Sustitución del seguimiento manual de vacaciones en equipos globales por una herramienta de RR. HH. integrada con Microsoft en menos de una semana

El desafío

Territorium, una empresa global de tecnología educativa con más de 12 millones de usuarios, tenía dificultades para gestionar manualmente las vacaciones de sus empleados en varios países mediante hojas de cálculo

Nuestra solución

Adopción de absentify, una plataforma de gestión de ausencias integrada con Microsoft, intuitiva y fácil de usar

El resultado

Reducción del 70 % de la carga administrativa, mayor visibilidad entre equipos y eliminación de errores en hojas de cálculo

Visión general

Imagina gestionar las vacaciones y ausencias de tus empleados en una hoja de cálculo Excel. Es la peor pesadilla de cualquier departamento de RR. HH. Ahora, aplica esa imagen a una empresa con presencia en múltiples países que atiende a millones de personas. Suena caótico, ¿verdad? Eso era exactamente lo que vivía Territorium antes de la llegada de absentify. Nos sentamos con Mariela Flores, responsable de Atracción y Desarrollo de Talento en Territorium, para hablar sobre cómo su equipo pasó de las hojas de cálculo a absentify y por qué ese cambio transformó su organización.

Sobre el cliente

Territorium es una empresa global con más de 12 millones de usuarios. Ayuda a estudiantes de todo el mundo a hacer seguimiento de su formación y competencias, conectándolos con oportunidades profesionales. Dado que instituciones educativas, estudiantes y organizaciones del mundo laboral utilizan sus soluciones, la empresa necesita un equipo considerable para gestionar sus operaciones.

Los procesos internos de RR. HH. debían estar a la altura de esa complejidad, especialmente en lo relativo a la gestión de vacaciones. Sin embargo, ese no era el caso en Territorium.

“« [absentify] nos ayuda a evitar errores o malentendidos con todos los compañeros o las personas que deberían estar involucradas cuando alguien solicita vacaciones, porque todos participan en la notificación de aprobación. Nos encanta, la verdad. »”

Mariela Flores

Responsable de Atracción y Desarrollo de Talento

El desafío

El principal reto al que se enfrentaba Territorium en la gestión de vacaciones era su proceso manual. Mariela nos contó: « Usábamos Excel donde teníamos a todos los empleados y calculábamos manualmente el número de días disponibles de cada uno, porque tenemos personas en todos los países del mundo. Era algo como: esta persona va a tener, no sé, 20 días de vacaciones el 20 de julio. Así que hay que poner un recordatorio en el calendario, luego añadir los días a la hoja de cálculo de Excel y simplemente registrar. »

Si un empleado en México solicitaba días libres, eso podía registrarse en un archivo. Si un compañero en Colombia hacía lo mismo, iba a otro diferente. El proceso implicaba revisar calendarios, repasar correos electrónicos, actualizar múltiples hojas de cálculo y repetirlo una y otra vez.

« La verdad es que nos llevaba mucho tiempo, porque teníamos muchas hojas de cálculo », añadió Mariela.

El problema de la gestión manual de vacaciones en Territorium no era solo la enorme cantidad de tiempo que consumía. También era necesario involucrar a varias personas en el proceso, las mismas que podrían haber estado dedicándose a tareas más importantes.

Mariela recuerda que en un momento dado había entre cuatro y cinco personas implicadas. Nos dijo: « Sí, había personas que enviaban su correo a mí, o quizá a mi jefe, o quizá a mi compañera. Así que era como: vale, ¿te envió un correo a ti o me lo envió a mí? Vamos a registrarlo. »

Además, había mucha confusión en la comunicación. Un empleado podía enviar un mensaje a un responsable, un correo electrónico a otro, y el equipo de RR. HH. se veía buscando la solicitud original.

¿A qué conducía todo esto? « Había muchas oportunidades de cometer un error humano », compartió Mariela.

La solución

Mariela nos contó que la búsqueda de una solución mejor por parte de su empresa comenzó en Google. Buscaban una herramienta compatible con Teams, y absentify cumplía con los requisitos. En sus propias palabras: « Fue superfácil. Era asequible y aceptable para nuestro presupuesto. Así que nos encantó. »

Desde la primera reunión, la decisión parecía clara. Territorium no necesitó buscar más opciones, ya que absentify era fácil de entender y sencillo de poner en marcha.

A pesar de la complejidad de su configuración anterior, Territorium encontró que la transición a absentify fue sencilla. Mariela nos dijo que fue « fácil, rápido y muy amigable ».

Añadió: « Fue bastante fácil porque configuramos los festivos y los días de vacaciones. Podía ser medio día, un día completo, permiso de paternidad o de maternidad. Básicamente, toda la información ya estaba cargada en absentify, y era realmente amigable y muy fácil. »

La empresa tampoco tuvo problemas para incorporar a su equipo en la plataforma. Les proporcionamos un vídeo de onboarding para compartir con sus empleados, lo que según Mariela « hizo que fuera superfácil » para que todos se configuraran y empezaran a utilizar absentify.

El cambio puede ser difícil, pero en este caso realmente no lo fue. El equipo de RR. HH. cargó toda la información necesaria y los empleados pudieron comenzar a enviar solicitudes de vacaciones sin necesidad de formación ni configuración adicional.

Uno de los factores que Territorium valoraba en la selección de un software de gestión de ausencias era la integración. La herramienta elegida debía integrarse con Microsoft u Outlook. Por suerte, absentify es compatible con la suite de Microsoft.

Como resultado, « fue fácil simplemente trasladar la información; solo había que cargarla y todo funcionaba », compartió Mariela.

Independientemente de la plataforma, el soporte al cliente puede marcar la diferencia en la experiencia de los usuarios. Para Territorium, el equipo de soporte de absentify siempre estuvo disponible para acompañar a la empresa en cada consulta y petición.

Mariela compartió: « No tardan mucho en responder y siempre están dispuestos a escuchar comentarios. » Además, el equipo de soporte está disponible a través de la plataforma y por correo electrónico, lo que permite a la empresa elegir su canal de comunicación preferido.

Lo mejor es que todo lo que Territorium necesita ya está en la plataforma. Pueden buscarlo y encontrar un recurso disponible de inmediato. En palabras de Mariela: « Aunque el servicio al cliente siempre está ahí para ayudar, las ocasiones en las que necesitas contactarles son bastante escasas. »

Los resultados

Desde que adoptó absentify, Territorium ha experimentado mejoras claras en todas sus operaciones de RR. HH. Lo que antes requería a varias personas y horas de trabajo manual se ha convertido en una tarea optimizada para dos personas, con visibilidad y automatización completas.

Una de las mayores mejoras para Territorium fue la reducción de la carga de trabajo. Antes de absentify, cuatro o cinco personas se encargaban de gestionar las vacaciones. Ahora, solo son Mariela y otra compañera. Ese cambio tuvo un gran impacto.

Con solo dos administradores, las solicitudes de vacaciones están centralizadas, el contexto de los días adicionales o reducidos es fácilmente accesible y el calendario de cada persona se mantiene actualizado. Ya no hay que preguntar por ahí ni rebuscar en los correos electrónicos, porque todo está en un solo lugar.

absentify también permitió que todos pudieran ver quién estaba de vacaciones. Mariela compartió: « Cuando registras las vacaciones en absentify, automáticamente se sincroniza con Outlook. Así, todos saben quién está de vacaciones, quién está en la oficina y quién no. »

Incluso si alguien olvida avisar a su equipo de su ausencia, todos pueden mantenerse informados a través de absentify. Esta funcionalidad mejoró la comunicación interna y facilitó la planificación para los empleados de la empresa.

Otros resultados clave: reducción del 70 % de la carga administrativa — el seguimiento de vacaciones ahora lo gestionan solo dos personas en lugar de cinco. Integración completa con Microsoft Outlook y Teams. Mayor visibilidad entre equipos. Tasas de adopción más altas entre los empleados. Menos errores — se acabaron los fallos en hojas de cálculo y las actualizaciones perdidas.

Para Territorium, absentify no solo sustituyó las hojas de cálculo, sino que también les proporcionó una forma más inteligente y sencilla de gestionar las vacaciones en un equipo global.

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