Voraussetzungen
- Plan: Die Microsoft Shifts-Synchronisierung gehört zu den Essentials- und Plus-Plänen. Ohne diese Pläne zeigt die Liste Upgrade statt Ein Team verbinden. Siehe Plan-Feature-Matrix.
- Ein Microsoft Tenant-Administrator muss Microsoft Shifts Synchronisierung unter Einstellungen > Microsoft einschalten. Details findest du im Leitfaden zu den Shifts-Synchronisierungsberechtigungen.
- Shifts in Teams: Damit Abwesenheiten geschrieben werden, muss Shifts für das verbundene Team aktiviert sein. Öffne Shifts einmal in Teams für dieses Team. absentify schaltet Shifts nicht für dich ein. Die Verbindung kannst du trotzdem vorher speichern.
- Verknüpfte Microsoft-Konten: Benutzer, deren Abwesenheiten synchronisiert werden sollen, müssen ihr Microsoft-Konto in absentify verknüpft haben.
- Arbeitszeitplan: Der Workspace braucht einen Arbeitszeitplan. Ohne ihn werden Abwesenheiten nicht nach Shifts geschrieben.
Integration einrichten
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Microsoft Shifts öffnen
Gehe zu Einstellungen > Integrations > Microsoft Shifts. Die Seitenüberschrift lautet Microsoft Shifts Synchronisierung.
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Ein Team verbinden
Wähle Ein Team verbinden. Eine neue Seite öffnet sich. Oben steht eine kurze Einleitung: absentify schreibt genehmigte Abwesenheiten als Abwesenheit in Shifts, nur in eine Richtung.
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Das Microsoft Team wählen
Wähle das Microsoft Team, dessen Shifts-Zeitplan die Abwesenheiten erhalten soll. Jedes Team kann nur einmal verbunden werden. Bereits verbundene Teams erscheinen nicht in der Liste. Nach dem Entfernen einer Verbindung kann das Team wieder erscheinen. Wenn du es verbindest, während absentify die Abwesenheiten noch aus Shifts entfernt, siehst du: Dieses Team wird gerade entfernt. Versuche es in ein paar Minuten erneut. Wenn keine Teams erscheinen, teilt dir absentify mit, dass keine Microsoft Teams verfügbar sind, und verlinkt zu Microsoft-Einstellungen.
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Abteilungen auswählen
Wähle die Abteilungen aus, die du einbeziehen willst. Nur genehmigte Abwesenheiten von Benutzern in diesen Abteilungen werden nach Shifts geschrieben. Jeder dieser Benutzer braucht ein verknüpftes Microsoft-Konto und muss Mitglied dieses Teams in Teams sein.Ist eine ausgewählte Abteilung auf Nur Manager und Genehmiger gesetzt, warnt dich absentify: Die Abwesenheiten werden trotzdem nach Shifts geschrieben. Siehe Abwesenheits-Privatsphäre.
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Abwesenheitsarten auswählen
Wähle die Abwesenheitstypen aus, die du einbeziehen willst. Für jede ausgewählte Abwesenheitsart kannst du Abwesenheitsgrund in Shifts festlegen. Auf einem breiteren Bildschirm lauten die Spalten Abwesenheitsart in absentify und Abwesenheitsgrund in Shifts. Wenn du eine Abwesenheitsart auswählst, füllt absentify den Grund mit dem Namen der Abwesenheitsart, oder mit Absent, wenn die Abwesenheitsart ihren Namen ausblendet.
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Name (optional)
Trage Name (optional) ein. Der Name wird nur in der Liste in absentify angezeigt. Wenn du ihn leer lässt, verwendet absentify den Teamnamen.
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Beschreibung (optional)
Du kannst Beschreibung (optional) hinzufügen. Die Beschreibung siehst du wieder, wenn du Bearbeiten wählst.
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Speichern
Wähle Speichern. absentify bringt dich zurück zur Liste. Was als Nächstes passiert, steht weiter unten unter Funktionsweise der Synchronisierung.Abbrechen oder der Zurück-Pfeil kehrt ohne Speichern zurück.Wenn ein Abwesenheitsgrund in Shifts noch nicht gespeichert werden konnte, zeigt absentify: Wir konnten den Namen in Shifts für: nicht speichern. Wir werden es später erneut versuchen. Der vorhandene Grund in Shifts bleibt bestehen.
Funktionsweise der Synchronisierung
- Nur genehmigte Abwesenheiten werden nach Shifts geschrieben. Offene und abgelehnte Anträge werden nicht geschrieben.
- Nur die Abwesenheitsarten, die du für diese Verbindung ausgewählt hast, werden geschrieben.
- Nach dem Speichern schreibt absentify passende genehmigte Abwesenheiten, die bereits existieren, wenn Shifts für das Team aktiviert ist. Danach hält absentify Shifts aktuell, wenn ein Antrag genehmigt, geändert, storniert, abgelehnt oder gelöscht wird, und wenn sich der Arbeitszeitplan eines Benutzers ändert.
- Genehmigte Abwesenheiten werden geschrieben, wenn sie in den letzten 30 Tagen bis zu den nächsten 365 Tagen liegen.
- Der Abwesenheitszeitraum folgt dem absentify-Arbeitszeitplan des Benutzers, nicht seinen Shifts-Schichtzuweisungen. Der Eintrag in Shifts stimmt dann mit dem Abzug in absentify überein.
- Ist das Microsoft-Konto eines Benutzers nicht verknüpft, warten seine Abwesenheiten, bis er es verknüpft.
- Wenn du einen Benutzer archivierst oder ihn aus den ausgewählten Abteilungen entfernst, werden seine Abwesenheitseinträge aus Shifts entfernt.
Verbindungen verwalten
Jede Verbindung auf Microsoft Shifts Synchronisierung zeigt den Verbindungsnamen, das Microsoft Team und wie viele Abteilungen und Abwesenheitsarten du ausgewählt hast. Während der Status lädt, zeigt die Karte Status wird überprüft…. Danach siehst du einen Status (Synchronisiert, Warten, Benötigt deine Aufmerksamkeit oder Nicht aktiviert) und eine Zählzeile, zum Beispiel 3 synchronisiert, 1 ausstehend, 2 benötigen deine Aufmerksamkeit. Ist Shifts für das Team aktiviert, bleibt der Status Warten, bis absentify die erste Synchronisierung für dieses Team abgeschlossen hat, auch wenn es noch keine Abwesenheiten gibt. Ist Shifts noch nicht aktiviert, zeigt der Status Nicht aktiviert. In der Zählzeile zählt ausstehend nur Abwesenheiten, die noch gesendet werden. Wenn eine Änderung gesendet wurde, zeigt die Karte auch Letzte Änderung an Shifts gesendet: . Ist Shifts für das Team nicht aktiviert, zeigt die Karte: Shifts ist für dieses Team noch nicht aktiviert. Öffne Shifts einmal in Teams, dann funktioniert es. Abwesenheiten werden geschrieben, sobald Shifts aktiviert ist. Darf absentify nicht mehr nach Shifts schreiben, zeigt die Karte: absentify darf nicht mehr in Shifts schreiben. Erneuere die Berechtigung in den Microsoft-Einstellungen. Wähle Microsoft-Einstellungen, um sie zu erneuern.Bearbeiten
Wähle Bearbeiten. Eine neue Seite öffnet sich mit den aktuellen Werten. Die Seitenüberschrift ist der Verbindungsname; auf breiteren Bildschirmen steht Diese Synchronisierung bearbeiten zusätzlich in der Kopfzeile. Oben steht dieselbe kurze Einleitung, dass die Synchronisierung nur in eine Richtung läuft. Du kannst Abteilungen, Abwesenheitstypen, Abwesenheitsgrund in Shifts, Name (optional) und Beschreibung (optional) ändern. Das Microsoft Team kann hier nicht geändert werden. Um ein anderes Team zu verwenden, entferne diese Synchronisierung und verbinde das andere Team. Wähle Speichern, um die Änderungen zu übernehmen. Nach dem Speichern aktualisiert absentify Shifts im Hintergrund. Das kann einige Minuten dauern. Abwesenheiten von Abteilungen oder Abwesenheitsarten, die du entfernt hast, werden aus Shifts gelöscht. Neue werden hinzugefügt. Abbrechen oder der Zurück-Pfeil kehrt ohne Speichern zur Liste zurück.Jetzt synchronisieren
Wähle Jetzt synchronisieren, um passende Abwesenheiten erneut zu senden. absentify zeigt Synchronisierung gestartet. Es kann einige Minuten dauern. Wählst du Jetzt synchronisieren zu schnell erneut, siehst du: Du hast gerade eine Synchronisierung gestartet. Bitte warte eine Minute und versuche es erneut.Probleme anzeigen
Wenn Abwesenheiten deine Aufmerksamkeit benötigen, erscheint Probleme anzeigen auf der Karte. Der Dialog listet die Abwesenheiten, die noch nicht im Shifts-Zeitplan stehen, und den Grund. Behebe den Grund. Die Abwesenheiten werden automatisch erneut gesendet. Wenn Microsoft zusätzliche Details geliefert hat, öffne Microsoft-Nachricht anzeigen.Entfernen
Wähle Entfernen. Bestätige mit OK. Wenn absentify noch in Shifts schreiben darf, sagt die Bestätigung, dass bereits synchronisierte Abwesenheiten aus dem Zeitplan entfernt werden. Wenn die Schreibberechtigung widerrufen wurde, sagt sie, dass Abwesenheiten, die bereits in Shifts sind, entfernt werden, sobald absentify wieder in Shifts schreiben kann. Die Verbindung verschwindet sofort aus der Liste. Die Abwesenheiten werden weiter im Hintergrund aus dem Shifts-Zeitplan entfernt. Das kann ein paar Minuten dauern. Darf absentify nicht nach Shifts schreiben, werden die Abwesenheiten erst entfernt, sobald es wieder schreiben darf.Fehlerbehebung
Beginne auf der Karte. Wenn eine Verbindung Benötigt deine Aufmerksamkeit anzeigt, öffne Probleme anzeigen und behebe den dort gezeigten Grund:- Diese Person ist kein Mitglied des Teams in Teams. Füge sie dem Team hinzu.
- Shifts ist für dieses Team noch nicht aktiviert. Öffne Shifts einmal in Teams, dann funktioniert es.
- absentify darf nicht mehr in Shifts schreiben. Erneuere die Berechtigung in den Microsoft-Einstellungen.
- absentify kann dieses Team in Shifts nicht mehr finden. Überprüfe das Team in Teams oder verbinde ein anderes Team.
- Microsoft hat absentify nicht erlaubt, in dieses Team zu schreiben. Überprüfe die Shifts-Einstellungen des Teams.
- Microsoft konnte diese Abwesenheit nicht speichern. Wir werden es erneut versuchen.