Administratorinnen können Benutzerinnen auf drei Arten zu absentify hinzufügen: manuelle Eingabe, Excel-Import oder Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung. Alle neu hinzugefügten Benutzerinnen sind zunächst inaktiv, sodass Administratorinnen deren Profile vor der Aktivierung vollständig einrichten können.

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Benutzer*innen manuell hinzufügen

Die manuelle Eingabe eignet sich ideal, um einzelne Benutzer*innen hinzuzufügen:

  1. Zu „Benutzer*innen“ navigieren:

    • Gehe zu Einstellungen > Benutzer und klicke am Ende der Liste auf Einen neuen Benutzer einladen.

  2. Benutzerdetails ausfüllen:

    • Name: Gib den vollständigen Namen desr Benutzerin ein (Pflichtfeld).
    • E-Mail: Gib die E-Mail-Adresse ein (Pflichtfeld). Diese muss mit einem Microsoft-Konto verknüpft sein.
    • Abteilung(en): Wähle eine oder mehrere Abteilungen, denen derdie Benutzerin angehören soll.
    • Feiertage: Weisen einen Feiertagskalender zu, der für die Region desr Benutzerin gilt.
    • Einstellungsdatum: Gib das Startdatum desr Benutzerin an (Pflichtfeld).
    • Jahreskontingent: Lege das Urlaubskontingent für das aktuelle und das nächste Jahr fest.

Manuell hinzugefügte Benutzerinnen sind zunächst inaktiv, damit Administratorinnen deren Profile vor der Aktivierung vollständig einrichten können.

  1. Benutzer*in als inaktiv speichern:

    • Standardmäßig werden neue Benutzerinnen als inaktiv erstellt. Inaktive Benutzerinnen:
      • Erhalten keine E-Mails.
      • Können sich nicht anmelden: Ein Anmeldeversuch zeigt eine Nachricht, dass das Konto inaktiv ist, und fordert sie auf, sich an einen HR-Administratorin zu wenden.
      • Ermöglichen nachträgliche Abwesenheitseinträge: Abwesenheiten können für inaktive Benutzer*innen erfasst werden, ohne Benachrichtigungen auszulösen.

  2. Benutzer*in aktivieren, wenn bereit:

    • Sobald das Profil fertiggestellt ist, navigiere zu den Benutzereinstellungen und aktiviere den Schalter Aktiver Benutzerin. Derdie Benutzerin erhält daraufhin eine Aktivierungs-E-Mail.

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Benutzer*innen per Excel-Import hinzufügen

Der Excel-Import eignet sich ideal, um größere Gruppen von Mitarbeitenden hinzuzufügen. Wenn du Zugriff auf Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD) Gruppen hast, kannst du die Excel-Vorlage mit vorhandenen Benutzerdaten vorausfüllen lassen.

Bevor du Benutzer*innen per Excel importierst, stelle sicher, dass Feiertage, Abteilungen und Kontingente bereits in absentify angelegt wurden. Diese Einstellungen sind erforderlich, um Benutzerprofile vollständig zu erfassen und eine korrekte Abwesenheitsverfolgung zu ermöglichen.

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Schritte für den Excel-Import:

  1. Schritt 1: Excel-Vorlage vorbereiten:

    • Gehe zu Einstellungen > Benutzer > Benutzer importieren und lade die Excel-Vorlage herunter.
    • Falls aktiviert: Nutze Entra ID (Azure AD) oder Teams-Gruppen, um die Vorlage mit Benutzerdaten vorab zu füllen. Nur Benutzer*innen, die noch nicht in absentify vorhanden sind, werden berücksichtigt.

  2. Schritt 2: Vorlage ausfüllen:

    • Überprüfe und aktualisiere die vorausgefüllten Daten oder trage die folgenden Felder manuell ein:
      • Name und E-Mail (erforderlich)
      • Abteilung(en), Feiertagskalender, Startdatum und Jahreskontingente

    Vergiss nicht, auch das Standardkontingent für kommende Jahre zu definieren, damit Benutzer*innen auch im nächsten Geschäftsjahr über ein korrektes Urlaubskontingent verfügen.

    Du kannst zudem festlegen, ob der Benutzerinnen aktiv oder inaktiv sein soll. Wenn du das Profil vor dem Einladen prüfen oder vervollständigen möchtest, setze den Status auf inaktiv. Inaktive Benutzerinnen erhalten keine Einladung und können sich nicht einloggen, bis sie aktiviert wurden.

  3. Schritt 3: Datei hochladen:

    • Kehre zur Importansicht zurück und lade die ausgefüllte Datei hoch.

  4. Schritt 4: Daten validieren:

    • Das System überprüft die hochgeladenen Daten auf Fehler. Ungültige Einträge werden markiert und können korrigiert werden.

  5. Schritt 5: Benutzer*in einladen:

    • Nach erfolgreicher Validierung können alle Benutzer*innen mit einem Klick eingeladen werden.

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Benutzer*innen über Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung hinzufügen

Die Synchronisierung von Microsoft Teams- oder Entra ID (Azure AD)-Gruppen bietet eine automatisierte Möglichkeit, Benutzer*innen hinzuzufügen und sie Abteilungen in absentify zuzuweisen.

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Schritte zur Einrichtung der Synchronisierung:

  1. Teams/Entra ID-Synchronisierung aktivieren:

    • Gehe zu Einstellungen > Microsoft und aktiviere Teams- und Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung.

  2. Eine Gruppe mit einer Abteilung verknüpfen:

    • Navigiere zu Einstellungen > Integrationen > Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung.
    • Wähle eine Microsoft-Gruppe und verknüpfe sie mit einer Abteilung in absentify.

  3. Automatische Erstellung aktivieren:

    • Aktiviere die Option Benutzerkonten automatisch erstellen, um Gruppenmitglieder automatisch zu absentify hinzuzufügen.

  4. Benutzer*innen synchronisieren und verwalten:

    • Neu synchronisierte Benutzerinnen werden automatisch als inaktiv in absentify erstellt. Administratorinnen müssen sie aktivieren, bevor sie auf das System zugreifen können.

Nach der Synchronisierung können Administrator*innen Benutzerprofile, z. B. Kontingente oder Feiertagskalender, manuell anpassen.

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Wichtige Hinweise zu inaktiven und nicht-anmeldbaren Benutzer*innen

  • Inaktive Benutzer*innen erhalten keine E-Mails: Dies ermöglicht es Administrator*innen, Profile (z. B. Kontingente oder Genehmigende) vollständig einzurichten, bevor sie aktiviert werden.
  • Inaktive Benutzer*innen können sich nicht anmelden: Bei einem Anmeldeversuch wird ihnen eine Nachricht angezeigt, dass ihr Konto nicht aktiv ist, und sie werden gebeten, sich an einen HR-Administratorin zu wenden.
  • Nachträgliche Abwesenheitseinträge sind möglich: Abwesenheiten können für inaktive Benutzer*innen erfasst werden, ohne Benachrichtigungen auszulösen.
  • Nicht-anmeldbare Benutzer*innen: Benutzerinnen ohne E-Mail-Adresse können sich nicht anmelden, Abwesenheiten genehmigen oder als Abteilungsleiterinnen fungieren. Ihre Abwesenheiten können jedoch von Administrator*innen verwaltet werden.

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Benutzer*in ohne E-Mail-Adresse hinzufügen

absentify ermöglicht es dir, Benutzerinnen ohne E-Mail-Adresse hinzuzufügen – ideal für Fälle, in denen kein Login-Zugriff erforderlich ist. Diese Benutzerinnen können in der Abwesenheitsverwaltung berücksichtigt werden, haben jedoch keinen Zugriff auf das System, können keine Abwesenheiten genehmigen oder als Abteilungsleiter*in fungieren.

Diese Funktion ist nur mit dem Essentials- oder Plus Plan verfügbar.

  1. Zu den Benutzereinstellungen navigieren
    Gehe zu Einstellungen > Benutzer und klicke auf Einen neuen Benutzer einladen.

  2. Benutzerdaten eingeben
    Gib den Namen der Benutzer*in ein, ordne sie Abteilungen zu und konfiguriere weitere Einstellungen wie Feiertagskalender und Beschäftigungsbeginn. Lasse das Feld E-Mail leer.

  3. Benutzer*in speichern
    Die Benutzerin wird als Nutzerin ohne Login-Funktion angelegt und kann nun für die Verwaltung von Abwesenheiten und Zeitplänen verwendet werden.

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Wichtige Einschränkungen für Benutzer*innen ohne E-Mail-Adresse

  • Kein Login-Zugriff: Diese Benutzer*innen können sich nicht bei absentify anmelden.
  • Keine Manager-Rollen: Sie können nicht als Abteilungsleiter*in fungieren oder Abwesenheiten genehmigen.
  • Verwaltung durch Admin erforderlich: Ihre Abwesenheiten und Kalendereinträge müssen durch einen Administratorin gepflegt werden.

Diese Funktion eignet sich ideal, um Mitarbeitende in die Abwesenheitsverwaltung einzubeziehen, die keinen direkten Zugriff auf die Plattform benötigen.

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Fehlerbehebung: Benutzer*in hinzufügen/einladen

Wenn eine Benutzer*in nach dem Hinzufügen zu deinem Firmen-Arbeitsbereich Schwierigkeiten hat, auf die App zuzugreifen, können die folgenden Ursachen vorliegen:

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E-Mail ist mit einem anderen Unternehmen verknüpft

Wenn du die Benachrichtigung “Eine Benutzerin mit dieser E-Mail-Adresse existiert bereits in einem anderen Arbeitsbereich” siehst, kann dies folgende Gründe haben:

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1. Die Benutzer*in hat versehentlich ihren eigenen Arbeitsbereich erstellt

Bitte die Benutzerin, sich bei app.absentify.com anzumelden. Wenn sie sich in einem Arbeitsbereich befindet, in dem nur sie selbst Nutzerin ist und sie der Tenant-Admin ist, hat sie versehentlich einen eigenen Arbeitsbereich erstellt.

In diesem Fall muss sie dieses Konto löschen, bevor du sie erfolgreich hinzufügen kannst. Verweise sie auf unseren Artikel Firmenkonto löschen.

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2. Die Benutzer*in gehört zum Arbeitsbereich eines früheren Unternehmens

Die Benutzer*in muss aus dem anderen Arbeitsbereich entfernt werden, bevor sie zu deinem hinzugefügt werden kann.

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Die Benutzer*in ist archiviert

Wenn die Benutzerin archiviert ist, kannst du sie nicht aktivieren, um sie in deinen Arbeitsbereich einzuladen. Aktiviere die Benutzerin in ihren Profileinstellungen, um fortzufahren.

  1. Um dies zu beheben, gehe zu Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten (das kleine Stiftsymbol auf der rechten Seite).

  2. Im Infofenster der Benutzer*in scrolle zu Archiv Benutzer und stelle sicher, dass der Schalter nicht aktiviert ist.

Weitere Hilfe findest du in der Admin-Dokumentation oder kontaktiere unser Support-Team.