Vorteile der Kalendersynchronisation
Die Erteilung der Berechtigung Calendars.ReadWrite an die absentify Calendars Permission App bietet mehrere wichtige Vorteile:- Automatische Kalendersynchronisation: Abwesenheiten, die in absentify erstellt werden, erscheinen automatisch in den Outlook-Kalendern der Benutzer. Dies spart Zeit und sorgt dafür, dass alle Teammitglieder stets auf dem aktuellen Stand sind.
- Erhöhte Sichtbarkeit innerhalb von Microsoft 365: Teammitglieder können die Verfügbarkeit direkt in Outlook und Microsoft Teams sehen, was die Terminplanung und Ressourcenverwaltung erleichtert. Abwesenheiten werden farbcodiert angezeigt, sodass Verfügbarkeiten schnell erkannt werden können.
- Updates für freigegebene Outlook-Kalender (ab dem Mini-Plan verfügbar): Mit der Berechtigung Calendars.ReadWrite kann absentify Abwesenheiten in freigegebene Outlook-Kalender von Teams, Abteilungen oder Benutzergruppen eintragen. Dadurch können Teamleiter oder Abteilungsleiter die Abwesenheiten kollektiv in freigegebenen Kalendern sehen – nicht nur in absentify, sondern direkt in Outlook. (Hinweis: Die Gruppenkalender-Synchronisation benötigt diese Berechtigung nicht — sie verwendet ausschließlich die Berechtigung
Group.ReadWrite.All, die der separaten absentify Group Calendar Permission App erteilt wird.)
Standardfunktionalität ohne Berechtigungen
Wenn die Berechtigung Calendars.ReadWrite nicht erteilt wird, bietet absentify weiterhin grundlegende Kalenderfunktionen:- iCal-E-Mail-Einladungen: Benutzer mit aktivierten Kalender-Einladungen können entsprechend der Zeitregel der Abwesenheitsart bei einer neuen passenden Anfrage, einer Genehmigung oder einer wesentlichen Änderung an Datum, Uhrzeit oder Status eine iCal-Einladung erhalten. Für eine bereits beendete Abwesenheit wird keine erste Einladung gesendet, es sei denn, die Kalenderzustellung für diese Anfrage wurde autorisiert, solange die Abwesenheit noch aktuell oder zukünftig war; reine Reparatur-Läufe versenden keine Massen-Einladungen für alte Abwesenheiten. Serien und Kopien für Vertreter folgen derselben Zeitregel. Der Benutzer nimmt den Termin in seiner Kalender-App an oder fügt ihn dort hinzu. Dies ist ein per E-Mail gesendeter Kalendereintrag, kein Kalenderabonnement oder Feed. Das Aktivieren allein versendet keine ersten Einladungen für bestehende Abwesenheiten.
Wenn ein neu vorgesehener direkter Outlook-Eintrag nicht zugestellt werden kann und der Benutzer Kalender-Einladungen aktiviert hat, kann absentify stattdessen eine iCal-Einladung senden, sobald die Kalendersynchronisation nachzieht. Dieser Ausweichweg wandelt ältere Kalenderbestände nicht nachträglich in Einladungs-E-Mails um.
Wann persönliche Kalendereinträge aktualisiert oder entfernt werden
Bereits zugestellte Einträge werden aktualisiert oder storniert, wenn eine wesentliche Anfrageänderung dies erfordert. Dazu gehören Änderungen an Datum oder Uhrzeit, Genehmigung und Status, Datenschutzkorrekturen, Stornierungen, Löschungen und Änderungen an einem genehmigten Vertreter.- Eine Stornierung oder Ablehnung entfernt den zugestellten Eintrag. Die Stornierung eines Tages einer Serie entfernt die anderen Tage nicht.
- Ältere iCal-Serien und Einladungen pro Tag aus der früheren Seriensynchronisation können weiterhin erforderliche Anfrageupdates und Stornierungen erhalten.
- Wenn du Outlook Kalender Synchronisation ausschaltest, die Option Kalendersynchronisation der Abwesenheitsart änderst oder die E-Mail-Adresse eines Benutzers änderst, startet absentify keine pauschale Stornierung mit erneutem Versand. Neue Anfrageaktionen verwenden das aktuelle Ziel und die aktuellen Einstellungen.
- Änderungen an Profil, Sprache, Name oder Betreff der Abwesenheitsart senden allein keine iCal-Updates für bestehende Abwesenheiten. Die aktuellen Anzeigedaten werden mit der nächsten erforderlichen Anfrageaktualisierung übernommen.
So verwendet absentify die Kalenderberechtigungen
Um Transparenz und Vertrauen zu gewährleisten, hier ein Überblick, wie absentify die Berechtigung Calendars.ReadWrite nutzt:- Begrenzter Zugriff: Die Berechtigung wird ausschließlich verwendet, um Kalendereinträge zu Abwesenheiten zu erstellen, zu aktualisieren oder zu löschen. Es werden keine anderen Kalenderdaten oder Ereignisse gelesen.
- Abwesenheitsgrund: Wenn ein Benutzer einen Grund eingibt, übernimmt absentify ihn in die Ereignisbeschreibung seines persönlichen Kalenders. In freigegebenen Outlook-, Gruppen- und Teams-Gruppenkalendern erscheint der Grund nur, wenn seine Sichtbarkeit nicht eingeschränkt und die Abwesenheitsart nicht privat ist.
- Datenspeicherung: Wenn ein Kalendereintrag erstellt wird, speichert absentify nur die ID des Ereignisses im Outlook-Kalender. Diese ID ermöglicht es, den Eintrag zu ändern oder zu löschen, wenn eine Abwesenheit storniert oder aktualisiert wird.
- Keine Datenauswertung: absentify greift nicht auf Informationen aus anderen Kalendereinträgen zu, sodass die persönlichen Kalenderdaten deiner Benutzer privat und unangetastet bleiben.
Sicherheit und Datenschutz
Unsere Verpflichtung zur Datensicherheit umfasst folgende Maßnahmen:- ISO 27001-Zertifizierung: absentify ist ISO 27001-zertifiziert und erfüllt strenge internationale Standards für Informationssicherheitsmanagement.
- Microsoft 365 App-Zertifizierung: Die absentify Calendars Permission App ist Microsoft 365 App-zertifiziert und erfüllt die strengen Sicherheits- und Compliance-Standards von Microsoft. Diese Zertifizierung bestätigt, dass absentify bewährte Verfahren im Umgang mit Daten und Sicherheitsstandards einhält.
- Sicheres Schlüsselmanagement in Azure Vault: Das Anwendungsschlüsselgeheimnis für die Kalendersynchronisation wird sicher in einem Azure Key Vault in Nordeuropa gespeichert. Nur autorisiertes Personal der absentify GmbH hat Zugriff auf dieses Geheimnis. Entwickler oder andere Teammitglieder haben keinen Zugriff, und es existieren keine externen Kopien des Schlüssels.
Berechtigungen für die absentify Calendars Permission App erteilen
Erteile Calendars.ReadWrite für die App absentify Calendars Permission aus absentify. Öffne keine öffentliche Microsoft-Zustimmungs-URL. Gehe zu Einstellungen > Microsoft und schalte die Funktion ein. Wenn die Microsoft-Berechtigung fehlt, öffnet sich Erforderliche Berechtigungen. Wenn dir jemand einen Zustimmungslink von dieser Seite geschickt hat, öffne stattdessen diesen Link. Wenn du Tenant Administrator bist, wähle Ich bin Tenant Administrator und dann Berechtigungen jetzt gewähren. Du brauchst ein verknüpftes Microsoft-Konto. Microsoft öffnet sich, damit du die Berechtigung erteilen kannst. Wenn du kein Tenant-Administrator bist, wähle Ich bin kein Tenant-Administrator. Wähle Vorausgefüllte E-Mail öffnen oder Zustimmungslink kopieren und sende die Anfrage an dein IT-Team. Im Browser führt Berechtigungen jetzt gewähren dich zu Microsoft. Du verlässt absentify und kommst mit einem Ergebnisbanner zu Einstellungen > Microsoft zurück. Wenn Microsoft die Zustimmung bestätigt hat, die Berechtigung aber noch nicht für absentify sichtbar ist, zeigt Einstellungen > Microsoft Warten auf Microsoft… und Microsoft hat die Zustimmung bestätigt. Die Berechtigung wird normalerweise innerhalb einer Minute angezeigt; diese Seite überprüft alle paar Sekunden. Wähle Jetzt überprüfen. In Microsoft Teams oder SharePoint öffnet sich Microsoft in einem anderen Fenster. Einstellungen > Microsoft zeigt dann Warten auf Microsoft… und Erteile die Berechtigung im geöffneten Fenster und komme dann hierher zurück. Wähle Ich habe sie erteilt. Ein Banner auf Einstellungen > Microsoft zeigt das Ergebnis, wenn du aus dem Browser zurückkommst. Kopierte oder per E-Mail gesendete Links und das Fenster in Microsoft Teams oder SharePoint öffnen stattdessen eine Ergebnisseite. Diese Seite kann Berechtigung erteilt, Fast geschafft, Berechtigung wurde nicht erteilt, Falscher Microsoft 365-Mandant, Dieser Link ist nicht mehr gültig oder Etwas ist schiefgelaufen zeigen. Wenn die Funktion in absentify ausgeschaltet war, siehst du Berechtigung wurde nicht aktiviert. Wenn du Microsoft schließt, bevor die Zustimmung erteilt wurde, oder wenn die Zustimmung abgelehnt wird, ändert sich nichts. Die Erteilung dieser Berechtigung erfordert einen Microsoft 365-Administrator. Ein kopierter oder per E-Mail gesendeter Link gehört zu deinem Workspace und läuft nach 14 Tagen ab. Eine Anfrage, die du in der App startest, läuft nach 15 Minuten ab. Alte öffentliche Microsoft-Zustimmungs-URLs scheitern mit Dieser Link ist nicht mehr gültig. Starte erneut von absentify. Wenn dein Tenant die Berechtigung später widerruft, zeigt die Zeile eine Warnung und Erneut erteilen. Nach einer erfolgreichen Erteilung muss Outlook Kalender Synchronisation unter Einstellungen > Microsoft eingeschaltet sein. Wenn du von dieser Seite gestartet hast, schaltet eine erfolgreiche Erteilung die Funktion ein. Ohne das bleiben Abwesenheiten bei iCal-E-Mail-Einladungen.Berechtigungen widerrufen
Falls du die erteilten Berechtigungen widerrufen möchtest:- Azure Active Directory aufrufen: Melde dich mit deinem Administratorkonto im Azure-Portal an.
- Zu Unternehmensanwendungen navigieren: Wähle im linken Menü Azure Active Directory > Unternehmensanwendungen.
- absentify Calendars Permission auswählen: Finde und wähle die absentify Calendars Permission App aus der Liste.
- Berechtigungen verwalten: Gehe zu Berechtigungen, um die Berechtigungen zu überprüfen und gegebenenfalls zu widerrufen.