Jahresübersicht

Die Seite Mein Kalender in absentify bietet eine Jahresübersicht deiner persönlichen Abwesenheiten. Sie zeigt vergangene Abwesenheiten, geplante Freistellungen und verbleibende Kontingente an. Diese Seite umfasst sowohl abzugsfähige als auch nicht abzugsfähige Abwesenheitstypen, Feiertage und arbeitsfreie Tage, sodass du deine freie Zeit effektiv planen und verwalten kannst.

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Navigation in der Jahresübersicht

Um auf Mein Kalender (Jahresübersicht) zuzugreifen, klicke auf Mein Kalender in der oberen Navigationsleiste. Die Seite zeigt das aktuelle Kontingentjahr in einer Monatsübersicht als Kalendergitter. Dieses Layout ermöglicht es dir, alle Abwesenheiten und geplanten freien Tage auf einen Blick zu sehen:

• Vergangene und geplante Abwesenheiten: Jede Abwesenheit, ob vergangen oder geplant, wird im Kalender mit einer Farbe und einem Symbol für den entsprechenden Abwesenheitstyp markiert.
• Genehmigte und ausstehende Abwesenheiten: Genehmigte Abwesenheiten werden mit voller Deckkraft angezeigt, während ausstehende Anfragen leicht transparent dargestellt werden, um sie von genehmigten Anfragen zu unterscheiden.
• Tages- und stundenbasierte Abwesenheiten: Abwesenheiten können ganze oder halbe Tage umfassen (z. B. Morgen, Nachmittag, Mittagspause, Ende des Arbeitstags) oder spezifische Stunden, abhängig von der Konfiguration deines Unternehmens.
• Arbeitsfreie Tage: Tage, an denen du nicht zum Arbeiten eingeplant bist, wie Wochenenden, werden in Dunkelgrau dargestellt. Diese werden von deinen HR-Administratoren konfiguriert.
• Beschäftigungszeitraum: Tage vor deinem Beschäftigungsbeginn und nach deinem letzten Arbeitstag erscheinen grau und können nicht zum Erstellen einer Abwesenheit verwendet werden. Bewege den Mauszeiger über einen gesperrten Tag, um die jeweilige Grenze zu sehen; der Beschäftigungsbeginn und der letzte Arbeitstag selbst bleiben buchbar.
• Feiertage: Feiertage, die dir basierend auf deinen regionalen Einstellungen zugewiesen wurden, werden ebenfalls im Kalender angezeigt. Klicke auf einen Feiertag, um einen Detaildialog mit Feiertagsname, Datum und Abzugsstatus zu öffnen. Wenn du berechtigt bist, für diese Person Anfragen zu erstellen, enthält der Dialog auch einen Button Abwesenheit buchen, der das Anfrageformular mit dem Feiertagsdatum vorausfüllt.
• Heutiges Datum: Der aktuelle Tag ist mit einem blauen Kreis hervorgehoben.

Du wechselst die Jahre mit den Pfeilen oben links. Die Überschrift zeigt das Jahr oder, wenn das Kontingentjahr nicht im Januar beginnt, einen Zeitraum wie September 2026 bis August 2027. Bewege den Mauszeiger über eine Abwesenheit, um in einem kurzen Tooltip den Abwesenheitstyp, das Zeitfenster (bei stundenbasierten Abwesenheiten) und – sofern du dazu berechtigt bist – den Grund zu sehen, ohne die vollständige Detailansicht öffnen zu müssen.

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Kontingentübersicht

Auf der linken Seite von Mein Kalender zeigt absentify für den Zeitraum, den du ansiehst, eine Karte pro Kontingent. Die Kontingente zeigen die Anzahl der Tage oder Stunden, die dir für bestimmte Abwesenheitsarten zur Verfügung stehen, entsprechend den Einstellungen deines Unternehmens. Jedes Kontingent ist mit einer oder mehreren Abwesenheitsarten verbunden. Wenn das Kontingentjahr nicht im Januar beginnt, zeigen Beschriftungen, die den Zeitraum nennen, einen Zeitraum wie Sep 2026 bis Aug 2027 statt nur eines Jahres. Die Kartenüberschrift zeigt den Namen des Kontingents. Jede Kartenüberschrift kann den aktiven Regelsatz zeigen, einschließlich eines Pfeils, wenn eine geplante Regeländerung bevorsteht. Beispiele sind [Betrag] / Jahr, [Betrag] / Monat, [Betrag] alle 2 Wochen und [aktuell] → [nächster]. Beispiele sind auch manuell, manuell → [Betrag] / Jahr und [Betrag] / Jahr → manuell. Eine Zeile unter dem Kontingent kann ein proportionales Kontingent erklären. Beispiele sind Proportionales Kontingent für [Jahr]. Beschäftigung begann am [Datum], Proportionales Kontingent für [Jahr]. Letzter Arbeitstag: [Datum], Proportionales Kontingent für [Jahr]. Regel gilt ab [Datum] und Proportionales Kontingent für [Jahr].

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Mein Kontingent verstehen

Warum wurden zum Beispiel nur 5 Tage übertragen? Der Übertrag kommt aus dem ungenutzten Kontingent deines vorherigen Kontingentjahres. Eine Anzeige von 5 Tagen bedeutet nicht automatisch, dass die Obergrenze 5 Tage beträgt: Es können nur 5 Tage übrig gewesen sein, die Regel kann den Übertrag auf 5 Tage begrenzen oder nach einer Frist nur 5 Tage dauerhaft erhalten. Ein HR-Administrator kann den berechneten Übertrag für einen einzelnen Benutzer auch manuell anpassen. Prüfe den Übertrag und seine Fristen unter So wird dein Kontingent berechnet. Wann verfällt der Übertrag? Deine Regel legt fest, ob der Übertrag unbegrenzt gültig ist oder nach einer Frist verfällt. Steht dort nutzbar bis [Datum], kannst du den Übertrag für Abwesenheiten bis einschließlich dieses Datums verwenden. Erst danach verfällt der ungenutzte Teil, für den diese Frist gilt; ein laut Regel dauerhaft erhaltener Betrag bleibt verfügbar. Entscheidend sind die Daten der Abwesenheit, nicht der Tag, an dem du den Antrag stellst. Im Antrag zeigt Verfügbar für diese Daten, wie viel du für den gewählten Zeitraum buchen kannst. Dein reguläres Kontingent für das neue Jahr wird getrennt berechnet. Warum kann mein Kontingent anders aussehen als das eines Kollegen? Für dieselbe Kontingentart können je nach Vertrag oder Abteilung unterschiedliche Regeln gelten. Ein HR-Administrator kann dir außerdem direkt eine andere Regel zuweisen, dein Kontingent manuell verwalten oder den Übertrag für ein bestimmtes Jahr anpassen. Für den Übertrag kann noch die Regel maßgeblich sein, die am Ende des vorherigen Kontingentjahres für dich galt. So prüfst du deine Berechnung: Klicke auf das Info-Symbol der Kontingentkarte für Wie dieses Kontingent funktioniert. Unter So wird dein Kontingent berechnet findest du den Vorjahresübertrag, Fristen, Gutschriften, Anpassungen und bereits genommene Abwesenheiten. Wenn du eine Regel oder einen Betrag nicht nachvollziehen kannst, wende dich an deinen HR-Administrator oder Workspace-Administrator und nenne den Namen des Kontingents sowie das Kontingentjahr, das du ansiehst.

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Abzugsfähige Abwesenheiten

Jeder abzugsfähige Kontingenttyp hat seine eigene Karte.

• Die Überschrift: Die große Zahl ist der Betrag, den du buchen kannst. Im laufenden Jahr steht dort Heute verfügbar. Wenn nicht genutzte Zeit am Monatsende verfällt, lautet die Beschriftung Verbleibendes Kontingent: [Monat] und die Zeile darunter Verfügbar bis [Datum]. Diese Zeile wird in der letzten Woche vor der Frist rot, solange du noch etwas übrig hast. Hast du mehr gebucht als verfügbar, lautet die Beschriftung Du hast mehr Abwesenheit gebucht als verfügbar. Ein Kontingent ohne Obergrenze hat keinen Saldo, deshalb ist die Zahl das bereits Erfasste. Die Beschriftung lautet Bisher aufgezeichnet in [Jahr], in der Überschrift steht kein Limit, und der Hinweis lautet Es gibt kein Limit. Wir zählen nur. Wechselst du zu einem Jahr, das noch nicht begonnen hat, lautet die Beschriftung Startkontingent für [Jahr]. Bei einem beendeten Jahr lautet sie Verbleibend am Ende von [Jahr].
• Änderungen und Fristen: absentify nennt bis zu drei Daten, die dein Kontingent verändern, zum Beispiel [Betrag] verfallen am [Datum], Ab [Datum] sind [Betrag] verfügbar, Am [Datum] wird [Betrag] entfernt, Buchbar bis zu deinem letzten Tag, [Datum] und Du hast [Betrag] mehr gebucht als aufgebaut. Gibt es mehr Daten, als auf die Karte passen, lautet die letzte Zeile [Anzahl] weitere Daten, siehe Details. Wenn nicht genutzte Zeit am Monatsende verfällt, entfallen Verfall und nächster Monat, weil Verfügbar bis [Datum] das schon sagt. Ausnahmen bleiben, etwa eine Entfernung oder dein letzter Arbeitstag, und bis zu drei kommende Monate, für die du schon gebucht hast: [Monat]: [Betrag] bereits geplant.
• Balken oder Monatsregel: Ein Jahreskontingent zeigt einen Balken mit [Betrag] genommen, Über dem Limit: [Betrag] wenn du über das Limit hinaus gebucht hast, und von [Betrag] im [Jahr]. Wenn nicht genutzte Zeit am Monatsende verfällt, fasst die Karte diese Regel in einer Zeile zusammen: Jeder Monat bringt [Betrag]. Was übrig bleibt, verfällt am Ende des Monats. Passt keines der beiden Bilder, zeigt die Karte nur den Kontingentwert und die Zeilen unter Änderungen und Fristen. Ein Kontingent ohne Obergrenze hat keinen Balken.
• Wie dieses Kontingent funktioniert: Klicke auf das Info-Symbol oben rechts auf der Karte. absentify erklärt in wenigen Sätzen die aktive Regel und was mit nicht genutzter Zeit am Jahresende passiert, einschließlich Übertragsgrenzen und Fristen. Gilt die Regel nur für einen Teil des Jahres oder steht eine Regeländerung bevor, steht das ebenfalls dort. Beginnt die Regel während des Jahres, kann dort stehen Deine Regel gilt ab [Datum], daher erhältst du in diesem Jahr einen Anteil des vollen Betrags. Ein Kontingent ohne Obergrenze hat kein Info-Symbol.
• So wird dein Kontingent berechnet: Klicke auf So wird dein Kontingent berechnet für die vollständige Aufschlüsselung. Die Aufschlüsselung heißt Berechnung für [Jahr], oder Monat für Monat, wenn nicht genutzte Zeit am Monatsende verfällt. Sie listet Kontingent [Jahr], Übertragen, datierte Zugänge und Abzüge, Ausgleichszeit, Genommen, Ungenutzt verfallen und als Abschluss Kontingent (oder Verbleibend / Verbleibend für [Jahr]). Wenn eine jährliche Gutschrift nach Beginn des Kontingentjahres ankommt, trägt Kontingent [Jahr] den Hinweis erneuert am [Datum]. Die erste Gutschrift trägt diesen Hinweis nicht. Hast du im Vorjahr mehr genommen, als dir zur Verfügung stand, heißt die Zeile Überziehung aus dem Vorjahr und enthält kein nutzbar bis [Datum]. Eine Zeile mit Frist zeigt nutzbar bis [Datum] bis einschließlich dieses Tages. Ab dem Tag danach steht in derselben Zeile war bis [Datum] verfügbar. Was als Nächstes passiert nennt die anstehenden Termine. Wenn dort ein späteres Datum steht, heißt dieser Wert Kontingent am [Datum]. Bisher in diesem Zeitraum listet Genommen und Ungenutzt verfallen, wenn diese Beträge existieren. Wenn die Aufschlüsselung noch keine Zeilen hat, zeigt das Detailpanel Für diesen Zeitraum gibt es noch nichts anzuzeigen. Wenn nicht genutzte Zeit am Monatsende verfällt, wird Was als Nächstes passiert ausgeblendet, weil die Frist bereits oben auf der Karte steht.

Wenn nicht genutzte Tage länger als einen Monat gültig sind, eine Regeländerung bevorsteht oder du ein anderes Jahr ansiehst, sieht die monatliche Karte aus wie die normale: Heute verfügbar und die Zeilen unter Änderungen und Fristen, ohne die Zeile Verfügbar bis [Datum]. Wenn dein Unternehmen mehrere Kontingenttypen hat, z. B. Urlaub oder Sonderurlaub, erhält jeder Typ seine eigene Karte. Der Wert oben zeigt dein verfügbares Kontingent. Dieser Wert kann vom Kontingent für das gesamte Jahr abweichen. Den Wert für das ganze Jahr findest du unter So wird dein Kontingent berechnet als Kontingent oder Verbleibend für [Jahr]. Die beiden Werte unterscheiden sich immer dann, wenn ein Teil deines Kontingents für die heutigen Daten nicht verfügbar ist, etwa weil eine neue Regel erst später im Jahr startet oder weil ein Monatskontingent nur innerhalb seines eigenen Monats nutzbar ist. Beim Buchen nennt dir absentify den Betrag, der für die von dir gewählten Daten verfügbar ist, siehe Einen Abwesenheitsantrag erstellen.

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Ohne Kontingent

Abwesenheitsarten, die nicht von einem Kontingent abziehen, erscheinen in einem Block mit dem Titel Ohne Kontingent und der Beschriftung Nur gezählt, ohne Abzüge. Dazu können Krankheit oder andere genehmigte Abwesenheiten gehören. Feiertage erscheinen im selben Block, wenn im ausgewählten Jahr welche anfallen. Die Gesamtanzahl wird in Tagen angegeben.

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Abwesenheitsdetails anzeigen

Wenn du auf einen bestimmten Tag für eine Abwesenheit klickst, öffnet sich ein Dialogfenster mit folgenden Informationen:

• Abwesenheitstyp und Dauer: Zeigt den Typ der Abwesenheit (z. B. “Urlaub”) zusammen mit den Start- und Enddaten an. Für tagesbasierte Abwesenheiten (einschließlich mehrerer Tage oder halber Tage) spiegeln die Zeiteinstellungen die Konfiguration deines Unternehmens wider, wie Morgen, Nachmittag, Mittagspause oder Ende des Arbeitstags. Bei stundenbasierten Abwesenheiten werden die spezifischen Zeiten gemäß deinen Profileinstellungen angezeigt.
• Grund: Falls während der Erstellung der Anfrage ein Grund für die Abwesenheit angegeben wurde, wird dieser hier angezeigt.
• Status: Zeigt den aktuellen Status der Abwesenheitsanfrage an:
  • Warte auf Genehmigung: Die Anfrage wartet auf die Genehmigung durch deine Führungskraft oder den Genehmiger.
  • Genehmigt: Die Anfrage wurde genehmigt und offiziell eingetragen. Datum und Uhrzeit der Genehmigung werden neben dem Status angezeigt.
  • Abgelehnt: Die Anfrage wurde abgelehnt. Möglicherweise musst du die Details anpassen und die Anfrage erneut einreichen. Datum und Uhrzeit der Ablehnung werden neben dem Status angezeigt.
  • Storniert: Die Anfrage wurde vom Mitarbeiter selbst oder von einem anderen Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen zurückgezogen. Das Stornierungsdatum wird neben dem Status angezeigt.

• Prozess-Status: Beschreibt den Genehmigungsprozess und zeigt an, wer die Anfrage genehmigen muss und wie der aktuelle Entscheidungsstatus lautet.

• Vom Kontingent abgezogen: Zeigt die abgezogene Anzahl an Tagen oder Stunden oder Nein, wenn nichts abgezogen wird. Wenn nichts abgezogen wird, steht dort Nein statt einer Null-Tages-Anzeige.
• Antrag erstellt: Zeigt Datum und Uhrzeit an, wann die Abwesenheitsanfrage ursprünglich eingereicht wurde.
• Antrag erstellt von: Zeigt den Namen und das Profilbild der Person, die die Anfrage erstellt hat.
• Dateien: Falls während der Anfrageerstellung Dokumente hochgeladen wurden, werden diese hier unter Dateien angezeigt. Du kannst die Dateien durch Anklicken des Dateinamens herunterladen.
  Admins, Genehmigende und Antragsteller können nachträglich weitere Dateien hochladen.

Wenn Outlook oder iCal diese Abwesenheit nicht zu einem Kalender hinzufügen kann, erscheint oben im Dialog eine gelbe Warnung. Wenn du kein Workspace-Administrator bist, steht bei deiner eigenen Anfrage Diese Abwesenheit konnte nicht zu einem verbundenen Kalender hinzugefügt werden. Bitte informiere deinen Administrator. Workspace-Administratoren sehen, welche Kalender fehlgeschlagen sind und warum. Kollegen, die nicht der Antragsteller und kein Workspace-Administrator sind, sehen die Warnung nicht. Die Warnung erscheint erst, wenn absentify die Kalenderaktualisierung nicht mehr erneut versucht, nicht solange eine Synchronisierung noch läuft.

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PDF herunterladen

Du kannst das Jahr, das du gerade ansiehst, als PDF von Mein Kalender herunterladen. Klicke auf PDF herunterladen neben dem Kalendertitel und wähle Portrait-PDF oder Querformat-PDF. Beide Dateien enthalten:

• Eine Kopfzeile mit der Beschriftung Abwesenheitsübersicht, deinem Namen, deiner E-Mail, deiner Abteilung, Mitarbeiternummer, Zeitplan und dem Datumsbereich (Zeitraum im Portrait, Zeitraum im Querformat).
• Tabellen Abzugsfähige Abwesenheit und Nicht-abziehbare Abwesenheit
• Eine Jahresübersicht als Heatmap mit Abwesenheiten, Feiertagen und arbeitsfreien Tagen sowie eine Legende, die nur die Einträge des gewählten Jahres listet
• Monatsraster für das ausgewählte Jahr
• Eine Tabelle Abwesenheitsdetails mit Von, Bis, Abwesenheitsart, Status, Genehmiger und Kommentar
• Unterschriftszeilen für Unterschrift des Mitarbeiters, Unterschrift des Managers und Datum

Portrait-PDF beginnt mit den Übersichtstabellen, danach folgen die Heatmap und die Legende. Die folgenden Seiten zeigen je vier Monate. Die letzte Seite ist die Detailtabelle. Querformat-PDF nutzt ein breiteres Layout mit drei Seiten. Die erste Seite stellt dieselben Übersichtstabellen neben die Heatmap und die Legende. Die nächste Seite zeigt alle zwölf Monate auf einer Seite. Die letzte Seite ist die Detailtabelle. Admins und Abteilungsmanager können das Kalender-PDF eines Benutzers von dessen Seite Mein Kalender herunterladen. Der Kalender-PDF-Export erfordert einen Essentials-, Plus- oder Business v1-Plan.

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Mit der Jahresübersicht in Mein Kalender erhältst du eine zentrale Ansicht aller Abwesenheiten, Abwesenheitstypen und Kontingente für das gesamte Jahr, sodass du deine freie Zeit effektiv planen und verwalten kannst.