Arbeitszeit in Microsoft Teams einstellen & Benachrichtigungen steuern
Wer im Arbeitsalltag häufig mit Microsoft Teams zu tun hat, kennt das Problem: Termine werden außerhalb der eigentlichen Arbeitszeiten vorgeschlagen, Benachrichtigungen stören den Feierabend oder das Team weiß nicht genau, wann man erreichbar ist. Genau hier hilft es, deine Arbeitszeiten korrekt einzustellen. Hier erfährst du Schritt für Schritt, wie du vorgehst und welche Stolperfallen du dabei vermeiden solltest.
Arbeitszeiten in Microsoft Teams – Anleitung
Microsoft empfiehlt, deine Arbeitszeiten vor allem über Outlook oder über die integrierte Shifts-App in Teams festzulegen, je nach Anwendungsfall. Nachfolgend findest du beide Wege in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung.
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Einstellen der Arbeitszeiten über Outlook, die anschließend in Teams sichtbar werden.
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Verwalten von Schichtzeiten über die Shifts-App, falls du im Schichtmodell arbeitest oder solche Pläne erstellen möchtest.
Beide Vorgehensweisen sind in der Microsoft-Dokumentation beschrieben. Nachfolgend findest du beide Wege als Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Arbeitszeiten in Outlook festlegen (Standard-Ansatz)
Die Outlook-Einstellungen sind die Basis für deinen Teams-Kalender, denn Teams nutzt dieselben Kalenderdaten wie Outlook. So gehst du vor:
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Öffne auf deinem PC das Programm Outlook (Desktop-Version).
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Klicke auf Datei (oben links) und wähle dann Optionen aus.
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Im linken Menü klickst du nun auf Kalender.
Arbeitszeit definieren:
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Unter dem Abschnitt Arbeitszeit kannst du deine Start- und Endzeit eingeben (z. B. 9:00 bis 17:00 Uhr).
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Setze hier auch ein Häkchen bei den Wochentagen, an denen du arbeitest (z. B. Montag bis Freitag).
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Stelle sicher, dass Zeitzone und Spracheinstellungen korrekt sind.
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Änderungen bestätigen
Bestätige die Einstellungen mit OK. Ab jetzt sieht auch Teams (speziell dein Kalender in Teams), dass du z. B. ab 17:00 Uhr nicht mehr in regulären Arbeitszeiten bist.
**Typische Fehlerquelle: **Manche vergessen, ihre eigentliche Zeitzone einzustellen. Wenn du etwa in Outlook „Pacific Time“ eingestellt hast, aber in Deutschland lebst, verschieben sich alle Zeiten. Achte also darauf, dass beides übereinstimmt.
Schichtplanung über die Shifts-App (für Schichtbetriebe oder flexible Teams)
Wenn du in einem Unternehmen arbeitest, das ein Schichtsystem betreibt, empfiehlt Microsoft, die Shifts-App in Teams zu verwenden. Damit kannst du Arbeitszeiten noch detaillierter planen und die Informationen mit Kolleginnen und Kollegen teilen.
So gehst du dabei vor:
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Klicke in Teams links in der Navigation auf Apps.
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Suche nach Shifts und füge die App hinzu.
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Entweder startest du mit Neuen Plan erstellen oder du klickst auf Öffnen, wenn es bereits einen passenden Schichtplan gibt.
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Füge im Plan neue Schichten hinzu, z. B. von 9:00 bis 14:00 Uhr (Frühschicht) und 14:00 bis 18:00 Uhr (Spätschicht).
Wechsle auf die entsprechende Person oder das Teammitglied und trage die Schicht ein.
Bearbeiten, Zuordnen und Veröffentlichen:
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Du kannst jede Schicht individuell anpassen und Personen zuweisen.
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Sobald du zufrieden bist, klicke auf Veröffentlichen, damit das Team informiert wird.
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In Teams siehst du (oder deine Teammitglieder) dann übersichtlich, wann wer eingeteilt ist und wie die Arbeitszeiten verteilt sind.
Typische Fehlerquelle: Manche vergessen den letzten Schritt des Veröffentlichen. Dann werden die Schichtänderungen nicht an alle verteilt. Achte also unbedingt darauf, den Plan am Ende freizugeben.
Typische Stolperfallen und Einschränkungen für Arbeitszeiten in Teams
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**Zeitzonen-Fehler: **Stelle sicher, dass in Outlook, in Windows und in Teams die richtige Zeitzone eingestellt ist. Gerade im Homeoffice (wo man teils unterschiedliche Geräte nutzt) schleichen sich hier Fehler ein.
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**Nicht gespeicherte Änderungen: **In Outlook immer auf OK klicken, bevor du das Fenster schließt. Bei Shifts solltest du unbedingt den Plan veröffentlichen.
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**Kommunikationslücken: **Wenn du in Shifts deine Schichten anpasst, vergiss nicht, dein Team zu informieren – vor allem bei kurzfristigen Änderungen. Teams zeigt es zwar an, aber eine kurze Info schadet nie.
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**Zugangsbeschränkungen: **Prüfe, ob du die nötigen Rechte hast, um Schichtpläne zu bearbeiten oder Firmeneinstellungen zu ändern. Manche Dinge kann nur der Admin einstellen.
Arbeitszeiten und Urlaubstage in Teams eintragen
Sobald deine Arbeitszeiten korrekt eingetragen sind, sollten auch deine Abwesenheiten und Urlaube klar gekennzeichnet sein. Erst dann werden alle Missverständnisse vermieden und deine Kollegen wissen, wann sie mit dir rechnen können – und wann nicht.
Für das Abwesenheits- und Urlaubsmanagement gibt es keine native Funktion in Microsoft Teams. Diese lassen sich jedoch einfach** mit absentify nachrüsten**. Die App wird in wenigen Klicks direkt in Teams installiert und ist anschließend nicht mehr von der gewohnten Oberfläche zu unterscheiden.
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Während deiner Abwesenheit werden Einladungen zu Meetings usw. automatisch abgelehnt
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Lege alle Abwesenheitstypen an, die für dich wichtig sind (Urlaub, Schulung, Deepwork usw.)
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Lege eine Obergrenze dafür fest, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig abwesend sein dürfen
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Teile die Mitarbeiter in Abteilungen mit jeweils eigenen Grenzen ein
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Erhalte Warnungen bei Konflikten der Abwesenheits-Anträge
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Microsoft Teams Arbeitszeiten einstellen – Häufige Fragen und Antworten
Über den Autor
Anna Keller
Content Managerin bei absentify
Als Blogautorin bei absentify erklärt Anna Keller, wie Unternehmen Abwesenheiten, Urlaub und Arbeitszeiten effizient verwalten können. In ihren Artikeln verbindet sie HR-Praxis mit Microsoft 365-Tipps für Outlook und Teams und liefert Vorlagen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Softwarevergleiche für moderne, digitale Prozesse.
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