Wie Productle das Urlaubsmanagement mit absentify reibungslos gestaltet hat

Excel-Tabellen mögen für Budgets oder Aufgabenlisten gut funktionieren, aber für die Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten in einem wachsenden, hybriden Team? Da geraten die Dinge ins Stocken.

Genau das war der Fall bei Productle Ltd, einem Unternehmen für digitale Innovation, das Wohltätigkeitsorganisationen in ganz Großbritannien unterstützt. Ihr kleines, aber dynamisches Team steckte in einer starren Tabelle fest, die langfristige Urlaubsplanung nicht bewältigen konnte, keine Transparenz bot und ständig für Verwaltungsaufwand sorgte.

Entschlossen, eine widerstandsfähigere Lösung zu finden, evaluierte Productle verschiedene Tools. Aber die meisten waren entweder zu komplex oder versuchten, Probleme zu lösen, die sie gar nicht hatten. Dann entdeckten sie absentify. Wir sprachen mit Azadi Sheridan, Gründer und CEO von Productle, darüber, warum der Wechsel zu absentify wie eine Erleichterung war, wie es sich ohne Störungen in ihre bestehenden Tools einfügte und was es unter den zahlreichen HR-Lösungen, die sie im Laufe der Jahre genutzt haben, hervorhob.

Vor absentify lebte das Abwesenheitsmanagement bei Productle in dem, was CEO Azadi Sheridan als eine „wunderschöne Tabelle" beschrieb – die jedoch mehr Probleme verursachte, als sie löste.

Die Tabelle erforderte manuelle Eingabe, ständige Aktualisierung und Versionsverfolgung. Sie konnte weder Genehmigungen noch langfristige Planung bewältigen und bot nicht einmal grundlegende Übersichtlichkeit.

„Man konnte nichts Zukünftiges planen, weil man nur genug Zeit hatte, die Tabelle für dieses Jahr zu pflegen," erklärte Azadi. Das wurde zu einem echten Problem, besonders bei Teammitgliedern, die Urlaube Jahre im Voraus planten, weil sie ehrenamtlich tätig waren.

„Einer aus unserem Team hat seine Urlaube drei oder vier Jahre im Voraus geplant, um Reisen mit Kindern nach Nepal oder Äthiopien zu machen … er musste seine Daten in die Tabelle eintippen, was wirklich frustrierend war."

Neben Planungsproblemen fehlte es dem System auch an Nachvollziehbarkeit und Struktur. Interne Codes wie „TH" (vorläufiger Urlaub) und „H" (bestätigter Urlaub) wurden verwendet, waren aber leicht zu übersehen oder falsch zu interpretieren.

„Wenn man viele Leute hat, gibt es eine Menge TH-zu-H-Änderungen … Man kann nicht schnell einen Überblick bekommen, wo jemand steht, es sei denn, jemand baut [eine Formel]," sagte Azadi. Ein kleiner Fehler in der Tabelle konnte einen ganzen Urlaubskalender durcheinanderbringen.

Das Fehlen einer Integration in die täglichen Arbeitstools machte die Sache noch schlimmer. „Unser Team fühlte sich nicht wohl dabei, seine Urlaubs- und Krankheitsdaten in eine Excel-Tabelle einzutragen," sagte Azadi. „Das ergab für keinen von uns Sinn."

Für ein Unternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, Wohltätigkeitsorganisationen bei der Modernisierung ihrer Systeme zu helfen, fühlte es sich widersprüchlich an, ein statisches, manuelles Tool weiter zu verwenden. Selbst der Genehmigungsprozess war ineffizient und unklar.

„Wenn jemand sagt: ‚Ich bin sicher, dein Manager hat etwas genehmigt,' müsste man den Versionsverlauf von Excel durchgehen und hoffentlich etwas finden," erinnerte sich Azadi. Das Fehlen einer klaren, nachvollziehbaren Dokumentation machte alles schwieriger – für Mitarbeiter und Manager gleichermaßen.

Obwohl Productle ein kleines Unternehmen ist, war das Team nicht bereit, diese Ineffizienzen zu akzeptieren. Sie beschlossen, sich von Tabellenkalkulationen zu verabschieden und in ein intuitives Tool zu investieren.