De la fricción a la fluidez — Cómo GISPartner simplificó la gestión de ausencias para 180 empleados con absentify
El desafío
GISPartner, una empresa líder polaca en tecnología SIG con casi 200 empleados, tenía dificultades con formularios en papel y un simple plugin de WordPress para gestionar las ausencias de los empleados entre departamentos y equipos de proyectos multifuncionales.
Nuestra solución
La empresa implementó absentify, una herramienta intuitiva de gestión de ausencias con una profunda integración con Microsoft Teams y Outlook, para agilizar las aprobaciones, mejorar la visibilidad y facilitar el trabajo híbrido.
El resultado
absentify aceleró las aprobaciones de ausencias, redujo los errores e integró el seguimiento de disponibilidad en tiempo real en las rutinas diarias, ahorrando tiempo a responsables y empleados y mejorando la coordinación.
Gestión de ausencias a gran escala
Coordinar el tiempo libre en una empresa de 180 personas nunca es sencillo. Algunos empleados tienen contratos tradicionales, otros acuerdos de colaboración entre empresas, y muchos trabajan en varios proyectos dirigidos por distintos responsables. Si a eso le sumamos el teletrabajo y plazos de entrega ajustados, los retos se multiplican.
Esa era la realidad de GISPartner, uno de los principales proveedores de Sistemas de Información Geográfica en Polonia. Antes de descubrir absentify, su gestión de ausencias era una mezcla de formularios en papel, un plugin de WordPress y una frustración creciente.
Sobre GISPartner
GISPartner lleva más de dos décadas ofreciendo soluciones SIG avanzadas. La empresa trabaja tanto con instituciones públicas como con empresas privadas en análisis geoespacial, plataformas a medida y cartografía digital.
Su equipo de 180 empleados opera en cuatro ciudades y sigue una estructura organizativa híbrida, combinando equipos departamentales con grupos de proyectos dinámicos y multifuncionales. Esta complejidad exige una gran visibilidad sobre la plantilla, una comunicación fiable y claridad en tiempo real sobre quién está disponible y cuándo.
“«Absentify es una solución fácil de implementar y económica para gestionar las ausencias en toda tu empresa, todo dentro del entorno de Microsoft Teams. Tus empleados, responsables y equipo de RR. HH. van a adorarla.»”
El desafío: Más allá del papel y los plugins
Como muchas empresas en crecimiento, GISPartner empezó con solicitudes de ausencia en papel. Esto rápidamente se volvió insostenible a medida que la empresa crecía y adoptaba el trabajo híbrido.
- Cuellos de botella en las aprobaciones: Los jefes de departamento firmaban las ausencias, pero los responsables de proyecto también necesitaban visibilidad para mantener los proyectos en marcha.
- Estructuras complejas: Los empleados pertenecían a menudo tanto a un departamento como a un proyecto, lo que generaba cadenas de aprobación superpuestas.
- Reglas diferentes: Los empleados bajo contrato laboral tenían derechos distintos a los que trabajaban con acuerdos B2B.
- Complicaciones del teletrabajo: Los documentos físicos se volvieron poco prácticos, ineficientes y propensos a errores.
Un plugin de intranet ofreció mejoras limitadas, pero no estaba diseñado para gestionar ausencias a gran escala. Los cuellos de botella en la planificación, especialmente en temporada alta de vacaciones, eran inevitables.
La solución
Durante la pandemia, Microsoft Teams se convirtió en el principal canal de comunicación de GISPartner. El equipo comenzó a buscar una herramienta que fuera compatible con el trabajo remoto, fácil de implementar y perfectamente integrada con Microsoft 365.
«Buscamos en Google y encontramos absentify. Lo probamos con un pequeño grupo piloto y, sinceramente, fue muy bien. En solo unas semanas, lo desplegamos en toda la empresa.»
La implementación fue sencilla: la configuración llevó solo unas horas, y lo que más tiempo requirió fue introducir los derechos de ausencia de los 180 empleados.
«Lo que realmente importó durante la configuración fue la flexibilidad de absentify. Pudimos adaptarlo a nuestras necesidades.»
La incorporación de los usuarios fue igual de fluida. Una breve guía interna bastó para que los empleados empezaran a utilizarlo, y la adopción se produjo de forma natural.
Resultados clave
- Aprobaciones de ausencias más rápidas y fluidas entre departamentos y equipos de proyecto
- Seguimiento de disponibilidad en tiempo real integrado en Microsoft Teams
- Menos errores y actualizaciones perdidas
- Mayor transparencia en periodos de alta demanda como la temporada de vacaciones
- Alta adopción por parte de los empleados y valoraciones positivas
Más casos de éxito
Sustitución del seguimiento manual de vacaciones en equipos globales por una herramienta de RR. HH. integrada con Microsoft en menos de una semana
Cómo Productle simplificó la gestión de ausencias con absentify
De la fricción a la fluidez — Cómo GISPartner simplificó la gestión de ausencias para 180 empleados con absentify
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