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In absentify kannst du verschiedene Arten von Abwesenheiten entsprechend den Einstellungen deines Unternehmens eintragen. Häufige Abwesenheitsarten sind Urlaub, Krankheit und Homeoffice, aber dein Unternehmen könnte auch angepasste Arten mit spezifischen Regeln, Kontingenten oder Genehmigungsprozessen definiert haben. Befolge die untenstehenden Schritte, um eine Abwesenheitsanfrage zu erstellen.
Über den KI-Assistenten: Wenn dein Unternehmen die Azure AI-Integration aktiviert hat, kannst du Abwesenheitsanfragen auch per Chat mit dem KI-Assistenten in absentify oder im Teams-Bot erstellen. Schreibe einfach z. B. „Buche Urlaub von Montag bis Freitag“ oder „Ich bin heute krank“ und der Assistent erledigt den Rest.

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Einen Abwesenheitsantrag erstellen

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Eine neue Abwesenheitsanfrage starten

Um eine neue Abwesenheitsanfrage zu erstellen, gehe auf die Übersicht-Seite und klicke auf Antrag erstellen. Alternativ kannst du direkt auf die gewünschten Datum(e) in deinem Kalender klicken, um den Abwesenheitszeitraum auszuwählen.
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Die Abwesenheitsart auswählen

Öffne im Anfrageformular das Dropdown-Menü Abwesenheitsart. Wähle die gewünschte Art aus, z. B. Urlaub, Krankheit oder Homeoffice. Manche Arten zeigen (Abzug vom Kontingent) neben dem Namen an, was bedeutet, dass sie dein Abwesenheitskontingent belasten.
Hinweis: Abwesenheitsarten, die im Dropdown mit (Abzug vom Kontingent) gekennzeichnet sind, reduzieren in der Regel dein Abwesenheitskontingent um die berechnete Anzahl von Tagen. Nicht abzugsfähige Abwesenheiten belasten dein Kontingent nicht. Die Anzahl der abgezogenen Tage berücksichtigt möglicherweise deinen Arbeitszeitplan und Feiertage, je nach den Einstellungen deines Unternehmens. Fehlt eine Abwesenheitsart, die du erwartest, hat dein Admin für das verknüpfte Kontingent möglicherweise Sichtbar ausgeschaltet.
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Dauer und Details festlegen

  • Start und Ende: Lege das Start- und Enddatum fest. Bei stundenbasierter Abwesenheit setzt du auch die Start- und Endzeit. Bei tagesbasierter Abwesenheit wählst du am Start Morgen oder Nachmittag, und am Ende Mittagspause oder Ende des Arbeitstags. Daten vor deinem Beschäftigungsbeginn oder nach deinem letzten Arbeitstag können nicht ausgewählt werden; beide Grenztage bleiben buchbar. Wenn du ein Datum außerhalb dieses Zeitraums eingibst, zeigt das Feld einen Fehler an, ohne das Datum zu ändern.
absentify berechnet den Abzug aus deinem Arbeitszeitplan und aus Feiertagen im Zeitraum. Wenn die Abwesenheitsart vom Kontingent abzieht, zeigt das Formular Bucht und den Betrag, danach den Namen des Kontingents. Halbe Tage erscheinen als ½. Bei stundenbasierter Abwesenheit zählt nur die Arbeitszeit innerhalb deines Arbeitszeitplans. Pausen und Zeiten außerhalb des Arbeitszeitplans zählen nicht. Liegt die gesamte Anfrage außerhalb der Arbeitszeit, ist der Abzug 0 und das Formular zeigt Beachte, dass du außerhalb der Arbeitszeiten eine Abwesenheit beantragst. Wenn die Abwesenheitsart nicht abzieht, zeigt das Formular Kein Abzug vom Kontingent. Derselbe Abzug gilt in der Anfrage, im Kalender, beim Kontingent, in Exporten und in verbundenen Tools. Ganztägige Feiertage werden nicht abgezogen, wenn die Abwesenheitsart ein Kontingent nutzt und Feiertage berücksichtigt; bei halbtägigen Feiertagen kann die gearbeitete Hälfte abgezogen werden; ignoriert die Abwesenheitsart Feiertage, wird der ganze Feiertag abgezogen.
Hinweis: Du kannst Abwesenheitsanfragen nur für das laufende oder das kommende Jahr erstellen (gemäß den Einstellungen für das Geschäftsjahr deines Unternehmens). Falls du weiter im Voraus planen musst, wende dich bitte an deine HR-Abteilung.
  • Feiertage in deiner Auswahl: Wenn die von dir gewählten Daten einen oder mehrere Feiertage enthalten, erscheint ein Hinweisfeld, das dir anzeigt, wie viele Feiertage im ausgewählten Zeitraum liegen. Sobald du eine Abwesenheitsart gewählt hast, zeigt das Feld außerdem an, ob diese Tage Abzug vom Kontingent bedeuten, Halber Tag: die Arbeitszeit zählt weiterhin. anzeigen oder Kein Abzug vom Kontingent gilt. Bei halbtägigen Feiertagen kann das Banner auch Halber Tag: die Arbeitszeit zählt weiterhin. anzeigen, wenn nur eine Tageshälfte abgezogen wird. Klicke auf Details anzeigen, um Datum, Name und den Status Vom Kontingent abgezogen jedes Feiertags zu sehen.
    Dieselbe Feiertagserkennung gilt auch, wenn ein Manager eine Gruppen- bzw. Abteilungsanfrage erstellt. In diesem Fall zeigt das Banner, wie viele Mitglieder betroffen sind (zum Beispiel 3 von 8 Mitgliedern), anstatt einer einzelnen Feiertagsanzahl.
  • Für diese Tage verfügbar: Prüfe die datierten Beträge unter der abgezogenen Dauer. Sie können vom Saldo in deinem Kalender abweichen; so funktioniert die Verfügbarkeit.
  • Grund (optional): Abhängig von der Abwesenheitsart und den Einstellungen deines Unternehmens musst du möglicherweise einen Grund für deine Abwesenheit angeben. Das Feld unterstützt mehrzeiligen Text; wenn dein Eintrag das Zeichenlimit überschreitet, wirst du gebeten, ihn zu kürzen. Fülle dieses Feld aus, falls erforderlich.
  • Anhang (optional): Wenn für die ausgewählte Abwesenheitsart das Hochladen von Dokumenten aktiviert ist, wird ein Feld Anhang angezeigt. Klicke auf Hochladen oder ziehe Dateien, um unterstützende Dokumente zu deiner Anfrage hinzuzufügen. Je nach Unternehmensplan:
    • Im Essentials-Plan kannst du ein Dokument pro Anfrage hochladen (max. 2 MB).
    • Im Plus-Plan kannst du mehrere Dokumente pro Anfrage hochladen (max. 15 MB pro Dokument).
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Vertretung (falls erforderlich)

Falls für die ausgewählte Abwesenheitsart eine Vertretung erforderlich ist, erscheint der Abschnitt Vertreter im Antragsformular.
  • Je nach Einstellung deines Unternehmens kann eine oder mehrere Vertretungen erforderlich sein.
  • Die Vertretung(en) können automatisch aus deinem Profil übernommen werden oder – sofern erlaubt – kannst du sie manuell auswählen.
  • Wenn die Auswahl erlaubt ist:
    • Wenn mehrere Vertretungen ausgewählt sind, kannst du die Reihenfolge ändern, in der sie zur Bestätigung kontaktiert werden.
    • Du kannst Vertretungen hinzufügen oder entfernen, je nachdem, wer dich während deiner Abwesenheit vertreten soll.
  • Wenn die Vertretungen automatisch zugewiesen werden, sind keine Änderungen möglich – du kannst den Antrag einfach absenden.
Die Vertretung(en) müssen ihre Zuweisung bestätigen, bevor dein Antrag zur Genehmigung weitergeleitet wird. Nach dem Absenden kann ein Manager oder Admin bei Bedarf einen Vertreter ersetzen, sodass sich die zugewiesene Liste ändern kann.
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Anfrage absenden

Sobald alle Informationen ausgefüllt sind, klicke auf Antrag senden, um deine Abwesenheitsanfrage einzureichen, oder auf Speichern, wenn das Formular Keine Genehmigung erforderlich zeigt. Liegen ausgewählte Daten außerhalb deines Beschäftigungszeitraums, bleibt der Button deaktiviert und erklärt den Grund. Wenn die Abwesenheitsart eine Genehmigung erfordert, wird dein Manager oder Genehmiger benachrichtigt. Wenn keine Genehmigung erforderlich ist, wird die Anfrage sofort eingetragen.
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Status deiner Anfrage ansehen (optional)

Nach dem Absenden kannst du den Status deiner Abwesenheitsanfrage auf der Übersicht-Seite einsehen. Dort kannst du verfolgen, ob sie ausstehend, genehmigt oder abgelehnt ist.

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Wie viel Kontingent ist für meine Daten verfügbar?

Hängt die Verfügbarkeit von deinen gewählten Daten ab, erscheint Für diese Tage verfügbar unter der abgezogenen Dauer. Das kann bei monatlichen Gutschriften, Übertragsfristen oder einer später im Jahr beginnenden Regel vorkommen. Abwesenheiten in einem späteren Kontingentjahr können den Betrag ebenfalls senken. Das Formular nennt dann dieses spätere Jahr.
  • Für einen Zeitraum zeigt die Zeile einen Betrag, gegebenenfalls mit dem letzten nutzbaren Tag: Für diese Tage verfügbar: 2 Tage, bis 31.03.2026.
  • Über mehrere Zeiträume hinweg zeigt sie bis zu drei datierte Beträge: Für diese Tage verfügbar: 2 Tage bis 30.09.2026, 4 Tage ab 01.10.2026.
  • Bei einer längeren Auswahl bleiben der erste und letzte Zeitraum erhalten. Liegt dazwischen ein kleinerer Betrag, wird er ebenfalls gezeigt. Mehrere Zeiträume mit demselben Betrag können als eine Zahl erscheinen.
Die Beträge gelten jeweils für die genannten Zeiträume. Addiere sie nicht zu einem gemeinsamen Guthaben. Deine Kontingentkarte im Kalender kann einen anderen Betrag zeigen, weil sie die heutige Verfügbarkeit oder ein anderes gewähltes Kontingentjahr beschreibt. Bei einer Anfrage über zwei Kontingentjahre bezieht sich der Hinweis auf das Anfangsjahr. Beim Absenden prüft absentify beide Jahre.

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Warum reicht mein Kontingent nicht aus?

Übersteigt die Anfrage das für ihre Daten verfügbare Kontingent, nennt die Meldung den verfügbaren Betrag. Falls relevant, nennt sie auch eine künftige Gutschrift mit Datum oder einen früheren Zeitraum mit höherem Saldo. Abwesenheiten in einem späteren Kontingentjahr können den Antrag für dieses Jahr ebenfalls zu groß machen. Die Meldung nennt dann dieses spätere Jahr. Passe Daten oder Dauer an oder bitte HR, deine Regel und deinen Saldo zu prüfen.

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Einen Antrag rückwirkend erstellen

Ohne zusätzliche Manager- oder Administratorrechte kannst du für dich selbst eine Abwesenheitsanfrage mit einem Startdatum bis zu 30 Tage rückwirkend erstellen, solange das Datum im aktuellen Geschäftsjahr liegt. Daten, die mehr als 30 Tage zurückliegen, kannst du nicht auswählen. Bitte einen Administrator, eine ältere Abwesenheit für dich einzutragen. Ein Abteilungsleiter kann das für Mitarbeiter einer verwalteten Abteilung nur, wenn Rückwirkendes Abwesenheitsmanagement durch den Abteilungsmanager aktiviert ist; sein Zeitraum reicht dann bis in das vorherige Geschäftsjahr. Hat ein bestehender Antrag die falsche Abwesenheitsart, öffne Ändern und wechsle sie, wenn der Antrag nicht Teil einer Serie ist, noch nicht begonnen hat und die andere Art dieselbe Einheit nutzt, Tage oder Stunden. Siehe Einen Antrag ändern. Bei einem Termin einer Serie oder um zwischen Tagen und Stunden zu wechseln, storniere den Antrag und erstelle einen neuen mit der richtigen Abwesenheitsart. Hat der Antrag bereits begonnen, zum Beispiel ein Homeoffice-Tag, der Krankheit sein sollte, muss ihn ein Administrator stornieren. Ein Abteilungsleiter kann das für Mitarbeiter einer verwalteten Abteilung nur, wenn die oben genannte Einstellung aktiviert ist. Weitere Informationen findest du unter Einen Abwesenheitsantrag stornieren.

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Wiederkehrende Abwesenheit erstellen

Mit absentify kannst du wiederkehrende Abwesenheiten mit flexiblen Intervallen planen. Das letzte Vorkommen darf höchstens 365 Tage nach dem heutigen Datum liegen. Das Startdatum muss außerdem im Datumsbereich liegen, der für deine Rolle verfügbar ist.
Wiederkehrende Abwesenheiten sind nur in den Plänen Essentials und Plus verfügbar. Siehe Plan-Feature-Matrix.
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Abwesenheitsformular öffnen

Klicke auf Antrag erstellen und wähle die gewünschte Abwesenheitsart aus dem Dropdown-Menü aus.
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Wiederholung aktivieren

Aktiviere die Option Serienantrag erstellen, um die Abwesenheit als wiederkehrende Anfrage zu erstellen.
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Startdatum und Wiederholungsintervall festlegen

Wähle das Startdatum der wiederkehrenden Abwesenheit. Lege das Wiederholungsintervall fest:
  • Daily
  • Weekly
  • Monatlich
Optional kannst du angeben, ob und wie viele Intervalle übersprungen werden sollen (z. B. alle 3 Wochen).
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Details zur Wiederholung konfigurieren

  • Bei einer wöchentlichen Wiederholung wählst du die Wochentage aus.
    Die arbeitsfreien Tage des ausgewählten Benutzers werden angezeigt, können aber trotzdem ausgewählt werden.
  • Bei einer monatlichen Wiederholung kannst du wählen zwischen:
    • einem bestimmten Tag des Monats (z. B. dem 15.), oder
    • einem Wochentag-Muster (z. B. jeden dritten Montag) Danach legst du das Intervall fest (z. B. alle 2 Monate).
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Endbedingung festlegen

Lege fest, wann die Wiederholung enden soll:
  • An einem bestimmten Datum
  • Nach einer bestimmten Anzahl an Vorkommen
Die Vorschau listet jedes Vorkommen; Daten außerhalb des Zeitraums sind mit Hinweisen markiert. Antrag senden oder Speichern bleibt deaktiviert, bis die gesamte Serie in deinen Beschäftigungszeitraum passt; der deaktivierte Button erklärt den Grund.
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Zeitraum festlegen

  • Bei stundenbasierter Abwesenheit gibst du für jede Wiederholung Startzeit und Endzeit ein. Die Zeiten starten mit deinen Arbeitszeiten am Startdatum. Du kannst sie ändern.
  • Bei tagesbasierter Abwesenheit gilt jede Wiederholung als ganzer Tag.
  • Bei halbtägigen Abwesenheitsarten wählst du pro Wiederholung Ganzer Tag, Morgen oder Nachmittag.
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Konflikte prüfen und lösen

Falls es potenzielle Konflikte gibt, werden sie vor dem Absenden angezeigt. Mögliche Konflikte sind:
  • Die eingetragene Vertretung ist an einem oder mehreren Tagen nicht verfügbar
  • Das Abwesenheitslimit der Abteilung ist überschritten
  • Überschneidungen mit anderen Abwesenheiten
  • Du bist im gewünschten Zeitraum als Vertreter für einen Kollegen eingeteilt (je nach Konfiguration der Abwesenheitsart kann dies die Einreichung blockieren, einen Bestätigungsdialog anzeigen oder als Hinweis bei ausstehenden Vertreterzuweisungen erscheinen)
Du kannst auswählen, ob die betroffenen Tage übersprungen werden sollen. Daten außerhalb deines Beschäftigungszeitraums sind keine Konflikte. Du kannst sie nicht überspringen.
In manchen Fällen musst du Konflikte überspringen, um fortzufahren – z. B. wenn eine Vertretung verpflichtend ist oder sich Abwesenheiten überschneiden.
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Anfrage absenden

Nachdem du alle Angaben überprüft und eventuelle Konflikte gelöst hast, klickst du auf Anwenden, um die Serie im Formular zu speichern.

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Abwesenheitsdetails anzeigen

Wenn du auf einen bestimmten Tag für eine Abwesenheit klickst, öffnet sich ein Dialogfenster mit folgenden Informationen:
  • Abwesenheitstyp und Dauer: Zeigt den Typ der Abwesenheit (z. B. “Urlaub”) zusammen mit den Start- und Enddaten an. Für tagesbasierte Abwesenheiten (einschließlich mehrerer Tage oder halber Tage) spiegeln die Zeiteinstellungen die Konfiguration deines Unternehmens wider, wie Morgen, Nachmittag, Mittagspause oder Ende des Arbeitstags. Bei stundenbasierten Abwesenheiten werden die spezifischen Zeiten gemäß deinen Profileinstellungen angezeigt.
  • Grund: Falls während der Erstellung der Anfrage ein Grund für die Abwesenheit angegeben wurde, wird dieser hier angezeigt.
  • Status: Zeigt den aktuellen Status der Abwesenheitsanfrage an:
    • Warte auf Genehmigung: Die Anfrage wartet auf die Genehmigung durch deine Führungskraft oder den Genehmiger.
    • Genehmigt: Die Anfrage wurde genehmigt und offiziell eingetragen. Datum und Uhrzeit der Genehmigung werden neben dem Status angezeigt.
    • Abgelehnt: Die Anfrage wurde abgelehnt. Möglicherweise musst du die Details anpassen und die Anfrage erneut einreichen. Datum und Uhrzeit der Ablehnung werden neben dem Status angezeigt.
    • Storniert: Die Anfrage wurde vom Mitarbeiter selbst oder von einem anderen Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen zurückgezogen. Das Stornierungsdatum wird neben dem Status angezeigt.
Bei abgelehnten und stornierten Anfragen stehen die Aktionen zum Genehmigen und Ablehnen in der Detailansicht nicht zur Verfügung.
  • Prozess-Status: Beschreibt den Genehmigungsprozess und zeigt an, wer die Anfrage genehmigen muss und wie der aktuelle Entscheidungsstatus lautet.
Wenn deine Abwesenheitsanfrage eine Genehmigung erfordert, durchläuft sie einen der folgenden Prozesse, die von deinem Unternehmen festgelegt wurden:
  • Linear - Alle müssen zustimmen: Die Genehmigenden werden nacheinander kontaktiert. Die Anfrage wird nur genehmigt, wenn alle Genehmigenden zustimmen. Lehnt auch nur eine Person ab, wird die Anfrage nicht genehmigt.
  • Linear - Einer muss zustimmen: Die Genehmigenden werden nacheinander kontaktiert. Wenn mindestens eine Person zustimmt, wird die Anfrage genehmigt.
  • Parallel - Alle müssen zustimmen: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Die Anfrage wird nur genehmigt, wenn alle zustimmen. Lehnt auch nur eine Person ab, wird die Anfrage nicht genehmigt.
  • Parallel - Einer muss zustimmen: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Wenn mindestens eine Person zustimmt, wird die Anfrage genehmigt.
  • Parallel - Die erste Antwort entscheidet: Alle Genehmiger werden gleichzeitig kontaktiert. Der erste Genehmiger, der antwortet, entscheidet, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wird.
Diese Genehmigungsprozesse beeinflussen, wie schnell über deine Anfrage entschieden wird. Du kannst den Status einsehen, um zu prüfen, ob noch eine Aktion von Genehmigenden aussteht.
  • Vom Kontingent abgezogen: Zeigt die abgezogene Anzahl an Tagen oder Stunden oder Nein, wenn nichts abgezogen wird. Wenn nichts abgezogen wird, steht dort Nein statt einer Null-Tages-Anzeige.
  • Antrag erstellt: Zeigt Datum und Uhrzeit an, wann die Abwesenheitsanfrage ursprünglich eingereicht wurde.
  • Antrag erstellt von: Zeigt den Namen und das Profilbild der Person, die die Anfrage erstellt hat.
  • Dateien: Falls während der Anfrageerstellung Dokumente hochgeladen wurden, werden diese hier unter Dateien angezeigt. Du kannst die Dateien durch Anklicken des Dateinamens herunterladen.
    Admins, Genehmigende und Antragsteller können nachträglich weitere Dateien hochladen.
  • Geändert und Verlauf: Nach einer Änderung erscheint das Badge Geändert in den Details und in der Liste offener Anträge. In der Liste öffne zuerst Details. In den Details wähle das Badge oder scrolle zu Verlauf, um zu sehen, wer Daten, Uhrzeiten, den Grund oder die Abwesenheitsart geändert hat und wann. Öffne das ⋯-Menü neben X für Antrag ändern, Änderung zurückziehen, Antrag stornieren und In Teams chatten, wenn sie erscheinen. Siehe Einen Antrag ändern.
  • Änderung ausstehend: Eine Änderung von Datum, Uhrzeit oder Abwesenheitsart an einem genehmigten Antrag wartet auf eine Entscheidung. Der genehmigte Antrag bleibt im Kalender und im Kontingent, bis jemand genehmigt oder ablehnt. Wenn du die Änderung gesendet hast, nimmt Änderung zurückziehen sie zurück.
Wenn Outlook oder iCal diese Abwesenheit nicht zu einem Kalender hinzufügen kann, erscheint oben im Dialog eine gelbe Warnung. Wenn du kein Workspace-Administrator bist, steht bei deiner eigenen Anfrage Diese Abwesenheit konnte nicht zu einem verbundenen Kalender hinzugefügt werden. Bitte informiere deinen Administrator. Workspace-Administratoren sehen, welche Kalender fehlgeschlagen sind und warum. Kollegen, die nicht der Antragsteller und kein Workspace-Administrator sind, sehen die Warnung nicht. Die Warnung erscheint erst, wenn absentify die Kalenderaktualisierung nicht mehr erneut versucht, nicht solange eine Synchronisierung noch läuft.
Wenn du die Abwesenheit eines anderen Teammitglieds ansiehst, kannst du nur die Details einsehen, zu deren Ansicht du berechtigt bist. Für deine eigenen Abwesenheitsanfragen sind alle relevanten Details zugänglich.

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Erinnerungs-E-Mails

Wenn dein Antrag noch eine Genehmigung braucht, öffne die Abwesenheitsdetails. Nach 24 Stunden erscheint neben jedem Genehmiger mit dem Status Warte auf Genehmigung eine Uhr. Klicke auf die Uhr, um diesem Genehmiger eine Erinnerung zu senden. Der Tooltip lautet Erinnerungs-E-Mail senden. absentify zeigt Erinnerungsmail erfolgreich gesendet. Nach einer Erinnerung erscheint die Uhr 24 Stunden später erneut, solange der Status dieses Genehmigers Warte auf Genehmigung bleibt.

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Integration in den Outlook-Kalender

Was nach dem Einreichen passiert, hängt von den Einstellungen deines Unternehmens für die Abwesenheitsart ab:
  • Bei direkter Outlook-Synchronisation schreibt absentify den Eintrag in deinen Outlook-Kalender.
  • Wenn Kalender-Einladungen in deinen Einstellungen aktiv sind, kann eine neue passende Anfrage oder Genehmigung eine iCal-Einladung per E-Mail auslösen, die du annimmst. Auch eine spätere wesentliche Änderung an Datum, Uhrzeit oder Status kann bei einer aktuellen oder zukünftigen Abwesenheit die erste Einladung auslösen.
  • Dein Unternehmen kann den Eintrag bis zur Genehmigung verzögern oder Kalendereinträge für die Abwesenheitsart deaktivieren.
Das Aktivieren von iCal-Einladungen allein versendet keine ersten Einladungen für bestehende Abwesenheiten. Für eine bereits beendete Abwesenheit wird keine erste Einladung gesendet. Mehr dazu findest du unter Deine Einstellungen.
Falls du weitere Unterstützung benötigst, kontaktiere bitte deine HR-Abteilung für spezifische Informationen zu den Abwesenheitsrichtlinien und Einstellungen deines Unternehmens.