Der Workspace-Zugriff des Assistenten ist in allen Plänen verfügbar und bei neu erstellten Workspaces standardmäßig eingeschaltet, sofern der Admin ihn nicht vor der Erstellung ausschaltet. Bestehende Workspaces behalten ihre gespeicherte Einstellung. Ein Admin kann den Zugriff unter Einstellungen > Microsoft jederzeit aus- oder einschalten. Siehe Plan-Feature-Matrix. Ist der Workspace-Datenzugriff aus, beantwortet der Assistent in der App Dokumentationsfragen weiter über Azure OpenAI, ruft aber keine Workspace-Daten automatisch ab. Selbst eingegebene Informationen werden weiterhin verarbeitet.
Was der Teams Bot ohne Workspace-Datenzugriff macht
Der Bot funktioniert, sobald ein Benutzer ein verknüpftes Microsoft-Konto hat und Teams-Benachrichtigungen erhält. Azure AI ist dafür nicht nötig:- Sofortige Adaptive Cards in Microsoft Teams für Abwesenheitsanfragen, Genehmigungen und Vertretungsanfragen
- Genehmigen oder Ablehnen einer Anfrage direkt in der Karte (beim Ablehnen ist ein Grund nötig)
- Akzeptieren oder Ablehnen einer Vertretung direkt in der Karte
- Eine Willkommenskarte, wenn jemand den Chat mit dem Bot startet, mit Links zu absentify und zur Dokumentation
Benutzer ohne Outlook-Lizenz können den Teams Bot trotzdem nutzen, wenn sie Microsoft Teams und ein verknüpftes Konto haben. E-Mail-Benachrichtigungen erhalten sie dann nicht.
Was der Assistent in der App ohne Workspace-Datenzugriff macht
Der Assistent in der App beantwortet weiterhin Produktfragen anhand der Dokumentation. Deine eingegebenen Nachrichten werden dafür verarbeitet. Gib deshalb möglichst keine persönlichen oder sensiblen Informationen in eine Hilfefrage ein. Bei ausgeschaltetem Workspace-Zugriff erhält der Assistent keinen automatischen Benutzerkontext, fragt keine Live-Workspace-Daten ab und verwendet keine früheren Assistentenantworten mit automatisch abgerufenen Workspace-Daten. Er kann Planfunktionen anhand der Dokumentation erklären, aber euren aktuellen Plan oder eure Seats nicht prüfen. Fragst du bei ausgeschaltetem Workspace-Datenzugriff nach eigenen Abwesenheiten oder deinem Restkontingent, ergänzt der Assistent einen separaten Hinweis, Azure AI unter Einstellungen > Microsoft zu aktivieren.- Admins sehen: „Um Fragen zu deinen eigenen Daten, wie deinen Abwesenheiten oder deinen verbleibenden Tagen, zu beantworten, benötige ich die Azure AI-Integration. Du kannst sie unter Einstellungen > Microsoft > Azure AI-Integration aktivieren.“
- Alle anderen sehen: „Um Fragen zu deinen eigenen Daten, wie deinen Abwesenheiten oder deinen verbleibenden Tagen, zu beantworten, benötige ich die Azure AI-Integration. Bitte deinen absentify Admin darum, sie zu aktivieren.“
Was der Workspace-Datenzugriff hinzufügt
Wenn der Workspace-Datenzugriff an ist, können Benutzer in Microsoft Teams oder im Assistenten in der App chatten. Beide nutzen dieselben Funktionen. Welche Tools erscheinen, hängt von der Rolle des Benutzers ab. Antworten auf Fragen zur Bedienung enthalten weiterhin Links zu Hilfeartikeln und nennen die Rolle, den Plan oder die Einstellung, die gilt. Für alle Benutzer:- Eigene Abwesenheiten anzeigen
- Team-Abwesenheiten anzeigen, die sie sehen dürfen
- Verfügbare Abwesenheitsarten prüfen
- Restkontingent prüfen
- Genehmiger anzeigen
- Eine Abwesenheitsanfrage erstellen oder stornieren
- Fragen, wie eine Funktion funktioniert
- Offene Vertretungsanfragen anzeigen
- Vertretung akzeptieren oder ablehnen
- Offene Genehmigungen anzeigen
- Eine Anfrage genehmigen
- Eine Anfrage mit Begründung ablehnen
Datenverarbeitung und Sicherheit
- Bei ausgeschaltetem Workspace-Zugriff: Der Hilfe-Chat in der App sendet deine Nachrichten weiterhin an Azure AI für Dokumentationsantworten. Automatischer Benutzerkontext, Live-Workspace-Tools und frühere Assistentenantworten mit automatisch abgerufenen Workspace-Daten sind ausgeschlossen. Selbst eingegebene Informationen können weiterhin verarbeitet werden.
- Bei eingeschaltetem Workspace-Zugriff: Prompts können letzte Gesprächsrunden sowie benötigten Workspace-Kontext oder Tool-Ergebnisse enthalten, etwa Namen, Abwesenheitsarten, Zeiträume, Gründe und Kontingente. Es gelten die Berechtigungen des Benutzers.
- Azure-Inferenz: Die Modellinferenz verwendet EU-Data-Zone-Bereitstellungen. Microsoft nutzt Kundenprompts und Antworten nicht zum Training von Basismodellen. Sicherheits- und Missbrauchsüberwachung beim Anbieter kann nach Microsofts Bedingungen Speicherung und autorisierte menschliche Prüfung umfassen.
- Chat-Speicherung: Fragen und Antworten in der App werden in absentify gespeichert. Das Ausschalten des Workspace-Zugriffs löscht bestehende Chats nicht. Details zur Verarbeitung findest du in der Datenschutzerklärung.
- Ergebnis prüfen: KI kann Fehler machen. Prüfe Antworten und Aktionen, besonders bei Entscheidungen über Mitarbeiter. Bevor der Assistent in Teams oder der App eine Änderung ausführt, prüfe und bestätige die vorgeschlagene Aktion und deren Inhalt.
Workspace-Datenzugriff steuern
- Gehe als Workspace-Admin zu Einstellungen > Microsoft.
- Schalte die Azure KI-Integration ein oder aus.
Die Einstellung ist nur bei neuen Workspaces standardmäßig an. Bestehende Workspaces behalten ihre gespeicherte Einstellung. Admins können den Workspace-Zugriff jederzeit ausschalten. Wenn er an ist, stehen erlaubte Live-Workspace-Daten und Aktionen im Teams Bot und in der App zur Verfügung. Der In-App-Hilfe-Assistent nutzt Azure OpenAI für Dokumentationsantworten auch dann, wenn die Integration aus ist.