Teamübersicht

Die Übersichtsseite in absentify bietet einen klaren Überblick über die anstehenden Zeitpläne deines Teams, sodass du leicht sehen kannst, wer verfügbar oder abwesend ist. Wenn du dich bei absentify anmeldest, wird diese Seite automatisch ab dem heutigen Datum geöffnet. Sie zeigt deine gespeicherte Abteilungsauswahl. Ist keine Abteilung ausgewählt, musst du eine auswählen, bevor die Zeitleiste Abwesenheiten lädt.

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Teamabwesenheiten anzeigen

Auf der Übersichtsseite siehst du:

• Eine Zeitleiste, die ab heute beginnt und anzeigt, wer eingeplant ist oder abwesend ist. Symbole und Farben stellen verschiedene Abwesenheitsarten dar, abhängig von der Konfiguration deines Unternehmens. Feiertage werden ebenfalls in der Zeitleiste angezeigt. Wähle einen Feiertag, um einen Detaildialog mit Feiertagsname, Datum und Abzugsstatus zu öffnen. Wenn du die Berechtigung hast, für das betreffende Teammitglied eine Anfrage zu erstellen, enthält der Dialog einen Button Abwesenheit buchen, der das Anfrageformular mit dem Feiertagsdatum vorausfüllt.
• Graue Zellen markieren Tage vor dem Beschäftigungsbeginn oder nach dem letzten Arbeitstag eines Teammitglieds. Wähle eine gesperrte Zelle aus, um die Grenze zu sehen. Die Grenztage selbst bleiben buchbar. Diese Zellen erscheinen nur, wenn du für diese Person buchen darfst. Für alle anderen bleiben die Beschäftigungsdaten verborgen.
• Ein Schloss neben dem Namen einer Person, wenn deren Abteilung auf Manager und Genehmiger eingeschränkt ist und du nicht zu denen gehörst, die ihre Abwesenheiten sehen dürfen. Managst du diese Abteilung oder bist du Admin, sieht die Zeile aus wie jede andere. Die Zeile zeigt weiterhin Feiertage, arbeitsfreie Tage und Wochenenden, der Bereich für Abwesenheiten bleibt jedoch leer und abgeblendet. Wähle den Namen aus, um Nur für Manager sichtbar zu sehen. Diese Benutzer werden nach allen Kollegen aufgeführt, deren Abwesenheiten du sehen darfst, da ihre Zeilen für dich keine Abwesenheitsinformationen enthalten.
• Auf dem Desktop passt du den Zeitraum über die Datumsnavigation in der Kopfzeile an. Auf Smartphones und kleinen Tablets findest du oben eine Symbolleiste mit Filter, Heute abwesend und Antrag erstellen; die Datumsnavigation mit Pfeilen und Datumsbereich liegt darunter.

Mit dem linken oder rechten Pfeil verschiebst du die Ansicht um die aktuell angezeigte Anzahl von Tagen. Du kannst auch auf den Datumsbereich zwischen den Pfeilen tippen, um einen Kalender mit dem Titel Startdatum auswählen zu öffnen. Wähle ein Startdatum und bestätige mit Anwenden. Die folgenden Tage werden automatisch basierend auf deiner Bildschirmgröße ausgewählt (bis zu 31 Tage). Nach der Auswahl eines eigenen Startdatums verschieben die Pfeile die Ansicht um die gewählte Fensterlänge, anstatt monatsweise zu springen. Die maximale Anzahl sichtbarer Tage hängt von deiner Bildschirmgröße ab. Die Zeitleiste zeigt nur so viele Tage an, wie gleichzeitig auf deinen Bildschirm passen, da Microsoft Teams-Apps kein horizontales Scrollen erlauben. Der aktuelle Tag wird mit einem blauen Rahmen um den Wochentagsnamen hervorgehoben.

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Filteroptionen

Du kannst die Übersicht nach Abteilungen, Abteilungsmitglieder, Abwesenheitsarten oder Status filtern. Auf dem Desktop öffnest du mit Filter das Filterpanel. Auf Smartphones und kleinen Tablets öffnen sich die Filter in einem Bottom Sheet. Nimm deine Auswahl vor und tippe auf Anwenden, um die Zeitleiste zu aktualisieren, oder auf Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen. Auf dem Desktop tippe auf Filter zurücksetzen. Auf Smartphones und kleinen Tablets tippe auf Alle zurücksetzen und dann auf Anwenden. Eine Zahl an Filter zeigt, wie viele Filter aktiv sind. Beim Filtern nach Abteilungen kannst du mehrere Abteilungen in einer Ansicht kombinieren:

1. Aktiviere oder deaktiviere die Kontrollkästchen der Abteilungen, um die Auswahl zu ändern.
2. Tippe in einer Abteilungszeile auf Nur, um die bisherige Auswahl durch diese Abteilung zu ersetzen.
3. Tippe im Filterpanel auf Filter zurücksetzen, um zur Standardauswahl zurückzukehren. Auf Smartphones und kleinen Tablets tippst du auf Alle zurücksetzen und dann auf Anwenden. Ist Alle Abteilungen verfügbar, wird diese Option ausgewählt. In Organisationen mit vielen Abteilungen, in denen diese Option nicht verfügbar ist, wird die Abteilungsauswahl stattdessen vollständig aufgehoben.

Ist keine Abteilung ausgewählt, zeigt die Übersicht Keine Abteilung ausgewählt und lädt keine Abwesenheiten in der Zeitleiste. Wähle eine Verknüpfung unter Meine Abteilung, eine Abteilung aus der Liste oder suche über Abteilungen suchen nach einer Abteilung. Wie viele Abteilungen du gleichzeitig auswählen kannst, ist keine feste Zahl. Sie richtet sich nach der Gesamtzahl der Mitglieder in den ausgewählten Abteilungen. Kleinere Abteilungen erlauben mehr gleichzeitige Auswahlen, größere entsprechend weniger. Du kannst bis zu 20 Abteilungen auswählen. Würde deine Auswahl zu viele Benutzer auf einmal laden, zeigt absentify: Diese Auswahl würde mehr als 250 Mitglieder in die Übersicht laden. Bitte entferne zuerst eine andere Abteilung.

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Wichtige Hinweise

Sichtbarkeit von Abteilungen: Der Zugriff auf abteilungs- oder unternehmensweite Daten hängt von den Datenschutzeinstellungen deiner Organisation ab. In manchen Fällen kannst du nur Abwesenheiten aus deiner eigenen Abteilung sehen. Sichtbarkeit von Benutzern:
Das gilt auch für die angezeigten Benutzer. Es werden nur Benutzer aus Abteilungen angezeigt, auf die du Zugriff hast. Manager, die von einem Admin als unsichtbar markiert wurden, erscheinen nicht in der Teamübersicht oder im Kalender für reguläre Abteilungsmitglieder. Sichtbarkeit von Abwesenheitsarten:
Im Filter werden nur die Abwesenheitsarten angezeigt, die du entweder für dich selbst oder für Benutzer, die du verwaltest, einsehen darfst.

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Heute abwesend filtern

Auf dem Desktop liegt Heute abwesend neben Antrag erstellen. Auf dem Smartphone ist es das mittlere Symbol zwischen Filter und Antrag erstellen. Dieser Filter zeigt nur Teammitglieder, die aktuell abwesend sind, und berücksichtigt die Einstellungen, die du unter Filter gesetzt hast.

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Abwesenheitsdetails anzeigen

Wenn du auf einen bestimmten Tag für eine Abwesenheit klickst, öffnet sich ein Dialogfenster mit folgenden Informationen:

• Abwesenheitstyp und Dauer: Zeigt den Typ der Abwesenheit (z. B. “Urlaub”) zusammen mit den Start- und Enddaten an. Für tagesbasierte Abwesenheiten (einschließlich mehrerer Tage oder halber Tage) spiegeln die Zeiteinstellungen die Konfiguration deines Unternehmens wider, wie Morgen, Nachmittag, Mittagspause oder Ende des Arbeitstags. Bei stundenbasierten Abwesenheiten werden die spezifischen Zeiten gemäß deinen Profileinstellungen angezeigt.
• Grund: Falls während der Erstellung der Anfrage ein Grund für die Abwesenheit angegeben wurde, wird dieser hier angezeigt.
• Status: Zeigt den aktuellen Status der Abwesenheitsanfrage an:
  • Warte auf Genehmigung: Die Anfrage wartet auf die Genehmigung durch deine Führungskraft oder den Genehmiger.
  • Genehmigt: Die Anfrage wurde genehmigt und offiziell eingetragen. Datum und Uhrzeit der Genehmigung werden neben dem Status angezeigt.
  • Abgelehnt: Die Anfrage wurde abgelehnt. Möglicherweise musst du die Details anpassen und die Anfrage erneut einreichen. Datum und Uhrzeit der Ablehnung werden neben dem Status angezeigt.
  • Storniert: Die Anfrage wurde vom Mitarbeiter selbst oder von einem anderen Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen zurückgezogen. Das Stornierungsdatum wird neben dem Status angezeigt.

• Prozess-Status: Beschreibt den Genehmigungsprozess und zeigt an, wer die Anfrage genehmigen muss und wie der aktuelle Entscheidungsstatus lautet.

• Vom Kontingent abgezogen: Zeigt die abgezogene Anzahl an Tagen oder Stunden oder Nein, wenn nichts abgezogen wird. Wenn nichts abgezogen wird, steht dort Nein statt einer Null-Tages-Anzeige.
• Antrag erstellt: Zeigt Datum und Uhrzeit an, wann die Abwesenheitsanfrage ursprünglich eingereicht wurde.
• Antrag erstellt von: Zeigt den Namen und das Profilbild der Person, die die Anfrage erstellt hat.
• Dateien: Falls während der Anfrageerstellung Dokumente hochgeladen wurden, werden diese hier unter Dateien angezeigt. Du kannst die Dateien durch Anklicken des Dateinamens herunterladen.
  Admins, Genehmigende und Antragsteller können nachträglich weitere Dateien hochladen.

Wenn Outlook oder iCal diese Abwesenheit nicht zu einem Kalender hinzufügen kann, erscheint oben im Dialog eine gelbe Warnung. Wenn du kein Workspace-Administrator bist, steht bei deiner eigenen Anfrage Diese Abwesenheit konnte nicht zu einem verbundenen Kalender hinzugefügt werden. Bitte informiere deinen Administrator. Workspace-Administratoren sehen, welche Kalender fehlgeschlagen sind und warum. Kollegen, die nicht der Antragsteller und kein Workspace-Administrator sind, sehen die Warnung nicht. Die Warnung erscheint erst, wenn absentify die Kalenderaktualisierung nicht mehr erneut versucht, nicht solange eine Synchronisierung noch läuft. Mit diesen Tools hilft dir die Übersichtsseite, über die Zeitpläne deines Teams informiert zu bleiben und Abwesenheiten effektiv innerhalb deiner Abteilung zu koordinieren.