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Die Integration von timeghost mit absentify sorgt für eine nahtlose Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung für deine Benutzer. Diese Integration reduziert manuelle Aufgaben, verbessert die Genauigkeit von Berichten und optimiert Workflows.

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Vorteile der Integration

  • Verbesserte Genauigkeit: Automatische Datensynchronisierung minimiert manuelle Fehler.
  • Optimierte Prozesse: Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung werden für mehr Effizienz automatisiert.
  • Verbesserte Berichterstattung: Kombinierte Daten bieten bessere Einblicke für Analysen und Berichte.

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Vorbereitung der Integration

Wenn du dich per E-Mail (statt mit Microsoft 365) registriert hast, musst du zuerst deine E-Mail-Adresse bestätigen, bevor du timeghost verbinden kannst.

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1. Zeitzone festlegen

Stelle sicher, dass die Zeitzonen in timeghost und absentify übereinstimmen, um Abweichungen bei Abwesenheiten und Arbeitszeiten zu vermeiden:
  1. Klicke in timeghost oben rechts auf dein Profilbild, wähle My Profile aus dem Dropdown und setze die Zeitzone so, dass sie mit den Einstellungen in absentify übereinstimmt.
  2. Navigiere in absentify zu Einstellungen > Benutzer > Standard-Benutzereinstellungen und prüfe, ob die Unternehmenszeitzone korrekt eingestellt ist.

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2. Standard-Arbeitszeiten einrichten

Stelle sicher, dass der Zeitplan jedes Benutzers in timeghost mit dem Zeitplan in absentify übereinstimmt. Für beide Systeme empfehlen wir, die Standard-Arbeitszeiten auf Workspace-Ebene zu definieren und diese standardmäßig auf Benutzer anzuwenden.
  1. Gehe in timeghost zu Einstellungen > Arbeitszeiten > Arbeitsplan und konfiguriere deine Standard-Arbeitszeiten.
  2. In absentify kannst du die unternehmensweiten Arbeitszeiten mithilfe dieser Anleitung anpassen.

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3. Benutzer hinzufügen und Zeitpläne bei Bedarf anpassen

Stelle sicher, dass alle Benutzer, deren Abwesenheiten aus absentify synchronisiert werden sollen, auch in timeghost angelegt sind:
  1. Gehe in timeghost zu Einstellungen > Team > Benutzer einladen. Beim Hinzufügen eines neuen Benutzers steht der im vorherigen Schritt konfigurierte Standard-Arbeitszeitplan zur Verfügung.
Um ihn zu aktivieren, gehe zu Einstellungen > Team, klicke auf das Stiftsymbol neben dem Benutzer, öffne den Tab Arbeitsplan und aktiviere den Zeitplan. Die Werte werden aus den Workspace-Standardeinstellungen übernommen. Passe den Zeitplan bei Bedarf an, zum Beispiel für Teilzeitkräfte.
  1. Folge in absentify der Anleitung zum Hinzufügen von Benutzern und sieh dir für weitere Details den Abschnitt Zeitplan eines Benutzers einrichten an.

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Integration einrichten

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Schritt 1: Melde dich bei absentify an

Melde dich hier bei deinem absentify-Konto an und stelle sicher, dass du Admin-Rechte hast.
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Schritt 2: Zu Integrationen navigieren

Gehe im absentify-Dashboard zum Bereich Integrationen, um alle Drittanbieter-Verbindungen zu verwalten.
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Schritt 3: Wähle die timeghost-Integration

Finde und wähle in der Liste die Option timeghost-Integration.
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Schritt 4: Verbindung autorisieren

  1. Klicke auf Konfiguration > Neue timeghost-Synchronisierung hinzufügen.
  2. Autorisiere die Verbindung zwischen absentify und timeghost. Du kannst mehrere Synchronisierungen für verschiedene Arbeitsbereiche oder Abteilungen erstellen.
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Schritt 5: Verbindung anpassen

  1. Benenne die Verbindung.
  2. Wähle die Abteilungen, die synchronisiert werden sollen. Die ausgewählten Abteilungen gelten für alle Benutzer innerhalb dieser Abteilungen. Für alle enthaltenen Benutzer werden genehmigte Abwesenheiten automatisch in timeghost erstellt und als Abwesenheitszeit erfasst. Ist eine ausgewählte Abteilung auf Nur Manager und Genehmiger gesetzt, zeigt absentify eine Warnung: Die Abwesenheiten werden trotzdem nach timeghost geschrieben. Siehe Abwesenheits-Privatsphäre.
  3. Wähle die Abwesenheitstypen aus, die synchronisiert werden sollen. Die Synchronisierung gilt sowohl für einzelne Abwesenheitsanträge als auch für wiederkehrende Abwesenheiten. Abwesenheiten unsichtbarer Manager werden nicht in die timeghost-Arbeitsbereiche der Abteilung synchronisiert.
Bitte beachte, dass bei wiederkehrenden Abwesenheiten nur Termine synchronisiert werden, die bereits begonnen haben. Zukünftige Vorkommen werden nicht im Voraus übertragen. Wenn du beispielsweise eine wiederkehrende Abwesenheit für jeden Montag einrichtest, wird der jeweilige Termin erst am entsprechenden Montag synchronisiert, wenn er tatsächlich stattfindet. Zukünftige Termine werden nicht vorab übertragen, da sie in absentify noch geändert, storniert oder gelöscht werden könnten.
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Schritt 6: API-Schlüssel hinzufügen

  1. Gehe in timeghost zu Mein Profil und kopiere den API-Schlüssel.
  2. Füge den API-Schlüssel in die absentify-Konfiguration ein und klicke auf Weiter.
Wichtig: Wenn du deinen API-Schlüssel in timeghost aktualisierst oder neu generierst, wird die Verbindung zwischen absentify und timeghost unterbrochen und Abwesenheiten werden nicht mehr synchronisiert. Du musst keine neue Integration erstellen. Gehe einfach in absentify zu Einstellungen > Integrationen > timeghost > Bearbeiten und füge den neuen API-Schlüssel in die bestehende Verbindung ein. Dadurch wird die Synchronisierung wiederhergestellt.
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Schritt 7: Einstellungen konfigurieren

  1. Lege fest, wie Abwesenheiten aus absentify mit timeghost synchronisiert werden sollen.
  2. Wähle den timeghost-Arbeitsbereich und entscheide, ob auch vergangene Abwesenheiten einbezogen werden sollen.
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Schritt 8: Integration testen

Teste die Integration, um sicherzustellen, dass die Datensynchronisierung korrekt funktioniert. Überprüfe, ob Abwesenheiten aus absentify in timeghost genau reflektiert werden.
Um im Detail nachzuvollziehen, was wann und wie synchronisiert wurde, kannst du die Microsoft-Sync-Logs einsehen.
Bitte beachte, dass in absentify hinterlegte Feiertage nicht mit timeghost synchronisiert werden. Feiertage müssen in timeghost separat gepflegt werden, um eine korrekte Zeiterfassung und Auswertung sicherzustellen.

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Integration verwalten

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Gelöschte Abwesenheiten verwalten

Wenn ein Urlaubsantrag, der bereits synchronisiert wurde, in absentify gelöscht wird, wird der entsprechende Eintrag in timeghost ebenfalls automatisch gelöscht.
So stellst du sicher, dass beide Systeme vollständig synchronisiert bleiben und keine veralteten oder falschen Einträge in timeghost bestehen bleiben.

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Eine timeghost-Verbindung löschen

  1. Navigiere zu Einstellungen > Integrationen.
  2. Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben der Verbindung, die du entfernen möchtest.
  3. Wähle aus, ob du alle zuvor synchronisierten Einträge behalten oder löschen möchtest, bevor du bestätigst. Achte darauf, die richtige Option auszuwählen, da dies nicht rückgängig gemacht werden kann. Wenn du unsicher bist, orientiere dich an unseren Best Practices unten: