De la friction à la fluidité — Comment GISPartner a simplifié la gestion des absences pour 180 collaborateurs avec absentify
Le défi
GISPartner, un acteur majeur polonais de la technologie SIG comptant près de 200 collaborateurs, peinait avec des formulaires papier et un simple plugin WordPress pour gérer les congés des collaborateurs entre les départements et les équipes projets transverses.
Notre solution
L'entreprise a déployé absentify, un outil intuitif de gestion des congés avec une intégration poussée de Microsoft Teams et Outlook, pour fluidifier les approbations, améliorer la visibilité et accompagner le travail hybride.
Le résultat
absentify a accéléré les approbations de congés, réduit les erreurs et intégré le suivi de la disponibilité en temps réel dans les routines quotidiennes, faisant gagner du temps aux managers et aux collaborateurs tout en améliorant la coordination.
La gestion des absences à grande échelle
Coordonner les congés dans une entreprise de 180 personnes n'est jamais simple. Certains collaborateurs ont des contrats traditionnels, d'autres des accords interentreprises, et beaucoup travaillent sur plusieurs projets dirigés par différents responsables. Ajoutez le télétravail et des délais de projet serrés, et les défis se multiplient.
C'était la réalité de GISPartner, l'un des principaux fournisseurs de Systèmes d'Information Géographique en Pologne. Avant de découvrir absentify, leur gestion des absences reposait sur un mélange de formulaires papier, un plugin WordPress et une frustration croissante.
À propos de GISPartner
GISPartner fournit des solutions SIG avancées depuis plus de deux décennies. L'entreprise accompagne aussi bien les institutions publiques que les entreprises privées avec des analyses géospatiales, des plateformes sur mesure et de la cartographie numérique.
Leur équipe de 180 collaborateurs opère dans quatre villes et suit une structure organisationnelle hybride, combinant des équipes départementales avec des groupes de projets transversaux et dynamiques. Une telle complexité exige une bonne visibilité sur les effectifs, une communication fiable et une clarté en temps réel sur la disponibilité de chacun.
“« Absentify est une solution simple à déployer et économique pour gérer les absences dans toute votre entreprise, le tout dans l'environnement Microsoft Teams. Vos collaborateurs, managers et équipe RH vont vraiment l'adorer. »”
Le défi : Dépasser le papier et les plugins
Comme beaucoup d'entreprises en croissance, GISPartner a commencé avec des demandes de congés sur papier. Cela est rapidement devenu ingérable lorsque l'entreprise s'est développée et est passée au travail hybride.
- Goulots d'approbation : Les responsables de département validaient les absences, mais les chefs de projet avaient aussi besoin de visibilité pour maintenir les projets sur les rails.
- Structures complexes : Les collaborateurs appartenaient souvent à la fois à un département et à un projet, créant des chaînes d'approbation chevauchantes.
- Règles différentes : Les salariés sous contrat de travail avaient des droits différents de ceux sous contrats B2B.
- Complications liées au télétravail : Les documents physiques devenaient impraticables, inefficaces et sources d'erreurs.
Un plugin intranet avait apporté des améliorations limitées mais n'était pas conçu pour la gestion des absences à grande échelle. Les goulots d'étranglement dans la planification, notamment pendant les périodes de congés, étaient inévitables.
La solution
Pendant la pandémie, Microsoft Teams est devenu le principal canal de communication de GISPartner. L'équipe a commencé à chercher un outil adapté au travail à distance, facile à déployer et parfaitement intégré à Microsoft 365.
« Nous avons cherché sur Google et trouvé absentify. Nous l'avons testé avec un petit groupe pilote, et honnêtement, ça s'est très bien passé. En quelques semaines seulement, nous l'avons déployé dans toute l'entreprise. »
Le déploiement a été simple : la configuration n'a pris que quelques heures, le plus long ayant été la saisie des droits à congés pour 180 collaborateurs.
« Ce qui comptait vraiment lors de la mise en place, c'est la flexibilité d'absentify. Nous avons pu l'adapter à nos besoins. »
L'intégration des utilisateurs s'est déroulée tout aussi facilement. Un court guide interne a suffi pour que les collaborateurs prennent l'outil en main, et l'adoption a suivi naturellement.
Résultats clés
- Approbations de congés plus rapides et plus fluides entre départements et équipes projet
- Suivi de la disponibilité en temps réel intégré à Microsoft Teams
- Moins d'erreurs et de mises à jour manquées
- Transparence accrue pendant les périodes de forte demande comme la saison des vacances
- Forte adoption par les collaborateurs et retours positifs
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