Datenschutzerklärung

Wir bei absentify GmbH (im Folgenden „wir", „uns" oder „absentify" genannt) verpflichten uns, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen und für Transparenz bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung dieser Daten zu sorgen. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung unserer Website https://absentify.com und unserer SaaS-Anwendung absentify.

absentify GmbH Rotachstrasse 4, 8003 Zürich, Schweiz

Telefon: +49 251 9811573777 E-Mail: support@absentify.com

Prighter Group GmbH Neustiftgasse 83/2A, 1070 Wien, Österreich

Kontakt: https://app.prighter.com/portal/absentify

Prighter Ltd 20 Primrose Street, London EC2A 2EW, Vereinigtes Königreich

Kontakt: https://app.prighter.com/portal/absentify

absentify GmbH – Datenschutzbeauftragter

E-Mail: privacy@absentify.com

EU-Aufsichtsbehörde: Sie können eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde in Ihrem EU-Mitgliedstaat einreichen, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.

UK-Aufsichtsbehörde: Information Commissioner's Office (ICO) Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, Vereinigtes Königreich Website: https://ico.org.uk

absentify ist vollständig konform mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO). Wir verarbeiten personenbezogene Daten rechtmäßig, fair und transparent gemäß den Artikeln 5-11 DSGVO.

absentify ist auch konform mit der UK General Data Protection Regulation (UK GDPR), wie sie im britischen Recht gemäß dem European Union (Withdrawal) Act 2018 in Verbindung mit dem Data Protection Act 2018 beibehalten wird. Die UK GDPR gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen im Vereinigten Königreich.

Als Schweizer Unternehmen halten wir auch das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) ein.

absentify wird von Organisationen in mehreren Ländern genutzt. Verweise auf DSGVO, UK GDPR und Schweizer Recht gelten, soweit diese Gesetze die jeweilige Verarbeitung erfassen. US-Bundes- und einzelstaatliches Recht sowie kanadisches Bundes- und Provinzrecht können andere Anforderungen stellen. Diese Erklärung ist keine weltweite Zusicherung der Einhaltung sämtlicher Gesetze. Kunden müssen die Anforderungen für ihre Nutzung von absentify und ihre Beschäftigtendaten prüfen.

Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten auf folgende Weise:

• Registrierungs- und Kontoeinrichtungsinformationen
• Formulare, E-Mails und Support-Nachrichten
• Abwesenheitsanträge, Abwesenheitsgründe und hochgeladene Dokumente
• Manuell eingegebene Profilinformationen

Wenn Sie die Microsoft-Anmeldung verwenden, erhalten und synchronisieren wir die folgenden grundlegenden Profildaten:

Datenelement

Zweck

Vorname

Benutzeridentifikation und Anzeige

Nachname

Benutzeridentifikation und Anzeige

E-Mail-Adresse

Kontoidentifikation und Kommunikation

Profilbild

Anzeige des Benutzerprofils

Geschäftliche Telefonnummer

Benutzerprofil und optionale automatische Antworten in Outlook

Mobiltelefon

Gespeichert als Teil des Microsoft-Profils

Datenelement

Zweck

Geburtstag (optional)

Geburtstagsbenachrichtigungen und HR-Einblicke

Beschäftigungsbeginn/-ende

Jubiläumsbenachrichtigungen, Betriebszugehörigkeit, HR-Berichte

Benutzerdefinierte Mitarbeiter-ID

Integration mit HR-Systemen

Feiertagskalender

Genaue Urlaubsberechnungen

Regionale Einstellungen

Lokalisierte Benutzererfahrung

Datenelement

Zweck

Abwesenheitsanträge

Kernfunktionalität der Abwesenheitsverwaltung

Urlaubskontingente

Kontingentverwaltung und Saldenüberwachung

Abteilungszuweisungen

Organisationsstruktur und Zugriffskontrolle

Genehmiger-/Vertreter-Zuweisungen

Genehmigungsworkflows

Arbeitszeitpläne

Genaue Urlaubsberechnungen

Hochgeladene Dokumente

Begleitdokumentation für Abwesenheitsanträge

Datenelement

Zweck

IP-Adresse

Sicherheit, Betrugsprävention und rechtliche Compliance

Browsertyp und -version

Technischer Support und Optimierung

Betriebssystem

Technischer Support und Optimierung

Zugriffszeit

Sicherheitsüberwachung und Analysen

Verweisende URLs

Marketing-Analysen

Datenelement

Zweck

Microsoft OAuth-Tokens

API-Zugriff für optionale Integrationen

Verschlüsselt, automatische Erneuerung

Magic-Link-Tokens

Passwortlose Authentifizierung

15 Minuten, einmalige Verwendung

Sitzungs-Cookies

Sitzungsverwaltung

30 Tage, AES-256 verschlüsselt

Bei der eigenen Konto- und Vertragsverwaltung sowie Support-Tätigkeiten, deren Zwecke und Mittel absentify bestimmt, handelt absentify als Verantwortlicher. Die folgenden Rechtsgrundlagen gelten für diese Tätigkeiten, soweit die DSGVO oder UK GDPR anwendbar ist. Für Workspace-Daten des Kunden, einschließlich Beschäftigtendaten, die KI-Funktionen im Auftrag des Kunden verarbeiten, ist die Kundenorganisation Verantwortlicher und absentify Auftragsverarbeiter nach dem AVV. Der Kunde bestimmt die Rechtsgrundlage und erfüllt die anwendbaren datenschutz- und arbeitsrechtlichen Anforderungen. Soweit die DSGVO oder UK GDPR gilt, gehören dazu Artikel 6 und bei Gesundheitsdaten oder anderen besonderen Datenkategorien eine Voraussetzung nach Artikel 9. Der Vertrag mit absentify bildet für sich genommen keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Standardeinstellungen und die Annahme der Vertragsbedingungen sind keine Einwilligung der Beschäftigten. Der Kunde ist für die Information der Beschäftigten und anwendbare Beteiligungs- oder Mitbestimmungspflichten verantwortlich.

Zweck

Rechtsgrundlage (EU-DSGVO)

Rechtsgrundlage (UK GDPR)

Bereitstellung des Zugangs zur Anwendung

Art. 6(1)(b) – Vertragserfüllung

Art. 6(1)(b) – Vertragserfüllung

Gewährleistung von Funktionalität und Sicherheit

Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse

Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse

KI-Unterstützung mit Workspace-Daten des Kunden

Kundenweisungen nach dem AVV; der Kunde bestimmt die Rechtsgrundlage nach anwendbarem Recht, gegebenenfalls einschließlich Artikel 6 und 9 DSGVO / UK GDPR

Kundenweisungen nach dem AVV; der Kunde bestimmt die Rechtsgrundlage nach anwendbarem Recht, gegebenenfalls einschließlich Artikel 6 und 9 DSGVO / UK GDPR

Support und Kundenservice (einschließlich KI-gestützter Ticketbearbeitung)

Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse

Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse

Support-Ticket-Signale für das Kundenbeziehungsmanagement (zum Beispiel Upgrade- oder Kündigungsinteresse)

Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse

Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse

Newsletter und Marketing (mit Einwilligung)

Art. 6(1)(a) – Einwilligung

Art. 6(1)(a) – Einwilligung

Produktanalysen und Verbesserungen

Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse

Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse

Rechtliche Compliance und Aufzeichnungen

Art. 6(1)(c) – Rechtliche Verpflichtung

Art. 6(1)(c) – Rechtliche Verpflichtung

Interessenabwägung: Wenn wir uns auf berechtigte Interessen stützen, haben wir Abwägungstests durchgeführt, um sicherzustellen, dass unsere Interessen Ihre Grundrechte und -freiheiten nicht überwiegen. Sie können Details zu diesen Bewertungen unter privacy@absentify.com anfordern.

Widerruf der Einwilligung: Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie sich an privacy@absentify.com wenden oder den Abmeldelink in Marketing-Mitteilungen verwenden.

Wir wählen sorgfältig Unterauftragsverarbeiter aus, die unsere Sicherheits- und Datenschutzstandards erfüllen. Alle Unterauftragsverarbeiter arbeiten unter Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) in Übereinstimmung mit der DSGVO.

Wir setzen die auf unserer Liste genannten Dienstleister im Rahmen der anwendbaren Datenschutzvereinbarungen ein. Die Liste beschreibt Leistungsorte und Zwecke; Sicherheitsverarbeitung der Anbieter und internationale Übermittlungen werden in dieser Erklärung und im AVV erläutert. Die aktuelle Liste der genehmigten Unterauftragsverarbeiter, einschließlich ihrer Standorte und Zwecke, ist verfügbar unter:

https://absentify.com/subprocessors

Wir informieren berechtigte Kundenkontakte über Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern schriftlich oder in Textform per E-Mail oder In-App-Mitteilung mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden. Die Veröffentlichung der Liste allein gilt nicht als Mitteilung an den Kunden. Kunden können innerhalb von 14 Tagen nach der Mitteilung angemessene, dokumentierte datenschutzrechtliche Einwände erheben. Längere Fristen und andere Rechte nach dem anwendbaren AVV, einer individuellen Vereinbarung oder zwingendem Recht bleiben erhalten.

Das primäre Anwendungshosting befindet sich in der Europäischen Union. Die folgenden Standorte beschreiben die Anwendungsdatenbank und Protokollierungsdienste; die KI-Verarbeitung wird in Abschnitt 17 gesondert erläutert:

Datentyp

Primärer Standort

Backup-Standort

Kundendaten

Nordeuropa (Irland)

EU-Partnerregion (geo-redundant)

Anwendungsprotokolle

Nordeuropa (Irland)

–

Audit-Protokolle

Nordeuropa (Irland)

–

KI-Prompts / -Antworten

Microsoft Azure KI-Dienste (siehe Abschnitt 17)

–

Die Europäische Kommission hat einen Angemessenheitsbeschluss für das Vereinigte Königreich erlassen, der anerkennt, dass das UK ein angemessenes Datenschutzniveau bietet. Dieser Angemessenheitsbeschluss wurde am 19. Dezember 2025 für einen Zeitraum von sechs Jahren (bis 2031) erneuert. Wir überwachen diesen Status und werden bei Bedarf geeignete Schutzmaßnahmen umsetzen.

Für alle Übermittlungen in Länder außerhalb der EU/des EWR/UK/der Schweiz ohne Angemessenheitsbeschluss stellen wir sicher, dass geeignete Schutzmaßnahmen vorhanden sind:

• Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Genehmigung der Europäischen Kommission
• UK International Data Transfer Agreement (IDTA) oder UK-Zusatz zu EU-SCCs, wo erforderlich
• Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen
• Transfer Impact Assessments, wo erforderlich

Sie können eine Kopie dieser Schutzmaßnahmen unter privacy@absentify.com anfordern.

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Recht

Beschreibung

Referenz

Auskunftsrecht

Bestätigung der Verarbeitung und Kopie Ihrer Daten erhalten

Art. 15 DSGVO

Recht auf Berichtigung

Unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren

Art. 16 DSGVO

Recht auf Löschung

Löschung Ihrer Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden")

Art. 17 DSGVO

Recht auf Einschränkung

Verarbeitung unter bestimmten Umständen einschränken

Art. 18 DSGVO

Recht auf Datenübertragbarkeit

Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten

Art. 20 DSGVO

Widerspruchsrecht

Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen widersprechen

Art. 21 DSGVO

Recht auf Widerruf der Einwilligung

Einwilligung jederzeit widerrufen

Art. 7(3) DSGVO

Recht, keiner automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden

Nicht ausschließlich automatisierten Entscheidungen unterworfen werden

Art. 22 DSGVO

Beschwerderecht

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen

Art. 77 DSGVO

Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter:

• E-Mail: privacy@absentify.com
• Telefon: +49 251 9811573777

Soweit die DSGVO oder UK GDPR gilt, antworten wir innerhalb eines Monats nach Eingang. Eine Verlängerung um zwei weitere Monate ist bei entsprechender Komplexität oder Anzahl der Anfragen möglich, soweit gesetzlich zulässig und unter Einhaltung der Mitteilungspflichten. Andere Anfragen bearbeiten wir nach den Fristen und Verfahren des jeweils anwendbaren Rechts.

Wir prüfen Identität und Berechtigung, soweit dies erforderlich und nach anwendbarem Recht zulässig ist. Ablehnungen, Einschränkungen oder Gebühren richten sich nach diesem Recht. Nach DSGVO oder UK GDPR kann bei offensichtlich unbegründeten oder übermäßigen Anfragen unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine angemessene Gebühr oder Ablehnung zulässig sein.

Soweit das anwendbare Datenschutzrecht eines US-Bundesstaats, einschließlich Kaliforniens, Ihnen Rechte einräumt, können diese Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit, den Widerspruch gegen Verkauf, Weitergabe oder zielgerichtete Werbung, die Einschränkung bestimmter Nutzungen sensibler Daten sowie die Überprüfung einer abgelehnten Anfrage umfassen. Es gelten das jeweilige Recht und seine Ausnahmen. Rechte können ohne rechtswidrige Benachteiligung ausgeübt werden. Kontakt: privacy@absentify.com. Wenden Sie sich für Workspace-Daten an Ihre Organisation; absentify unterstützt sie nach dem AVV. Für diese Daten handelt absentify gegebenenfalls als Dienstleister oder Auftragsverarbeiter und verkauft sie nicht, gibt sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbezogene Werbung weiter und nutzt sie nicht für zielgerichtete Werbung. Diese Aussage betrifft Workspace-Daten des Kunden; Website-Cookies und Analysen werden in Abschnitt 9 gesondert behandelt.

Für kanadische Kunden findet die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung in der EU, der Schweiz und weiteren Ländern außerhalb Kanadas statt. Informationen können nach anwendbarem Recht für ausländische Gerichte, Strafverfolgungs- oder Sicherheitsbehörden zugänglich sein. Der Kunde bleibt für die rechtliche Befugnis, Transparenz und erforderliche Prüfungen vor der Auslagerung verantwortlich, gegebenenfalls einschließlich einer Datenschutz-Folgenabschätzung für Übermittlungen außerhalb Québecs. Das anwendbare Bundes- oder Provinzrecht kann Auskunfts-, Berichtigungs-, Einwilligungs- oder Beschwerderechte vorsehen, vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen. Für Workspace-Daten wenden Sie sich an Ihre Organisation; für die eigene Verarbeitung durch absentify und Fragen zu grenzüberschreitenden Verarbeitungen an privacy@absentify.com. Sie können sich auch an die zuständige kanadische Datenschutzbehörde wenden.

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, oder zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen erforderlich ist.

Datentyp

Aufbewahrungsfrist

Hinweise

Kundenanwendungsdaten

Bis zur Kontolöschung

Sofortige Löschung bei Kontolöschung

Backup-Daten

Maximal 14 Tage

Geo-redundante Backups, dann dauerhaft gelöscht

Finanzdaten

Verwaltet von Paddle

Unterliegt den DSGVO-konformen Richtlinien von Paddle

Anwendungsprotokolle

30 Tage

Azure Log Analytics

Sicherheits-Audit-Protokolle

365 Tage

Unveränderlicher Speicher für Compliance

Datenbank-Audit-Protokolle

30 Tage

Azure Log Analytics

Key Vault-Zugriffsprotokolle

365 Tage

Unveränderlicher Speicher

E-Mail-Kommunikation

12 Monate

Sofern nicht Teil einer rechtlichen/Audit-Angelegenheit

KI-Gespräche: Fragen und Antworten des Produktassistenten werden in absentify gespeichert, um den Gesprächsverlauf bereitzustellen. Die Aufbewahrung richtet sich nach den jeweiligen Leistungszwecken, den Kundenweisungen, der Kontolöschung und anwendbaren gesetzlichen Pflichten. Das Ausschalten des Workspace-Datenzugriffs löscht bestehende Verläufe nicht. Für Löschanfragen wenden Sie sich an support@absentify.com; Beschäftigte wenden sich für Anfragen zu Workspace-Daten an den Administrator ihrer Organisation. Für die gesonderte Speicherung und Sicherheitsverarbeitung durch Microsoft gelten dessen anwendbare Bedingungen gemäß Abschnitt 17.

Wenn Daten nicht mehr benötigt werden, werden sie mit branchenüblichen Datenlöschmethoden sicher gelöscht, die sicherstellen, dass die Daten nicht wiederherstellbar sind.

Unsere Website und Anwendung verwenden Cookies für folgende Zwecke:

Kategorie

Zweck

Rechtsgrundlage

Essenzielle Cookies

Kernfunktionalität, Sicherheit, Sitzungsverwaltung

Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse

Analyse-Cookies

Produktverbesserung und Nutzungsanalysen

Art. 6(1)(a) – Einwilligung

Marketing-Cookies

Personalisierte Werbung (falls zutreffend)

Art. 6(1)(a) – Einwilligung

Wir nutzen PostHog, Inc. (EU Cloud) für Produkt- und Nutzungsanalysen. Der konfigurierte Standort des Cloud-Dienstes ist Frankfurt am Main, Deutschland. Analysedaten können Informationen mit Bezug zu Benutzern oder Konten enthalten. Sicherheitsverarbeitung der Anbieter und etwaige internationale Übermittlungen werden in den Abschnitten 5 und 6 sowie den anwendbaren Anbieterbedingungen behandelt.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen verwalten über:

• Unser Cookie-Einwilligungsbanner
• Ihre Browsereinstellungen
• Unsere Cookie-Einstellungsseite

Zertifizierung

Status

ISO 27001

Zertifiziert (Informationssicherheits-Managementsystem)

Microsoft 365 App-Zertifizierung

Zertifiziert

Microsoft Azure Compliance

ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 1/2/3

Wir haben umfassende Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten implementiert:

Verschlüsselung:

• Im Ruhezustand: AES-256-Verschlüsselung für alle Datenbanken, Speicher und Backups
• Bei der Übertragung: TLS 1.2+ erzwungen auf allen Verbindungen, nur HTTPS mit HSTS

Netzwerksicherheit:

• Private Endpoints für alle sensiblen Dienste (keine öffentlichen IP-Adressen)
• Web Application Firewall (WAF) mit OWASP-Schutz
• DDoS-Schutz mit Ratenbegrenzung
• Dediziertes virtuelles Netzwerk mit Subnetz-Segmentierung

Zugriffskontrolle:

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Produktionszugriff
• Prinzip der minimalen Rechtevergabe
• Regelmäßige Zugriffsüberprüfungen
• Direkter Datenbankzugriff auf das Top-Management beschränkt

Überwachung:

• Microsoft Defender for Cloud für Echtzeit-Bedrohungserkennung
• Kontinuierliche Sicherheitsüberwachung und Alarmierung
• Unveränderliche Audit-Protokolle mit 365 Tagen Aufbewahrung

Incident Response:

• Dokumentiertes Verfahren zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle
• 72-Stunden-Meldung an Aufsichtsbehörden bei Datenschutzverletzungen (wo erforderlich)
• Regelmäßige Penetrationstests und Schwachstellenbewertungen

Für Kunden, die absentify im geschäftlichen Kontext nutzen, stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO / UK GDPR bereit.

Der AVV ist verfügbar unter: https://absentify.com/dpa

Der AVV umfasst:

• Standardvertragsklauseln (SCCs) für internationale Übermittlungen
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
• ISO 27001-Zertifikat als Anlage
• Liste der Unterauftragsverarbeiter

absentify integriert sich mit Microsoft 365 für Authentifizierung und optionale Funktionen.

Wir folgen dem Prinzip des minimalen Datenzugriffs.

Berechtigung

Zweck

email

E-Mail-Adressen der Benutzer anzeigen

openid

Benutzer anmelden

profile

Grundlegendes Benutzerprofil anzeigen

User.Read

Anmelden und Benutzerprofil lesen

Jede optionale Funktion verwendet eine separate Azure AD-App-Registrierung, um den minimalen Berechtigungsumfang sicherzustellen:

Funktion

Berechtigungen

Was wir tun

Was wir NICHT tun

Kalender-Sync

Calendars.ReadWrite

Nur Abwesenheitsereignisse erstellen/aktualisieren/löschen

Bestehende Termine lesen

Abwesenheitsnotiz

MailboxSettings.ReadWrite

Nur automatische Antworten setzen

Auf E-Mails oder Postfachinhalte zugreifen

Manager-Sync

User.Read.All

Manager-Beziehungen und die in Abschnitt 3.2 genannten Profilfelder lesen

Andere Verzeichnisdaten wie Gehalt oder Personalakten lesen

Gruppen-Sync

Group.ReadWrite.All, Directory.Read.All

Nur Gruppenmitgliedschaften lesen

Auf Dateien, Chats oder Gruppeninhalte zugreifen

Unser Versprechen:

• Wir fordern nur die für jede Funktion notwendigen Berechtigungen an
• Wir lesen nur die spezifisch erforderlichen Datenfelder
• Wir speichern nur das absolut Notwendige
• Wir ändern Ihren Microsoft-Tenant niemals über den angegebenen Zweck hinaus

Die gesamte Zahlungsabwicklung erfolgt über Paddle.com Market Limited, die als unser Merchant of Record agiert.

• absentify speichert keine Zahlungskartendaten, Bankinformationen oder Rechnungsadressen
• Wir speichern nur Referenz-IDs zu Paddle-Datensätzen
• Paddle ist PCI DSS-konform und DSGVO-konform

Für Rechnungsanfragen: https://paddle.net Paddle Datenschutzrichtlinie: https://www.paddle.com/legal/privacy

absentify ist ein Business-to-Business (B2B)-Dienst für die organisatorische Nutzung. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren. Wenn Sie glauben, dass wir versehentlich solche Daten erhoben haben, kontaktieren Sie uns bitte umgehend unter privacy@absentify.com.

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken, Technologien, rechtlichen Anforderungen oder anderer Faktoren widerzuspiegeln.

• Wesentliche Änderungen werden per E-Mail an registrierte Benutzer und/oder per Hinweis in der Anwendung kommuniziert
• Das Datum „Zuletzt aktualisiert" oben in dieser Richtlinie zeigt an, wann sie zuletzt überarbeitet wurde
• Wir empfehlen Ihnen, diese Richtlinie regelmäßig zu überprüfen

Bei Fragen oder Bedenken zum Datenschutz oder zu dieser Datenschutzerklärung kontaktieren Sie bitte:

Datenschutzbeauftragter absentify GmbH Rotachstrasse 4, 8003 Zürich, Schweiz

• E-Mail: privacy@absentify.com
• Telefon: +49 251 9811573777
• Allgemeiner Support: support@absentify.com

absentify nutzt Microsoft Azure KI-Dienste für den Produktassistenten und gesondert für Support-Tätigkeiten. Der Produktassistent und sein Zugriff auf Workspace-Daten stehen in allen Tarifen zur Verfügung; andere KI-Funktionen wie Übersetzungen können tarifabhängig sein. Die konfigurierten Azure-OpenAI-Bereitstellungen verarbeiten Modellinferenz in der EU Data Zone. Diese Angabe betrifft die Modellinferenz, nicht sämtliche Verarbeitungsvorgänge von absentify oder seinen Dienstleistern. Microsoft verarbeitet Daten nach dem Microsoft DPA und den anwendbaren Dienstbedingungen. Danach werden Kunden-Prompts und Ausgaben nicht zum Trainieren oder Verbessern von Foundation Models verwendet. Sicherheits- und Missbrauchsüberwachung kann eine Speicherung und Prüfung durch berechtigte Personen umfassen.

KI-Unterstützung gehört in der Anwendung und in Microsoft Teams zum regulären Funktionsumfang von absentify. Bei neu erstellten Workspaces ist der KI-Zugriff auf Workspace-Daten standardmäßig aktiviert. Die Einstellungen bestehender Workspaces bleiben unverändert. Administratoren können den Zugriff jederzeit unter Einstellungen > Microsoft > Azure AI-Integration aus- oder einschalten.

• Ist der Zugriff aktiviert und wird eine KI-Funktion genutzt, kann absentify relevante Daten im Rahmen der Anwendungsberechtigungen des Benutzers abrufen und an Microsoft Azure KI-Dienste senden. Je nach Anfrage gehören dazu Mitgliederprofile, Abwesenheiten, Abwesenheitsarten, Kontingente, Arbeitspläne und Unternehmenseinstellungen.
• Abwesenheitsinformationen und Nachrichten können Gesundheitsdaten oder andere sensible personenbezogene Daten enthalten. Der Kunde bestimmt, ob und auf welcher Rechtsgrundlage diese Verarbeitung nach anwendbarem Recht zulässig ist.
• Das Ausschalten beendet den automatischen Abruf von Workspace-Daten für den Produktassistenten und verhindert, dass frühere Gesprächsinhalte mit automatisch abgerufenen Workspace-Daten erneut als KI-Kontext verwendet werden. Der allgemeine Hilfe-Chat bleibt verfügbar. Fragen und personenbezogene oder betriebliche Informationen, die Benutzer selbst eingeben, werden weiterhin an Microsoft Azure KI-Dienste gesendet.
• Fragen und Antworten werden in absentify als Gesprächsverlauf gespeichert. Das Ausschalten löscht gespeicherte Gespräche nicht. Aufbewahrung und Löschung sind in Abschnitt 8 beschrieben.
• Der Assistent kann ausdrücklich angeforderte Aktionen im Rahmen der Benutzerberechtigungen ausführen, einschließlich Abwesenheitsanfragen zu erstellen, zu genehmigen, abzulehnen oder zu stornieren. Angeforderte Änderungen werden vor der Ausführung zur Bestätigung angezeigt. Ausgaben können unvollständig oder falsch sein und müssen geprüft werden. Der Assistent ist nicht dazu bestimmt, eigenständige Beschäftigungsentscheidungen zu treffen; bestehende Berechtigungen und Genehmigungsabläufe gelten weiterhin.

Unabhängig von der Einstellung für den Zugriff des Produktassistenten auf Workspace-Daten können wir Microsoft Azure KI-Dienste nutzen, um Support-Nachrichten zu klassifizieren und zusammenzufassen, Routing- und Kundenbeziehungssignale (etwa Upgrade- oder Kündigungsinteresse) zu erkennen und Support-Mitarbeitern bei Antwortentwürfen zu helfen.

• Dies umfasst Support-Nachrichten und zugehörige Metadaten, einschließlich selbst eingereichter Informationen, Screenshots oder Dokumente.
• Zur Bearbeitung einer Support-Anfrage können berechtigte Support-Mitarbeiter relevante Ticketverläufe, Workspace- und Mitgliederdaten sowie technische Diagnoseinformationen für die KI-Unterstützung auswählen. Die Einstellung des Produktassistenten steuert diese Support-Verarbeitung nicht.
• Antwortvorschläge werden vor dem Versand von Support-Mitarbeitern geprüft. Kundenbeziehungssignale können in unserem Kundenbeziehungsmanagement verwendet werden.
• Soweit die DSGVO oder UK GDPR für unsere eigenen Support- und Kundenbeziehungstätigkeiten gilt, stützen wir uns auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f, unser berechtigtes Interesse an effizientem Support und der Pflege von Kundenbeziehungen. Im Auftrag des Kunden verarbeitete Workspace-Daten unterliegen dem AVV und den Kundenweisungen. Der Kunde bleibt für die nach anwendbarem Recht erforderliche Rechtsgrundlage und zusätzliche Voraussetzungen verantwortlich, einschließlich für Gesundheitsdaten von Beschäftigten.

Ihre Rechte sind in Abschnitt 7 beschrieben. Informationen zu Dienstleistern und Sicherheitsmaßnahmen finden Sie im AVV und in der Liste der Unterauftragsverarbeiter.

Das Kundenbeziehungsmanagement kann Konto- und Nutzungsmetadaten, Upgrade- oder Kündigungssignale sowie relevante Support-Vorschauen umfassen. Diese Vorschauen können vom Kunden eingereichte Inhalte enthalten. Die Verarbeitung bleibt auf den jeweiligen Support- oder Kundenbeziehungszweck und berechtigte Zugriffe begrenzt. Im Auftrag des Kunden verarbeitete Beschäftigten- und Workspace-Inhalte unterliegen weiterhin dem AVV; ihre Aufnahme in ein Support- oder CRM-System ändert für sich genommen nicht die Rollen der Parteien.