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Die Synchronisierung freigegebener Kalender in absentify ermöglicht eine nahtlose Integration von Abwesenheitsdaten in Microsoft Outlook-Gruppenkalender oder Teams-Gruppenkalender. Diese Anleitung erklärt alles von der Erstellung und Freigabe von Kalendern bis hin zur Synchronisierung von Abwesenheiten mit den leistungsstarken Funktionen von absentify.
Diese Funktion ist ab dem Mini-Plan verfügbar. Der Mini-Plan enthält 1 synchronisierten Kalender (über das Calendar Sync-Add-on erweiterbar), der Essentials-Plan enthält bis zu 5 synchronisierte Kalender und der Plus-Plan unbegrenzt viele Kalender. Vergleiche die Limits in der Plan-Feature-Matrix. Aktuelle Preise findest du unter Einstellungen > Upgrade oder auf der Preisseite.

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Vorteile der Synchronisierung freigegebener Kalender

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Verbesserte Übersicht und Flexibilität

Standardmäßig synchronisiert absentify Abwesenheiten direkt mit den persönlichen Kalendern der Benutzer und bietet eine Teamübersicht in der App. Die Synchronisierung freigegebener Kalender bietet jedoch:
  • Die Möglichkeit, Abwesenheiten in freigegebene Outlook-Kalender oder Teams-Gruppenkalender zu synchronisieren.
  • Optionen, Abwesenheiten auf gemeinsamen Bildschirmen wie in Bürolobbys oder Gemeinschaftsräumen anzuzeigen.

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Anpassung an vertraute Arbeitsabläufe

Ideal für Organisationen, die traditionelle freigegebene Kalender zusätzlich zu den App-basierten Funktionen von absentify nutzen möchten:
  • Zentrale Übersicht über Teamabwesenheiten beibehalten.
  • Vereinfachte Abwesenheitsverwaltung für Abteilungen oder Projekte.

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Automatisiert und konfigurierbar

Automatisiere Updates zu Abwesenheiten in freigegebenen Kalendern und passe sie individuell an, z. B. durch die Synchronisierung nur genehmigter Abwesenheiten oder bestimmter Abwesenheitstypen.

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Freigegebene Kalender einrichten

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Schritt 1: Erforderliche Berechtigungen aktivieren

Die benötigten Berechtigungen hängen davon ab, welchen Synchronisierungstyp du in Schritt 3 wählen möchtest:

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Schritt 2: Freigegebene Kalender konfigurieren

  1. Gehe zu Einstellungen > Integrations > Kalender-Sync.
  2. Klicke auf Neue Kalendersynchronisation hinzufügen.
  3. Benenne den Kalender, gib eine Beschreibung an und klicke auf Weiter.

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Schritt 3: Synchronisierungstyp auswählen

Wähle eine der folgenden Optionen:
  • Outlook Gruppenkalender: Wähle aus verfügbaren Microsoft Entra ID-Gruppen und synchronisiere Abwesenheiten mit dem entsprechenden Gruppenkalender.
  • Gemeinsamer Outlook-Kalender: Synchronisiert Abwesenheiten automatisch mit einem freigegebenen Outlook-Kalender.
  • iCal: Abwesenheiten werden als E-Mail-Einladungen an eine Empfängeradresse gesendet. Der Empfänger kann jede Einladung in seiner Kalender-App annehmen oder hinzufügen; dies ist kein abonnierter Kalender-Feed.
Wenn absentify nicht auf deine Microsoft-Gruppenkalender zugreifen kann, weist der Assistent darauf hin, dass möglicherweise ein Microsoft 365-Administrator erforderlich ist:
  1. Klicke auf Berechtigung gewähren. Die Microsoft-Einwilligung wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet.
  2. Schließe die Einwilligung ab. Die Ergebnisseite bestätigt den Erfolg oder erklärt den Fehler und fordert dich auf, den Tab zu schließen.
  3. Kehre zum Assistenten für die Kalender-Synchronisierung zurück. Er zeigt eine Statusmeldung an und aktualisiert nach erfolgreicher Einwilligung die Liste der Gruppenkalender automatisch, ohne die Seite neu zu laden.
Der Kalendertyp kann später nicht mehr geändert werden. Wähle daher sorgfältig aus.

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Zentrales Microsoft 365-Postfach per Adresse hinzufügen

Für Gemeinsamer Outlook-Kalender kannst du ein freigegebenes, Raum-, Geräte-, Service- oder anderes zentrales Postfach in deinem Microsoft 365-Tenant verwenden. Der Administrator, der die Synchronisierung konfiguriert, benötigt eine direkte Bearbeitungsberechtigung für den Zielkalenderordner. Bei der Prüfung erkennt absentify Vollzugriff oder gruppenbasierte Berechtigungen möglicherweise nicht. Weise dem konfigurierenden Administrator deshalb direkt Editor für den ausgewählten Kalender zu.
  1. Gehe zu Einstellungen > Integrations > Kalender-Sync, wähle Neue Kalendersynchronisation hinzufügen und dann Gemeinsamer Outlook-Kalender.
  2. Wenn der Kalender nicht aufgeführt ist, wähle Kalender fehlt? Füge ihn über die Mailbox-Adresse hinzu.
  3. Gib unter Mailbox-Adresse den Microsoft 365-Benutzerprinzipalnamen (UPN) des Postfachs ein und wähle Kalender laden.
  4. Wähle den Zielkalender aus. Hat das Postfach nur einen bearbeitbaren Kalender, wählt absentify ihn automatisch aus. Bei mehreren Kalendern verwendest du Kalender in dieser Mailbox; der Standardkalender des Postfachs ist als Standardkalender gekennzeichnet.
  5. Prüfe Verfügbarkeit im Zielkalender. Die Einstellung erklärt: Zeige synchronisierte Abwesenheiten als frei an. Dadurch bleibt ein zentraler, Raum- oder Gerätekalender für Buchungen verfügbar. Diese Option ist für zentrale Postfächer standardmäßig aktiviert.
Verwende den Microsoft 365-UPN des Postfachs, nicht einen Anzeigenamen oder E-Mail-Alias. UPN, primäre SMTP-Adresse und Aliase können unterschiedlich sein. Postfächer aus einem anderen Tenant können nicht als Ziel eines freigegebenen Outlook-Kalenders verwendet werden.
Wenn du den UPN nicht kennst, bitte einen Microsoft 365-Administrator, ihn in Exchange Online PowerShell abzurufen. Ersetze die Beispielidentität durch eine Adresse oder einen Alias, die beziehungsweise der das Postfach identifiziert:
Kalenderordner können lokalisierte Namen und Pfade haben. Außerdem kann ein Postfach mehrere Kalender enthalten. Ermittle zuerst den tatsächlichen Pfad des Kalenders, den du auswählen möchtest:
Verwende in -Identity den tatsächlichen Pfad des Zielordners. Get-MailboxFolderStatistics gibt FolderPath mit Schrägstrichen aus, zum Beispiel /Kalender/Abwesenheiten. Ersetze diese Trennzeichen durch umgekehrte Schrägstriche und behalte den vollständigen verschachtelten Pfad nach dem Postfach-UPN bei: room@contoso.com:\Kalender\Abwesenheiten. Für einen Standardkalender lautet der Pfad normalerweise :\Calendar auf Englisch oder :\Kalender auf Deutsch. Gewähre dem konfigurierenden Administrator dann direkt Editor für diesen Ordner:
Ersetze das Beispielpostfach, den Ordnerpfad und den Administrator. Wenn für diesen Administrator bereits ein Berechtigungseintrag für den Zielordner besteht, ändere ihn stattdessen mit Set-MailboxFolderPermission auf Editor.

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Schritt 4: Abteilungen zuweisen

  1. Wähle aus, welche Abteilungen mit dem freigegebenen Kalender synchronisiert werden sollen.
  2. Entferne Abteilungen, indem du auf das X neben ihrem Namen klickst.
Abwesenheiten unsichtbarer Manager werden nicht in die freigegebenen Kalender der Abteilung synchronisiert — entsprechend ihrem verborgenen Status innerhalb der Abteilung. Ist eine ausgewählte Abteilung auf Nur Manager und Genehmiger gesetzt, zeigt absentify eine Warnung: Die Abwesenheiten werden trotzdem in den geteilten Kalender geschrieben. Entferne die Abteilung aus der Synchronisierung, wenn sie dort nicht erscheinen sollen. Siehe Abwesenheits-Privatsphäre.

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Schritt 5: Abwesenheitstypen konfigurieren

  1. Wähle aus, welche Abwesenheitstypen im freigegebenen Kalender angezeigt werden sollen.
  2. Aktiviere den Ausschließlich genehmigte-Schalter, um nur genehmigte Abwesenheiten zu synchronisieren.
  3. Passe den Namen des Abwesenheitseintrags im Kalender an. Für zusätzliche Privatsphäre verwende z. B. “abwesend” als Eintragsname.
Wenn eine Abwesenheit einen Grund enthält, erscheint dieser nur dann in der Ereignisbeschreibung, wenn Sichtbarkeit des Grundes und Privatsphäre der Abwesenheitsart für diese Abwesenheitsart deaktiviert sind. Sobald du die Sichtbarkeit des Grundes einschränkst oder die Abwesenheitsart als privat festlegst, bleibt der Grund in freigegebenen Outlook-, Gruppen- und Teams-Gruppenkalendern verborgen.

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Schritt 6: Auswirkung prüfen, speichern und Kalender anzeigen

  1. Klicke auf Speichern.
  2. Prüfe bei einer iCal-Synchronisierung, die E-Mails senden kann, die Bestätigung. Sie zeigt die maximale Anzahl betroffener Abwesenheiten und möglicher Benachrichtigungen. Klicke erst auf Speichern und senden, nachdem du Empfänger, Abteilungen, Abwesenheitsarten und Genehmigungsfilter geprüft hast. Kann absentify die Vorschau nicht berechnen, bleibt das Speichern gesperrt, bis ein erneuter Versuch erfolgreich ist.
  3. Öffne deinen Outlook-Kalender, um die synchronisierten Abwesenheiten anzuzeigen.
Das Erstellen einer freigegebenen iCal-Synchronisierung ist ein ausdrücklicher Import passender aktueller und zukünftiger Abwesenheiten. Für bereits beendete Abwesenheiten werden keine erstmaligen Einladungen versendet. Wenn du Empfänger oder Filter bearbeitest, kann absentify Einladungen für neu passende Abwesenheiten, Updates für verbleibende Einträge und Stornierungen für nicht mehr passende Einträge senden. Beim Löschen einer iCal-Synchronisierung können Stornierungen für bestehende Einträge versendet werden; deshalb zeigt absentify auch beim Löschen eine Auswirkungsschätzung und verlangt eine Bestätigung. Direkte Outlook- und Gruppenkalender-Verbindungen spiegeln ihre Filter ebenfalls wider: Wenn du Abteilungen oder Abwesenheitsarten änderst, entfernt absentify nicht mehr passende Einträge. Änderungen an Datum und Details aktualisieren verbleibende Einträge, und beim Löschen der Verbindung werden ihre Einträge entfernt. Die Bestätigung der E-Mail-Auswirkung gilt für iCal-Verbindungen. Der Kalendertyp kann nach dem Erstellen nicht geändert werden. Der Tab Kalender der Abwesenheitsart steuert nur den persönlichen Outlook-Kalender und iCal; er entfernt keine Einträge aus diesem freigegebenen Kalender.
Änderungen an Outlook- und Gruppenkalendern erscheinen normalerweise nach der Verarbeitung. iCal-E-Mails werden bewusst schrittweise versendet: absentify sendet höchstens 10 Kalender-E-Mails pro Minute an denselben Empfänger; die Zustellung kann langsamer sein. Erforderliche Updates und Stornierungen werden vor größeren Gruppen neuer Einladungen verarbeitet. Aktualisiere Outlook oder prüfe die Synchronisierungseinstellungen, wenn ein direkter Kalendereintrag nicht erscheint. Details zu einzelnen Vorgängen findest du in den Microsoft-Sync-Logs.

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Fehlerbehebung

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Kalender-Synchronisierung in den Abwesenheitsdetails fehlgeschlagen

Wenn Outlook oder iCal eine Abwesenheit nicht zu einem Kalender hinzufügen kann, zeigt absentify oben im Dialog der Abwesenheitsdetails eine gelbe Warnung. Öffne die Anfrage über Mein Kalender, Übersicht oder eine andere Ansicht, die diese Details öffnet. Die Warnung erscheint erst, wenn absentify die Kalenderaktualisierung nicht mehr erneut versucht, nicht solange eine Synchronisierung noch läuft. Administratoren sehen Diese Abwesenheit wurde nicht zu diesen Kalendern hinzugefügt: und danach jedes Ziel mit einem Grund. Benannte Ziele verwenden den Namen der Kalender-Synchronisierung. Andernfalls lautet das Ziel Persönlicher Outlook-Kalender, iCal oder Verbundenen Kalender. Hat der Antragsteller keine Administratorrechte, sieht er nur Diese Abwesenheit konnte nicht zu einem verbundenen Kalender hinzugefügt werden. Bitte informiere deinen Administrator. Kollegen, die nicht der Antragsteller und kein Workspace-Administrator sind, sehen die Warnung nicht.

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Fehler beim Einrichten eines freigegebenen Outlook-Kalenders

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Application Access Policy prüfen

Die absentify Calendars Permission App (App-ID 3dbcb38b-8d2f-4e97-9bd1-975fb770b31c) benötigt die Anwendungsberechtigung Calendars.ReadWrite. Beim Einrichten greift absentify auf das Zielpostfach zu und liest den Kalender des konfigurierenden Administrators, um dessen Identität zu prüfen, bevor die direkte Bearbeitungsberechtigung geprüft wird. Wenn deine Organisation eine Exchange Online Application Access Policy verwendet, muss deren Bereich deshalb beide Postfächer einschließen. Ein Microsoft 365-Administrator kann beide Identitäten in Exchange Online PowerShell testen:
Ersetze die Beispiele durch den UPN des Zielpostfachs und den UPN des konfigurierenden Administrators. Lautet eines der Ergebnisse Denied, erweitere den Richtlinienbereich um das jeweilige Postfach. Versuche Kalender laden erneut, nachdem die Änderung übernommen wurde. Eine Application Access Policy beschränkt nur, in welchen Postfächern eine bereits zugelassene App arbeiten darf. Sie ersetzt nicht die Zustimmung für Calendars.ReadWrite. Weitere Informationen findest du in Microsofts Anleitung zu Application Access Policies.

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Re-Authentifizierung erforderlich

Wenn die Microsoft-Verbindung einer Gruppenkalender-Synchronisierung abläuft oder widerrufen wird, pausiert absentify die Synchronisierung und zeigt unter Einstellungen > Integrations > Kalender-Sync daneben das Badge Re-Authentifizierung erforderlich an. Ein freigegebener Outlook-Kalender kann dasselbe Badge zeigen, wenn absentify nicht mehr in ihn schreiben kann. Öffne diese Synchronisierung, wähle den Kalender erneut aus und speichere. Die Workspace-Administratoren erhalten eine E-Mail, wenn die Synchronisierung pausiert.
  1. Wähle das Badge Re-Authentifizierung erforderlich, um die betroffene Synchronisierung zu öffnen.
  2. Wenn du das Banner Re-Authentifizierung erforderlich siehst (nur Outlook Gruppenkalender), folge ihm:
    • Wenn du die Synchronisierung verbunden hast, wähle Berechtigung gewähren und schließe die Microsoft-Einwilligung ab.
    • Wenn ein anderer Administrator sie verbunden hat, muss er sie erneut verbinden. Alternativ kannst du den Gruppenkalender unten erneut auswählen, um die Verbindung selbst zu übernehmen.
    • Wenn die Synchronisierung nicht mehr mit dem Microsoft-Konto eines Administrators verbunden ist, wähle unten den Gruppenkalender erneut aus, um ihn mit deinem zu verbinden.
  3. Wenn kein Banner erscheint, öffne die Synchronisierung, wähle den Kalender erneut aus und klicke auf Speichern.
  4. Nach erfolgreicher Wiederherstellung setzt absentify die Synchronisierung fort und fügt geeignete Abwesenheiten hinzu, die während der Pause gebucht wurden. Einträge, die schon im Kalender waren, bleiben während der Pause.
Wenn du den Benutzer dauerhaft löschst, dessen Microsoft-Konto den Gruppenkalender verbunden hat, pausiert absentify diese Synchronisierung und sendet den Workspace-Administratoren eine E-Mail. Stelle sie wieder her, indem du den Gruppenkalender erneut auswählst. Einzelne Vorgänge kannst du in den Microsoft-Sync-Logs überprüfen.

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Kalender in Outlook erstellen, teilen und hinzufügen

Das Hinzufügen und Teilen von Kalendern in Outlook hilft dir, Abwesenheiten deines Teams übersichtlich zu verwalten und transparent darzustellen.

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Kalender erstellen

Einen eigenen Kalender zu erstellen ist hilfreich, um Abwesenheiten deines Teams getrennt von deinen persönlichen Terminen anzuzeigen.
  1. Melde dich in deinem Outlook-Kalender an und wähle Kalender hinzufügen aus dem linken Menü.
  2. Wähle Neuen leeren Kalender erstellen und gib Details an:
    • Kalendername (z. B. “Teamabwesenheiten”).
    • Farbe und Symbol (optional) zur leichteren Identifizierung.
    • Zu Gruppe hinzufügen für die Gruppierung.
  3. Klicke auf Speichern, um den Kalender hinzuzufügen, der unter Meine Kalender erscheint.

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Outlook-Kalender teilen

Das Teilen deines Kalenders ist hilfreich, damit Kollegen oder dein Team aktuelle Abwesenheiten im Blick behalten können.
  1. Suche den Kalender, den du teilen möchtest, klicke auf die drei Punkte und wähle Kalender freigeben.
  2. Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und wähle die Berechtigungen aus (z. B. “Kann alle Details anzeigen”).
  3. Klicke auf Senden. Der Empfänger erhält eine Einladung, den Kalender zu akzeptieren, der dann in dessen Outlook-Ansicht erscheint.

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Einen freigegebenen Kalender hinzufügen

Füge einen freigegebenen Kalender hinzu, um die Abwesenheiten von anderen Teams oder Abteilungen in deinem eigenen Kalender anzuzeigen.
Falls ein Kollege dir seinen Kalender teilt, kannst du ihn wie folgt hinzufügen:
  1. Melde dich bei Outlook Exchange an und wähle Kalender hinzufügen > Aus Verzeichnis.
  2. Suche nach dem Kalender des Benutzers und lege fest, zu welcher Kalendergruppe er hinzugefügt werden soll (z. B. “Meine Kalender”).
  3. Klicke auf Hinzufügen, um den Kalender zu speichern.

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Freigegebene Kalender in Microsoft Teams anzeigen

Mit der neuen Unified M365 Calendar App kannst du freigegebene Kalender nahtlos in Microsoft Teams integrieren. Diese Funktion ist ideal, um Abwesenheiten in freigegebenen Kalendern zusammen mit der Teamübersicht in der absentify-App anzuzeigen.

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Einen freigegebenen Kalender mit der Unified M365 Calendar App hinzufügen

  1. Microsoft Teams öffnen: Starte die Teams-App auf deinem Gerät.
  2. Zum Kalenderbereich navigieren: Öffne im linken Navigationsmenü den Bereich Kalender.
  3. Unified M365 Calendar App aufrufen:
    • Suche nach der Unified M365 Calendar App oder finde sie im App-Katalog.
    • Wenn die App nicht installiert ist, folge den Anweisungen zur Installation.
  4. Freigegebene Kalender hinzufügen:
    • Wähle in der App die Option zum Hinzufügen oder Anzeigen freigegebener Kalender.
    • Wähle den gewünschten Kalender aus (z. B. einen Abteilungskalender oder Teamkalender).
  5. Anzeigen und interagieren:
    • Der freigegebene Kalender wird nun in Teams angezeigt und ist neben deinem persönlichen Kalender zugänglich.
Diese Funktion unterstützt sowohl freigegebene Outlook-Kalender als auch Teams-Gruppenkalender und erleichtert die Konsolidierung und Anzeige von Abwesenheitsdaten.

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Beispielanwendungen für die Integration in Teams

  • Anzeigen auf gemeinsamen Bildschirmen: Nutze die Teams-App, um Abwesenheiten auf Bildschirmen in Gemeinschaftsbereichen wie Lobbys oder Pausenräumen anzuzeigen.
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Ermögliche Teammitgliedern, Abwesenheiten auf Abteilungsebene direkt in Teams einzusehen und die Terminplanung zu vereinfachen.
Mit der Unified M365 Calendar App kannst du die Abwesenheitsübersicht in deinem Unternehmen optimieren und die Zusammenarbeit auf allen Plattformen erleichtern.