Outlook-Kalendersynchronisation

Die Outlook-Kalendersynchronisation von absentify ermöglicht die nahtlose Integration von Abwesenheiten in Outlook-Kalender. Dies vereinfacht die Abwesenheitsverwaltung und verbessert die Teamkoordination innerhalb der Microsoft 365-Umgebung. Für die vollständige Automatisierung sind spezifische Berechtigungen für die absentify Calendars Permission Microsoft 365 Enterprise-App (App-ID: 3dbcb38b-8d2f-4e97-9bd1-975fb770b31c) erforderlich, die Abwesenheiten in Kalendern verwaltet.

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Vorteile der Kalendersynchronisation

Die Erteilung der Berechtigung Calendars.ReadWrite an die absentify Calendars Permission App bietet mehrere wichtige Vorteile:

• Automatische Kalendersynchronisation: Abwesenheiten, die in absentify erstellt werden, erscheinen automatisch in den Outlook-Kalendern der Benutzer. Dies spart Zeit und sorgt dafür, dass alle Teammitglieder stets auf dem aktuellen Stand sind.
• Erhöhte Sichtbarkeit innerhalb von Microsoft 365: Teammitglieder können die Verfügbarkeit direkt in Outlook und Microsoft Teams sehen, was die Terminplanung und Ressourcenverwaltung erleichtert. Abwesenheiten werden farbcodiert angezeigt, sodass Verfügbarkeiten schnell erkannt werden können.
• Updates für geteilte Kalender (ab dem Mini-Plan verfügbar): Mit der Berechtigung Calendars.ReadWrite kann absentify Abwesenheiten auch in geteilte Kalender von Teams, Abteilungen oder Benutzergruppen eintragen. Dadurch können Teamleiter oder Abteilungsleiter die Abwesenheiten kollektiv in geteilten Kalendern sehen – nicht nur in absentify, sondern direkt in Outlook und anderen Microsoft 365-Tools.

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Standardfunktionalität ohne Berechtigungen

Wenn die Berechtigung Calendars.ReadWrite nicht erteilt wird, bietet absentify weiterhin grundlegende Kalenderfunktionen:

• iCal-E-Mail-Einladungen: Bei der Erstellung einer Abwesenheit erhalten Benutzer eine iCal-E-Mail-Einladung, um die Abwesenheit manuell in ihren Outlook-Kalender zu übernehmen. Jeder Benutzer muss die Einladung annehmen, damit die Abwesenheit in seinem persönlichen Kalender reflektiert wird.

Während diese Option die Nachverfolgung von Abwesenheiten in Outlook ermöglicht, fehlt die Automatisierung und zentrale Sichtbarkeit, die durch die Berechtigungen der absentify Calendars Permission App bereitgestellt werden.

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So verwendet absentify die Kalenderberechtigungen

Um Transparenz und Vertrauen zu gewährleisten, hier ein Überblick, wie absentify die Berechtigung Calendars.ReadWrite nutzt:

• Begrenzter Zugriff: Die Berechtigung wird ausschließlich verwendet, um Kalendereinträge zu Abwesenheiten zu erstellen, zu aktualisieren oder zu löschen. Es werden keine anderen Kalenderdaten oder Ereignisse gelesen.
• Datenspeicherung: Wenn ein Kalendereintrag erstellt wird, speichert absentify nur die ID des Ereignisses im Outlook-Kalender. Diese ID ermöglicht es, den Eintrag bei Bedarf zu ändern oder zu löschen (z. B. wenn eine Abwesenheit storniert oder aktualisiert wird).
• Keine Datenauswertung: absentify greift nicht auf Informationen aus anderen Kalendereinträgen zu, sodass die persönlichen Kalenderdaten deiner Benutzer privat und unangetastet bleiben.

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Sicherheit und Datenschutz

Unsere Verpflichtung zur Datensicherheit umfasst folgende Maßnahmen:

• ISO 27001-Zertifizierung: absentify ist ISO 27001-zertifiziert und erfüllt strenge internationale Standards für Informationssicherheitsmanagement.
• Microsoft 365 App-Zertifizierung: Die absentify Calendars Permission App ist Microsoft 365 App-zertifiziert und erfüllt die strengen Sicherheits- und Compliance-Standards von Microsoft. Diese Zertifizierung bestätigt, dass absentify bewährte Verfahren im Umgang mit Daten und Sicherheitsstandards einhält.
• Sicheres Schlüsselmanagement in Azure Vault: Das Anwendungsschlüsselgeheimnis für die Kalendersynchronisation wird sicher in einem Azure Key Vault in Nordeuropa gespeichert. Nur die Geschäftsführung der BrainCore Solutions GmbH (Entwickler und Eigentümer von absentify) hat Zugriff auf dieses Geheimnis. Entwickler oder andere Teammitglieder haben keinen Zugriff, und es existieren keine externen Kopien des Schlüssels.

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Berechtigungen für die absentify Calendars Permission App erteilen

Um die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen:

1. Öffne die Einwilligungs-URL: Klicke auf den folgenden Link, um den Einwilligungsprozess zu starten:
   Berechtigungen erteilen
2. Anmelden: Melde dich mit deinen Microsoft 365-Administratordaten an.
3. Berechtigungen überprüfen: Überprüfe die angeforderte Berechtigung Calendars.ReadWrite der absentify Calendars Permission App sorgfältig.
4. Einwilligen: Klicke auf Akzeptieren, um die Berechtigung zu erteilen.
5. Synchronisation in absentify aktivieren: Melde dich in absentify an und gehe zu Einstellungen > Microsoft. Aktiviere die Option Kalendersynchronisation aktivieren, um die Funktion zu aktivieren. Ohne diesen Schritt bleibt die Synchronisation inaktiv.

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Berechtigungen widerrufen

Falls du die erteilten Berechtigungen widerrufen möchtest:

1. Azure Active Directory aufrufen: Melde dich mit deinem Administratorkonto im Azure-Portal an.
2. Zu Unternehmensanwendungen navigieren: Wähle im linken Menü Azure Active Directory > Unternehmensanwendungen.
3. absentify Calendars Permission auswählen: Finde und wähle die absentify Calendars Permission App aus der Liste.
4. Berechtigungen verwalten: Gehe zu Berechtigungen, um die Berechtigungen zu überprüfen und gegebenenfalls zu widerrufen.

Durch die Erteilung der Berechtigung Calendars.ReadWrite an die absentify Calendars Permission App ermöglicht absentify eine nahtlose Abwesenheitsverwaltung. Dies umfasst die Automatisierung von Kalenderaktualisierungen in der gesamten Microsoft 365-Umgebung, einschließlich Outlook und Microsoft Teams, unter Einhaltung höchster Sicherheits- und Datenschutzstandards.

Für weitere Fragen zu Datenverarbeitung, Sicherheit oder Berechtigungsverwaltung kontaktiere bitte unser Support-Team.