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Als Manager kannst du Abwesenheitsanfragen für alle Benutzer einer Abteilung mit der Funktion Gruppenantrag erstellen. Damit planst du teamweite Abwesenheiten. Benutzer, die in diesem Zeitraum schon eine Abwesenheit haben, werden übersprungen.
Für eine Betriebsschließung, die keinen Urlaub abziehen soll, fügst du stattdessen einen Feiertag hinzu.

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Zugriff auf die Funktion Gruppenantrag

Auf dem Desktop:
  1. Navigiere zur Übersicht.
  2. Suche die Schaltfläche Antrag erstellen in der oberen rechten Ecke.
  3. Klicke auf den rechten Teil der Schaltfläche (den Dropdown-Pfeil), um das Untermenü zu öffnen.
  4. Wähle im Untermenü Gruppenantrag aus.
Auf Smartphones und kleinen Tablets:
  1. Navigiere zur Übersicht.
  2. Tippe auf den Pfeil neben Antrag erstellen und wähle Gruppenantrag im Bottom Sheet. Du kannst auch Eigener Antrag wählen.
Wenn dein Workspace nicht mindestens den Essentials-Plan hat, zeigt absentify: Du brauchst mindestens einen Essentials Plan, um Gruppenanträge zu erstellen.
Hinweise:
  • Die Funktion Gruppenantrag ist nur im Essentials-Plan oder höher verfügbar. Siehe Plan-Feature-Matrix.
  • Wiederkehrende Abwesenheiten sind in der Funktion Gruppenantrag nicht verfügbar. Es können nur einzelne, einmalige Abwesenheiten erstellt werden.

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Erstellung einer Gruppenanfrage

Folge diesen Schritten, um eine Gruppen-Abwesenheitsanfrage zu erstellen:
1

Wähle eine Abteilung aus

Wähle im Dialog Abwesenheit buchen die Abteilung unter Für wen. Manager können nur Abteilungen auswählen, die ihnen zugewiesen sind. Workspace-Admins können auch Alle Abteilungen wählen, wenn der Workspace weniger als 250 Benutzer hat.
2

Definiere die Details der Abwesenheit

Gib die Details der Abwesenheit ein:
  • Abwesenheitsart: Wähle die Art der Abwesenheit.
  • Start und Ende: Gib die Start- und Enddaten für die Abwesenheit an.
  • Grund (optional): Gib einen Grund an, falls deine Organisation das verlangt.
Wenn du Workspace-Admin bist, kannst du außerdem Maximales Abwesenheitslimit überschreiben einschalten, damit die Anfrage auch dann durchgeht, wenn die Abteilung ihr Abwesenheitslimit erreicht hat. Das gilt nur für Anfragen, die du für andere Benutzer erstellst.
3

Sende den Antrag ab

Sobald alle Details ausgefüllt sind, tippe auf Antrag senden. absentify trägt die Abwesenheit für den angegebenen Zeitraum in den Kalender jedes Benutzers ein.
4

Prüfe das Ergebnis

Nach dem Senden listet absentify jeden Benutzer mit Name, Hinweis und Status. Benutzer, die nicht gebucht werden konnten, haben ein Überspringen-Symbol in Status, und der Grund steht unter Hinweis. Ihre bestehenden Abwesenheiten bleiben unverändert.
Benutzer mit einer kollidierenden Abwesenheit erhalten keinen neuen Antrag. Nach dem Senden zeigt absentify, welche Benutzer nicht gebucht werden konnten.

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Feiertage in der Auswahl

Wenn du eine Gruppenanfrage erstellst, prüft absentify den zugewiesenen Feiertagskalender jedes Mitglieds gegen den ausgewählten Zeitraum. Liegt für ein oder mehrere Mitglieder ein Feiertag im Zeitraum, erscheint ein Hinweisbanner, das anzeigt, wie viele Mitglieder der Abteilung betroffen sind. Zum Beispiel Diese Auswahl umfasst Feiertage für 3 von 8 Mitgliedern. Sobald du eine Abwesenheitsart gewählt hast, gibt das Banner außerdem an, ob diese Tage Abzug vom Kontingent bedeuten oder Kein Abzug vom Kontingent. Feiertage zählen nur dann gegen das Kontingent eines Mitglieds, wenn die Abwesenheitsart Vom Kontingent abziehen und Feiertage mitzählen eingeschaltet hat. Klicke auf Details anzeigen, um einen schreibgeschützten Dialog zu öffnen, der jeden einzelnen Feiertag (Datum und Name) über die Kalender der Abteilung hinweg auflistet und angibt, ob die gewählte Abwesenheitsart diese Tage vom Kontingent abzieht. Fällt für mehrere Mitglieder derselbe Feiertag auf dasselbe Datum in unterschiedlichen Kalendern, wird er nur einmal aufgeführt.

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Verwaltung von Gruppenanfragen

Nach der Erstellung einer Gruppenanfrage:
  • Antrag anzeigen: Abwesenheiten erscheinen im Teamkalender und in den individuellen Mitarbeiterkalendern.
  • Antrag bearbeiten oder stornieren: Um Änderungen vorzunehmen, navigiere zum individuellen Kalender des Mitarbeiters oder kontaktiere deinen HR-Administrator.
Stelle sicher, dass Abwesenheitsrichtlinien und Kontingente berücksichtigt werden, bevor du Gruppenanfragen erstellst, um Überbuchungen oder Konflikte mit den Unternehmensregeln zu vermeiden.

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Tipp: Nutzung von Gruppenanfragen für Sperrtage

Wenn du Sperrtage (kritische Geschäftszeiträume, in denen keine Abwesenheiten stattfinden dürfen) einrichten möchtest, kannst du die Funktion Gruppenantrag als Workaround nutzen:
  1. Erstelle einen benutzerdefinierten Abwesenheitstyp:
    • Navigiere zu Einstellungen > Abwesenheitsarten.
    • Klicke auf Neue Abwesenheitsart hinzufügen.
    • Konfiguriere den Abwesenheitstyp mit den folgenden Einstellungen:
      • Name: Sperrtag.
      • Wann erscheint sie im Kalender?: Nie.
      • Vom Kontingent abziehen: Diese Option deaktivieren.
      • Tage oder Stunden: Ganze Tage.
      • Muss genehmigt werden: Diese Option deaktivieren.
      • Grund ist Pflicht: Diese Option deaktivieren.
      • Zählt zum Abteilungslimit: Diese Option deaktivieren.
      • Kollegen sehen nur „Abwesend“: Diese Option deaktivieren.
    Stelle sicher, dass der Abwesenheitstyp eindeutig als Sperrtag benannt ist, damit er leicht zu erkennen ist.
  2. Weise Sperrtage mithilfe von Gruppenanfragen zu:
    • Verwende die Funktion Gruppenantrag, um den Abwesenheitstyp Sperrtag auf alle Mitarbeiter oder bestimmte Abteilungen anzuwenden.
    • Lege die Daten für den Sperrzeitraum fest.
    • Speichere den Antrag, damit die Sperrtage in den Mitarbeiterkalendern erscheinen.
Sperrtage verhindern überlappende Abwesenheitsanträge und gewährleisten die Integrität der Planung während kritischer Zeiträume. Sie werden nicht vom Abwesenheitskontingent der Mitarbeiter abgezogen und erfordern keine Genehmigung.
Durch die Nutzung von Gruppenanfragen kannst du Teamabwesenheiten effektiv verwalten und bei Bedarf Sperrzeiten simulieren.

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Sperrtage-Funktion auf der Roadmap

Eine dedizierte Sperrtage-Funktion ist bereits auf unserer Roadmap geplant. Je mehr Upvotes dieses Feature erhält, desto eher wird es priorisiert und umgesetzt. Wenn du für die Funktion abstimmst, wirst du automatisch benachrichtigt, sobald sie in Entwicklung geht und verfügbar ist. 📢 Jetzt abstimmen für die Sperrtage-Funktion: Feedback Board