Mit der Out-of-Office-Funktion von absentify kannst du automatische Abwesenheitsnachrichten für deine Mitarbeitenden zentral verwalten und konfigurieren. Diese Funktion sorgt für eine klare und einheitliche Kommunikation, indem Vorlagen direkt in den Outlook-Einstellungen der Mitarbeitenden angewendet werden.
Hinweis: Im Plus-Plan können Administratoren Vorlagen für alle Mitarbeitenden festlegen und verwalten. In anderen Plänen können Mitarbeitende ihre Abwesenheitsnachrichten individuell konfigurieren. Die Anleitung für Mitarbeitende findest du hier.

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Vorteile der zentralen Verwaltung

  • Einheitlichkeit: Sicherstellung einer konsistenten Kommunikation für alle Mitarbeitenden.
  • Kontrolle: Admins können Mitarbeitenden die Bearbeitung von Vorlagen untersagen, um einen professionellen Ton beizubehalten.
  • Automatisierung: Vorlagen werden automatisch zu Beginn der Abwesenheit aktiviert und nach deren Ende deaktiviert.
  • Personalisierung: Nutze Platzhalter, um Nachrichten für Mitarbeitende zu individualisieren, während ein Standardformat erhalten bleibt.
Wichtig: absentify setzt die Out-of-Office-Nachrichten in Outlook, jedoch können Mitarbeitende diese Einstellungen manuell in Outlook ändern oder deaktivieren. absentify hat darauf keinen Einfluss.

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Voraussetzungen

  1. Plus-Plan: Diese Funktion ist nur im Plus-Plan verfügbar.
  2. Microsoft Tenant Admin-Rechte: Für die Aktivierung dieser Funktion lies den Leitfaden zu den Out-of-Office-Berechtigungen.
absentify nutzt die Microsoft Graph API mit der Berechtigung Mail.ReadWrite. Diese Berechtigung wird ausschließlich zur Konfiguration der Out-of-Office-Nachrichten verwendet; andere Daten aus den Postfächern werden nicht abgerufen oder gespeichert.

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Automatische Out-of-Office-Nachrichten einrichten

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Schritt 1: Einstellungen für Out-of-Office aufrufen

  1. Melde dich bei absentify an und navigiere zu Einstellungen > Integrationen > Outlook Out-of-Office.
  2. Klicke auf Konfiguration.

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Schritt 2: Nutzer und Abwesenheitstypen auswählen

  1. Wähle die Mitarbeitenden aus, für die du Out-of-Office-Nachrichten einrichten möchtest.
    • Alle ausgewählten Mitarbeitenden verwenden dieselbe Vorlage für den gewählten Abwesenheitstyp.
  2. Wähle den Abwesenheitstyp, mit dem die Out-of-Office-Vorlage verknüpft werden soll.
    • Zusätzliche Vorlagen können für andere Abwesenheitstypen erstellt werden.

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Schritt 3: Vorlage erstellen

  1. Verfasse die internen und externen Out-of-Office-Nachrichten. Du kannst Platzhalter verwenden, um Details dynamisch einzufügen:
    • Basis-Platzhalter:
      • {{startDate}}: Startdatum der Abwesenheit.
      • {{startTime}}: Startzeit der Abwesenheit.
      • {{dateOfReturn}}: Rückkehrdatum.
      • {{timeOfReturn}}: Rückkehrzeit.
      • {{name}}: Vollständiger Name des Mitarbeitenden.
    • Genehmiger-Platzhalter:
      • {{approverName}}: Name der Führungskraft, die die Abwesenheit genehmigt hat.
      • {{approverMail}}: E-Mail-Adresse der Führungskraft.
      • Für spezifische Genehmiger: Nutze {{approverName[1]}}, {{approverMail[1]}} usw., um einzelne Genehmiger in der Reihenfolge zu adressieren.
Platzhalter werden automatisch mit spezifischen Abwesenheitsdetails gefüllt, wenn die Nachricht angewendet wird.

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Schritt 4: Nachricht testen und überprüfen

  1. Verwende die Vorschau, um die Nachricht zu überprüfen.
  2. Klicke auf Test-E-Mail senden, um die Nachricht in deinem Posteingang zu sehen.

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Schritt 5: Externe Antworten konfigurieren

  1. Aktiviere Antworten für externe Kontakte, indem du Antworten außerhalb der Organisation senden auswählst.
  2. Beschränke Antworten auf Kontakte, indem du Antworten nur an Kontakte senden auswählst.

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Schritt 6: Anpassung durch Mitarbeitende erlauben oder einschränken

  1. Entscheide, ob Mitarbeitende ihre Out-of-Office-Nachrichten anpassen dürfen:
    • Aktiviere die Anpassung, indem du das Kästchen auswählst.
    • Deaktiviere die Anpassung, um die admin-definierte Vorlage zu erzwingen.

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Fehlerbehebung

  • Unzustellbare Antworten: Kann absentify keine Out-of-Office-Nachricht setzen, erhält der Mitarbeitende eine E-Mail, um die Nachricht manuell zu konfigurieren. Admins werden ebenfalls über Probleme informiert.
  • Manuelle Änderungen: Wenn Mitarbeitende die Nachricht direkt in Outlook ändern oder deaktivieren, kann absentify sie erst bei der nächsten Abwesenheit erneut anwenden.