Urlaubsplanung 2025 im Unternehmen – Grundlagen, Fairness und praktische Tipps
Die Urlaubsplanung und -Genehmigung ist immer auch ein Wechselspiel der Interessen beider Seiten: Des Arbeitgebers und der Arbeitnehmer. Damit die jährliche Urlaubsplanung für alle Beteiligten ein wohlwollendes Miteinander bleibt, zeigen wir in diesem Artikel, was es zu beachten gilt, fassen die rechtlichen Grundlagen zusammen und zeigen Tools, die die Planung erheblich vereinfachen.
31. Januar 2025
Lesezeit: 6 Minuten
Content Managerin bei absentify
Inhalt
Warum die gekonnte Urlaubsplanung im Unternehmen so wichtig ist
Das solltest du bei der Urlaubsplanung beachten
Rechtliche Grundlagen kurz zusammengefasst
Praktische Tipps für die Urlaubsplanung im Unternehmen
Best Practices für eine entspannte Urlaubsplanung für Unternehmen
Software für die Urlaubsplanung: Welche passt zu deinem Team?
Vollständiger Urlaubskalender, ohne Microsoft Outlook zu verlassen
Urlaubsplanung – Häufige Fragen und Antworten
Warum die gekonnte Urlaubsplanung im Unternehmen so wichtig ist
Zum einen vermeidet eine gut abgestimmte Urlaubsplanung Ausfälle und unangenehme Situationen, etwa wenn zu viele Personen in derselben Abteilung fehlen.
Zum anderen lässt sich seitens der Kollegen entspannter an die Planung herangehen, wenn klar ist, dass jeder Wunsch so gut wie möglich berücksichtigt wird und es um beliebte Brückentage und Urlaubszeiten keinen Kampf geben muss.
Sobald es auf das Jahresende zugeht, kann es passieren, dass Mitarbeiter förmlich in letzter Minute Resturlaub nehmen wollen, während andere bereits die besten Zeiten für das nächste Jahr ergattern wollen. Eine gute Struktur in der Urlaubsplanung dämmt diese Probleme auf ein Minimum ein.
Das solltest du bei der Urlaubsplanung beachten
Viele Firmen planen die kommenden zwölf Monate bereits im Vorjahr. Diese Vorlaufzeit ist empfehlenswert, damit möglichst alle ihren Urlaub zuverlässig eintragen können. Wenn du dich um die Urlaubsplanung kümmerst, denke an folgende Punkte:
- Vorabfragen: Bitte dein Team, frühzeitig Wünsche zu äußern. So bekommst du einen Überblick, wer wann abwesend sein möchte.
- Feiertage prüfen: Überprüfe das kommende Jahr auf Feiertage und Brückentage, sodass du die begehrten Zeiten bereits vor Augen hast.
- Saisonale Arbeitsspitzen: In manchen Branchen ist beispielsweise das Weihnachtsgeschäft arbeitsintensiver. In anderen Bereichen ist der Sommer besonders voll. Kläre, zu welchen Zeiten oder auch bestimmten Tagen möglichst alle anwesend sein sollten.
- Transparente Regelungen: Kommuniziere klar, wie der Prozess aussieht. Wer hat Vorrang, wenn mehrere Kolleginnen und Kollegen denselben Zeitraum wählen? Gibt es Betriebsferien oder Sperrzeiten?
- Resturlaub: Achte darauf, dass noch vorhandene Urlaubstage des Vorjahres rechtzeitig eingebracht werden können, damit am Jahresende nicht plötzlich alles auf einmal genommen wird.
Rechtliche Grundlagen kurz zusammengefasst
Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin in Deutschland laut Bundesurlaubsgesetz einen Mindestanspruch auf Urlaub. Dieser beträgt in der Regel 24 Werktage pro Jahr, bei einer 6-Tage-Woche. Bei einer 5-Tage-Woche sind es meist 20 Tage, wobei sich in vielen Branchen oder Tarifverträgen zusätzliche freie Tage ergeben können.
Darüber hinaus gibt es Aspekte wie:
- Anspruch auf Urlaub: Nach sechs Monaten im Unternehmen steht jedem der volle Urlaubsanspruch zu, davor anteilig.
- Krankschreibung im Urlaub: Krankheitstage dürfen nicht auf die Urlaubstage angerechnet werden, wenn ein ärztliches Attest vorliegt.
- Verfall von Urlaubstagen: In der Regel verfallen nicht genommene Urlaubstage nach dem 31. März des Folgejahres, wenn keine anderen Vereinbarungen getroffen wurden.
Praktische Tipps für die Urlaubsplanung im Unternehmen
Damit deine Urlaubsplanung zuverlässig funktioniert und alle über den aktuellen Stand Bescheid wissen, helfen folgende Hinweise:
- Klare Zuständigkeiten: Bestimme Personen, die Urlaubsanträge prüfen und freigeben. Das kann ein Teamleiter oder ein HR-Verantwortlicher sein.
- Frühzeitige Information: Ermögliche es allen, ihre Wünsche möglichst rechtzeitig abzugeben. So bleibt Zeit, mögliche Überschneidungen zu regeln.
- Transparenz im Team: Wenn jeder sehen kann, wann die Kollegen frei haben, kommen weniger Rückfragen auf.
- Regelmäßiger Abgleich: Plane feste Termine, an denen alle Urlaubsstände geprüft werden. So merkst du schnell, wenn irgendwo ein Problem auftaucht.
- Organisation von Vertretungen: Wer übernimmt die Aufgaben, die in der Abwesenheit anfallen? Dies sollte spätestens eine Woche vor Urlaubsantritt klar sein.
Best Practices für eine entspannte Urlaubsplanung für Unternehmen
Um dir die tägliche Praxis zu erleichtern, solltest du weitere kleine Tricks im Hinterkopf behalten.
Gemeinsame Regeln aufstellen
Ein gemeinsames Regelwerk schafft ein sachliches und faires Miteinander – das gilt im Sport ebenso wie im Unternehmen. Auch speziell die Urlaubsplanung ist davon keine Ausnahme. Diese Regeln bringen mehr Ruhe in die Planung:
- Ab wann dürfen Urlaubsanfragen gestellt werden? (Zum Beispiel ab Ende Oktober für das nächste Jahr)
- Bis wann sollten Resturlaube genommen sein?
- Wie wird entschieden, falls zwei Leute dasselbe Datum haben möchten?
- Welches System gibt es, sodass jeder abwechselnd an begehrte Termine (wie Brückentage) kommt?
- Welche genehmigungspflichtigen Schritte gibt es? (Unterschrift, E-Mail-Freigabe usw.)
Brückentage geschickt verteilen
Brückentage rund um gesetzliche Feiertage sind begehrt. Versuche, diese Tage gerecht aufzuteilen. Manche Firmen verwenden ein Rotationssystem, um es fair zu gestalten. Andere beschließen, dass niemand zwei Jahre in Folge denselben begehrten Termin blocken darf.
Urlaubsanträge so einfach wie möglich halten
Ein Urlaubsantrag sollte kein größerer Verwaltungsakt sein. Biete deinem Team eine einfache und leicht zugänglich Möglichkeit, ihre Urlaubsplanung einzutragen und bereits im Vorfeld miteinander abzustimmen. In der Regel wissen viele bereits, mit welchen Kollegen sie nicht parallel abwesend sein dürfen.
Faire Vertretungslösungen organisieren
Nicht jede Funktion lässt sich von jedem Kollegen abdecken. Achte daher darauf, dass Aufgabenbereiche dokumentiert sind und mindestens eine Person im Team weiß, wie man im Falle des Falles reagiert. Wer innerhalb einer Abteilung arbeitet, sollte sich rechtzeitig absprechen, wenn ein längerer Urlaub ansteht.
Software für die Urlaubsplanung: Welche passt zu deinem Team?
Ein Urlaubsplan auf Papier, der von Schreibtisch zu Schreibtisch wandert, sollte möglichst in keinem Unternehmen der Standard für die Urlaubsplanung sein. Nachfolgend zeigen wir einige der gängigsten Möglichkeiten mit den jeweiligen Stärken und Schwächen.
Urlaubsplanung Outlook
Wer viel mit Microsoft 365 arbeitet, nutzt sicher auch Outlook. Das Postfach ist praktisch immer geöffnet, und so liegt die Idee nahe, die Kalenderfunktionen von Outlook für die Urlaubsplanung im Unternehmen zu verwenden.
Vorteile:
- Geringe Hürde: In vielen Unternehmen ist Outlook ohnehin im Einsatz, also fallen keine zusätzlichen Lizenzgebühren an.
- Einfache Einbindung: Neue Termine lassen sich unmittelbar einstellen, und man sieht schnell, wer wann im Büro ist.
Tipp: Wenn du dich für Urlaubsplanung Outlook entscheidest, kann eine gesonderte Kalenderstruktur helfen. Das bedeutet, dass du einen speziellen Gruppen- oder Abteilungskalender für Abwesenheiten anlegst, anstatt alles in deinen privaten Kalender zu packen.
Urlaubsplanung in Outlook mit Zusatzfunktionen.
Du kannst in Outlook und Teams kostenlos absentify integrieren. Das Tool ist nach wenigen Klicks nicht mehr von der gewohnten Nutzeroberfläche zu unterscheidet, fügt dem bekannten Kalender aber etliche Funktionen hinzu.
Vorteile:
- echte Genehmigungsfunktion für Urlaube und andere Abwesenheiten
- teile die Kollegen in Abteilungen ein und gib Abwesenheitskontingente vor
- lege Mindestbesetzungen für die Abteilungen fest
- Urlaubstage und Resturlaub werden automatisch berechnet
Du kennst absentify für Microsoft noch nicht? Vereinfache jetzt deine Urlaubsplanung: in Microsoft 365, Outlook und Teams – voll integriert und kostenlos!
Urlaubsplanung Unternehmen mit Excel
Eine Urlaubsliste in Excel ist seit Jahrzehnten ein Klassiker, ist aber praktisch genauso fehleranfällig wie ein Papierkalender.
Vorteile:
- Sofort verfügbar: Fast jeder kennt Excel oder ein vergleichbares Tabellenkalkulationsprogramm.
- Anpassbar: Du kannst eigene Tabellen entwerfen, farbliche Markierungen einbauen und Formeln nutzen, um Urlaubssalden zu berechnen.
Nachteile:
- Hoher Pflegeaufwand: Wenn viele Personen auf dieselbe Datei zugreifen, kann es zu Versionierungs- und Bearbeitungskonflikten kommen.
- Übersicht leidet bei großen Teams: Mit zunehmender Zahl an Mitarbeitenden wird die Tabelle immer länger und unübersichtlicher.
Fazit: Urlaubsplanung Unternehmen Excel ist eine Option, wenn das Team relativ klein ist. Sobald du komplexere Strukturen abbilden möchtest, solltest du eine bessere Variante in Betracht ziehen.
Urlaubsplaner online
Online sind einige Tools verfügbar, über du dein Team und du euren Urlaub gemeinsam planen und eintragen könnt.
Vorteile:
- Zugriff von überall: Mitarbeiter können Urlaub auch von zu Hause aus beantragen.
Nachteile:
- Kosten: Bei größeren Teams fallen monatliche oder jährliche Gebühren an, die je nach Funktionsumfang variieren.
- Abseits vom Workflow: Ein zusätzliches Tool, dass dein Team gesondert aufsuchen muss, kann sich wie ein Fremdkörper bzw. zusätzliche Belastung herausstellen.
Vollständiger Urlaubskalender, ohne Microsoft Outlook zu verlassen
Das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement absentify kann dein gesamtes Team kostenlos in Microsoft365 integrieren. So kann jeder den Urlaub der anderen sehen und eigene Eintragungen hinzufügen, ohne Outlook oder Teams verlassen zu müssen.
absentify bietet darüber hinaus viele Funktionen, die aus Urlaubseintragungen eine übersichtliche Planung für jedes Teammitglied macht:
Arten von Abwesenheiten festlegen
Erstelle eine Liste aller denkbaren Arten von Abwesenheit: Urlaub, Sabbatical, Weiterbildung, Mutterschutz, Elternzeit usw.
Abwesenheitskontingente innerhalb deiner Teams
Bestimme die maximale Anzahl an Kollegen, die zur gleichen Zeit im Urlaub sein dürfen und gib Abwesenheiten zuerst frei. Teile dein Team in verschiedene Abteilungen auf, lege Mindestbesetzungen fest und erhalte Warnungen bei Überschneidungen.
Arbeitszeiten festlegen
Erstelle individuelle Arbeitspläne für jedes Teammitglied, die im persönlichen sowie im Teamkalender sichtbar sind.
Urlaubsplanung – Häufige Fragen und Antworten
Warum ist die Urlaubsplanung im Unternehmen wichtig?
Eine strukturierte Urlaubsplanung sorgt dafür, dass betriebliche Abläufe nicht gestört werden und die Kollegen faire Chancen auf begehrte Urlaubszeiten haben.
Wie früh sollte man mit der Urlaubsplanung für das nächste Jahr beginnen?
Idealerweise beginnt die Urlaubsplanung für das kommende Jahr bereits im letzten Quartal des Vorjahres, um genügend Vorlaufzeit für alle Beteiligten zu gewährleisten.
Wie kann man zu viele Anfragen für bestimmte Urlaubszeiten vermeiden?
Durch faire Regeln, eine frühzeitige Abfrage von Urlaubswünschen und den Einsatz von Software mit Echtzeitübersichten lässt sich vermeiden, dass zu viele Kollegen im selben Zeitraum Urlaub beantragen.
Was tun, wenn mehrere Mitarbeiter trotzdem gleichzeitig Urlaub beantragen?
Viele Unternehmen nutzen das Prinzip der Fairness, z.B. durch ein Rotationssystem oder Priorisierung nach Betriebszugehörigkeit oder sozialen Kriterien.
Wer ist für die Urlaubsplanung im Unternehmen zuständig?
Die Zuständigkeit liegt in der Regel bei der Personalabteilung oder den direkten Vorgesetzten. Es empfiehlt sich, klare Prozesse für die Genehmigung festzulegen.
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