Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: 13. Dezember 2025
Bitte lesen Sie diese Datenschutzbestimmungen sorgfältig durch, bevor Sie unseren Service nutzen.
Wir bei BrainCore Solutions GmbH (im Folgenden „wir", „uns" oder „absentify" genannt) verpflichten uns, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen und für Transparenz bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung dieser Daten zu sorgen. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung unserer Website https://absentify.com und unserer SaaS-Anwendung absentify.
1. Allgemeine Informationen
1.1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
BrainCore Solutions GmbH Panoramaweg 1 8274 Tägerwilen, Schweiz
Telefon: +49 251 9811573777 E-Mail: support@absentify.com
1.2 Unser Vertreter in der EU (Art. 27 DSGVO)
Prighter Group GmbH Neustiftgasse 83/2A 1070 Wien, Österreich
Kontakt: https://app.prighter.com/portal/absentify
1.3 Unser Vertreter im Vereinigten Königreich (Art. 27 UK GDPR)
Prighter Ltd 20 Primrose Street London EC2A 2EW, Vereinigtes Königreich
Kontakt: https://app.prighter.com/portal/absentify
1.4 Datenschutzbeauftragter
BrainCore Solutions GmbH – Datenschutzbeauftragter E-Mail: privacy@absentify.com
1.5 Aufsichtsbehörden
EU-Aufsichtsbehörde: Sie können eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde in Ihrem EU-Mitgliedstaat einreichen, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.
UK-Aufsichtsbehörde: Information Commissioner's Office (ICO) Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, Vereinigtes Königreich Website: https://ico.org.uk
2. Rechtlicher Rahmen
2.1 EU-DSGVO-Konformität
absentify ist vollständig konform mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO). Wir verarbeiten personenbezogene Daten rechtmäßig, fair und transparent gemäß den Artikeln 5-11 DSGVO.
2.2 UK GDPR-Konformität
absentify ist auch konform mit der UK General Data Protection Regulation (UK GDPR), wie sie im britischen Recht gemäß dem European Union (Withdrawal) Act 2018 in Verbindung mit dem Data Protection Act 2018 beibehalten wird. Die UK GDPR gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen im Vereinigten Königreich.
2.3 Schweizer Datenschutz
Als Schweizer Unternehmen halten wir auch das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) ein.
3. Datenerhebung und -verarbeitung
Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten auf folgende Weise:
3.1 Von Ihnen bereitgestellte Informationen
- Registrierungs- und Kontoeinrichtungsinformationen
- Formulare, E-Mails und Support-Nachrichten
- Abwesenheitsanträge, Abwesenheitsgründe und hochgeladene Dokumente
- Manuell eingegebene Profilinformationen
3.2 Von Microsoft synchronisierte Daten (bei aktivierter Microsoft-Anmeldung)
Wenn Sie die Microsoft-Anmeldung verwenden, erhalten und synchronisieren wir die folgenden grundlegenden Profildaten:
Datenelement
Zweck
Vorname
Benutzeridentifikation und Anzeige
Nachname
Benutzeridentifikation und Anzeige
E-Mail-Adresse
Kontoidentifikation und Kommunikation
Profilbild
Anzeige des Benutzerprofils
3.3 Direkt in absentify eingegebene Daten
Datenelement
Zweck
Geburtstag (optional)
Geburtstagsbenachrichtigungen und HR-Einblicke
Beschäftigungsbeginn/-ende
Jubiläumsbenachrichtigungen, Betriebszugehörigkeit, HR-Berichte
Benutzerdefinierte Mitarbeiter-ID
Integration mit HR-Systemen
Feiertagskalender
Genaue Urlaubsberechnungen
Regionale Einstellungen
Lokalisierte Benutzererfahrung
3.4 Geschäftsdaten
Datenelement
Zweck
Abwesenheitsanträge
Kernfunktionalität der Abwesenheitsverwaltung
Urlaubskontingente
Kontingentverwaltung und Saldenüberwachung
Abteilungszuweisungen
Organisationsstruktur und Zugriffskontrolle
Genehmiger-/Vertreter-Zuweisungen
Genehmigungsworkflows
Arbeitszeitpläne
Genaue Urlaubsberechnungen
Hochgeladene Dokumente
Begleitdokumentation für Abwesenheitsanträge
3.5 Automatisch erhobene technische Daten
Datenelement
Zweck
IP-Adresse
Sicherheit, Betrugsprävention und rechtliche Compliance
Browsertyp und -version
Technischer Support und Optimierung
Betriebssystem
Technischer Support und Optimierung
Zugriffszeit
Sicherheitsüberwachung und Analysen
Verweisende URLs
Marketing-Analysen
3.6 Authentifizierungsdaten
Datenelement
Zweck
Aufbewahrung
Microsoft OAuth-Tokens
API-Zugriff für optionale Integrationen
Verschlüsselt, automatische Erneuerung
Magic-Link-Tokens
Passwortlose Authentifizierung
15 Minuten, einmalige Verwendung
Sitzungs-Cookies
Sitzungsverwaltung
30 Tage, AES-256 verschlüsselt
4. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Zweck
Rechtsgrundlage (EU-DSGVO)
Rechtsgrundlage (UK GDPR)
Bereitstellung des Zugangs zur Anwendung
Art. 6(1)(b) – Vertragserfüllung
Art. 6(1)(b) – Vertragserfüllung
Gewährleistung von Funktionalität und Sicherheit
Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse
Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse
Support und Kundenservice
Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse
Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse
Newsletter und Marketing (mit Einwilligung)
Art. 6(1)(a) – Einwilligung
Art. 6(1)(a) – Einwilligung
Produktanalysen und Verbesserungen
Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse
Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse
Rechtliche Compliance und Aufzeichnungen
Art. 6(1)(c) – Rechtliche Verpflichtung
Art. 6(1)(c) – Rechtliche Verpflichtung
Interessenabwägung: Wenn wir uns auf berechtigte Interessen stützen, haben wir Abwägungstests durchgeführt, um sicherzustellen, dass unsere Interessen Ihre Grundrechte und -freiheiten nicht überwiegen. Sie können Details zu diesen Bewertungen unter privacy@absentify.com anfordern.
Widerruf der Einwilligung: Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie sich an privacy@absentify.com wenden oder den Abmeldelink in Marketing-Mitteilungen verwenden.
5. Unterauftragsverarbeiter und Hosting
Wir wählen sorgfältig Unterauftragsverarbeiter aus, die unsere Sicherheits- und Datenschutzstandards erfüllen. Alle Unterauftragsverarbeiter arbeiten unter Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) in Übereinstimmung mit der DSGVO.
5.1 Aktuelle Unterauftragsverarbeiter
Wir arbeiten ausschließlich mit Unterauftragsverarbeitern innerhalb der Europäischen Union (EU) und des Vereinigten Königreichs (durch einen EU-Angemessenheitsbeschluss abgedeckt). Die aktuelle Liste der genehmigten Unterauftragsverarbeiter, einschließlich ihrer Standorte und Zwecke, ist verfügbar unter:
https://absentify.com/subprocessors
5.2 Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern
Wir informieren Kunden mindestens 30 Tage vor Beauftragung neuer Unterauftragsverarbeiter per E-Mail oder über die Unterauftragsverarbeiter-Seite. Kunden können innerhalb von 14 Tagen Widerspruch einlegen, wenn sie begründete, dokumentierte Bedenken hinsichtlich der Datenschutz-Compliance haben.
6. Internationale Datenübermittlungen
6.1 Primäre Datenverarbeitungsstandorte
Alle personenbezogenen Daten werden primär innerhalb der Europäischen Union und der Schweiz verarbeitet:
Datentyp
Primärer Standort
Backup-Standort
Kundendaten
Nordeuropa (Irland)
EU-Partnerregion (geo-redundant)
Anwendungsprotokolle
Nordeuropa (Irland)
–
Audit-Protokolle
Nordeuropa (Irland)
–
6.2 EU-UK-Datenübermittlungen
Die Europäische Kommission hat einen Angemessenheitsbeschluss für das Vereinigte Königreich erlassen, der anerkennt, dass das UK ein angemessenes Datenschutzniveau bietet. Dieser Angemessenheitsbeschluss ist derzeit bis zum 27. Dezember 2025 (verlängert) gültig. Wir überwachen diesen Status und werden bei Bedarf geeignete Schutzmaßnahmen umsetzen.
6.3 Schutzmaßnahmen für internationale Übermittlungen
Für alle Übermittlungen in Länder außerhalb der EU/des EWR/UK/der Schweiz ohne Angemessenheitsbeschluss stellen wir sicher, dass geeignete Schutzmaßnahmen vorhanden sind:
- Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Genehmigung der Europäischen Kommission
- UK International Data Transfer Agreement (IDTA) oder UK-Zusatz zu EU-SCCs, wo erforderlich
- Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen
- Transfer Impact Assessments, wo erforderlich
Sie können eine Kopie dieser Schutzmaßnahmen unter privacy@absentify.com anfordern.
7. Ihre Rechte
7.1 Rechte nach EU-DSGVO und UK GDPR
Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
Recht
Beschreibung
Referenz
Auskunftsrecht
Bestätigung der Verarbeitung und Kopie Ihrer Daten erhalten
Art. 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung
Unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren
Art. 16 DSGVO
Recht auf Löschung
Löschung Ihrer Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden")
Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung
Verarbeitung unter bestimmten Umständen einschränken
Art. 18 DSGVO
Recht auf Datenübertragbarkeit
Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten
Art. 20 DSGVO
Widerspruchsrecht
Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen widersprechen
Art. 21 DSGVO
Recht auf Widerruf der Einwilligung
Einwilligung jederzeit widerrufen
Art. 7(3) DSGVO
Recht, keiner automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden
Nicht ausschließlich automatisierten Entscheidungen unterworfen werden
Art. 22 DSGVO
Beschwerderecht
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen
Art. 77 DSGVO
7.2 Wie Sie Ihre Rechte ausüben können
Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter:
- E-Mail: privacy@absentify.com
- Telefon: +49 251 9811573777
Wir werden auf Ihre Anfrage innerhalb eines Monats nach Eingang antworten. Diese Frist kann bei Bedarf unter Berücksichtigung der Komplexität und Anzahl der Anfragen um zwei weitere Monate verlängert werden.
7.3 Identitätsüberprüfung
Zum Schutz Ihrer Privatsphäre müssen wir möglicherweise Ihre Identität überprüfen, bevor wir Ihre Anfrage bearbeiten. Wir erheben keine Gebühr, es sei denn, Ihre Anfrage ist offensichtlich unbegründet oder übermäßig.
8. Datenspeicherung
Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, oder zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen erforderlich ist.
8.1 Aufbewahrungsfristen
Datentyp
Aufbewahrungsfrist
Hinweise
Kundenanwendungsdaten
Bis zur Kontolöschung
Sofortige Löschung bei Kontolöschung
Backup-Daten
Maximal 14 Tage
Geo-redundante Backups, dann dauerhaft gelöscht
Finanzdaten
Verwaltet von Paddle
Unterliegt den DSGVO-konformen Richtlinien von Paddle
Anwendungsprotokolle
30 Tage
Azure Log Analytics
Sicherheits-Audit-Protokolle
365 Tage
Unveränderlicher Speicher für Compliance
Datenbank-Audit-Protokolle
30 Tage
Azure Log Analytics
Key Vault-Zugriffsprotokolle
365 Tage
Unveränderlicher Speicher
E-Mail-Kommunikation
12 Monate
Sofern nicht Teil einer rechtlichen/Audit-Angelegenheit
8.2 Datenlöschung
Wenn Daten nicht mehr benötigt werden, werden sie mit branchenüblichen Datenlöschmethoden sicher gelöscht, die sicherstellen, dass die Daten nicht wiederherstellbar sind.
9. Cookies und Analysen
9.1 Cookie-Kategorien
Unsere Website und Anwendung verwenden Cookies für folgende Zwecke:
Kategorie
Zweck
Rechtsgrundlage
Essenzielle Cookies
Kernfunktionalität, Sicherheit, Sitzungsverwaltung
Art. 6(1)(f) – Berechtigtes Interesse
Analyse-Cookies
Produktverbesserung und Nutzungsanalysen
Art. 6(1)(a) – Einwilligung
Marketing-Cookies
Personalisierte Werbung (falls zutreffend)
Art. 6(1)(a) – Einwilligung
9.2 Analysen
Wir verwenden Amplitude Analytics GmbH für anonymisierte Verhaltensanalysen. Alle Analysedaten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union (Frankfurt am Main, Deutschland) verarbeitet.
9.3 Cookie-Verwaltung
Sie können Ihre Cookie-Einstellungen verwalten über:
- Unser Cookie-Einwilligungsbanner
- Ihre Browsereinstellungen
- Unsere Cookie-Einstellungsseite
10. Sicherheit und Zertifizierungen
10.1 Zertifizierungen
Zertifizierung
Status
ISO 27001
Zertifiziert (Informationssicherheits-Managementsystem)
Microsoft 365 App-Zertifizierung
Zertifiziert
Microsoft Azure Compliance
ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 1/2/3
10.2 Technische und organisatorische Maßnahmen
Wir haben umfassende Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten implementiert:
Verschlüsselung:
- Im Ruhezustand: AES-256-Verschlüsselung für alle Datenbanken, Speicher und Backups
- Bei der Übertragung: TLS 1.2+ erzwungen auf allen Verbindungen, nur HTTPS mit HSTS
Netzwerksicherheit:
- Private Endpoints für alle sensiblen Dienste (keine öffentlichen IP-Adressen)
- Web Application Firewall (WAF) mit OWASP-Schutz
- DDoS-Schutz mit Ratenbegrenzung
- Dediziertes virtuelles Netzwerk mit Subnetz-Segmentierung
Zugriffskontrolle:
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Produktionszugriff
- Prinzip der minimalen Rechtevergabe
- Regelmäßige Zugriffsüberprüfungen
- Direkter Datenbankzugriff auf das Top-Management beschränkt
Überwachung:
- Microsoft Defender for Cloud für Echtzeit-Bedrohungserkennung
- Kontinuierliche Sicherheitsüberwachung und Alarmierung
- Unveränderliche Audit-Protokolle mit 365 Tagen Aufbewahrung
Incident Response:
- Dokumentiertes Verfahren zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle
- 72-Stunden-Meldung an Aufsichtsbehörden bei Datenschutzverletzungen (wo erforderlich)
- Regelmäßige Penetrationstests und Schwachstellenbewertungen
11. Auftragsverarbeitungsvertrag
Für Kunden, die absentify im geschäftlichen Kontext nutzen, stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO / UK GDPR bereit.
Der AVV ist verfügbar unter: https://absentify.com/dpa
Der AVV umfasst:
- Standardvertragsklauseln (SCCs) für internationale Übermittlungen
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
- ISO 27001-Zertifikat als Anlage
- Liste der Unterauftragsverarbeiter
12. Microsoft 365-Integration
absentify integriert sich mit Microsoft 365 für Authentifizierung und optionale Funktionen. Wir folgen dem Prinzip des minimalen Datenzugriffs.
12.1 Basis-Berechtigungen (nur Anmeldung)
Berechtigung
Zweck
email
E-Mail-Adressen der Benutzer anzeigen
openid
Benutzer anmelden
profile
Grundlegendes Benutzerprofil anzeigen
User.Read
Anmelden und Benutzerprofil lesen
12.2 Optionale Funktionen (Admin-Einwilligung erforderlich)
Jede optionale Funktion verwendet eine separate Azure AD-App-Registrierung, um den minimalen Berechtigungsumfang sicherzustellen:
Funktion
Berechtigungen
Was wir tun
Was wir NICHT tun
Kalender-Sync
Calendars.ReadWrite
Nur Abwesenheitsereignisse erstellen/aktualisieren/löschen
Bestehende Termine lesen
Abwesenheitsnotiz
MailboxSettings.ReadWrite
Nur automatische Antworten setzen
Auf E-Mails oder Postfachinhalte zugreifen
Manager-Sync
User.Read.All
Nur Manager-Beziehungen lesen
Auf sensible Mitarbeiterdaten zugreifen
Gruppen-Sync
Group.ReadWrite.All, Directory.Read.All
Nur Gruppenmitgliedschaften lesen
Auf Dateien, Chats oder Gruppeninhalte zugreifen
Unser Versprechen:
- Wir fordern nur die für jede Funktion notwendigen Berechtigungen an
- Wir lesen nur die spezifisch erforderlichen Datenfelder
- Wir speichern nur das absolut Notwendige
- Wir ändern Ihren Microsoft-Tenant niemals über den angegebenen Zweck hinaus
13. Zahlungsabwicklung
Die gesamte Zahlungsabwicklung erfolgt über Paddle.com Market Limited, die als unser Merchant of Record agiert.
- absentify speichert keine Zahlungskartendaten, Bankinformationen oder Rechnungsadressen
- Wir speichern nur Referenz-IDs zu Paddle-Datensätzen
- Paddle ist PCI DSS-konform und DSGVO-konform
Für Rechnungsanfragen: https://paddle.net Paddle Datenschutzrichtlinie: https://www.paddle.com/legal/privacy
14. Datenschutz für Kinder
absentify ist ein Business-to-Business (B2B)-Dienst für die organisatorische Nutzung. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren. Wenn Sie glauben, dass wir versehentlich solche Daten erhoben haben, kontaktieren Sie uns bitte umgehend unter privacy@absentify.com.
15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken, Technologien, rechtlichen Anforderungen oder anderer Faktoren widerzuspiegeln.
- Wesentliche Änderungen werden per E-Mail an registrierte Benutzer und/oder per Hinweis in der Anwendung kommuniziert
- Das Datum „Zuletzt aktualisiert" oben in dieser Richtlinie zeigt an, wann sie zuletzt überarbeitet wurde
- Wir empfehlen Ihnen, diese Richtlinie regelmäßig zu überprüfen
16. Kontakt und Fragen
Bei Fragen oder Bedenken zum Datenschutz oder zu dieser Datenschutzerklärung kontaktieren Sie bitte:
Datenschutzbeauftragter BrainCore Solutions GmbH Panoramaweg 1, 8274 Tägerwilen, Schweiz
- E-Mail: privacy@absentify.com
- Telefon: +49 251 9811573777
- Allgemeiner Support: support@absentify.com
Deine Urlaubs- und Abwesenheitsplanung, voll integriert in Microsoft 365
beliebig viele Nutzer




100% Microsoft 365-integriert
direkt in Teams, Outlook & Entra ID
DSGVO- & ISO 27001-zertifiziert
zertifizierte Sicherheit
Rollout in Stunden, nicht in Wochen
ohne IT-Implementierung
200.000+ aktive Nutzer weltweit
für HR, IT, Management und mehr

