Benutzer*innen verwalten

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Navigieren in der Benutzerliste

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Hauptfunktionen der Benutzerliste

• Filter:
  Verwende den Abteilungsfilter, um Benutzer*innen nach ihren zugewiesenen Abteilungen anzuzeigen. So kannst du Mitarbeitende in einem bestimmten Team oder einer bestimmten Einheit leicht finden.
• Suche:
  Gib den Namen oder die E-Mail-Adresse einesr Benutzerin in die Suchleiste ein, um ihr Profil schnell zu finden.
• Sortierung und Seitenumblätterung:
  Passe die Anzahl der Zeilen pro Seite an und navigiere zwischen Seiten, um weitere Benutzer*innen anzuzeigen. Die Liste enthält Spalten für:
  • Name: Zeigt das Profilbild und den Namen desr Benutzerin an.
  • Abteilungen: Zeigt die Anzahl der Abteilungen, denen derdie Benutzerin angehört.
  • Genehmigende: Listet die zugewiesenen Genehmigenden für Abwesenheitsanfragen desr Benutzerin auf.
  • Kontingent: Zeigt das aktuelle und das Kontingent des nächsten Jahres an.

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Neue Benutzer*innen hinzufügen

• Einladen neuer Benutzer*innen: Sendet eine E-Mail-Einladung zur Nutzung von absentify.
• Importieren von Benutzer*innen: Ermöglicht die Massenanlage von Benutzer*innen über eine Importdatei.

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Sammelaktionen

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Verfügbare Sammelaktionen:

1. Benutzer*innen aktivieren oder deaktivieren:
   • Aktivierte Benutzer*innen haben vollständigen Zugriff auf die absentify-Plattform.
   • Deaktivierte Benutzer*innen bleiben in Teamübersichten sichtbar, aber:
     • Erhalten keine System-E-Mails.
     • Können sich nicht auf der Plattform anmelden.
2. Benutzer*innen archivieren oder reaktivieren:
   • Archivierte Benutzer*innen sind vollständig vor anderen Benutzer*innen verborgen:
     • Sie erscheinen nicht in Teamübersichten oder anderen für Nutzer*innen sichtbaren Bereichen.
     • Sie können sich nicht auf der Plattform anmelden.
     • Sie erhalten keine E-Mails.
   • Durch die Reaktivierung wird das Konto in die Liste Aktive Benutzer*innen zurückgeführt.
3. Benutzer*innen löschen:
   • Löscht Benutzer*innen dauerhaft aus dem System. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
4. Abteilungen ändern:
   • Aktualisiere die Abteilungszuweisungen für ausgewählte Benutzer*innen in großen Mengen. Optionen umfassen:
     • Abteilungen zuweisen: Füge Benutzer*innen Abteilungen hinzu, ohne bestehende Zuweisungen zu entfernen.
     • Abteilungen überschreiben: Ersetze alle aktuellen Abteilungen durch neue.
     • Abteilungen entfernen: Entferne Benutzer*innen aus ausgewählten Abteilungen.

1. Wähle die gewünschten Benutzer*innen über die Kontrollkästchen in der Benutzerliste aus.
2. Klicke auf das Menü Sammelaktionen und wähle die gewünschte Aktion.
3. Folge den Aufforderungen, um die Aktion zu bestätigen und anzuwenden.

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Benutzer*innen archivieren

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Benutzer*innen archivieren:

1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer*innen.
2. Klicke auf das Papierkorbsymbol neben der Person, die du archivieren möchtest.
3. Es erscheint eine Bestätigungsnachricht, die fragt, ob du diesen Benutzerin archivieren möchtest. Klicke auf Archivieren, um zu bestätigen.

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Verhalten archivierter Benutzer*innen:

• Archivierte Benutzerinnen sind vollständig verborgen vor anderen Benutzerinnen.
• Archivierte Benutzer*innen können sich nicht bei absentify anmelden.
• Archivierte Benutzer*innen erhalten keine E-Mails vom System.

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Archivierte Benutzer*innen aufrufen:

• Navigiere zu Einstellungen > Benutzer*innen > Archiviert, um alle archivierten Benutzer*innen anzuzeigen.

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Benutzer*innen reaktivieren:

1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer*innen > Archiviert.
2. Klicke auf das Stiftsymbol neben der Zeile der Person.
3. Deaktiviere die Option Archiviert in ihrem Profil.
4. Speichere deine Änderungen. Derdie Benutzerin wird in die Liste Aktive Benutzer*innen zurückgeführt.

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Benutzer*innen löschen

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Benutzer*innen löschen:

1. Gehe zu Einstellungen > Benutzer*innen > Archiviert.
2. Klicke auf das rote Papierkorbsymbol neben der Person, die du löschen möchtest.
3. Es erscheint eine Bestätigungsnachricht, die darauf hinweist, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann. Stelle sicher, dass alle erforderlichen Daten zuvor gesichert wurden.
4. Klicke auf die Schaltfläche Löschen, um die Person dauerhaft zu entfernen.

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Benutzer*innendaten vor dem Löschen exportieren:

1. Navigiere zu Einstellungen > Benutzer*innen.
2. Nutze die Option Exportieren, um eine Excel-Datei mit Benutzerdaten zu erstellen.
3. Speichere die Datei, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Daten verloren gehen.

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Offene Genehmigungsanfragen beim Löschen eines Genehmigers bearbeiten

1. Klicke auf „Details“, um die offenen Anfragen anzuzeigen. Dort siehst du:
   • Die Art der Abwesenheitsanfrage.
   • Den Mitarbeiter, der die Anfrage gestellt hat.
   • Den Status der Anfrage und relevante Daten.
2. Übernehme den Genehmigungsprozess:
   • Als Admin kannst du die Anfrage im Namen des archivierten Benutzers manuell genehmigen oder ablehnen.
   • Sobald alle offenen Anfragen bearbeitet wurden, kann der Benutzer ohne Einschränkungen gelöscht werden.

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Best Practices für die Benutzerverwaltung

• Nutze Sammelaktionen, um Zeit zu sparen: Aktualisiere mehrere Benutzerinnen gleichzeitig, z. B. bei Abteilungswechseln oder Archivierung inaktiver Benutzerinnen.
• Kosten bei kostenpflichtigen Plänen überwachen: Archivierte und inaktive Benutzerinnen zählen weiterhin zur Abrechnung. Exportiere Daten und lösche unnötige Benutzerinnen, um Kosten zu sparen.
• Unterschied zwischen inaktiven und archivierten Benutzer*innen verstehen:
  • Inaktive Benutzer*innen: Sichtbar in Teamübersichten, können sich jedoch nicht anmelden oder E-Mails empfangen.
  • Archivierte Benutzer*innen: Vollständig aus Teamübersichten und Benutzer*innen-Bereichen ausgeblendet.