Comment Productle a rendu la gestion des congés fluide avec absentify

Les tableurs Excel conviennent peut-être aux budgets ou aux listes de tâches, mais pour gérer les congés des collaborateurs au sein d'une équipe hybride en croissance ? Les choses se compliquent.

C'était exactement le cas de Productle Ltd, une entreprise d'innovation numérique accompagnant des associations caritatives à travers le Royaume-Uni. Leur petite équipe dynamique était prisonnière d'un tableur rigide qui ne permettait ni la planification des congés à long terme, ni la visibilité, et générait un friction administrative constante.

Déterminé à trouver une solution plus robuste, Productle a exploré une gamme d'outils. Mais la plupart étaient soit trop complexes, soit tentaient de résoudre des problèmes qu'ils n'avaient pas. C'est alors qu'ils ont découvert absentify. Nous avons échangé avec Azadi Sheridan, fondateur et CEO de Productle, sur les raisons pour lesquelles le passage à absentify a été un soulagement, comment l'outil s'est intégré à leurs outils existants sans perturbation, et ce qui le distingue parmi les nombreuses solutions RH utilisées au fil des années.

Avant absentify, la gestion des congés chez Productle reposait sur ce que le CEO Azadi Sheridan décrivait comme un « magnifique tableur » — qui créait pourtant plus de problèmes qu'il n'en résolvait.

Le tableur exigeait une saisie manuelle, une mise à jour constante et un suivi des versions. Il ne pouvait gérer ni les approbations, ni la planification à long terme, ni même les bases d'une vision claire.

« On ne pouvait rien planifier à l'avenir parce qu'on avait juste assez de temps pour tenir le tableur à jour pour l'année en cours », a expliqué Azadi. Cela devenait un vrai problème, surtout avec des membres de l'équipe qui planifiaient leurs congés des années à l'avance en raison de leur bénévolat.

« L'un de nos collaborateurs a ses congés planifiés trois ou quatre ans à l'avance pour partir en voyage avec des enfants au Népal ou en Éthiopie… il devait saisir ses données dans le tableur, ce qui était vraiment frustrant. »

Au-delà des problèmes de planification, le système manquait aussi de traçabilité et de structure. Des codes internes comme « TH » (congé provisoire) et « H » (congé confirmé) étaient utilisés, mais faciles à manquer ou à mal interpréter.

« Quand vous avez beaucoup de monde, il y a énormément de changements de TH à H… On ne peut pas rapidement voir un instantané de la situation de quelqu'un, à moins que quelqu'un construise [une formule] », a dit Azadi. Une petite erreur dans le tableur pouvait dérégler tout un calendrier de congés.

L'absence d'intégration avec les outils du quotidien aggravait encore les choses. « Notre équipe n'était pas rassurée de saisir ses informations de congés et de maladie dans un tableur Excel », a dit Azadi. « Ça n'avait de sens pour aucun d'entre nous. »

Pour une entreprise spécialisée dans l'aide aux associations pour moderniser leurs systèmes, continuer à utiliser un outil statique et manuel semblait en décalage avec leur mission. Même le processus d'approbation était inefficace et ambigu.

« Si quelqu'un dit "je suis sûr que ton manager a approuvé quelque chose", il fallait parcourir l'historique des versions d'Excel et espérer trouver quelque chose », se souvient Azadi. L'absence d'un historique clair et vérifiable rendait tout plus difficile pour les collaborateurs comme pour les managers.

Malgré sa petite taille, Productle n'était pas prêt à accepter ces inefficacités. L'équipe a décidé qu'il était temps de quitter les tableurs et d'investir dans un outil intuitif.