Ersetzen Sie die manuelle Urlaubserfassung in globalen Teams in weniger als einer Woche durch ein von Microsoft integriertes HR-Tool

Die Herausforderung

Territorium, ein globales Unternehmen für Bildungstechnologie mit über 12 Millionen Nutzern, hatte Schwierigkeiten, die Urlaubstage seiner Mitarbeiter mithilfe von Tabellenkalkulationen in mehreren Ländern manuell zu verwalten

Unsere Lösung

Absentify wurde eingeführt, eine in Microsoft integrierte und benutzerfreundliche Urlaubsverwaltungsplattform

Das Ergebnis

Reduzierte ihren Verwaltungsaufwand um 70%, verbesserte die teamübergreifende Transparenz und beseitigte Tabellenkalkulationsfehler

Überblick

Stellen Sie sich vor, Sie verwalten Urlaube und Abwesenheiten von Mitarbeitern in einer Excel-Tabelle. Es ist nichts weniger als der schlimmste Albtraum der Personalabteilung. Wenden Sie diese Vorstellung nun auf ein Unternehmen an, das in mehreren Ländern präsent ist und Millionen von Menschen bedient. Klingt hektisch, oder? Damit hatte Territorium zu tun, bevor Absentify ins Spiel kam. Wir haben uns mit Mariela Flores, Leiterin für Talentgewinnung und -entwicklung bei Territorium, getroffen, um darüber zu sprechen, wie ihr Team von Tabellenkalkulationen auf Absentify umgestellt hat und warum dieser Schritt die Spielregeln für ihr Unternehmen verändert hat.

Über den Kunden

Territorium ist ein globales Unternehmen mit über 12 Millionen Verbrauchern. Es hilft Lernenden auf der ganzen Welt dabei, ihre Ausbildung und Fähigkeiten nachzuverfolgen und sie gleichzeitig mit Karrieren zu verbinden. Da Bildungseinrichtungen, Lernende und Personalorganisationen die Lösungen des Unternehmens nutzen, benötigt das Unternehmen ein großes Team für die Verwaltung seiner Abläufe.

Die internen HR-Prozesse mussten diesem Grad an Komplexität gerecht werden, insbesondere im Hinblick auf das Urlaubsmanagement. Dies war jedoch bei Territorium nicht der Fall.

“„[absentify] hilft uns, Fehler oder Missverständnisse mit allen Kollegen oder Personen zu vermeiden, die einbezogen werden sollten, wenn jemand um Urlaub bittet, weil sie alle an der Benachrichtigung des Genehmigenden beteiligt sind. Wir lieben es, um ehrlich zu sein."”

Mariela Flores

Leiter der Talentakquise und -entwicklung

Die Herausforderung

Die größte Herausforderung, mit der Territorium bei der Urlaubsverwaltung konfrontiert war, war der manuelle Prozess. Mariela erzählte uns: „Wir haben Excel verwendet, wo wir alle Mitarbeiter haben, und wir haben die Anzahl der Tage, die ihnen zur Verfügung stehen, manuell berechnet, weil wir Mitarbeiter in allen Ländern der Welt haben. Es war einfach so, also diese Person wird, ich weiß nicht, am 20. Juli 20 Tage Urlaub haben. Also müssen wir eine Erinnerung in den Kalender schreiben, dann die Tage zur Excel-Tabelle hinzufügen und uns einfach registrieren."

Wenn ein Mitarbeiter in Mexiko Urlaub beantragt, kann dies in einer Datei aufgezeichnet werden. Wenn ein Kollege in Kolumbien dasselbe tat, ging es an einen anderen. Der Prozess umfasste das Überprüfen von Kalendern, das Überprüfen von E-Mails, das Aktualisieren mehrerer Tabellen und das immer wieder.

„Um ehrlich zu sein, hat es uns viel Zeit gekostet, weil wir viele Laken haben", fügte Mariela hinzu.

Das Problem mit der manuellen Urlaubsverwaltung bei Territorium war nicht nur die schiere Zeit, die es in Anspruch nahm. Es mussten auch mehrere Personen in den Prozess einbezogen werden, dieselben Personen, die andere, wichtigere Aufgaben hätten erledigen können.

Mariela erinnerte sich, dass zu einem Zeitpunkt vier bis fünf Personen beteiligt waren. Sie sagte: „Ja, es waren einige Leute, die ihre E-Mail an mich oder vielleicht an meinen Manager oder vielleicht an meinen Kollegen geschickt haben. Also war es einfach so, okay, hat er dir eine E-Mail geschickt, oder wurde sie an mich geschickt? Lass uns registrieren."

Dann gab es viel Verwirrung in Bezug auf die Kommunikation. Ein Mitarbeiter könnte einem Manager eine Nachricht senden, einem anderen eine E-Mail senden und die Personalabteilung nach der ursprünglichen Anfrage suchen lassen.

„Es gab viele Gelegenheiten, einen menschlichen Fehler zu begehen." Mariela teilte.

Die Lösung

Mariela erzählte uns, dass die Suche ihres Unternehmens nach einer besseren Lösung bei Google begann. Sie waren auf der Suche nach einer Lösung, die mit Teams funktioniert, und absentify entsprach den Kriterien. In ihren Worten: „Es war super einfach. Es war billig und akzeptabel für das Geld, das wir hatten. Also wir lieben das."

Vom ersten Treffen an schien die Entscheidung offensichtlich. Territorium musste nicht nach weiteren Optionen suchen, da Absentify einfach zu verstehen und leicht zu starten war.

Trotz der Komplexität ihrer vorherigen Konfiguration fiel es Territorium leicht, auf Absentify umzusteigen. Mariela erzählte uns, dass es „einfach, schnell und sehr freundlich" sei.

Sie fügte hinzu: „Es war ziemlich einfach, weil wir die Feiertage und Urlaubstage festgelegt haben. Es könnte ein halber Tag, ein ganzer Tag, Vaterschaftsurlaub oder Mutterschaftsurlaub sein. Im Grunde waren also alle Informationen bereits auf Absentify hochgeladen, und es war wirklich freundlich und sehr einfach."

Das Unternehmen hatte auch keine Probleme, seine Mitarbeiter auf die Plattform zu integrieren. Wir haben ihnen ein Onboarding-Video zur Verfügung gestellt, das sie mit ihren Mitarbeitern teilen konnten. Laut Mariela war es für alle „super einfach", absentify einzurichten und zu verwenden.

Veränderung kann schwierig sein, aber in diesem Fall war sie es wirklich nicht. Das HR-Team lud alle notwendigen Informationen hoch, und die Mitarbeiter konnten ohne zusätzliche Schulung oder Einrichtung mit dem Einreichen von Urlaubsanträgen beginnen.

Einer der Faktoren, die Territorium bei der Auswahl der Urlaubsverwaltungssoftware berücksichtigte, war die Integration. Das Tool der Wahl muss in Microsoft oder Outlook integriert werden können. Gut für sie, absentify unterstützt die Microsoft Suite-Integration.

Infolgedessen „war es einfach, die Informationen einfach mitzunehmen; einfach hochladen und alles lief", teilte Mariela mit.

Unabhängig von der Plattform kann der Kundensupport die Erfahrung der Benutzer damit verbessern oder beeinträchtigen. Zum Glück für Territorium war das Support-Team von absentify immer da, um dem Unternehmen bei allen Fragen und Anfragen zur Seite zu stehen.

Mariela teilte mit: „Sie nehmen sich nicht zu viel Zeit, um zu antworten, und sie sind immer bereit, Feedback zu hören." Noch besser ist, dass das Support-Team über die Plattform und per E-Mail erreichbar ist. So kann das Unternehmen die bevorzugte Kommunikationsmethode wählen.

Das Beste daran ist, dass alles, was Territorium braucht, bereits auf der Plattform ist. Sie können es einfach nachschlagen und eine leicht verfügbare Ressource finden. In Marielas Worten: „Obwohl der Kundenservice immer da ist, um zu helfen, sind die Chancen, ihn zu kontaktieren, ziemlich gering."

Die Ergebnisse

Seit der Umstellung auf Absentify hat Territorium deutliche Verbesserungen in allen Personalabteilungen verzeichnet. Was früher mehrere Personen und Stunden manueller Arbeit erforderte, ist zu einer optimierten Aufgabe für zwei Personen geworden, die vollständige Transparenz und Automatisierung bietet.

Eine der größten Verbesserungen für Territorium war die Verringerung der Arbeitsbelastung. Vor Absentify kümmerten sich vier oder fünf Personen um die Verwaltung der Urlaubstage. Jetzt sind es nur noch Mariela und eine andere Kollegin. Diese Veränderung hatte große Auswirkungen.

Mit nur zwei Administratoren werden Urlaubsanträge zentralisiert, der Kontext für zusätzliche oder weniger Urlaubstage ist leicht zugänglich und jeder Kalender bleibt auf dem neuesten Stand. Sie müssen nicht mehr herumfragen oder E-Mails durchsuchen, da sich alles an einem Ort befindet.

Absentify ermöglichte es auch, dass jeder sehen konnte, wer beurlaubt war. Mariela teilte mit: „Immer wenn Sie den Urlaub auf Absentify setzen und er registriert ist, wird automatisch eine Verbindung zu Outlook hergestellt. So wusste jeder, wer im Urlaub ist, wer im Büro ist und wer nicht im Büro ist."

Selbst wenn jemand vergisst, seinem Team von seinem Urlaub zu erzählen, kann jeder trotzdem über Absentify auf dem Laufenden bleiben. Die Funktion verbesserte die interne Kommunikation und erleichterte den Mitarbeitern des Unternehmens die Planung.

Weitere wichtige Ergebnisse sind: Reduzierung des Verwaltungsaufwands um 70% — die Abwesenheitsverfolgung wird jetzt von nur zwei statt von fünf Personen verwaltet. Vollständige Integration mit Microsoft Outlook und Teams. Verbesserte Sichtbarkeit zwischen den Teams. Höhere Akzeptanzraten unter den Mitarbeiter. Weniger Fehler, da keine Tabellenkalkulationsfehler oder verpasste Aktualisierungen mehr sind.

Für Territorium ersetzte absentify nicht nur Tabellen, sondern ermöglichte ihnen auch eine intelligentere, einfachere Verwaltung der Urlaubstage in einem globalen Team.

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