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Der Bereich Abwesenheitsarten verwalten bietet dir als Admin eine zentrale Übersicht aller Abwesenheitsarten im Workspace.
Du kannst wichtige Einstellungen schnell überprüfen, die Anzeige-Reihenfolge anpassen und für eine saubere, strukturierte Verwaltung sorgen.

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Übersicht der Abwesenheitsarten

Die Übersicht der Abwesenheitsarten zeigt alle aktiven Abwesenheitsarten, die Benutzer bei der Einreichung eines Abwesenheitsantrags zur Auswahl stehen. Jeder Eintrag enthält Tags, die die konfigurierte Logik und das Verhalten der jeweiligen Abwesenheitsart anzeigen, wie zum Beispiel:
  • Name der Abwesenheitsart
  • Zugewiesenes Icon & Farbe zur visuellen Erkennung
  • Zusammenfassung der wichtigsten Einstellungen, darunter:
    • Benötigt Genehmigung
    • Vom Kontingent nehmen
    • Privat
    • Vertreter erforderlich
So kannst du Konfigurationen auf einen Blick prüfen, ohne jede Abwesenheitsart einzeln öffnen zu müssen.
Zum Bearbeiten klickst du einfach auf das Stift-Symbol der jeweiligen Abwesenheitsart.
Die meisten Änderungen an Abwesenheitsarten wirken sich wie unten beschrieben auf bestehende Anfragen aus. Eine Änderung unter Tage oder Stunden wandelt bestehende Anfragen nicht um; sie behalten ihre ursprünglichen Tage oder Stunden.

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Abwesenheitsarten neu anordnen

Die Reihenfolge in der Liste ist die Reihenfolge im Dropdown-Menü, wenn Benutzer eine Abwesenheit beantragen. Neue Abwesenheitsarten erscheinen am Ende. So änderst du die Reihenfolge:
  1. Ziehe den Griff neben einer Abwesenheitsart, oder bewege sie mit der Tastatur.
  2. Lege sie an der neuen Position ab. absentify speichert die Reihenfolge und zeigt Erfolgreich gespeichert.
Diese Reihenfolge gilt auch unter Mein Kalender. Die Abwesenheitsarten unter Genommen auf jeder Kontingentkarte folgen ihr, und ebenso die Liste Ohne Kontingent. Die Kontingentkarten selbst bleiben in der Reihenfolge der Kontingente.

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Änderungen an Abwesenheitsarten-Einstellungen

Wenn du eine Abwesenheitsart bearbeitest, gelten manche Einstellungen für alle bestehenden Abwesenheitsanfragen; andere nur für neue Anfragen, die nach der Änderung erstellt werden. Die folgende Übersicht hilft dir, die Auswirkungen vor einer Änderung einzuschätzen. Name, Icon und Farbe Tage oder Stunden Genehmigung Vertretung Kontingent Verfügbarkeit Kalender Antragsformular Datenschutz

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Abwesenheitsarten archivieren

Das Archivieren einer Abwesenheitsart entfernt sie aus der Auswahl für neue Anfragen, erhält aber alle zugehörigen Daten. Das ist nützlich, wenn die Abwesenheitsart nicht mehr genutzt wird, aber z. B. aus historischen Gründen (z. B. „Corona-Krankmeldung“) erhalten bleiben soll. So archivierst du eine Abwesenheitsart:
  1. Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten
  2. Klicke auf das Archiv-Symbol neben der gewünschten Abwesenheitsart
Archivierte Abwesenheitsarten erscheinen im Tab Archiviert. Wenn du eine Kopie in der anderen Einheit erstellst, kann der Dialog das Original für dich archivieren.

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Archivierte Abwesenheitsarten anzeigen und wiederherstellen

  1. Wechsle in den Tab Archiviert unter Abwesenheitsarten
  2. Dort kannst du:
    • Mit dem Wiederherstellen-Symbol eine Abwesenheitsart wieder aktivieren
    • Mit dem Papierkorb-Symbol eine Abwesenheitsart dauerhaft löschen (nur wenn keine Anfragen damit verknüpft sind)
Abwesenheitsarten mit bestehenden Abwesenheitsanfragen können nicht gelöscht werden.
Diese Daten müssen erhalten bleiben, um die Datenintegrität zu gewährleisten.

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Abwesenheitsart löschen

So entfernst du eine Abwesenheitsart dauerhaft:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
  2. Klicke auf das Archiv-Symbol neben der Abwesenheitsart.
  3. Wechsle in den Tab Archiviert.
  4. Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben der archivierten Abwesenheitsart.
  5. Bestätige die Löschung.
Das Löschen einer Abwesenheitsart verhindert neue Anträge, beeinflusst jedoch keine bestehenden Einträge. Stelle sicher, dass die Abwesenheitsart nicht mehr genutzt wird, bevor du sie löschst. Wir empfehlen, Abwesenheitsarten zu archivieren statt zu löschen – außer sie wurden nie genutzt und enthalten keine historischen Daten.

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Best Practices zur Verwaltung von Abwesenheitsarten

  • Zuerst archivieren: Archiviere Abwesenheitsarten immer, bevor du sie löschst – so kannst du überwachen, ob sie noch genutzt wird.
  • Berichte prüfen: Nutze Auswertungen und Exporte, um sicherzustellen, dass keine Benutzer die Abwesenheitsart aktiv nutzen.
  • Löschung planen: Lösche archivierte Abwesenheitsarten am besten zum Ende eines Geschäftsjahres – für bessere Nachverfolgbarkeit.
Archivieren eignet sich, wenn:
  • Die Abwesenheitsart nicht mehr für neue Anfragen verwendet werden soll, aber in alten Daten vorkommt.
  • Du eine Richtlinie auslaufen lässt, aber deren Nachvollziehbarkeit erhalten willst.
Löschen solltest du nur, wenn:
  • Die Abwesenheitsart vollständig veraltet ist.
  • Du geprüft hast, dass sie von keinem aktiven oder archivierten Benutzer mehr referenziert wird.