Betriebliche Urlaubsregelung: Was Arbeitgeber beachten müssen

Urlaubsregelung: Das Wichtigste in Kürze

• Eine Urlaubsregelung legt fest, nach welchem Verfahren Urlaub im Unternehmen beantragt, geprüft und gewährt wird.

• Das Bundesurlaubsgesetz gibt den rechtlichen Rahmen vor. Betriebliche Regeln dürfen gesetzliche Mindestansprüche nicht beliebig zulasten der Beschäftigten verändern.

• Ein vorhandener Betriebsrat hat bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen und beim Urlaubsplan nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG mitzubestimmen.

• Mit absentify lassen sich festgelegte Urlaubsprozesse direkt in Microsoft Teams und Outlook abbilden.

Was regelt eine Urlaubsregelung?

Eine Urlaubsregelung beschreibt, wie ein Unternehmen mit Urlaub im Arbeitsalltag umgeht. Sie legt zum Beispiel fest, wo ein Antrag gestellt wird, wer ihn bearbeitet und nach welchen Grundsätzen zeitliche Überschneidungen geprüft werden.

Damit unterscheidet sie sich vom Urlaubsanspruch. Der Urlaubsanspruch bestimmt, wie viele Tage einer Person zustehen. Die Urlaubsregelung gibt vor, wie diese Tage betrieblich geplant und gewährt werden.

Auch die konkrete Urlaubsplanung ist enger gefasst. Ein Urlaubsplan zeigt bereits vorgesehene Abwesenheiten. Die Urlaubsregelung schafft den Rahmen, aus dem diese Planung entsteht.

Welche Urlaubsregeln sind gesetzlich vorgegeben?

Den Ausgangspunkt bildet das Bundesurlaubsgesetz. Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers bei der zeitlichen Festlegung grundsätzlich zu berücksichtigen. Dringende betriebliche Belange oder sozial vorrangige Urlaubswünsche anderer Beschäftigter können entgegenstehen.

Daneben können Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung und Arbeitsvertrag weitere Vorgaben enthalten.

§ 13 BUrlG begrenzt Abweichungen vom gesetzlichen Urlaubsrecht. Außerhalb der dort vorgesehenen tariflichen Gestaltungsmöglichkeiten darf von den gesetzlichen Bestimmungen grundsätzlich nicht zuungunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden.

Was sollte eine betriebliche Urlaubsregelung festlegen?

Eine Urlaubsregelung sollte vor allem die Fragen beantworten, die bei der täglichen Planung immer wieder auftreten. Der Umfang hängt von der Größe und Organisation des Unternehmens ab.

Die Regelung sollte für Beschäftigte leicht auffindbar sein. Es hilft wenig, einen detaillierten Prozess festzulegen, wenn einzelne Teams trotzdem eigene Wege nutzen.

Interne Fristen richtig einordnen

Das Bundesurlaubsgesetz enthält keine allgemeine Frist, nach der jeder Urlaubsantrag eine bestimmte Zahl von Wochen vor Urlaubsbeginn eingereicht werden muss. Unternehmen können für ihre Planung eigene Zeiträume festlegen. Das kann etwa für längere Urlaube oder stark nachgefragte Ferienzeiten sinnvoll sein. Solche Vorgaben bleiben betriebliche Regeln und sollten auch als solche kommuniziert werden.

Zuständigkeiten eindeutig festlegen

Jeder Antrag sollte eine klar bestimmte genehmigende Person erreichen. In größeren Unternehmen können die Zuständigkeiten je Abteilung unterschiedlich sein. Auch Vertretungen für abwesende Führungskräfte sollten definiert werden. Anträge bleiben sonst liegen, obwohl der eigentliche Urlaubszeitraum problemlos geprüft werden könnte.

Wie sollte eine Urlaubsregelung mit gleichzeitigen Urlaubswünschen umgehen?

Mehrere Urlaubswünsche für denselben Zeitraum sind zunächst ein Planungsfall. Erst wenn nicht alle Wünsche gleichzeitig erfüllt werden können, entsteht ein Konflikt. § 7 Abs. 1 BUrlG erlaubt eine Abweichung vom gewünschten Zeitraum bei dringenden betrieblichen Belangen oder sozial vorrangigen Urlaubswünschen anderer Beschäftigter.

Das Gesetz nennt jedoch keine starre Rangliste für jede denkbare Situation. Eine betriebliche Regelung sollte deshalb beschreiben, wie solche Fälle geprüft werden. Ein aktueller Überblick über bereits genehmigte Abwesenheiten gehört dazu. Eine festgelegte Mindestbesetzung kann die Planung unterstützen. Sie ersetzt jedoch nicht automatisch die rechtliche Prüfung eines konkreten Urlaubsantrags.

Wie ist der Betriebsrat an der Urlaubsregelung beteiligt?

Besteht ein Betriebsrat, kann der Arbeitgeber allgemeine Urlaubsgrundsätze nicht allein festlegen. § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG nennt ausdrücklich die „Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans“. Das Mitbestimmungsrecht gilt außerdem für die zeitliche Lage des Urlaubs einzelner Arbeitnehmer, wenn zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem keine Einigung erzielt wird.

Damit betrifft die Mitbestimmung vor allem Regeln, die über den einzelnen Antrag hinausgehen. Dazu können Planungsverfahren oder allgemeine Vorgaben für Urlaubszeiten gehören.

Wie passen Betriebsurlaub und Urlaubssperren in die Urlaubsregelung?

Betriebsurlaub und Urlaubssperren betreffen beide die zeitliche Steuerung von Urlaub. Sie sollten jedoch als eigene arbeitsrechtliche Fälle behandelt werden. Beim Betriebsurlaub legt ein Unternehmen einen Zeitraum fest, in dem ein Betrieb oder Betriebsteil geschlossen wird.

Eine Urlaubssperre beschränkt dagegen die Urlaubsgewährung für einen bestimmten Zeitraum. Für beide Maßnahmen müssen die jeweiligen Voraussetzungen geprüft werden. Ein allgemeiner Satz in der Urlaubsregelung reicht dafür nicht aus.

Die Einzelheiten lassen sich in den absentify-Inhalten zu Betriebsurlaub und Urlaubssperre vertiefen. So bleibt die Urlaubsregelung auf ihren eigentlichen Zweck konzentriert: den wiederkehrenden Ablauf im Unternehmen.

Wie wird aus der Urlaubsregelung ein funktionierender Prozess?

Eine geschriebene Regel hilft erst dann im Arbeitsalltag, wenn Beschäftigte und Führungskräfte nach ihr arbeiten können.

Für die Einführung bietet sich folgender Ablauf an:

1. Lege fest, welche betrieblichen Urlaubsregeln gelten sollen.

2. Ordne jedem Antrag eine zuständige Person oder Rolle zu.

3. Mache die Regeln für alle betroffenen Beschäftigten zugänglich.

4. Bilde den festgelegten Ablauf im verwendeten Antragssystem ab.

5. Prüfe regelmäßig, ob neue Teamstrukturen oder rechtliche Änderungen eine Anpassung verlangen.

Der Prozess sollte möglichst wenig Sonderwege enthalten. Sobald einzelne Abteilungen wieder eigene Tabellen oder informelle Freigaben nutzen, verliert die gemeinsame Regel ihre Wirkung.

Wie verhindert man Fehler bei der Umsetzung einer Urlaubsregelung?

Viele Fehler lassen sich bereits vermeiden, wenn die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung an einem zentralen Ort gebündelt wird. Statt Vorgaben bei jedem Antrag erneut prüfen zu müssen, kann eine Software für Abwesenheitsmanagement die festgelegten Regeln direkt in den Prozess übernehmen. So arbeiten alle Beteiligten mit demselben Ablauf und greifen auf denselben aktuellen Stand zu.

Bei absentify wird die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung beispielsweise direkt in Microsoft 365 gebündelt. Festgelegte Regeln lassen sich in den Genehmigungsprozess übertragen, sodass Anträge nach demselben Ablauf bearbeitet werden. Mitarbeiter arbeiten weiter in Teams oder Outlook, während HR den Prozess zentral steuert.

Urlaubsregeln im Alltag verankern

Eine betriebliche Urlaubsregelung sollte beantworten, wie Urlaub beantragt wird und nach welchen Grundsätzen das Unternehmen mit Konflikten umgeht. Gesetzliche Rechte, Mitbestimmung und der tatsächliche Arbeitsablauf müssen dabei zusammenpassen.

Mit absentify sehen berechtigte Personen den aktuellen Urlaubsstand und bereits geplante Abwesenheiten in einer gemeinsamen Übersicht.

Dein nächster Schritt: Prüfe, ob alle Teams im Unternehmen heute bereits nach demselben Urlaubsprozess arbeiten.

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