Congés restants : calcul, report et règles du droit allemand

Congés restants : l'essentiel en bref

• Les congés restants désignent les jours acquis au titre d'un droit à congé qui n'ont pas encore été pris. Il peut s'agir de jours de l'année en cours ou de jours valablement reportés de l'année précédente.

• Le solde correspond au droit disponible, reports valables compris, diminué des jours déjà pris. Les congés déjà approuvés doivent aussi apparaître comme planifiés.

• Les congés minimums légaux n'expirent pas du seul fait du changement d'année. En Allemagne, le report et l'expiration relèvent de l'article 7 BUrlG et des obligations de coopération de l'employeur.

• absentify tient à jour les compteurs de congés, reports compris, dans Microsoft 365. Les salariés peuvent ainsi repérer les jours non pris suffisamment tôt et les planifier à temps.

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Que sont les congés restants ?

Les congés restants sont les jours du droit à congé disponible qui n'ont pas encore été pris. Ce terme peut désigner des jours de l'année en cours ou des jours toujours acquis au titre d'une année précédente.

Pour les gérer, il faut bien distinguer les différents compteurs :

Des congés déjà approuvés peuvent également réserver une partie de ce solde pour une période future. Le solde affiché doit donc préciser si les absences planifiées sont déjà prises en compte.

Comment calculer les congés restants ?

Dans un cas simple, le calcul suivant suffit :

droit à congé disponible + report valable – congés déjà pris = congés restants

Exemple : un salarié dispose de 30 jours de congé pour l'année en cours, auxquels s'ajoutent 3 jours reportés de l'année précédente. Il a déjà pris 22 jours.

30 + 3 – 22 = 11 jours de congé restants

Si cinq de ces onze jours ont déjà été approuvés pour des congés à venir, six jours restent libres à planifier. Si le droit à congé change en cours d'année, ce calcul simple ne suffit toutefois pas toujours : le droit restant doit être recalculé.

À combien de jours de congé vos salariés ont-ils réellement droit ?

Une arrivée, un départ ou un changement d'organisation du travail peut modifier le droit à congé. Calculez les jours de vos salariés en fonction de leur situation.

Calculer correctement les jours de congé

Les congés restants peuvent-ils être reportés sur l'année suivante ?

L'article 7, paragraphe 3, BUrlG prévoit que les congés doivent en principe être accordés et pris au cours de l'année civile. Un report sur l'année suivante est possible si des raisons opérationnelles urgentes ou des raisons propres au salarié le justifient. Pour les congés reportés, la loi prévoit en principe les trois premiers mois de l'année suivante.

Cette règle de base est complétée par la jurisprudence sur l'expiration des congés. Un droit encore acquis au titre du congé minimum légal ne s'éteint pas simplement parce qu'une date est atteinte.

Le Tribunal fédéral du travail allemand exige en principe la coopération de l'employeur. Celui-ci doit informer concrètement le salarié de son droit existant et d'une éventuelle expiration, et lui donner la possibilité effective de prendre ses congés.

Que deviennent les congés restants en cas de maladie prolongée ?

Lorsqu'un salarié est en incapacité de travail pendant toute l'année de congé, le congé minimum légal peut en principe expirer 15 mois après la fin de cette année selon le droit allemand.

Si l'incapacité de longue durée commence en cours d'année, il faut aussi vérifier si l'employeur avait auparavant informé le salarié des congés non pris et de leur éventuelle expiration. Sans cette information, le droit peut subsister plus longtemps. Pour le droit à congé en cas de maladie, l'essentiel est donc de savoir quand l'incapacité a commencé et si l'employeur a respecté ses obligations d'information.

Que deviennent les congés restants à la fin du contrat ?

La notification d'une rupture du contrat ne supprime pas automatiquement les congés restants. Il faut d'abord déterminer le droit acquis jusqu'à la fin de la relation de travail. En Allemagne, un salarié qui quitte l'entreprise au cours du premier semestre après avoir accompli la période d'attente a en principe droit à un douzième du congé annuel par mois complet d'emploi.

Si la relation de travail prend fin au second semestre et que la période d'attente de six mois est déjà accomplie, le salarié bénéficie en principe de l'intégralité du congé annuel minimum légal. Les congés contractuels supplémentaires peuvent suivre d'autres règles.

Les jours encore disponibles doivent être pris avant la fin de la relation de travail. Si ce n'est plus possible, ils doivent être indemnisés conformément à l'article 7, paragraphe 4, BUrlG. Pour les congés restants à la rupture du contrat, il faut donc toujours commencer par calculer le droit réellement acquis à la date du départ.

Pourquoi vérifier les congés restants avant la fin de l'année ?

Les congés restants ne deviennent souvent visibles qu'en fin d'année, alors que le solde s'est constitué plusieurs mois auparavant. Cela peut compliquer la planification dans les entreprises lorsque de nombreux salariés souhaitent prendre leurs jours disponibles à la même période.

Un état à jour montre plus tôt combien de jours restent à prendre dans l'équipe. Les salariés peuvent organiser leurs propres congés et les responsables voient quelles absences sont déjà confirmées.

Les erreurs surviennent surtout lorsque les congés sont suivis à plusieurs endroits. Si une période approuvée est inscrite au calendrier sans que le solde soit ajusté ailleurs, les données divergent.

Comment gérer les congés restants dans l'entreprise ?

Les congés restants doivent être suivis tout au long de l'année. La gestion commence par le bon droit annuel, puis tient à jour chaque jour utilisé et les reports autorisés. Le nombre de jours réellement disponibles reste ainsi visible.

1. Enregistrer le droit annuel applicable

Commencez par définir le droit annuel applicable à chaque personne. En Allemagne, le congé minimum légal est de 20 jours ouvrés pour une semaine de cinq jours. Si l'entreprise en accorde davantage, il faut distinguer clairement la part légale de la part supplémentaire convenue.

2. Distinguer les congés pris des congés planifiés

Enregistrez au fil de l'eau les congés approuvés et déjà pris dans le bon compteur. Vous pouvez ainsi retracer les jours réellement utilisés et ceux déjà prévus pour plus tard. Cela évite les doubles déductions et les soldes erronés.

3. Rendre visibles les congés encore disponibles

Montrez aux salariés leur solde actuellement disponible et indiquez séparément les absences futures déjà approuvées. Une personne qui peut consulter son solde n'a pas besoin de le demander aux RH. Les responsables travaillent alors avec les mêmes données à jour.

4. Rattacher les reports à la bonne année de congé

Enregistrez les jours reportés séparément du nouveau droit annuel et rattachez-les à leur année d'origine. L'origine des jours de l'année précédente et les règles qui leur sont applicables restent ainsi visibles. Une date d'expiration technique ne remplace pas une vérification juridique de l'expiration. Les règles internes de gestion doivent aussi être clairement consignées dans la politique de congés.

5. Vérifier suffisamment tôt les jours non pris

N'attendez pas décembre pour vérifier les jours encore disponibles. Un examen précoce des soldes élevés laisse aux salariés assez de temps pour déposer une demande de congé et facilite la suite de la planification des congés. Avant une éventuelle expiration, il faut aussi vérifier que les informations requises ont été communiquées à temps.

6. Suivre les congés restants dans un outil commun de gestion

Regroupez le droit acquis, les jours utilisés et les reports dans le même outil de gestion des congés. Avec absentify, les règles des compteurs peuvent être définies dans une vue d'ensemble des congés. Les absences approuvées sont prises en compte dans le calcul des congés disponibles. Les salariés consultent eux-mêmes leur compteur sans que les RH aient à rapprocher plusieurs listes.

Rendre les congés restants visibles suffisamment tôt

Un solde à jour sécurise la planification des salariés et aide les RH à suivre les jours non pris tout au long de l'année. C'est particulièrement utile avant les périodes où plusieurs salariés souhaitent s'absenter en même temps. Avec absentify, les salariés consultent leurs congés encore disponibles directement dans leur environnement de travail Microsoft 365. Les RH disposent ainsi du même état à jour.

Votre prochaine étape : Vérifiez si les salariés peuvent aujourd'hui consulter eux-mêmes leurs congés restants. Les soldes élevés doivent être visibles assez tôt pour que les jours non pris puissent encore être planifiés.

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