Freigegebene Kalender synchronisieren

Die Synchronisierung freigegebener Kalender in absentify ermöglicht eine nahtlose Integration von Abwesenheitsdaten in Microsoft Outlook-Gruppenkalender oder Teams-Gruppenkalender. Diese Anleitung erklärt alles von der Erstellung und Freigabe von Kalendern bis hin zur Synchronisierung von Abwesenheiten mit den leistungsstarken Funktionen von absentify.

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Vorteile der Synchronisierung freigegebener Kalender

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Verbesserte Übersicht und Flexibilität

Standardmäßig synchronisiert absentify Abwesenheiten direkt mit den persönlichen Kalendern der Mitarbeitenden und bietet eine Teamübersicht in der App. Die Synchronisierung freigegebener Kalender bietet jedoch:

• Die Möglichkeit, Abwesenheiten in freigegebene Outlook-Kalender oder Teams-Gruppenkalender zu synchronisieren.
• Optionen, Abwesenheiten auf gemeinsamen Bildschirmen wie in Bürolobbys oder Gemeinschaftsräumen anzuzeigen.

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Anpassung an vertraute Arbeitsabläufe

Ideal für Organisationen, die traditionelle freigegebene Kalender zusätzlich zu den App-basierten Funktionen von absentify nutzen möchten:

• Zentrale Übersicht über Teamabwesenheiten beibehalten.
• Vereinfachte Abwesenheitsverwaltung für Abteilungen oder Projekte.

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Automatisiert und konfigurierbar

Automatisiere Updates zu Abwesenheiten in freigegebenen Kalendern und passe sie individuell an, z. B. durch die Synchronisierung nur genehmigter Abwesenheiten oder bestimmter Abwesenheitstypen.

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Freigegebene Kalender einrichten

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Schritt 1: Outlook-Kalendersynchronisierung aktivieren

Befolge die Anweisungen im Leitfaden zur Outlook-Kalendersynchronisierung, um die Kalendersynchronisierung in deinen Microsoft 365-Admin-Einstellungen zu aktivieren.

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Schritt 2: Freigegebene Kalender konfigurieren

1. Gehe zu Einstellungen > Integrationen > Kalender-Synchronisierung.

2. Klicke auf Neue Kalendersynchronisierung hinzufügen.

3. Benenne den Kalender, gib eine Beschreibung an und klicke auf Weiter.

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Schritt 3: Synchronisierungstyp auswählen

Wähle eine der folgenden Optionen:

• Freigegebener Outlook-Kalender: Synchronisiert Abwesenheiten automatisch mit einem freigegebenen Outlook-Kalender.
• iCal-Einladungen: Abwesenheiten werden als E-Mail-Einladungen versendet und können manuell zu Kalendern hinzugefügt werden.

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Schritt 4: Abteilungen zuweisen

1. Wähle aus, welche Abteilungen mit dem freigegebenen Kalender synchronisiert werden sollen.

2. Entferne Abteilungen, indem du auf das X neben ihrem Namen klickst.

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Schritt 5: Abwesenheitstypen konfigurieren

1. Wähle aus, welche Abwesenheitstypen im freigegebenen Kalender angezeigt werden sollen.

2. Aktiviere den Nur genehmigte Abwesenheiten-Schalter, um nur genehmigte Abwesenheiten zu synchronisieren.

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Schritt 6: Speichern und in Outlook anzeigen

1. Klicke auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen.
2. Öffne deinen Outlook-Kalender, um die synchronisierten Abwesenheiten anzuzeigen.

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Kalender in Outlook erstellen, teilen und hinzufügen

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Kalender erstellen

1. Melde dich in deinem Outlook-Kalender an und wähle Kalender hinzufügen aus dem linken Menü.

2. Wähle Neuen leeren Kalender erstellen und gib Details an:

   • Kalendername (z. B. “Teamabwesenheiten”).
   • Farbe und Symbol (optional) zur leichteren Identifizierung.
   • Zu Gruppe hinzufügen für die Gruppierung.

3. Klicke auf Speichern, um den Kalender hinzuzufügen, der unter Meine Kalender erscheint.

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Outlook-Kalender teilen

1. Suche den Kalender, den du teilen möchtest, klicke auf die drei Punkte und wähle Kalender freigeben.

2. Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und wähle die Berechtigungen aus (z. B. “Kann alle Details anzeigen”).

3. Klicke auf Senden. Der Empfänger erhält eine Einladung, den Kalender zu akzeptieren, der dann in dessen Outlook-Ansicht erscheint.

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Einen freigegebenen Kalender hinzufügen

Falls ein Kollege dir seinen Kalender teilt, kannst du ihn wie folgt hinzufügen:

1. Melde dich bei Outlook Exchange an und wähle Kalender hinzufügen > Aus Verzeichnis.

2. Suche nach dem Kalender des Nutzers und lege fest, zu welcher Kalendergruppe er hinzugefügt werden soll (z. B. “Meine Kalender”).

3. Klicke auf Hinzufügen, um den Kalender zu speichern.

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Freigegebene Kalender in Microsoft Teams anzeigen

Mit der neuen Unified M365 Calendar App kannst du freigegebene Kalender nahtlos in Microsoft Teams integrieren. Diese Funktion ist ideal, um Abwesenheiten in freigegebenen Kalendern zusammen mit der Teamübersicht in der absentify-App anzuzeigen.

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Einen freigegebenen Kalender mit der Unified M365 Calendar App hinzufügen

1. Microsoft Teams öffnen: Starte die Teams-App auf deinem Gerät.
2. Zum Kalenderbereich navigieren: Öffne im linken Navigationsmenü den Bereich Kalender.
3. Unified M365 Calendar App aufrufen:
   • Suche nach der Unified M365 Calendar App oder finde sie im App-Katalog.
   • Wenn die App nicht installiert ist, folge den Anweisungen zur Installation.
4. Freigegebene Kalender hinzufügen:
   • Wähle in der App die Option zum Hinzufügen oder Anzeigen freigegebener Kalender.
   • Wähle den gewünschten Kalender aus (z. B. einen Abteilungskalender oder Teamkalender).
5. Anzeigen und interagieren:
   • Der freigegebene Kalender wird nun in Teams angezeigt und ist neben deinem persönlichen Kalender zugänglich.

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Beispielanwendungen für die Integration in Teams

• Anzeigen auf gemeinsamen Bildschirmen: Nutze die Teams-App, um Abwesenheiten auf Bildschirmen in Gemeinschaftsbereichen wie Lobbys oder Pausenräumen anzuzeigen.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Ermögliche Teammitgliedern, Abwesenheiten auf Abteilungsebene direkt in Teams einzusehen und die Terminplanung zu vereinfachen.

Mit der Unified M365 Calendar App kannst du die Abwesenheitsübersicht in deinem Unternehmen optimieren und die Zusammenarbeit auf allen Plattformen erleichtern.