Benutzer*innen verwalten

Der Bereich Benutzer*innen im Einstellungsmodul von absentify ermöglicht Administratorinnen eine effektive Verwaltung von Benutzerkonten. Du kannst neue Benutzerinnen einladen, bestehende Profile bearbeiten, Abteilungen zuweisen und individuelle Kontingente konfigurieren.

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Navigieren in der Benutzerliste

Die Benutzerliste bietet eine Übersicht aller Nutzerinnen in deiner Organisation. Du kannst Benutzerinnen filtern, durchsuchen und sortieren, um bestimmte Personen oder Gruppen schnell zu finden.

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Hauptfunktionen der Benutzerliste

• Filter:
  Verwende den Abteilungsfilter, um Benutzer*innen nach ihren zugewiesenen Abteilungen anzuzeigen. So kannst du Mitarbeitende in einem bestimmten Team oder einer bestimmten Einheit leicht finden.

• Suche:
  Gib den Namen oder die E-Mail-Adresse einesr Benutzerin in die Suchleiste ein, um ihr Profil schnell zu finden.

• Sortierung und Seitenumblätterung:
  Passe die Anzahl der Zeilen pro Seite an und navigiere zwischen Seiten, um weitere Benutzer*innen anzuzeigen. Die Liste enthält Spalten für:

  • Name: Zeigt das Profilbild und den Namen desr Benutzerin an.
  • Abteilungen: Zeigt die Anzahl der Abteilungen, denen derdie Benutzerin angehört.
  • Genehmigende: Listet die zugewiesenen Genehmigenden für Abwesenheitsanfragen desr Benutzerin auf.
  • Kontingent: Zeigt das aktuelle und das Kontingent des nächsten Jahres an.

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Neue Benutzer*innen hinzufügen

Am unteren Ende der Benutzerliste findest du Optionen zum:

• Einladen neuer Benutzer*innen: Sendet eine E-Mail-Einladung zur Nutzung von absentify.
• Importieren von Benutzer*innen: Ermöglicht die Massenanlage von Benutzer*innen über eine Importdatei.

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Sammelaktionen

Administratorinnen können Sammelaktionen für mehrere Benutzerinnen gleichzeitig durchführen, um Zeit zu sparen und Verwaltungsaufgaben effizienter zu gestalten.

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Verfügbare Sammelaktionen:

1. Benutzer*innen aktivieren oder deaktivieren:

   • Aktivierte Benutzer*innen haben vollständigen Zugriff auf die absentify-Plattform.
   • Deaktivierte Benutzer*innen bleiben in Teamübersichten sichtbar, aber:
     • Erhalten keine System-E-Mails.
     • Können sich nicht auf der Plattform anmelden.

2. Benutzer*innen archivieren oder reaktivieren:

   • Archivierte Benutzer*innen sind vollständig vor anderen Benutzer*innen verborgen:
     • Sie erscheinen nicht in Teamübersichten oder anderen für Nutzer*innen sichtbaren Bereichen.
     • Sie können sich nicht auf der Plattform anmelden.
     • Sie erhalten keine E-Mails.
   • Durch die Reaktivierung wird das Konto in die Liste Aktive Benutzer*innen zurückgeführt.

3. Benutzer*innen löschen:

   • Löscht Benutzer*innen dauerhaft aus dem System. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

4. Abteilungen ändern:

   • Aktualisiere die Abteilungszuweisungen für ausgewählte Benutzer*innen in großen Mengen. Optionen umfassen:
     • Abteilungen zuweisen: Füge Benutzer*innen Abteilungen hinzu, ohne bestehende Zuweisungen zu entfernen.
     • Abteilungen überschreiben: Ersetze alle aktuellen Abteilungen durch neue.
     • Abteilungen entfernen: Entferne Benutzer*innen aus ausgewählten Abteilungen.

Sammelaktionen durchführen:

1. Wähle die gewünschten Benutzer*innen über die Kontrollkästchen in der Benutzerliste aus.
2. Klicke auf das Menü Sammelaktionen und wähle die gewünschte Aktion.
3. Folge den Aufforderungen, um die Aktion zu bestätigen und anzuwenden.

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Benutzer*innen archivieren

Das Archivieren einesr Benutzerin deaktiviert ihr Konto und verbirgt sie/ihn aus allen Teamübersichten und für Benutzer*innen sichtbaren Bereichen. So kannst du inaktive Mitarbeitende organisieren, während ihre Abwesenheitshistorie erhalten bleibt.

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Benutzer*innen archivieren:

1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer*innen.
2. Klicke auf das Papierkorbsymbol neben der Person, die du archivieren möchtest.
3. Es erscheint eine Bestätigungsnachricht, die fragt, ob du diesen Benutzerin archivieren möchtest. Klicke auf Archivieren, um zu bestätigen.

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Verhalten archivierter Benutzer*innen:

• Archivierte Benutzerinnen sind vollständig verborgen vor anderen Benutzerinnen.
• Archivierte Benutzer*innen können sich nicht bei absentify anmelden.
• Archivierte Benutzer*innen erhalten keine E-Mails vom System.

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Archivierte Benutzer*innen aufrufen:

• Navigiere zu Einstellungen > Benutzer*innen > Archiviert, um alle archivierten Benutzer*innen anzuzeigen.

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Benutzer*innen reaktivieren:

Wenn eine archivierte Person wieder ins Unternehmen eintritt:

1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer*innen > Archiviert.
2. Klicke auf das Stiftsymbol neben der Zeile der Person.
3. Deaktiviere die Option Archiviert in ihrem Profil.
4. Speichere deine Änderungen. Derdie Benutzerin wird in die Liste Aktive Benutzer*innen zurückgeführt.

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Benutzer*innen löschen

Das Löschen von Benutzerinnen entfernt alle ihre Daten dauerhaft aus dem System und kann nicht rückgängig gemacht werden. Das Löschen ist auch eine kostensparende Option für Organisationen mit kostenpflichtigen Plänen, da es die Anzahl der abrechenbaren Benutzerinnen reduziert.

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Benutzer*innen löschen:

1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer*innen > Archiviert.
2. Klicke auf das rote Papierkorbsymbol neben der Person, die du löschen möchtest.
3. Es erscheint eine Bestätigungsnachricht, die darauf hinweist, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann. Stelle sicher, dass alle erforderlichen Daten zuvor gesichert wurden.
4. Klicke auf die Schaltfläche Löschen, um die Person dauerhaft zu entfernen.

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Benutzer*innendaten vor dem Löschen exportieren:

Bevor Benutzerinnen gelöscht werden, können Administratorinnen deren Daten zur Aufbewahrung exportieren:

1. Navigiere zu Einstellungen > Benutzer*innen.
2. Nutze die Option Exportieren, um eine Excel-Datei mit Benutzerdaten zu erstellen.
3. Speichere die Datei, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Daten verloren gehen.

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Best Practices für die Benutzerverwaltung

• Nutze Sammelaktionen, um Zeit zu sparen: Aktualisiere mehrere Benutzerinnen gleichzeitig, z. B. bei Abteilungswechseln oder Archivierung inaktiver Benutzerinnen.
• Kosten bei kostenpflichtigen Plänen überwachen: Archivierte und inaktive Benutzerinnen zählen weiterhin zur Abrechnung. Exportiere Daten und lösche unnötige Benutzerinnen, um Kosten zu sparen.
• Unterschied zwischen inaktiven und archivierten Benutzer*innen verstehen:
  • Inaktive Benutzer*innen: Sichtbar in Teamübersichten, können sich jedoch nicht anmelden oder E-Mails empfangen.
  • Archivierte Benutzer*innen: Vollständig aus Teamübersichten und Benutzer*innen-Bereichen ausgeblendet.

Für weitere Details siehe den Leitfaden zur Fehlerbehebung bei der E-Mail-Zustellung.