen Verfall informiert hat. Fehlt dieser Hinweis, kann der Anspruch länger bestehen. Beim Urlaubsanspruch bei Krankheit kommt es deshalb vor allem darauf an, wann die Arbeitsunfähigkeit begonnen hat und ob der Arbeitgeber seine Hinweispflichten erfüllt hat.
Was passiert mit Resturlaub bei einer Kündigung?
Eine Kündigung lässt bestehenden Resturlaub nicht automatisch entfallen. Entscheidend ist zunächst, welcher Urlaubsanspruch bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses entstanden ist. Scheidet ein Arbeitnehmer nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte aus, besteht für jeden vollen Beschäftigungsmonat grundsätzlich ein Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs.
Endet das Arbeitsverhältnis in der zweiten Jahreshälfte und ist die sechsmonatige Wartezeit bereits erfüllt, besteht beim gesetzlichen Mindesturlaub grundsätzlich der volle Jahresanspruch. Vertraglicher Mehrurlaub kann davon abweichend geregelt sein.
Noch offene Urlaubstage sollen bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses genommen werden. Ist das nicht mehr möglich, müssen sie nach § 7 Abs. 4 BUrlG finanziell abgegolten werden. Beim Resturlaub bei Kündigung sollte deshalb immer zuerst der tatsächlich entstandene Anspruch zum Austrittsdatum berechnet werden.
Warum sollte Resturlaub nicht erst zum Jahresende geprüft werden?
Resturlaub wird häufig erst zum Jahresende sichtbar, obwohl der Bestand schon Monate vorher entstanden ist. Für Unternehmen kann das die Urlaubsplanung erschweren, wenn viele Beschäftigte ihre offenen Tage in einem ähnlichen Zeitraum nehmen möchten.
Ein aktueller Stand zeigt früher, wie viel Urlaub im Team noch offen ist. Beschäftigte können ihre eigenen Tage planen und Führungskräfte sehen, welche Abwesenheiten bereits feststehen.
Fehler entstehen besonders dann, wenn Urlaub an mehreren Stellen gepflegt wird. Wird ein genehmigter Zeitraum im Kalender eingetragen, aber der Saldo an anderer Stelle nicht angepasst, entstehen unterschiedliche Datenstände.
Wie lässt sich Resturlaub im Unternehmen verwalten?
Resturlaub sollte über das gesamte Urlaubsjahr hinweg gepflegt werden. Die Verwaltung beginnt beim korrekten Jahresanspruch und hält anschließend jeden Verbrauch sowie zulässige Überträge aktuell. So bleibt erkennbar, wie viele Urlaubstage tatsächlich noch zur Verfügung stehen.
1. Gültigen Jahresanspruch hinterlegen
Lege zuerst für jede Person den gültigen Jahresanspruch fest. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstage. Gewährt das Unternehmen mehr, sollte klar erkennbar sein, welcher Anteil gesetzlich vorgeschrieben und welcher Anteil zusätzlich vereinbart wurde.
2. Genommene und geplante Urlaubstage unterscheiden
Buche genehmigte und bereits genommene Urlaubstage fortlaufend im richtigen Kontingent. So bleibt nachvollziehbar, wie viel Urlaub tatsächlich verbraucht wurde und welcher Teil bereits für einen späteren Zeitraum eingeplant ist. Das verhindert doppelte Abzüge und falsche Reststände.
3. Verfügbaren Resturlaub sichtbar machen
Zeige Beschäftigten den aktuell verfügbaren Resturlaub an und kennzeichne bereits genehmigte künftige Abwesenheiten separat. Wer den eigenen Stand selbst prüfen kann, muss ihn nicht bei HR erfragen. Führungskräfte arbeiten dadurch mit demselben aktuellen Datenstand.
4. Überträge dem richtigen Urlaubsjahr zuordnen
Erfasse übertragene Urlaubstage getrennt vom neuen Jahresanspruch und ordne sie dem ursprünglichen Urlaubsjahr zu. So bleibt sichtbar, welche Tage aus dem Vorjahr stammen und welche Regeln für sie gelten. Ein technisches Ablaufdatum ersetzt keine rechtliche Prüfung des Verfalls. Welche betrieblichen Vorgaben für die Verwaltung gelten, sollte auch in der Urlaubsregelung nachvollziehbar festgehalten sein.
5. Offene Urlaubstage frühzeitig prüfen
Prüfe offene Urlaubstage nicht erst im Dezember. Ein früher Blick auf hohe Reststände gibt Beschäftigten ausreichend Zeit für einen Urlaubsantrag und erleichtert die weitere Urlaubsplanung. Vor einem möglichen Verfall muss zusätzlich geprüft werden, ob die erforderlichen Hinweise rechtzeitig erfolgt sind.
6. Resturlaub in einer gemeinsamen Urlaubsverwaltung führen
Führe Anspruch, Verbrauch und Übertrag in derselben Urlaubsverwaltung. Bei absentify lassen sich Regeln für Urlaubskontingente in einer Urlaubsübersicht hinterlegen. Genehmigte Abwesenheiten werden bei der Berechnung des verfügbaren Urlaubs berücksichtigt. Beschäftigte sehen ihr Kontingent selbst, ohne dass HR mehrere Listen abgleichen muss.
Resturlaub früh sichtbar machen
Ein aktueller Reststand gibt Beschäftigten Planungssicherheit und hilft HR, offene Urlaubstage über das Jahr hinweg im Blick zu behalten. Besonders relevant wird das vor Zeiträumen, in denen mehrere Beschäftigte gleichzeitig Urlaub nehmen möchten. Mit absentify sehen Beschäftigte ihren verfügbaren Resturlaub direkt in ihrer Microsoft-365-Arbeitsumgebung. HR arbeitet dadurch mit demselben aktuellen Stand.
Dein nächster Schritt: Prüfe, ob Mitarbeiter ihren aktuellen Resturlaub heute selbst einsehen können. Hohe Reststände sollten dabei früh genug sichtbar werden, damit offene Urlaubstage noch eingeplant werden können.
Resturlaub direkt in Microsoft 365 verwalten
Halte Urlaubskontingente aktuell und mache den verfügbaren Stand für dein Team direkt in Teams und Outlook sichtbar.
Resturlaub direkt in Microsoft 365 verwalten
Resturlaub – Häufige Fragen und Antworten
Über den Autor
Anna Keller
Content Managerin bei absentify
Als Blogautorin bei absentify erklärt Anna Keller, wie Unternehmen Abwesenheiten, Urlaub und Arbeitszeiten effizient verwalten können. In ihren Artikeln verbindet sie HR-Praxis mit Microsoft 365-Tipps für Outlook und Teams und liefert Vorlagen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Softwarevergleiche für moderne, digitale Prozesse.
Artikel teilen
Weitere interessante Artikel
Betriebliche Urlaubsregelung: Was Arbeitgeber beachten müssen
Eine Urlaubsregelung legt fest, nach welchen Grundsätzen Urlaub im Unternehmen beantragt und gewährt wird. Teile davon können im Arbeitsvertrag festgehalten sein. Je nach Unternehmen ergeben sich weitere Vorgaben aus Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder internen Regelungen. Das Bundesurlaubsgesetz setzt dabei den rechtlichen Rahmen. So entsteht ein verbindlicher Ablauf, an dem sich die betriebliche Urlaubsplanung orientiert.
Anna Keller
Content Managerin bei absentify
Urlaubsantrag stellen: Ablauf, Genehmigung und Regeln
Ein Urlaubsantrag hält fest, für welchen Zeitraum Urlaub gewünscht wird. Er schafft die Grundlage für die Freigabe und Abwesenheitsplanung im Team. Unternehmen können prüfen, ob der Zeitraum mit bereits geplanten Abwesenheiten und betrieblichen Anforderungen vereinbar ist. Beschäftigte erhalten mit der Freigabe Klarheit über ihren Urlaub. Welche Regeln dafür gelten, ergibt sich vor allem aus § 7 Bundesurlaubsgesetz und den im Unternehmen festgelegten Abläufen.
Anna Keller
Content Managerin bei absentify
Überstundenabbau: Rechte, Pflichten und Ablauf für Arbeitgeber und Team
Beim Überstundenabbau werden angesammelte Plusstunden durch Freizeit oder Auszahlung abgebaut. Die dafür anberaumten sechs Kalendermonate oder 24 Wochen aus dem Arbeitszeitgesetz betreffen ausschließlich den Ausgleich einer verlängerten werktäglichen Arbeitszeit auf den gesetzlichen Achtstundendurchschnitt. Wie sich ein Überstundenkonto abbauen lässt, legen dagegen Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag fest. Soweit diese Regelungen Freizeitausgleich zulassen, ordnet der Arbeitgeber Zeitpunkt und Ablauf im Rahmen seines Weisungsrechts an.
Anna Keller
Content Managerin bei absentify