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Der absentify Teams Bot ist der Microsoft Teams-Chat, der deine Abwesenheitsbenachrichtigungen zustellt. Wenn Azure AI im Plus-Plan aktiv ist, kannst du dort zusätzlich mit demselben Assistenten chatten wie in der App. Siehe Plan-Feature-Matrix. Du erreichst ihn, nachdem absentify in Microsoft Teams installiert ist. Öffne einen Chat mit der absentify Teams-App (zum Beispiel absentify - Urlaubsplaner). Beim ersten Gespräch sendet der Bot eine Willkommenskarte und kann dich danach benachrichtigen. Der Titel der Willkommenskarte zeigt denselben Namen (zum Beispiel absentify - Urlaubsplaner auf Deutsch).
Teams-Benachrichtigungen funktionieren nur, wenn dein Konto mit Microsoft verknüpft ist. Meldest du dich per Magic Link an, verknüpfe zuerst dein Microsoft-Konto unter Deine Einstellungen.

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Benachrichtigungen

Die Hauptaufgabe des Bots sind Direktnachrichten in Microsoft Teams, wenn sich etwas an einer Abwesenheit ändert, an der du beteiligt bist — eigene Anfragen und Anfragen, bei denen du Genehmiger oder Vertreter bist. Lege fest, wie du benachrichtigt wirst, unter Deine Einstellungen:
  • Teams-Benachrichtigung — nur Nachrichten in Microsoft Teams
  • Beides — E-Mail und Microsoft Teams
  • E-Mail — nur Posteingang
Typische Karten zeigen Abwesenheitsart, Daten, Antragsteller und Status. Wartet eine Anfrage auf dich, enthält die Karte Aktionen:
  • Genehmigen oder Ablehnen einer ausstehenden Anfrage. Beim Ablehnen musst du einen Grund angeben. Genehmigst du eine wiederkehrende Serie von der Karte, gilt das für jede noch offene Wiederholung — wie in der App.
  • Akzeptieren oder Ablehnen einer Vertretungszuweisung (Vertretung für einen Kollegen).
Ab dem Essentials-Plan können die wöchentliche Abwesenheitsübersicht und die Geburtstags- und Jubiläumserinnerung ebenfalls als Teams-Karten ankommen, wenn du Teams-Benachrichtigung oder Beides gewählt hast. Dieselben Anfragen kannst du weiterhin in der App über das Glockensymbol bearbeiten.
Diese Karten funktionieren ohne Azure AI. Wenn Azure AI an ist, kannst du auch im Chat genehmigen oder ablehnen.

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Mit dem KI-Assistenten chatten

Wenn dein Admin die Azure AI-Integration eingeschaltet hat (Plus-Plan), kannst du im Bot-Chat schreiben. Der Assistent nutzt dieselben Funktionen wie in der App:
  • Eine Abwesenheitsanfrage erstellen oder stornieren
  • Deine Abwesenheiten, Team-Abwesenheiten, Restkontingent, Abwesenheitsarten und Genehmiger anzeigen
  • Eine Anfrage genehmigen oder ablehnen oder auf eine Vertretung reagieren, wenn das deine Rolle ist
  • Fragen, wie eine Funktion funktioniert. Die Antwort enthält Links zu den Hilfeartikeln und nennt, wann etwas von deiner Rolle, deinem Plan oder einer Einstellung abhängt. Sie kommt in der Sprache, in der du schreibst.
Beim Erstellen, Stornieren, Genehmigen, Ablehnen oder Beantworten einer Vertretung erscheint zuerst eine Bestätigung. Tippe help für Beispielsätze oder start / activate, um eine neue Sitzung zu beginnen. Ist Azure AI ausgeschaltet, erhältst du trotzdem Benachrichtigungskarten. Was beim Chatten erscheint, hängt von deiner Rolle ab (siehe unten).

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Wenn Azure AI ausgeschaltet ist

Die Willkommenskarte erklärt weiterhin die Benachrichtigungen. Der KI-Tipp erscheint erst, nachdem ein Admin Azure AI unter Einstellungen > Microsoft aktiviert hat. Bis dahin zeigt der Chat einen Hinweis, dass die Integration aus ist. Wenn du chattest, während die Funktion aus ist:
  • Normale Benutzer und Manager sehen den Hinweis, ihren Admin zu kontaktieren.
  • Admins sehen eine Karte mit einem Link zu Einstellungen > Microsoft, um die Integration einzuschalten.