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Der absentify Teams Bot stellt Abwesenheitsbenachrichtigungen in Microsoft Teams zu. Die Schritte für den Alltag stehen in der Teams-Bot-Anleitung. Der Assistent in der App beantwortet Fragen zur Bedienung auch dann, wenn Azure AI aus ist. Wenn Azure AI an ist, läuft derselbe Assistent zusätzlich im Teams-Chat und kann Live-Daten aus dem Workspace nutzen.
Azure AI ist im Plus-Plan verfügbar und standardmäßig ausgeschaltet. Siehe Plan-Feature-Matrix. Ist Azure AI aus, beantwortet der Assistent in der App Dokumentationsfragen weiter über Azure OpenAI, greift aber nicht auf deine persönlichen Abwesenheits- oder Kontingentdaten zu.

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Was der Teams Bot ohne Azure AI macht

Der Bot funktioniert, sobald ein Benutzer ein verknüpftes Microsoft-Konto hat und Teams-Benachrichtigungen erhält. Azure AI ist dafür nicht nötig:
  • Sofortige Adaptive Cards in Microsoft Teams für Abwesenheitsanfragen, Genehmigungen und Vertretungsanfragen
  • Genehmigen oder Ablehnen einer Anfrage direkt in der Karte (beim Ablehnen ist ein Grund nötig)
  • Akzeptieren oder Ablehnen einer Vertretung direkt in der Karte
  • Eine Willkommenskarte, wenn jemand den Chat mit dem Bot startet, mit Links zu absentify und zur Dokumentation
Benutzer wählen unter Benachrichtigungseinstellungen E-Mail, Teams-Benachrichtigung oder Beides. Teams-Nachrichten kommen nur an, wenn das Microsoft-Konto verknüpft ist.
Benutzer ohne Outlook-Lizenz können den Teams Bot trotzdem nutzen, wenn sie Microsoft Teams und ein verknüpftes Konto haben. E-Mail-Benachrichtigungen erhalten sie dann nicht.

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Was der Assistent in der App ohne Azure AI macht

Der Assistent in der App beantwortet weiter Fragen aus der Dokumentation und kann Plan- und Seat-Fragen aus Live-Workspace-Daten beantworten. Die Antwort enthält Links zu den Hilfeartikeln und nennt die Rolle, den Plan oder die Einstellung, die gilt. Sie kommt in der Sprache, in der die Frage gestellt wurde. In der App kann die Antwort die Artikel zusätzlich unter Quellen: listen. Fragen zu eurem aktuellen Plan, enthaltenen Funktionen, Seats oder Upgrades beantwortet der Assistent weiterhin anhand live Workspace-Daten, auch wenn Azure AI aus ist. Fragst du bei ausgeschalteter Azure AI nach eigenen Abwesenheiten oder deinem Restkontingent, ergänzt der Assistent einen separaten Hinweis, Azure AI unter Einstellungen > Microsoft zu aktivieren.
  • Admins sehen: „Um Fragen zu deinen eigenen Daten, wie deinen Abwesenheiten oder deinen verbleibenden Tagen, zu beantworten, benötige ich die Azure AI-Integration. Du kannst sie unter Einstellungen > Microsoft > Azure AI-Integration aktivieren.“
  • Alle anderen sehen: „Um Fragen zu deinen eigenen Daten, wie deinen Abwesenheiten oder deinen verbleibenden Tagen, zu beantworten, benötige ich die Azure AI-Integration. Bitte deinen absentify Admin darum, sie zu aktivieren.“
Steht die Antwort nicht in der Dokumentation, sagt der Assistent: „Ich konnte das in unserer Dokumentation nicht finden. Bitte versuche es anders zu formulieren oder schreibe an support@absentify.com, und jemand wird dir helfen.“

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Was Azure AI hinzufügt

Wenn Azure AI an ist, können Benutzer in Microsoft Teams oder im Assistenten in der App chatten. Beide nutzen dieselben Funktionen. Welche Tools erscheinen, hängt von der Rolle des Benutzers ab. Antworten auf Fragen zur Bedienung enthalten weiterhin Links zu Hilfeartikeln und nennen die Rolle, den Plan oder die Einstellung, die gilt. Für alle Benutzer:
  • Eigene Abwesenheiten anzeigen
  • Team-Abwesenheiten anzeigen, die sie sehen dürfen
  • Verfügbare Abwesenheitsarten prüfen
  • Restkontingent prüfen
  • Genehmiger anzeigen
  • Eine Abwesenheitsanfrage erstellen oder stornieren
  • Fragen, wie eine Funktion funktioniert
Für Benutzer, die als Vertreter zugewiesen sind:
  • Offene Vertretungsanfragen anzeigen
  • Vertretung akzeptieren oder ablehnen
Für Manager, Admins und Genehmiger:
  • Offene Genehmigungen anzeigen
  • Eine Anfrage genehmigen
  • Eine Anfrage mit Begründung ablehnen
Wenn Azure AI aus ist und jemand dem Teams Bot schreibt:
  • Admins sehen eine Karte mit Erklärung und einem Link zu Einstellungen > Microsoft
  • Alle anderen werden gebeten, einen Workspace-Admin zu kontaktieren
Benachrichtigungskarten funktionieren weiter.

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Datenverarbeitung und Sicherheit

  • Ist Azure AI aus, bleiben Abwesenheits- und Kontingentdaten in absentify und werden nicht an das Modell gesendet; Dokumentationsfragen nutzen Azure OpenAI weiter.
  • Was bei Aktivierung gesendet wird: die Nachricht des Benutzers, die letzten Gesprächsrunden, ein kurzer Rollenkontext und die Tool-Ergebnisse, die zur Antwort nötig sind (z. B. Abwesenheitsarten, eigene Abwesenheiten oder ganze Dokumentationsseiten)
  • Wo es läuft: Die Verarbeitung bleibt in Microsoft Azure
  • DSGVO: Die Verarbeitung folgt der DSGVO
absentify übernimmt die Kosten für Azure AI. Die Funktion bleibt Plus-only.

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Azure AI aktivieren

  1. Bestätige, dass der Workspace im Plus-Plan ist.
  2. Gehe zu Einstellungen > Microsoft.
  3. Schalte die Azure KI-Integration ein.
Die Einstellung ist standardmäßig aus. Wenn du sie einschaltest, stehen Live-Abwesenheitsdaten und Aktionen im Teams Bot und in der App für den ganzen Workspace zur Verfügung. Der In-App-Hilfe-Assistent nutzt Azure OpenAI für Dokumentationsantworten auch dann, wenn die Integration aus ist.