Von Friction to Flow — Wie GISpartner mit absentify das Abwesenheitsmanagement für 180 Mitarbeiter vereinfachte
Die Herausforderung
GISpartner, ein führendes polnisches GIS-Technologieunternehmen mit fast 200 Mitarbeitern, hatte Probleme mit Papierformularen und einem einfachen WordPress-Plugin zur Verwaltung der Urlaubstage von Mitarbeitern über Abteilungen und funktionsübergreifende Projektteams hinweg.
Unsere Lösung
Das Unternehmen implementierte absentify, ein intuitives Urlaubsmanagement-Tool mit umfassender Integration von Microsoft Teams und Outlook, um Genehmigungen zu optimieren, die Sichtbarkeit zu verbessern und hybrides Arbeiten zu unterstützen.
Das Ergebnis
Absentify beschleunigte Urlaubsgenehmigungen, reduzierte Fehler und integrierte die Echtzeit-Verfügbarkeitsverfolgung in die täglichen Abläufe. Das spart Managern und Mitarbeitern Zeit und verbessert gleichzeitig die Koordination.
Abwesenheitsmanagement im großen Maßstab
Die Koordination der Freizeit für ein Unternehmen mit 180 Mitarbeitern ist nie einfach. Einige Mitarbeiter haben traditionelle Verträge, andere haben Verträge zwischen Unternehmen, und viele arbeiten an mehreren Projekten, die von verschiedenen Managern geleitet werden. Hinzu kommen Telearbeit und enge Projektfristen, und die Herausforderungen vervielfachen sich.
Das war die Realität für GIS-Partner, einer der führenden Anbieter von Geoinformationssystemen in Polen. Vor der Entdeckung von absentify bestand ihr Abwesenheitsmanagement aus einer Mischung aus Papierformularen, einem WordPress-Plugin und wachsender Frustration.
Über GISpartner
GISpartner liefert seit über zwei Jahrzehnten fortschrittliche GIS-Lösungen. Das Unternehmen unterstützt sowohl öffentliche Einrichtungen als auch private Unternehmen mit Geoanalysen, maßgeschneiderten Plattformen und digitaler Kartografie.
Ihre Team von 180 Mitarbeitern arbeitet in vier Städten und folgt einer hybriden Organisationsstruktur, in der Abteilungsteams mit dynamischen, funktionsübergreifenden Projektgruppen kombiniert werden. Eine solche Komplexität erfordert einen guten Überblick über die Personalbesetzung, eine zuverlässige Kommunikation und Klarheit in Echtzeit darüber, wer wann verfügbar ist.
“„Absentify ist eine einfach zu implementierende, kostengünstige Lösung zur Verwaltung von Absenzen in Ihrem Unternehmen; alles innerhalb der Microsoft Teams-Umgebung. Ihre Mitarbeiter, Manager und Ihr HR-Team werden es wirklich lieben."”
Die Herausforderung: Dem Papier und den Steckdosen entwachsen
Wie viele wachsende Unternehmen begann GISpartner mit Urlaubsanträgen auf Papier. Dies erwies sich schnell als unhaltbar, als das Unternehmen expandierte und auf hybrides Arbeiten umstieg.
- Genehmigungsengpässe: Abteilungsleiter bestätigten Abwesenheiten, aber auch Projektmanager benötigten Transparenz, um die Projekte auf Kurs zu halten.
- Komplexe Strukturen: Mitarbeiter gehörten oft sowohl Abteilungen als auch Projekten an, was zu überlappenden Genehmigungsketten führte.
- Verschiedene Regeln: Mitarbeiter, die arbeitsrechtlich beschäftigt waren, hatten andere Ansprüche als Mitarbeiter im Rahmen von B2B-Verträgen.
- Komplikationen bei der Telearbeit: Physische Dokumente wurden unpraktisch, ineffizient und fehleranfällig.
Ein Intranet-Plugin bot begrenzte Verbesserungen, war jedoch nicht für das Abwesenheitsmanagement in großem Maßstab konzipiert. Terminengpässe, insbesondere in den Hauptferienzeiten, waren unvermeidlich.
Die Lösung
Während der Pandemie wurde Microsoft Teams zum wichtigsten Kommunikationskanal von GISpartner. Das Team begann, nach einem Tool zu suchen, das fernbedienbar, einfach zu implementieren und nahtlos in Microsoft 365 integriert.
„Wir haben bei Google gesucht und absentify gefunden. Wir haben es mit einer kleinen Pilotgruppe versucht, und ehrlich gesagt lief es sehr gut. Schon nach ein paar Wochen haben wir es im gesamten Unternehmen eingeführt."
Die Einführung war unkompliziert: Die Einrichtung dauerte nur wenige Stunden, wobei die meiste Zeit für die Eingabe der Zulagen für 180 Mitarbeiter aufgewendet wurde.
„Was bei der Einrichtung wirklich wichtig war, war, wie flexibel absentify war. Wir konnten es an unsere Bedürfnisse anpassen."
Das Onboarding verlief ebenso reibungslos. Ein kurzer interner Leitfaden reichte aus, um den Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, und die Einführung folgte wie von selbst.
Wichtigste Ergebnisse
- Schnellere, reibungslosere Freistellungsgenehmigungen zwischen Abteilungen und Projektteams
- Verfügbarkeitsverfolgung in Echtzeit, eingebettet in Microsoft Teams
- Weniger Fehler und verpasste Updates
- Erhöhte Transparenz in Zeiten mit hoher Nachfrage wie der Urlaubszeit
- Starke Mitarbeiterakzeptanz und positives Feedback
Weitere Fallstudien
Ersetzen Sie die manuelle Urlaubserfassung in globalen Teams in weniger als einer Woche durch ein von Microsoft integriertes HR-Tool
Wie Productle das Urlaubsmanagement mit absentify reibungslos gestaltet hat
Von Friction to Flow — Wie GISpartner mit absentify das Abwesenheitsmanagement für 180 Mitarbeiter vereinfachte
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