Skip to main content
Wenn du absentify einrichtest, sehen Kollegen standardmäßig die Abwesenheiten der anderen – inklusive der Abwesenheitsart. Das hilft beim Planen. Oft soll aber nicht jeder wissen, warum jemand weg ist, oder nachzählen können, wie viele Urlaubs- oder Krankheitstage jemand hatte. Manchmal soll der Abteilungsleiter das Team sehen, selbst aber nicht im Kalender stehen. Die Privatsphäre-Einstellungen lösen genau das. Diese Anleitung zeigt dir, wie du sie so konfigurierst, dass das Team weiterplanen kann und sensible Gründe verborgen bleiben.

​
Was du einstellen kannst

Die meisten Teams brauchen nur die erste Einstellung. Die anderen beiden sind Sonderfälle. Workspace-Schalter wie Andere Abteilungen oder Abwesenheiten in der Vergangenheit anzeigen steuern, welche Kalender jemand sieht – nicht, ob der Grund sichtbar ist. Die findest du unter Datenschutz.

​
So richtest du es ein

1

Entscheide, welche Abwesenheitsarten privat sein sollen

Mach privat, was echte Abwesenheit ist und wovon Kollegen nicht den Grund kennen sollen:
  • Urlaub
  • Krankheit
  • Unbezahlter Urlaub
  • Sonderurlaub und ähnliche Arten
Lass Arten sichtbar, bei denen das Team den Status braucht:
  • Homeoffice, wenn Kollegen wissen sollen, dass jemand woanders arbeitet
  • Weiterbildung, wenn sichtbar sein soll, dass jemand in einer Schulung ist
Aktiviere die Privatsphäre nicht nur für Krankheit. Ist nur diese Art Abwesend, können Kollegen den Rest ableiten – und genau dann merkt man, wer krank ist.
2

Aktiviere die Privatsphäre der Abwesenheitsart

  1. Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  2. Öffne jede Art, die privat bleiben soll.
  3. Aktiviere im Tab Allgemein die Privatsphäre der Abwesenheitsart.
  4. Wiederhole das für jede private Art und speichere.
Die Felder sind unter Abwesenheitsarten erstellen beschrieben.
3

Gleiche Outlook an

Privatsphäre in der App nützt wenig, wenn Outlook weiter „Urlaub“ oder „Krankheit“ im Betreff zeigt.
  1. Öffne dieselbe Abwesenheitsart.
  2. Setze im Tab Kalender die Betreffzeile des Ereignisses auf Abwesend.
Willst du auch den frei eingegebenen Grund vor Kollegen verbergen, aktiviere zusätzlich Sichtbarkeit des Grunds im Tab Erweitert. In geteilten Kalendern blendet absentify den Grund dann aus. Im persönlichen Outlook-Kalender des Benutzers steht der Grund weiter – der Benutzer sollte dort selbst prüfen, wer alle Details sehen darf.
4

Prüfe, was die Benutzer sehen

  • Kollegen sehen Abwesend bei privaten Arten und die echte Art bei denen, die du sichtbar gelassen hast.
  • Abteilungsmanager, zugewiesene Genehmiger, akzeptierte Vertreter und Admins sehen weiter die echte Art. Lehnt der Vertreter ab, gelten wieder die normalen Regeln.
  • Wöchentliche Abwesenheits-E-Mails folgen denselben Regeln.
Öffne die Teamübersicht mit einem Testbenutzer ohne Admin-Rechte und prüfe ein paar Einträge.

​
Wenn der Manager nicht im Teamkalender erscheinen soll

Häufig soll der Abteilungsleiter oder Geschäftsführer das Team sehen, selbst aber nicht in der Teamübersicht stehen. Dafür markierst du ihn als unsichtbaren Manager — ab dem Essentials-Plan. Er behält alle Rechte. Das Team sieht ihn nicht.
1

Markiere den Manager als unsichtbar

  1. Gehe zu Einstellungen > Abteilungen.
  2. Öffne die Abteilung.
  3. Der betreffende Benutzer muss Manager dieser Abteilung sein. Füge ihn sonst zuerst als Manager hinzu.
  4. Klicke auf das Augensymbol neben seinem Namen, damit er als unsichtbar gilt.
  5. Speichere.
Die Einstellung steht unter Abteilungen.
2

Prüfe, was das Team sieht

Danach gilt:
  • Reguläre Kollegen sehen den Manager nicht in der Teamübersicht, im Kalender oder in der Mitgliederliste der Abteilung. Seine Abwesenheiten fehlen auch in der wöchentlichen Abwesenheitsübersicht.
  • Der Manager selbst, Admins und Co-Manager derselben Abteilung sehen ihn weiter.
  • Genehmigt er eine Anfrage, steht sein Name weiter als Genehmiger.
  • Der Workspace-Schalter Andere Abteilungen hebt das nicht auf.
  • Ist er in einer anderen Abteilung nur Mitglied und nicht unsichtbarer Manager, können Kollegen dort seine Abwesenheiten weiter sehen.
Abwesenheiten unsichtbarer Manager werden nicht in die geteilte Kalendersynchronisierung oder den timeghost-Arbeitsbereich der Abteilung geschrieben.
Unsichtbarer Manager blendet nur diese eine Person aus. Willst du die Abwesenheiten der ganzen Abteilung verbergen, nutze den nächsten Abschnitt.

​
Wenn eine Abteilung Abwesenheiten ganz verbergen muss

Nutze das nur, wenn ein Team – zum Beispiel ein kleines HR- oder Leitungsteam – gar nicht im Teamkalender stehen darf. Für alle anderen reicht die Privatsphäre der Abwesenheitsart. Nur Manager und Genehmiger blendet die Abwesenheiten selbst aus; dann erfüllt die Teamübersicht ihren Zweck nicht mehr.
1

Setze die Abteilung auf Nur Manager und Genehmiger

  1. Gehe zu Einstellungen > Abteilungen.
  2. Öffne die Abteilung.
  3. Setze Sichtbarkeit von Abwesenheiten auf Nur Manager und Genehmiger.
Die Einstellung steht unter Abteilungen.
2

Prüfe, was sich ändert – und was nicht

Danach gilt:
  • Innerhalb der Abteilung sehen reguläre Kollegen nur die eigenen Abwesenheiten.
  • In der Teamübersicht stehen diese Kollegen weiter, mit einem Schloss und ohne ihre Abwesenheiten. Die Ausnahme: Wer diese Abteilung managt oder für die konkrete Anfrage zugewiesener Genehmiger oder akzeptierter Vertreter ist, sieht diese eine Anfrage – nicht den Jahreskalender der Person.
  • Was diese Mitglieder vom Rest des Unternehmens sehen, ändert sich nicht.
  • Der Workspace-Schalter Andere Abteilungen hebt das nicht auf.
  • Gehört jemand außerdem zu einer nicht eingeschränkten Abteilung, können Kollegen, die diese Abteilung sehen dürfen, die Abwesenheiten weiter sehen.
3

Nimm die Abteilung aus Synchronisierungen, wenn nötig

Die Einstellung stoppt keine geteilte Kalendersynchronisierung, Microsoft Teams Shifts oder timeghost. Entferne die Abteilung aus der Synchronisierung, wenn die Abwesenheiten dort nicht erscheinen sollen.

​
FAQ

Wenn nur Krankheit als Abwesend erscheint, kann jeder die übrigen Abwesenheiten unterscheiden. Aktiviere die Privatsphäre auch für Urlaub und die anderen echten Abwesenheiten, damit Kollegen überall Abwesend sehen.
Soll nur die Leitung unsichtbar bleiben und weiter alles sehen, markiere sie als unsichtbaren Manager. Soll niemand im Team die Abwesenheiten der anderen sehen, setze die Abteilung auf Nur Manager und Genehmiger. Für den Alltag reicht die Privatsphäre der Abwesenheitsart.
Nur wenn eine Abteilung Abwesenheiten gar nicht zeigen darf, zum Beispiel ein kleines HR- oder Leitungsteam, dessen freie Tage nicht im Teamkalender stehen sollen. Für alle anderen reicht die Privatsphäre der Abwesenheitsart.
Unter Datenschutz. Der Schalter Andere Abteilungen steuert die Kalendersicht, nicht den Abwesenheitsgrund. Eine Abteilung mit Nur Manager und Genehmiger bleibt so oder so eingeschränkt.