Arbeitszeitgesetz 2026: Regeln, Pflichten und elektronische Zeiterfassung im Überblick

Arbeitszeitgesetz: Das Wichtigste in Kürze

• Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) begrenzt die tägliche Arbeitszeit auf 8 Stunden pro Werktag. Eine Verlängerung auf bis zu 10 Stunden ist zulässig, wenn der Durchschnitt von 8 Stunden innerhalb von 6 Monaten ausgeglichen wird.
• Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis zu 9 Stunden schreibt das ArbZG eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten vor. Bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden beträgt die Ruhepause mindestens 45 Minuten.
• Seit dem BAG-Beschluss von 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland grundsätzlich verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Die Pflicht wird aus dem Arbeitsschutzgesetz in unionsrechtskonformer Auslegung hergeleitet.
• absentify bildet Arbeitspläne, Abwesenheiten und Genehmigungsprozesse direkt in Microsoft Teams und Outlook ab und lässt sich in bestehende Microsoft-365-Prozesse integrieren.

Was regelt das Arbeitszeitgesetz, und für wen gilt es?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) legt fest, wie lange Arbeitnehmer in Deutschland täglich arbeiten dürfen, welche Pausen einzuhalten sind und wie Arbeitgeber Arbeitszeiten dokumentieren müssen. Die rechtliche Grundlage bildet die EU-Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG. Die Bundesregierung setzt diese europäischen Vorgaben in nationales Recht um.

Tarifverträge können von einzelnen Regelungen abweichen, dürfen aber die europäischen Mindeststandards nicht unterschreiten.

Für wen gilt das Arbeitszeitgesetz?

Das ArbZG gilt grundsätzlich für Arbeitnehmer in Deutschland, also für Personen, die auf Grundlage eines Arbeitsvertrags tätig sind. Ausgenommen sind unter anderem leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG, Chefärzte, Leiter von öffentlichen Dienststellen und deren Vertreter, Beschäftigte im liturgischen Bereich der Kirchen und Religionsgemeinschaften sowie bestimmte Personen, die in häuslicher Gemeinschaft betreut, erzogen oder gepflegt werden.

Arbeitszeitgesetz vs. Arbeitszeitschutzgesetz: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe Arbeitszeitgesetz und Arbeitszeitschutzgesetz werden häufig verwechselt. Das ArbZG regelt die Arbeitszeiten für erwachsene Arbeitnehmer. Das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) schützt Kinder und Jugendliche unter 18 Jahren. Für erwachsene Arbeitnehmer gilt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG).

Für Unternehmen mit volljährigen Mitarbeitern ist das ArbZG das zentrale Gesetz zur Arbeitszeit. Daneben können je nach Fall weitere arbeitsrechtliche Vorschriften relevant sein. Das JArbSchG greift ergänzend, sobald Auszubildende oder Schülerpraktikanten unter 18 Jahren im Betrieb tätig sind.

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Welche Regeln gelten für die tägliche Arbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz?

Das ArbZG definiert Werktage als Montag bis Samstag, also sechs Tage pro Woche. Pro Werktag gilt eine Höchstarbeitszeit von 8 Stunden. Überschreitet ein Betrieb diese Grenze, muss er innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen einen Ausgleich schaffen, damit der Durchschnitt bei 8 Stunden bleibt.

Zur Arbeitszeit zählen neben der eigentlichen Tätigkeit auch Rüstzeiten, Bereitschaftsdienst und, je nach Ausgestaltung, Reisezeiten. Homeoffice ändert an diesen Vorgaben nichts. Die tägliche Arbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz gilt unabhängig davon, ob jemand im Büro oder von zu Hause aus arbeitet.

Wie viel Wochenarbeitszeit ist nach dem Arbeitszeitgesetz zulässig?

Das ArbZG nennt keine direkte Wochenarbeitszeitobergrenze. Aus den Tagesgrenzen und dem 6-Tage-Konzept ergibt sich jedoch rechnerisch ein Maximum von 48 Stunden pro Woche, das auch die EU-Arbeitszeitrichtlinie vorschreibt.

Davon zu unterscheiden ist die tarifliche oder vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit, etwa 35 oder 40 Stunden. Diese liegt in der Regel deutlich unter der gesetzlichen Obergrenze. Überstunden oberhalb der vereinbarten Stunden sind erlaubt, solange das gesetzliche Maximum nicht überschritten wird.

Welche Pausenregelung schreibt das Arbeitszeitgesetz vor?

§ 4 ArbZG regelt Ruhepausen klar und verbindlich:

• Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis zu 9 Stunden: mindestens 30 Minuten Pause
• Bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden: mindestens 45 Minuten Pause
• Pausen lassen sich in Abschnitte von je mindestens 15 Minuten aufteilen

Kurzunterbrechungen wie Raucherpausen oder kurze Toilettengänge zählen in der Regel nicht als Pflichtpausen im Sinne des ArbZG. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, diese anzurechnen. Die Mindestpausen nach ArbZG müssen davon unabhängig gewährt werden.

Die Pausenregelungen nach dem Arbeitszeitgesetz gelten dabei unabhängig vom Arbeitszeitmodell. Für Betriebe mit Schichtbetrieb empfiehlt sich eine klare Planung der Pausenzeiten direkt im Dienstplan. Ein Teams-Schichtplan bildet diese Vorgaben strukturiert ab und macht sie für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Was gibt das Arbeitszeitgesetz bei Ruhezeiten zwischen Arbeitstagen vor?

§ 5 ArbZG schreibt vor, dass zwischen dem Ende eines Arbeitstages und dem Beginn des nächsten mindestens 11 Stunden liegen müssen. Diese Ruhezeit schützt Arbeitnehmer vor Überbelastung durch zu kurze Erholungsphasen.

Ausnahmen gelten in bestimmten Branchen, etwa in der Pflege, Gastronomie oder Landwirtschaft. Dort lässt das Gesetz eine Verkürzung auf 10 Stunden zu, wenn ein Ausgleich innerhalb von 4 Wochen erfolgt. Rufbereitschaft unterbricht die Ruhezeit nicht automatisch. Sobald aber ein tatsächlicher Einsatz stattfindet, beginnt die 11-Stunden-Frist neu.

Was verlangt das neue Arbeitszeitgesetz von Unternehmen bei der elektronischen Zeiterfassung?

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) urteilte 2019, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht entschied in seinem Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen.

Zur geplanten gesetzlichen Konkretisierung der Arbeitszeiterfassung werden unter anderem eine elektronische Erfassung, mögliche Übergangsregelungen für kleinere Betriebe sowie Vorgaben zur Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen diskutiert.

Welche Vorgaben macht das Arbeitszeitgesetz für elektronische Zeiterfassungssysteme?

Das Gesetz schreibt derzeit kein bestimmtes System vor. Wichtig ist, dass die Arbeitszeit verlässlich und nachvollziehbar erfasst wird. Auch einfache oder nicht elektronische Lösungen können zulässig sein, sofern die Erfassung objektiv, verlässlich und zugänglich organisiert ist.

Teams-Nutzer haben hier einen strukturellen Vorteil: Die Zeiterfassung in MS Teams lässt sich in bestehende Arbeitsprozesse einbetten und reduziert den Pflegeaufwand für HR-Teams erheblich.

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Welche Folgen drohen Arbeitgebern bei Arbeitszeitverstößen?

Ein Arbeitszeitverstoß liegt vor, wenn Arbeitgeber die Höchstarbeitszeit überschreiten lassen, gesetzlich vorgeschriebene Pausen nicht gewähren oder gegen Dokumentationspflichten verstoßen. § 22 ArbZG stuft bestimmte Verstöße als Ordnungswidrigkeiten ein. Je nach Tatbestand können Bußgelder von bis zu 30.000 Euro drohen.

Bei vorsätzlicher Wiederholung oder wenn die Gesundheit von Arbeitnehmern gefährdet wird, drohen strafrechtliche Konsequenzen. Das Strafmaß reicht bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe oder Geldstrafe.

Unternehmen ohne Zeiterfassung tragen bei Streitigkeiten über Überstunden oder Vergütung ein erhöhtes prozessuales Risiko. Fehlende Aufzeichnungen können die Beweisführung erschweren, führen aber nicht automatisch dazu, dass ein Arbeitgeber vor Gericht unterliegt.

Was gilt bei Arbeitszeitverstößen durch Arbeitnehmer?

Arbeitnehmer tragen eine Mitverantwortung, wenn sie ihre Arbeitszeit bewusst falsch erfassen oder Pausenregelungen ignorieren. Im Homeoffice liegt die Kontrolle faktisch beim Arbeitnehmer selbst. Arbeitgeber sind trotzdem verpflichtet, die gesetzlichen Rahmenbedingungen durchzusetzen und die Einhaltung zu kontrollieren.

Macht ein Mitarbeiter eigenmächtig Überstunden, ohne dass der Arbeitgeber diese angeordnet, geduldet oder nachträglich gebilligt hat, besteht in der Regel kein Vergütungsanspruch. Die Grenze zwischen eigenverantwortlichem Handeln und organisatorischer Pflicht des Arbeitgebers ist in der Praxis häufig strittig.

Arbeitszeitgesetz im Microsoft 365-Umfeld umsetzen: So geht es in der Praxis

Unternehmen, die Microsoft 365 einsetzen, integrieren Arbeitszeitregeln direkt in ihre bestehenden Werkzeuge. Das reduziert den Aufwand für HR-Teams und stellt sicher, dass Abwesenheiten und Arbeitspläne an einem Ort gepflegt werden.

absentify ist kein Zeiterfassungstool im Sinne des ArbZG. Das Tool übernimmt die Verwaltung von Urlaub, Abwesenheiten und Arbeitsplänen direkt in Microsoft Teams und Outlook. Für die gesetzeskonforme Erfassung von Arbeitszeiten ergänzt ein spezialisiertes Zeiterfassungstool das Setup – am besten eines, das sich in Microsoft 365 einbettet und keine zusätzliche Systemlandschaft aufbaut.

Konkret lässt sich mit absentify Folgendes abbilden:

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• Abwesenheitsübersicht für Teams, HR und Führungskräfte in Echtzeit
• Genehmigungsprozesse direkt in Teams und Outlook

Die Teams-Arbeitszeit und die Outlook-Arbeitszeit lassen sich so konfigurieren, dass Mitarbeiter ihre Abwesenheiten ohne Medienbruch verwalten können.

Feiertagskalender und Arbeitszeitplanung für internationale Teams

Für Unternehmen mit Standorten in mehreren Bundesländern oder Ländern ist die korrekte Zuordnung von Feiertagen eine häufige Fehlerquelle. Bayern hat andere Feiertage als Niedersachsen, internationale Standorte bringen ihre eigenen Kalender mit.

absentify bildet das durch länderspezifische Feiertagskalender ab, die sich direkt auf Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter anwenden lassen. Das vermeidet falsch berechnete Urlaubsansprüche und Planungsfehler bei der Abwesenheitsverwaltung.

Arbeitszeitgesetz 2026: Was du jetzt konkret umsetzen musst

Das ArbZG gibt klare Grenzen vor: 8 Stunden täglich, Pflichtpausen ab 6 Stunden, 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen. Dazu kommt die Pflicht zur Zeiterfassung, die Arbeitgeber bereits seit dem BAG-Beschluss 2022 betrifft. Je nach Tatbestand drohen Bußgelder von bis zu 15.000 Euro, in schwerwiegenden Fällen bis zu 30.000 Euro.

Unternehmen, die Microsoft 365 einsetzen, setzen diese Pflichten direkt in Teams und Outlook um, ohne zusätzliche Software oder langen Einrichtungsaufwand.

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