Administratorinnen können Benutzerinnen auf drei Arten zu absentify hinzufügen: manuelle Eingabe, Excel-Import oder Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung. Alle neu hinzugefügten Benutzerinnen sind zunächst inaktiv, sodass Administratorinnen deren Profile vor der Aktivierung vollständig einrichten können.

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Benutzer*innen manuell hinzufügen

Die manuelle Eingabe eignet sich ideal, um einzelne Benutzer*innen hinzuzufügen:

  1. Zu „Benutzer*innen“ navigieren:

    • Gehe zu Einstellungen > Benutzer*innen und klicke am Ende der Liste auf Neuen Benutzerin einladen.

  2. Benutzerdetails ausfüllen:

    • Name: Gib den vollständigen Namen desr Benutzerin ein (Pflichtfeld).
    • E-Mail: Gib die E-Mail-Adresse ein (Pflichtfeld). Diese muss mit einem Microsoft-Konto verknüpft sein.
    • Abteilung(en): Wähle eine oder mehrere Abteilungen, denen derdie Benutzerin angehören soll.
    • Feiertage: Weisen einen Feiertagskalender zu, der für die Region desr Benutzerin gilt.
    • Einstellungsdatum: Gib das Startdatum desr Benutzerin an (Pflichtfeld).
    • Jahreskontingent: Lege das Urlaubskontingent für das aktuelle und das nächste Jahr fest.

Manuell hinzugefügte Benutzerinnen sind zunächst inaktiv, damit Administratorinnen deren Profile vor der Aktivierung vollständig einrichten können.

  1. Benutzer*in als inaktiv speichern:

    • Standardmäßig werden neue Benutzerinnen als inaktiv erstellt. Inaktive Benutzerinnen:
      • Erhalten keine E-Mails.
      • Können sich nicht anmelden: Ein Anmeldeversuch zeigt eine Nachricht, dass das Konto inaktiv ist, und fordert sie auf, sich an einen HR-Administratorin zu wenden.
      • Ermöglichen nachträgliche Abwesenheitseinträge: Abwesenheiten können für inaktive Benutzer*innen erfasst werden, ohne Benachrichtigungen auszulösen.

  2. Benutzer*in aktivieren, wenn bereit:

    • Sobald das Profil fertiggestellt ist, navigiere zu den Benutzereinstellungen und aktiviere den Schalter Aktiver Benutzerin. Derdie Benutzerin erhält daraufhin eine Aktivierungs-E-Mail.

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Benutzer*innen per Excel-Import hinzufügen

Der Excel-Import eignet sich hervorragend, um größere Gruppen von Mitarbeitenden hinzuzufügen. Wenn du Zugriff auf Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD)-Gruppen hast, können diese die Excel-Vorlage mit vorhandenen Benutzerdaten vorausfüllen.

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Schritte für den Excel-Import:

  1. Schritt 1: Excel-Vorlage vorbereiten:

    • Gehe zu Einstellungen > Benutzer*innen > Benutzer*innen importieren und lade die Excel-Vorlage herunter.
    • Falls aktiviert: Nutze Entra ID (Azure AD)- oder Teams-Gruppen, um die Vorlage mit Benutzerdaten vorauszufüllen. Nur Benutzer*innen, die noch nicht in absentify sind, werden einbezogen.

  2. Schritt 2: Vorlage ausfüllen:

    • Überprüfe und aktualisiere die vorausgefüllten Daten oder füge die folgenden Informationen manuell hinzu:
      • Name und E-Mail (Pflichtfelder).
      • Abteilung(en), Feiertagskalender, Startdatum und Jahreskontingente.

  3. Schritt 3: Datei hochladen:

    • Kehre zur Importansicht zurück und lade die ausgefüllte Datei hoch.

  4. Schritt 4: Daten validieren:

    • Das System überprüft die hochgeladenen Daten auf Fehler. Ungültige Einträge werden zur Korrektur hervorgehoben.

  5. Schritt 5: Benutzer*innen einladen:

    • Nach erfolgreicher Validierung können alle Benutzer*innen mit einem Klick eingeladen werden.

Importierte Benutzerinnen sind zunächst inaktiv und müssen von einemeiner Administrator*in aktiviert werden, bevor sie sich anmelden oder E-Mails empfangen können.

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Benutzer*innen über Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung hinzufügen

Die Synchronisierung von Microsoft Teams- oder Entra ID (Azure AD)-Gruppen bietet eine automatisierte Möglichkeit, Benutzer*innen hinzuzufügen und sie Abteilungen in absentify zuzuweisen.

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Schritte zur Einrichtung der Synchronisierung:

  1. Teams/Entra ID-Synchronisierung aktivieren:

    • Gehe zu Einstellungen > Microsoft und aktiviere Teams- und Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung.

  2. Eine Gruppe mit einer Abteilung verknüpfen:

    • Navigiere zu Einstellungen > Integrationen > Microsoft Teams/Entra ID (Azure AD)-Gruppensynchronisierung.
    • Wähle eine Microsoft-Gruppe und verknüpfe sie mit einer Abteilung in absentify.

  3. Automatische Erstellung aktivieren:

    • Aktiviere die Option Benutzerkonten automatisch erstellen, um Gruppenmitglieder automatisch zu absentify hinzuzufügen.

  4. Benutzer*innen synchronisieren und verwalten:

    • Neu synchronisierte Benutzerinnen werden automatisch als inaktiv in absentify erstellt. Administratorinnen müssen sie aktivieren, bevor sie auf das System zugreifen können.

Nach der Synchronisierung können Administrator*innen Benutzerprofile, z. B. Kontingente oder Feiertagskalender, manuell anpassen.

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Wichtige Hinweise zu inaktiven und nicht-anmeldbaren Benutzer*innen

  • Inaktive Benutzer*innen erhalten keine E-Mails: Dies ermöglicht es Administrator*innen, Profile (z. B. Kontingente oder Genehmigende) vollständig einzurichten, bevor sie aktiviert werden.
  • Inaktive Benutzer*innen können sich nicht anmelden: Bei einem Anmeldeversuch wird ihnen eine Nachricht angezeigt, dass ihr Konto nicht aktiv ist, und sie werden gebeten, sich an einen HR-Administratorin zu wenden.
  • Nachträgliche Abwesenheitseinträge sind möglich: Abwesenheiten können für inaktive Benutzer*innen erfasst werden, ohne Benachrichtigungen auszulösen.
  • Nicht-anmeldbare Benutzer*innen: Benutzerinnen ohne E-Mail-Adresse können sich nicht anmelden, Abwesenheiten genehmigen oder als Abteilungsleiterinnen fungieren. Ihre Abwesenheiten können jedoch von Administrator*innen verwaltet werden.

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Fehlerbehebung: Benutzer hinzufügen/einladen

Wenn ein Benutzer nach dem Hinzufügen zu Ihrem Firmen-Arbeitsbereich Schwierigkeiten hat, auf die App zuzugreifen, können die folgenden Ursachen vorliegen:

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E-Mail ist mit einem anderen Unternehmen verknüpft

Wenn Sie die Benachrichtigung “Ein Benutzer mit dieser E-Mail-Adresse existiert bereits in einem anderen Arbeitsbereich” sehen, kann dies folgende Gründe haben:

1. Der Benutzer hat versehentlich seinen eigenen Arbeitsbereich erstellt

Bitten Sie den Benutzer, sich bei app.absentify.com anzumelden. Wenn er sich in einem Arbeitsbereich befindet, in dem nur er selbst Nutzer ist und er der Tenant-Admin ist, hat er versehentlich einen eigenen Arbeitsbereich erstellt.

In diesem Fall muss er dieses Konto löschen, bevor Sie ihn erfolgreich hinzufügen können. Verweisen Sie ihn auf unseren Artikel Firmenkonto löschen.

2. Der Benutzer gehört zum Arbeitsbereich eines früheren Unternehmens

Der Benutzer muss aus dem anderen Arbeitsbereich entfernt werden, bevor er zu Ihrem hinzugefügt werden kann.

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Der Benutzer ist archiviert

Wenn der Benutzer archiviert ist, können Sie ihn nicht aktivieren, um ihn in Ihren Arbeitsbereich einzuladen. Aktivieren Sie den Benutzer in seinen Profileinstellungen, um fortzufahren.

  1. Um dies zu beheben, gehen Sie zu Einstellungen > Benutzer > Bearbeiten (das kleine Stiftsymbol auf der rechten Seite).

  2. Im Infofenster des Benutzers scrollen Sie zu Archivierte Benutzer und stellen sicher, dass der Schalter nicht aktiviert ist.

Weitere Hilfe finden Sie in der Admin-Dokumentation oder kontaktieren Sie unser Support-Team.

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