Resturlaub verfällt: Diese Fristen und Ausnahmen bestimmen deinen Anspruch

Verfällt Resturlaub? Das Wichtigste in Kürze

• Resturlaub verfällt am 31. Dezember oder nach einer zulässigen Übertragung am 31. März des Folgejahres, allerdings nur, wenn der Arbeitgeber zuvor seiner Hinweispflicht nachgekommen ist.
• Ohne einen rechtzeitigen, konkreten Hinweis auf den drohenden Verfall bleibt der Urlaubsanspruch grundsätzlich bestehen, das bestätigte das Bundesarbeitsgericht am 19. Februar 2019 (Az. 9 AZR 541/15) im Anschluss an zwei EuGH-Urteile vom 6. November 2018. Bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit seit Beginn des Urlaubsjahres kann der Urlaub davon abweichend auch ohne diesen Hinweis nach 15 Monaten verfallen.
• Bei durchgehender Krankheit seit Beginn des Urlaubsjahres verfällt der gesetzliche Mindesturlaub erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, unabhängig vom Hinweis des Arbeitgebers.
• absentify zeigt jedem Mitarbeiter den eigenen Resturlaubsstand direkt im persönlichen Dashboard sowie in der App für Microsoft Teams und Outlook.

Wann verfällt Resturlaub nach aktueller Rechtslage?

Der gesetzliche Mindesturlaub nach § 7 Bundesurlaubsgesetz muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins Folgejahr erlaubt das Gesetz nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen, etwa einer hohen Arbeitsbelastung zum Jahresende oder einer kurzfristigen Erkrankung.

Ohne einen anerkannten Übertragungsgrund verfällt nicht genommener Urlaub mit Ablauf des 31. Dezember, sofern der Arbeitgeber seine Hinweispflicht erfüllt hat. Das betrifft den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Tagen bei einer Fünf-Tage-Woche. Tarif- oder Vertragsurlaub darüber hinaus kann abweichenden Fristen unterliegen, die im Arbeits- oder Tarifvertrag stehen.

Wann gilt die Übertragungsfrist bis 31. März?

Liegen die Voraussetzungen des § 7 Absatz 3 Bundesurlaubsgesetz vor, wird der Urlaub nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts von selbst auf das Folgejahr übertragen, ohne dass der Arbeitgeber dies gesondert bestätigen muss.

Er ist dann in den ersten drei Monaten des Folgejahres, also bis zum 31. März, tatsächlich zu nehmen. Danach verfällt der übertragene Rest, sofern die Hinweispflicht erfüllt wurde.

Warum verfällt Resturlaub inzwischen nicht mehr automatisch?

Nach aktueller Rechtsprechung verfällt Resturlaub nicht mehr allein durch Zeitablauf. Der Arbeitgeber muss zusätzlich eine aktive Mitwirkungspflicht erfüllen, sonst bleibt der Anspruch bestehen, auch über den 31. Dezember oder 31. März hinaus.

BAG-Urteil und die EuGH-Rechtsprechung zum Verfall von Resturlaub

Der Europäische Gerichtshof entschied am 6. November 2018 in den Rechtssachen C-619/16 und C-684/16, dass ein Arbeitgeber den Verfall von Urlaub nur herbeiführen kann, wenn er den Arbeitnehmer zuvor konkret zur Urlaubsnahme aufgefordert hat. Das Bundesarbeitsgericht übernahm diese Linie am 19. Februar 2019 (Az. 9 AZR 541/15) für das deutsche Recht.

Die Hinweis- und Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers zum Verfall von Resturlaub

Die Aufforderung muss konkret benennen, wie viele Urlaubstage offen sind und bis wann sie zu nehmen sind. Eine allgemeine Erinnerung im Intranet oder eine pauschale Klausel im Arbeitsvertrag erfüllt diese Pflicht nicht. Das Bundesarbeitsgericht stellte am 20. Dezember 2022 (Az. 9 AZR 266/20) zusätzlich klar, dass auch die dreijährige Verjährungsfrist erst mit einer ordnungsgemäßen Belehrung zu laufen beginnt.

Verfällt Resturlaub bei Krankheit?

Bei langer Krankheit gilt eine andere Frist als die reguläre Übertragungsfrist. Der Grund: Ein arbeitsunfähiger Arbeitnehmer kann den Hinweis des Arbeitgebers in dieser Zeit oft gar nicht umsetzen.

Resturlaub bei Langzeiterkrankung

Ist ein Arbeitnehmer über das gesamte Urlaubsjahr durchgehend arbeitsunfähig, verfällt der gesetzliche Mindesturlaub laut EuGH (Urteil vom 22. November 2011, C-214/10) sowie dem Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 7. August 2012, Az. 9 AZR 353/10) erst 15 Monate nach Jahresende, für den Urlaub aus dem laufenden Jahr also erst im Frühjahr des übernächsten Jahres.

Rückkehr aus der Krankheit: Was passiert mit dem Resturlaub?

Kehrt der Arbeitnehmer noch vor dem Verfall des Urlaubs zurück, muss der Arbeitgeber ihm ermöglichen, den noch bestehenden Urlaub tatsächlich zu nehmen, und seine Hinweispflicht erfüllen. Hat der Arbeitnehmer im Urlaubsjahr zunächst gearbeitet und ist erst später dauerhaft erkrankt, kann der Anspruch nach 15 Monaten grundsätzlich nur verfallen, wenn der Arbeitgeber ihn zuvor rechtzeitig in die Lage versetzt hat, den Urlaub zu nehmen. Das Bundesarbeitsgericht stellte diese Regel für den Fall der später im Urlaubsjahr eingetretenen Krankheit am 20. Dezember 2022 (Az. 9 AZR 245/19) klar. Mehr Details zur Berechnung findest du im Beitrag zum Urlaubsanspruch bei Krankheit.

Welche weiteren Ausnahmen gelten für den Urlaubsverfall?

Neben Krankheit wirken sich auch Elternzeit, Mutterschutz und tarifliche Sonderregeln auf den Verfall von Resturlaub aus.

Resturlaub nach Elternzeit oder Mutterschutz

In der Elternzeit entsteht der Urlaubsanspruch normal weiter. Der Arbeitgeber kann ihn für jeden vollen Monat Elternzeit um ein Zwölftel kürzen (§ 17 BEEG), muss diese Kürzung aber ausdrücklich erklären. Das gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer während der Elternzeit bei demselben Arbeitgeber in Teilzeit arbeitet. Ohne diese Erklärung bleibt der volle Anspruch bestehen.

Resturlaub aus der Zeit vor der Elternzeit gewährt der Arbeitgeber nach deren Ende im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr, unabhängig von den sonst geltenden Fristen. In der Mutterschutzfrist läuft der Urlaubsanspruch unverändert weiter und wird nach deren Ende entsprechend nachgeholt.

Was gilt für den Verfall von Resturlaub im öffentlichen Dienst?

Im TVöD und TV-L gilt für den tariflichen Mehrurlaub oberhalb der gesetzlichen 20 Tage eine abweichende Frist: Übertragener Urlaub muss grundsätzlich bis zum 31. März angetreten werden. Konnte er wegen Arbeitsunfähigkeit oder aus betrieblichen beziehungsweise dienstlichen Gründen nicht angetreten werden, muss er bis zum 31. Mai des Folgejahres angetreten werden.

Wie kann ich prüfen, ob mein Resturlaub verfällt?

Ob dein Resturlaub verfällt, hängt von deiner eigenen Reaktion und der deines Arbeitgebers ab. Beide Seiten haben diesbezüglich Aufgaben.

1. Aktuellen Resturlaubsstand beim Arbeitgeber oder in einem Urlaubsrechner einsehen.
2. Bei bevorstehendem Verfall aktiv einen Urlaubsantrag stellen, statt auf den Hinweis zu warten.
3. Schriftliche Hinweise des Arbeitgebers zu Fristen aufbewahren, besonders bei laufender Krankheit.
4. Bei Widerspruch zwischen mündlicher Zusage und Aktenlage eine schriftliche Bestätigung einfordern.

Handlungs-Checkliste für Arbeitgeber: Hinweispflicht rechtssicher dokumentieren

Arbeitgeber müssen jeden Mitarbeiter persönlich und nachweisbar, in der Regel in Textform, mit konkreter Tageszahl auf den drohenden Verfall hinweisen, und zwar so rechtzeitig, dass der Urlaub noch genommen werden kann. Diese Nachweispflicht trifft im Streitfall den Arbeitgeber, eine lückenlose Dokumentation bestimmt daher den Ausgang eines möglichen Rechtsstreits.

Eine zentral angelegte Urlaubsverwaltung in deinem Unternehmen erleichtert dir diesen Nachweis erheblich.

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Resturlaub verfällt grundsätzlich nur, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflicht durch einen rechtzeitigen, konkreten Hinweis erfüllt und der Arbeitnehmer den Urlaub trotz dieser Möglichkeit aus freien Stücken nicht nimmt. Für Fälle wie eine seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehende Arbeitsunfähigkeit gelten die beschriebenen Ausnahmen. Mit absentify hingegen behältst du deine Urlaubstage fest im Blick, sowie die des gesamten Teams.

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