Microsoft Teams bietet mit der Schichten-App (englisch „Shifts“) ein Werkzeug, um Schichten zu erstellen, Mitarbeiter zuzuweisen und kurzfristige Änderungen zu verwalten.
In diesem Artikel erfährst du, wie du die Schichten-App in Microsoft Teams einrichtest, Teams und Mitarbeiter hinzufügst, Schichten anpasst und mit Änderungen umgehst.
Content Managerin bei absentify
Erste Einrichtung der Schichten-App in Microsoft Teams
Schichtplan in Teams erstellen & verwalten
Mitarbeiter dem Schichtplan zuweisen & Änderungen vornehmen
Urlaub oder Abwesenheiten in den Schichtplan eintragen
Urlaube und Schichten gemeinsam verwalten mit absentify
Schichtplan in Microsoft Teams – Häufige Fragen und Antworten
Wenn du Teams bereits nutzt, kannst du über folgende Schrittfolge die Schichten-App ergänzen. Stelle gleich zu Beginn sicher, dass du mit deinem Microsoft-Konto angemeldet bist.
Sobald du die Schichten-App geöffnet hast, wähle das gewünschte Team aus der Liste aus. Falls du mehrere Teams verwaltest, prüfe, ob die Schichtplanung für das richtige Team eingerichtet wird.
Standardmäßig haben Teambesitzer (Team-Owner) die Möglichkeit, Schichten zu erstellen und zu verwalten. Stelle sicher, dass du die Rolle Teambesitzer oder zumindest entsprechende Berechtigungen hast. Andernfalls frage deinen IT-Admin oder den bestehenden Teambesitzer nach den erforderlichen Zugriffsrechten.
Nachdem die Schichten-App eingerichtet ist und du alle Berechtigungen hast, kannst du die erste Schicht erstellen.
Desktop/Web:
Android/iOS:
In der Schichten-Ansicht siehst du eine kalenderartige Darstellung. Wähle in einer Zeile (Mitarbeiter) und einer Spalte (Datum) den gewünschten Tag aus, an dem du eine Schicht hinzufügen möchtest.
Gib der Schicht einen Namen, wähle Start- und Endzeit sowie Pausenzeiten. Du kannst optional Notizen hinzufügen.
Wenn sich Schichten wöchentlich oder monatlich wiederholen, vereinfachst du dir deine Arbeit durch die Verwendung von Vorlagen.
Wenn die Schicht angelegt ist, kannst du ihr Mitarbeiter zuweisen. Dies ist der letzte Schritt zum vollständigen Anlegen der Schicht in Teams.
Jeder, der der Schichtplanung zugewiesen wurde, erhält in Teams eine Benachrichtigung, wenn Änderungen stattfinden oder neue Schichten hinzugefügt werden.
In Microsoft Teams fehlt die Funktion für Abwesenheiten und Urlaub. Das heißt: Du kannst zwar die Schichten planen, siehst aber nicht, wer in der geplanten Zeit Urlaub beantragt oder bereits bestätigt bekommen hat. Auch andere Abwesenheiten wie Weiterbildungen sind in Teams nicht direkt einzutragen. Dafür gibt es zwei Lösungen:
Die App absentify wird in wenigen Klicks direkt in Teams installiert und ist anschließend nicht mehr von der gewohnten Oberfläche zu unterscheiden. Parallel zu den Schichten kann dein Team nun alle Urlaube, Urlaubswünsche und Abwesenheiten eintragen.
Beim Planen neuer Schichten siehst du die genehmigten Urlaube und Abwesenheiten deiner Teammitglieder. Das System nutzt diese Informationen, um korrekt zu berechnen, welche Dauer vom Urlaubskontingent abgezogen wird. Es wird also berücksichtigt, ob ein Tag im genehmigten Urlaubszeitraum ein Arbeitstag ist. Freie Tage (wie z.B. Wochenenden) werden dabei nicht vom Kontingent abgezogen.
Ja, Microsoft Teams Schichten kann mit Outlook-Kalendern synchronisiert werden. Dafür müssen Administratoren in den Teams-Einstellungen die Kalender-Synchronisation aktivieren. Sobald die Verbindung eingerichtet ist, erscheinen geplante Schichten automatisch im Outlook-Kalender der Mitarbeiter.
Nur Team-Administratoren oder Besitzer können einen kompletten Schichtplan löschen. Öffne die Schichten-App, wähle das gewünschte Team aus und klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü („…“). Dort findest du die Option Zeitplan löschen – dies entfernt alle Schichten des Teams unwiderruflich.
Ja, eine Schicht kann mehreren Personen zugewiesen werden. Erstelle eine Schicht und klicke auf Mitarbeiter zuweisen. Wähle dann mehrere Personen aus oder kopiere die Schicht und füge sie für andere Mitarbeiter ein.
Ja, Microsoft Teams sendet automatisch Benachrichtigungen an betroffene Teammitglieder, wenn eine Schicht hinzugefügt, geändert oder entfernt wird. Zusätzlich kann im Teams-Kanal eine manuelle Nachricht gesendet werden, um wichtige Updates hervorzuheben.
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