Remplacer le suivi manuel des congés dans des équipes internationales par un outil RH intégré à Microsoft en moins d'une semaine

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Le défi

Territorium, une entreprise mondiale de technologie éducative servant plus de 12 millions d'utilisateurs, peinait à gérer manuellement les congés de ses collaborateurs dans plusieurs pays à l'aide de tableurs

Notre solution

Adoption d'absentify, une plateforme de gestion des congés intégrée à Microsoft, conviviale et intuitive

Le résultat

Réduction de 70 % de la charge administrative, meilleure visibilité entre les équipes et suppression des erreurs de tableurs

Aperçu

Imaginez gérer les congés et absences de vos collaborateurs dans un tableur Excel. C'est le pire cauchemar des RH. Maintenant, appliquez cette image à une entreprise présente dans plusieurs pays et servant des millions de personnes. Stressant, n'est-ce pas ? C'est ce que vivait Territorium avant l'arrivée d'absentify. Nous avons échangé avec Mariela Flores, responsable de l'acquisition et du développement des talents chez Territorium, sur la manière dont son équipe est passée des tableurs à absentify et pourquoi ce changement a transformé leur organisation.

À propos du client

Territorium est une entreprise mondiale comptant plus de 12 millions d'utilisateurs. Elle aide les apprenants du monde entier à suivre leur formation et leurs compétences tout en les connectant à des carrières. Puisque des établissements d'enseignement, des apprenants et des organisations du monde du travail utilisent les solutions de l'entreprise, celle-ci a besoin d'une équipe conséquente pour gérer ses opérations.

Les processus RH internes devaient être à la hauteur de cette complexité, notamment en matière de gestion des congés. Or, ce n'était pas le cas chez Territorium.

“« [absentify] nous aide à éviter les erreurs ou les malentendus avec tous les collègues ou les personnes qui devraient être impliquées lorsque quelqu'un demande des congés, car elles sont toutes impliquées dans la notification d'approbation. Nous l'adorons, pour être honnête. »”

Mariela Flores

Responsable Acquisition et Développement des Talents

Le défi

Le principal défi de Territorium en matière de gestion des congés était le processus manuel. Mariela nous a confié : « Nous utilisions Excel avec tous les collaborateurs, et nous calculions manuellement le nombre de jours disponibles pour chacun car nous avons des collaborateurs dans tous les pays du monde. C'était du genre : cette personne va avoir, je ne sais pas, 20 jours de vacances le 20 juillet. Donc il faut mettre un rappel dans le calendrier, puis ajouter les jours dans le tableur Excel et simplement enregistrer. »

Si un collaborateur au Mexique demandait des congés, cela pouvait être enregistré dans un fichier. Si un collègue en Colombie faisait de même, cela allait dans un autre. Le processus impliquait de vérifier les calendriers, relire les e-mails, mettre à jour plusieurs tableurs, et recommencer encore et encore.

« Pour être honnête, ça nous prenait beaucoup de temps, parce que nous avions de nombreuses feuilles de calcul », a ajouté Mariela.

Le problème de la gestion manuelle des congés chez Territorium n'était pas seulement le temps considérable que cela prenait. Plusieurs personnes devaient aussi être impliquées dans le processus — les mêmes personnes qui auraient pu accomplir d'autres tâches plus importantes.

Mariela se souvient qu'à un moment, quatre à cinq personnes étaient impliquées. Elle a dit : « Oui, certaines personnes envoyaient leur e-mail à moi, ou peut-être à mon manager, ou peut-être à mon collègue. Donc c'était genre : OK, il t'a envoyé un e-mail, ou c'est à moi qu'il l'a envoyé ? Allons enregistrer. »

Ensuite, il y avait beaucoup de confusion autour de la communication. Un collaborateur pouvait envoyer un message à un manager, un e-mail à un autre, et les RH se retrouvaient à chercher la demande initiale.

Qu'est-ce que cela entraînait ? « Il y avait beaucoup d'occasions de commettre une erreur humaine », a partagé Mariela.

La solution

Mariela nous a confié que la recherche d'une meilleure solution par son entreprise a commencé sur Google. Ils cherchaient une solution compatible avec Teams, et absentify correspondait aux critères. Selon ses mots : « C'était super simple. C'était abordable et acceptable pour notre budget. Donc on a adoré ça. »

Dès la première réunion, la décision semblait évidente. Territorium n'avait pas besoin de chercher d'autres options car absentify était simple à comprendre et facile à démarrer.

Malgré la complexité de leur configuration précédente, Territorium a trouvé le passage à absentify facile. Mariela nous a dit que c'était « facile, rapide et très convivial ».

Elle a ajouté : « C'était assez facile parce que nous avons paramétré les jours fériés et les jours de congés. Ça pouvait être une demi-journée, une journée complète, un congé paternité ou maternité. Donc en fait, toutes les informations étaient déjà chargées dans absentify, et c'était vraiment convivial et très simple. »

L'entreprise n'a eu aucune difficulté à intégrer ses collaborateurs sur la plateforme. Nous leur avons fourni une vidéo d'intégration à partager avec leurs collaborateurs, ce qui, selon Mariela, « a rendu les choses super faciles » pour que tout le monde se configure et commence à utiliser absentify.

Le changement peut être difficile, mais ce n'était vraiment pas le cas ici. L'équipe RH a chargé toutes les informations nécessaires, et les collaborateurs ont pu commencer à soumettre des demandes de congés sans formation ni configuration supplémentaire.

L'un des facteurs que Territorium considérait dans le choix d'un logiciel de gestion des congés était l'intégration. L'outil devait s'intégrer à Microsoft ou Outlook. Bonne nouvelle pour eux, absentify prend en charge l'intégration avec la suite Microsoft.

En conséquence, « c'était facile de simplement transférer les informations ; il suffisait de les charger, et tout fonctionnait », a partagé Mariela.

Quelle que soit la plateforme, le support client peut faire la différence dans l'expérience des utilisateurs. Pour Territorium, l'équipe de support d'absentify a toujours été là pour accompagner l'entreprise dans chaque question et demande.

Mariela a partagé : « Ils ne mettent pas trop de temps à répondre, et ils sont toujours disposés à écouter les retours. » Mieux encore, l'équipe de support est disponible via la plateforme et par e-mail. L'entreprise peut ainsi choisir son mode de communication préféré.

Le meilleur, c'est que tout ce dont Territorium a besoin est déjà sur la plateforme. Ils peuvent simplement chercher et trouver une ressource disponible. Selon Mariela : « Même si le service client est toujours là pour aider, les occasions de le contacter sont assez rares. »

Les résultats

Depuis le passage à absentify, Territorium a constaté des améliorations nettes dans l'ensemble de ses opérations RH. Ce qui nécessitait autrefois plusieurs personnes et des heures de travail manuel est devenu une tâche rationalisée confiée à deux personnes, avec une visibilité et une automatisation complètes.

L'une des plus grandes améliorations pour Territorium a été la réduction de la charge de travail. Avant absentify, quatre à cinq personnes géraient les congés. Désormais, seules Mariela et une collègue s'en occupent. Ce changement a eu un impact considérable.

Avec seulement deux administrateurs, les demandes de congés sont centralisées, le contexte justifiant plus ou moins de jours de congés est facilement accessible, et le calendrier de chacun reste à jour. Plus besoin de demander autour de soi ou de fouiller dans les e-mails — tout est au même endroit.

absentify a aussi permis à chacun de voir qui était en congé. Mariela a partagé : « Dès que vous saisissez les congés dans absentify et qu'ils sont enregistrés, cela se synchronise automatiquement avec Outlook. Ainsi, tout le monde sait qui est en vacances, qui est au bureau et qui est absent. »

Même si quelqu'un oublie d'informer son équipe de son absence, tout le monde peut rester informé grâce à absentify. Cette fonctionnalité a amélioré la communication interne et facilité la planification pour les collaborateurs de l'entreprise.

Autres résultats clés : réduction de 70 % de la charge administrative — le suivi des congés est désormais géré par deux personnes au lieu de cinq. Intégration complète avec Microsoft Outlook et Teams. Visibilité améliorée entre les équipes. Taux d'adoption plus élevés parmi les collaborateurs. Moins d'erreurs — plus de fautes de tableurs ni de mises à jour manquées.

Pour Territorium, absentify n'a pas simplement remplacé les tableurs — il leur a aussi donné un moyen plus intelligent et plus simple de gérer les congés au sein d'une équipe internationale.

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