Cómo Productle simplificó la gestión de ausencias con absentify

Las hojas de cálculo de Excel pueden funcionar bien para presupuestos o listas de tareas, pero para gestionar las ausencias de empleados en un equipo híbrido en crecimiento, las cosas se complican rápidamente.

Eso fue exactamente lo que le ocurrió a Productle Ltd, una empresa de innovación digital que apoya a organizaciones benéficas en todo el Reino Unido. Su equipo, pequeño pero dinámico, estaba atrapado en una hoja de cálculo rígida que no podía gestionar la planificación de ausencias a largo plazo, carecía de visibilidad y generaba una fricción administrativa constante.

Decidido a encontrar una solución más sólida, Productle evaluó diversas herramientas. Pero la mayoría eran demasiado complejas o intentaban resolver problemas que no tenían. Fue entonces cuando descubrieron absentify. Hablamos con Azadi Sheridan, fundador y CEO de Productle, sobre por qué el cambio a absentify supuso un alivio, cómo se integró en sus herramientas existentes sin disrupciones y qué lo distinguió entre las numerosas soluciones de RR. HH. que han utilizado a lo largo de los años.

Antes de absentify, la gestión de ausencias en Productle se basaba en lo que el CEO Azadi Sheridan describió como una «preciosa hoja de cálculo», que sin embargo generaba más problemas de los que resolvía.

La hoja de cálculo requería entrada manual, actualizaciones constantes y control de versiones. No podía gestionar aprobaciones, planificación a largo plazo ni siquiera ofrecer una visión clara de la situación.

«No se podía planificar a futuro porque solo había tiempo para mantener la hoja de cálculo del año en curso», explicó Azadi. Esto se convirtió en un verdadero problema, especialmente con miembros del equipo que planificaban sus vacaciones con años de antelación debido a su trabajo de voluntariado.

«Uno de nuestros compañeros tiene sus vacaciones planificadas con tres o cuatro años de antelación para hacer viajes con niños a Nepal o Etiopía... tenía que introducir sus datos en la hoja de cálculo, lo cual era realmente frustrante.»

Más allá de los problemas de planificación, el sistema también carecía de trazabilidad y estructura. Se utilizaban códigos internos como «TH» (vacaciones provisionales) y «H» (vacaciones confirmadas), pero eran fáciles de pasar por alto o malinterpretar.

«Cuando tienes a un montón de gente, hay muchos cambios de TH a H... No puedes ver rápidamente un resumen de dónde está alguien, a menos que alguien construya [una fórmula]», dijo Azadi. Un pequeño error en la hoja de cálculo podía desbaratar todo el calendario de vacaciones.

La falta de integración con las herramientas del día a día empeoraba las cosas. «Nuestro equipo no se sentía cómodo introduciendo su información de ausencias y bajas en una hoja de cálculo de Excel», dijo Azadi. «No tenía sentido para ninguno de nosotros.»

Para una empresa especializada en ayudar a organizaciones benéficas a modernizar sus sistemas, seguir utilizando una herramienta estática y manual parecía contradictorio con su propia misión. Incluso el proceso de aprobación era ineficiente y ambiguo.

«Si alguien dice "seguro que tu responsable aprobó algo", habría que revisar el historial de versiones de Excel y esperar encontrar algo», recordó Azadi. La ausencia de un registro claro y verificable hacía todo más difícil tanto para empleados como para responsables.

A pesar de ser una empresa pequeña, Productle no estaba dispuesta a aceptar estas ineficiencias. El equipo decidió que era hora de dejar atrás las hojas de cálculo e invertir en una herramienta intuitiva.