Einen Abwesenheitsantrag erstellen
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Eine neue Abwesenheitsanfrage starten
Um eine neue Abwesenheitsanfrage zu erstellen, gehe auf die Übersicht-Seite und klicke auf Antrag erstellen. Alternativ kannst du direkt auf die gewünschten Datum(e) in deinem Kalender klicken, um den Abwesenheitszeitraum auszuwählen.
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Die Abwesenheitsart auswählen
Öffne im Anfrageformular das Dropdown-Menü Abwesenheitsart. Wähle die gewünschte Art aus, z. B. Urlaub, Krankheit oder Homeoffice. Manche Arten zeigen (Abzug vom Kontingent) neben dem Namen an, was bedeutet, dass sie dein Abwesenheitskontingent belasten.
Hinweis: Abwesenheitsarten, die im Dropdown mit (Abzug vom Kontingent) gekennzeichnet sind, reduzieren in der Regel dein Abwesenheitskontingent um die berechnete Anzahl von Tagen. Nicht abzugsfähige Abwesenheiten belasten dein Kontingent nicht. Die Anzahl der abgezogenen Tage berücksichtigt möglicherweise deinen Arbeitszeitplan und Feiertage, je nach den Einstellungen deines Unternehmens. Fehlt eine Abwesenheitsart, die du erwartest, hat dein Admin für das verknüpfte Kontingent möglicherweise Sichtbar ausgeschaltet.
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Dauer und Details festlegen
- Start und Ende: Lege das Start- und Enddatum fest. Bei stundenbasierter Abwesenheit setzt du auch die Start- und Endzeit. Bei tagesbasierter Abwesenheit wählst du am Start Morgen oder Nachmittag, und am Ende Mittagspause oder Ende des Arbeitstags. Daten vor deinem Beschäftigungsbeginn oder nach deinem letzten Arbeitstag können nicht ausgewählt werden; beide Grenztage bleiben buchbar. Wenn du ein Datum außerhalb dieses Zeitraums eingibst, zeigt das Feld einen Fehler an, ohne das Datum zu ändern.
Hinweis: Du kannst Abwesenheitsanfragen nur für das laufende oder das kommende Jahr erstellen (gemäß den Einstellungen für das Geschäftsjahr deines Unternehmens). Falls du weiter im Voraus planen musst, wende dich bitte an deine HR-Abteilung.
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Feiertage in deiner Auswahl: Wenn die von dir gewählten Daten einen oder mehrere Feiertage enthalten, erscheint ein Hinweisfeld, das dir anzeigt, wie viele Feiertage im ausgewählten Zeitraum liegen. Sobald du eine Abwesenheitsart gewählt hast, zeigt das Feld außerdem an, ob diese Tage Abzug vom Kontingent bedeuten, Halber Tag: die Arbeitszeit zählt weiterhin. anzeigen oder Kein Abzug vom Kontingent gilt. Bei halbtägigen Feiertagen kann das Banner auch Halber Tag: die Arbeitszeit zählt weiterhin. anzeigen, wenn nur eine Tageshälfte abgezogen wird. Klicke auf Details anzeigen, um Datum, Name und den Status Vom Kontingent abgezogen jedes Feiertags zu sehen.
Dieselbe Feiertagserkennung gilt auch, wenn ein Manager eine Gruppen- bzw. Abteilungsanfrage erstellt. In diesem Fall zeigt das Banner, wie viele Mitglieder betroffen sind (zum Beispiel 3 von 8 Mitgliedern), anstatt einer einzelnen Feiertagsanzahl.
- Verfügbar für diese Daten: Wenn der buchbare Betrag vom gewählten Zeitraum abhängt, erscheint unter der abgezogenen Dauer die Zeile Verfügbar für diese Daten. Sie aktualisiert sich mit deiner Datumsauswahl und zeigt, wie viel deines Kontingents du für den gewählten Zeitraum tatsächlich buchen kannst. Das kann zum Beispiel bei einem Monatskontingent, einem Stichtag für den Übertrag oder einer Regel der Fall sein, die erst später im Jahr startet. Der angezeigte Betrag gilt für deine gesamte Auswahl und entspricht dem kleinsten Betrag, der an einem der gewählten Tage verfügbar ist. Ist das Kontingent nur bis zu einem bestimmten Datum verfügbar, wird auch dieses angezeigt, zum Beispiel Verfügbar für diese Daten: 2 Tage, bis 31.03.2026. Der Wert kann vom Kontingent auf deiner Kontingentkarte abweichen, da die Karte zeigt, wie viel Kontingent dir aktuell zur Verfügung steht. Siehe Mein Kalender. Reicht das Kontingent für deine Auswahl nicht, ersetzt absentify die allgemeine Fehlermeldung durch den Betrag, den du tatsächlich hast. Kommt noch Kontingent dazu, nennt absentify diesen Betrag und das Datum, zum Beispiel: Du hast nur 1 Tag für die ausgewählten Daten verfügbar. 10 Tage wird am 01.09.2026 hinzugefügt. War in einem früheren Zeitraum im selben Jahr mehr verfügbar, nennt absentify diesen Zeitraum, zum Beispiel: Für die ausgewählten Daten hast du nur 5 Tage zur Verfügung. Die Daten vom 01.02.2026 bis 31.03.2026 haben 20 Tage. Sonst steht dort nur der verfügbare Betrag: Du hast nur 1 Tag für die ausgewählten Daten verfügbar.
- Grund (optional): Abhängig von der Abwesenheitsart und den Einstellungen deines Unternehmens musst du möglicherweise einen Grund für deine Abwesenheit angeben. Das Feld unterstützt mehrzeiligen Text; wenn dein Eintrag das Zeichenlimit überschreitet, wirst du gebeten, ihn zu kürzen. Fülle dieses Feld aus, falls erforderlich.
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Anhang (optional): Wenn für die ausgewählte Abwesenheitsart das Hochladen von Dokumenten aktiviert ist, wird ein Feld Anhang angezeigt. Klicke auf Hochladen oder ziehe Dateien, um unterstützende Dokumente zu deiner Anfrage hinzuzufügen. Je nach Unternehmensplan:
- Im Essentials-Plan kannst du ein Dokument pro Anfrage hochladen (max. 2 MB).
- Im Plus-Plan kannst du mehrere Dokumente pro Anfrage hochladen (max. 15 MB pro Dokument).
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Vertretung (falls erforderlich)
Falls für die ausgewählte Abwesenheitsart eine Vertretung erforderlich ist, erscheint der Abschnitt Vertreter im Antragsformular.
- Je nach Einstellung deines Unternehmens kann eine oder mehrere Vertretungen erforderlich sein.
- Die Vertretung(en) können automatisch aus deinem Profil übernommen werden oder – sofern erlaubt – kannst du sie manuell auswählen.
- Wenn die Auswahl erlaubt ist:
- Wenn mehrere Vertretungen ausgewählt sind, kannst du die Reihenfolge ändern, in der sie zur Bestätigung kontaktiert werden.
- Du kannst Vertretungen hinzufügen oder entfernen, je nachdem, wer dich während deiner Abwesenheit vertreten soll.
- Wenn die Vertretungen automatisch zugewiesen werden, sind keine Änderungen möglich – du kannst den Antrag einfach absenden.
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Anfrage absenden
Sobald alle Informationen ausgefüllt sind, klicke auf Antrag senden, um deine Abwesenheitsanfrage einzureichen. Liegen ausgewählte Daten außerhalb deines Beschäftigungszeitraums, bleibt der Button deaktiviert und erklärt den Grund. Wenn die Abwesenheitsart eine Genehmigung erfordert, wird dein Manager oder Genehmiger benachrichtigt. Wenn keine Genehmigung erforderlich ist, wird die Anfrage sofort eingetragen.
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Status deiner Anfrage ansehen (optional)
Nach dem Absenden kannst du den Status deiner Abwesenheitsanfrage auf der Übersicht-Seite einsehen. Dort kannst du verfolgen, ob sie ausstehend, genehmigt oder abgelehnt ist.
Einen Antrag rückwirkend erstellen
Ohne zusätzliche Manager- oder Administratorrechte kannst du für dich selbst eine Abwesenheitsanfrage mit einem Startdatum bis zu 30 Tage rückwirkend erstellen, solange das Datum im aktuellen Geschäftsjahr liegt. Daten, die mehr als 30 Tage zurückliegen, kannst du nicht auswählen. Bitte einen Administrator, eine ältere Abwesenheit für dich einzutragen. Ein Abteilungsleiter kann das für Mitarbeiter einer verwalteten Abteilung nur, wenn Rückwirkendes Abwesenheitsmanagement durch den Abteilungsmanager aktiviert ist; sein Zeitraum reicht dann bis in das vorherige Geschäftsjahr. Hat ein bestehender Antrag die falsche Abwesenheitsart, zum Beispiel Homeoffice statt Krankheit, kannst du ihn nicht direkt ändern. Der falsche Antrag muss storniert und mit der richtigen Abwesenheitsart neu erstellt werden. Hat der Antrag bereits begonnen, muss ihn ein Administrator stornieren. Ein Abteilungsleiter kann das für Mitarbeiter einer verwalteten Abteilung nur, wenn die oben genannte Einstellung aktiviert ist. Weitere Informationen findest du unter Einen Abwesenheitsantrag stornieren.Wiederkehrende Abwesenheit erstellen
Mit absentify kannst du wiederkehrende Abwesenheiten mit flexiblen Intervallen planen. Das letzte Vorkommen darf höchstens 365 Tage nach dem heutigen Datum liegen. Das Startdatum muss außerdem im Datumsbereich liegen, der für deine Rolle verfügbar ist.Wiederkehrende Abwesenheiten sind nur in den Plänen Essentials und Plus verfügbar. Siehe Plan-Feature-Matrix.
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Abwesenheitsformular öffnen
Klicke auf Antrag erstellen und wähle die gewünschte Abwesenheitsart aus dem Dropdown-Menü aus.
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Wiederholung aktivieren
Aktiviere die Option Serienantrag erstellen, um die Abwesenheit als wiederkehrende Anfrage zu erstellen.
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Startdatum und Wiederholungsintervall festlegen
Wähle das Startdatum der wiederkehrenden Abwesenheit.
Lege das Wiederholungsintervall fest:
Lege das Wiederholungsintervall fest:
- Daily
- Weekly
- Monatlich
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Details zur Wiederholung konfigurieren
- Bei einer wöchentlichen Wiederholung wählst du die Wochentage aus.
Die arbeitsfreien Tage der ausgewählten Person werden angezeigt, können aber trotzdem ausgewählt werden. - Bei einer monatlichen Wiederholung kannst du wählen zwischen:
- einem bestimmten Tag des Monats (z. B. dem 15.), oder
- einem Wochentag-Muster (z. B. jeden dritten Montag)
Danach legst du das Intervall fest (z. B. alle 2 Monate).
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Endbedingung festlegen
Lege fest, wann die Wiederholung enden soll:
- An einem bestimmten Datum
- Nach einer bestimmten Anzahl an Vorkommen
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Zeitraum festlegen
- Bei stundenbasierter Abwesenheit gibst du für jede Wiederholung Startzeit und Endzeit ein. Die Zeiten starten mit deinen Arbeitszeiten am Startdatum. Du kannst sie ändern.
- Bei tagesbasierter Abwesenheit gilt jede Wiederholung als ganzer Tag.
- Bei halbtägigen Abwesenheitsarten wählst du pro Wiederholung Ganzer Tag, Morgen oder Nachmittag.
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Konflikte prüfen und lösen
Falls es potenzielle Konflikte gibt, werden sie vor dem Absenden angezeigt. Mögliche Konflikte sind:
- Die eingetragene Vertretung ist an einem oder mehreren Tagen nicht verfügbar
- Das Abwesenheitslimit der Abteilung ist überschritten
- Überschneidungen mit anderen Abwesenheiten
- Du bist im gewünschten Zeitraum als Vertreter für einen Kollegen eingeteilt (je nach Konfiguration der Abwesenheitsart kann dies die Einreichung blockieren, einen Bestätigungsdialog anzeigen oder als Hinweis bei ausstehenden Vertreterzuweisungen erscheinen)
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Anfrage absenden
Nachdem du alle Angaben überprüft und eventuelle Konflikte gelöst hast, klickst du auf Anwenden, um die wiederkehrende Abwesenheit zu erstellen.
Abwesenheitsdetails anzeigen
Wenn du auf einen bestimmten Tag für eine Abwesenheit klickst, öffnet sich ein Dialogfenster mit folgenden Informationen:- Abwesenheitstyp und Dauer: Zeigt den Typ der Abwesenheit (z. B. “Urlaub”) zusammen mit den Start- und Enddaten an. Für tagesbasierte Abwesenheiten (einschließlich mehrerer Tage oder halber Tage) spiegeln die Zeiteinstellungen die Konfiguration deines Unternehmens wider, wie Morgen, Nachmittag, Mittagspause oder Ende des Arbeitstags. Bei stundenbasierten Abwesenheiten werden die spezifischen Zeiten gemäß deinen Profileinstellungen angezeigt.
- Grund: Falls während der Erstellung der Anfrage ein Grund für die Abwesenheit angegeben wurde, wird dieser hier angezeigt.
- Status: Zeigt den aktuellen Status der Abwesenheitsanfrage an:
- Warte auf Genehmigung: Die Anfrage wartet auf die Genehmigung durch deine Führungskraft oder den Genehmiger.
- Genehmigt: Die Anfrage wurde genehmigt und offiziell eingetragen. Datum und Uhrzeit der Genehmigung werden neben dem Status angezeigt.
- Abgelehnt: Die Anfrage wurde abgelehnt. Möglicherweise musst du die Details anpassen und die Anfrage erneut einreichen. Datum und Uhrzeit der Ablehnung werden neben dem Status angezeigt.
- Storniert: Die Anfrage wurde vom Mitarbeiter selbst oder von einem anderen Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen zurückgezogen. Das Stornierungsdatum wird neben dem Status angezeigt.
Bei abgelehnten und stornierten Anfragen stehen die Aktionen zum Genehmigen und Ablehnen in der Detailansicht nicht zur Verfügung.
- Prozess-Status: Beschreibt den Genehmigungsprozess und zeigt an, wer die Anfrage genehmigen muss und wie der aktuelle Entscheidungsstatus lautet.
Genehmigungsprozesse
Genehmigungsprozesse
Wenn deine Abwesenheitsanfrage eine Genehmigung erfordert, durchläuft sie einen der folgenden Prozesse, die von deinem Unternehmen festgelegt wurden:
- Linear - Alle müssen zustimmen: Die Genehmigenden werden nacheinander kontaktiert. Die Anfrage wird nur genehmigt, wenn alle Genehmigenden zustimmen. Lehnt auch nur eine Person ab, wird die Anfrage nicht genehmigt.
- Linear - Einer muss zustimmen: Die Genehmigenden werden nacheinander kontaktiert. Wenn mindestens eine Person zustimmt, wird die Anfrage genehmigt.
- Parallel - Alle müssen zustimmen: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Die Anfrage wird nur genehmigt, wenn alle zustimmen. Lehnt auch nur eine Person ab, wird die Anfrage nicht genehmigt.
- Parallel - Einer muss zustimmen: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Wenn mindestens eine Person zustimmt, wird die Anfrage genehmigt.
- Vom Kontingent abgezogen: Zeigt die abgezogene Anzahl an Tagen oder Stunden oder Nein, wenn nichts abgezogen wird. Wenn nichts abgezogen wird, steht dort Nein statt einer Null-Tages-Anzeige.
- Antrag erstellt: Zeigt Datum und Uhrzeit an, wann die Abwesenheitsanfrage ursprünglich eingereicht wurde.
- Antrag erstellt von: Zeigt den Namen und das Profilbild der Person, die die Anfrage erstellt hat.
- Dateien: Falls während der Anfrageerstellung Dokumente hochgeladen wurden, werden diese hier unter Dateien angezeigt. Du kannst die Dateien durch Anklicken des Dateinamens herunterladen.
Admins, Genehmigende und Antragsteller können nachträglich weitere Dateien hochladen.
Wenn du die Abwesenheit eines anderen Teammitglieds ansiehst, kannst du nur die Details einsehen, zu deren Ansicht du berechtigt bist. Für deine eigenen Abwesenheitsanfragen sind alle relevanten Details zugänglich.
Erinnerungsemails
Falls deine Anfrage eine Genehmigung erfordert und du innerhalb von 24 Stunden keine Antwort erhalten hast, kannst du eine Erinnerungsemail an den Genehmiger senden. Diese Option ist 24 Stunden und erneut 48 Stunden nach Erstellung der Anfrage verfügbar. Eine Erinnerung zu senden hilft, den Genehmiger rechtzeitig auf ausstehende Anfragen hinzuweisen und Verzögerungen im Genehmigungsprozess zu vermeiden.Integration in den Outlook-Kalender
Was nach dem Einreichen passiert, hängt von den Einstellungen deines Unternehmens für die Abwesenheitsart ab:- Bei direkter Outlook-Synchronisation schreibt absentify den Eintrag in deinen Outlook-Kalender.
- Wenn Kalender-Einladungen in deinen Einstellungen aktiv sind, kann eine neue passende Anfrage oder Genehmigung eine iCal-Einladung per E-Mail auslösen, die du annimmst. Auch eine spätere wesentliche Änderung an Datum, Uhrzeit oder Status kann bei einer aktuellen oder zukünftigen Abwesenheit die erste Einladung auslösen.
- Dein Unternehmen kann den Eintrag bis zur Genehmigung verzögern oder Kalendereinträge für die Abwesenheitsart deaktivieren.