Jahresübersicht

Die Seite Mein Kalender in absentify bietet eine Jahresübersicht deiner persönlichen Abwesenheiten. Sie zeigt vergangene Abwesenheiten, geplante Freistellungen und verbleibende Kontingente an. Diese Seite umfasst sowohl abzugsfähige als auch nicht abzugsfähige Abwesenheitstypen, Feiertage und arbeitsfreie Tage, sodass du deine freie Zeit effektiv planen und verwalten kannst.

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Navigation in der Jahresübersicht

Um auf Mein Kalender (Jahresübersicht) zuzugreifen, klicke auf Mein Kalender in der oberen Navigationsleiste. Die Seite zeigt das aktuelle Kontingentjahr in einer Monatsübersicht als Kalendergitter. Dieses Layout ermöglicht es dir, alle Abwesenheiten und geplanten freien Tage auf einen Blick zu sehen:

• Vergangene und geplante Abwesenheiten: Jede Abwesenheit, ob vergangen oder geplant, wird im Kalender mit einer Farbe und einem Symbol für den entsprechenden Abwesenheitstyp markiert.
• Genehmigte und ausstehende Abwesenheiten: Genehmigte Abwesenheiten werden mit voller Deckkraft angezeigt, während ausstehende Anfragen leicht transparent dargestellt werden, um sie von genehmigten Anfragen zu unterscheiden.
• Tages- und stundenbasierte Abwesenheiten: Abwesenheiten können ganze oder halbe Tage umfassen (z. B. Morgen, Nachmittag, Mittagspause, Ende des Arbeitstags) oder spezifische Stunden, abhängig von der Konfiguration deines Unternehmens.
• Arbeitsfreie Tage: Tage, an denen du nicht zum Arbeiten eingeplant bist, wie Wochenenden, werden in Dunkelgrau dargestellt. Diese werden von deinen HR-Administratoren konfiguriert.
• Beschäftigungszeitraum: Tage vor deinem Beschäftigungsbeginn und nach deinem letzten Arbeitstag erscheinen grau und können nicht zum Erstellen einer Abwesenheit verwendet werden. Bewege den Mauszeiger über einen gesperrten Tag, um die jeweilige Grenze zu sehen; der Beschäftigungsbeginn und der letzte Arbeitstag selbst bleiben buchbar.
• Feiertage: Feiertage, die dir basierend auf deinen regionalen Einstellungen zugewiesen wurden, werden ebenfalls im Kalender angezeigt. Klicke auf einen Feiertag, um einen Detaildialog mit Feiertagsname, Datum und Abzugsstatus zu öffnen. Wenn du berechtigt bist, für diese Person Anfragen zu erstellen, enthält der Dialog auch einen Button Abwesenheit buchen, der das Anfrageformular mit dem Feiertagsdatum vorausfüllt.
• Heutiges Datum: Der aktuelle Tag ist mit einem blauen Kreis hervorgehoben.

Du wechselst die Jahre mit den Pfeilen oben links. Die Überschrift zeigt das Jahr oder, wenn das Kontingentjahr nicht im Januar beginnt, einen Zeitraum wie September 2026 bis August 2027. Bewege den Mauszeiger über eine Abwesenheit, um in einem kurzen Tooltip den Abwesenheitstyp, das Zeitfenster (bei stundenbasierten Abwesenheiten) und – sofern du dazu berechtigt bist – den Grund zu sehen, ohne die vollständige Detailansicht öffnen zu müssen.

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Kontingentübersicht

Mein Kalender zeigt eine Karte pro sichtbarem Kontingent, in Tagen oder Stunden. Ein Kontingent kann für mehrere Abwesenheitsarten gelten. Die Karte bezieht sich auf das gewählte Kontingentjahr. Beginnt es im September, erscheint ein Zeitraum wie Sep 2026 bis Aug 2027.

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Was bedeutet die große Zahl?

Lies die Beschriftung: Die Karte kann auch Bereits für [Jahr] benötigt: [Betrag] zeigen. Abwesenheiten in diesem späteren Kontingentjahr nutzen ungenutztes Kontingent aus dem Jahr auf der Karte. Dieser Betrag fehlt in der großen Zahl, deshalb kannst du ihn nicht für Tage in diesem Jahr buchen. Die Überschrift kann den Regelsatz zeigen, etwa [Betrag] / Jahr, [Betrag] / Monat oder manuell. Ein Pfeil zwischen zwei Sätzen zeigt eine spätere Änderung des Betrags oder des Rhythmus. Wenn eine spätere Änderung denselben Betrag und denselben Rhythmus behält, zeigt die Überschrift nur den aktuellen Satz. Ein Hinweis erklärt ein anteiliges Kontingent, wenn die Beschäftigung oder eine Regel nur einen Teil des Jahres abdeckt. Ein Jahreskontingent kann einen Verbrauchsbalken zeigen. Ein Monatskontingent, das am Monatsende verfällt, zeigt stattdessen seine Monatsregel. Diese Monatsansicht gilt, wenn alle bevorstehenden Änderungen im Jahr dieselben Bedingungen haben wie die aktuelle Regel. Die allgemeine Kartenansicht gilt, wenn mindestens eine bevorstehende Änderung andere Bedingungen hat, Gutschriften länger gültig sind oder du ein anderes Jahr ansiehst.

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Warum zeigt der Antrag einen anderen Betrag?

Deine Karte beschreibt den Zeitraum in ihrer Beschriftung. Ein Antrag verwendet die gewählten Abwesenheitsdaten. Monatliche Gutschriften, Übertragsfristen und künftige Regeländerungen können deshalb zu unterschiedlichen Beträgen führen. Abwesenheiten in einem späteren Kontingentjahr können auch verringern, wie viel du in diesem Jahr buchen kannst. Im Anfrageformular kann Für diese Tage verfügbar mehrere datierte Beträge zeigen. Prüfe diese Daten vor der Buchung; siehe Abwesenheitsanfrage erstellen.

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Wie prüfe ich die Berechnung?

Klicke auf das Info-Symbol für Wie dieses Kontingent funktioniert: die aktive Regel, bevorstehende Änderungen sowie Übertragsgrenzen und Fristen. Kontingente ohne Obergrenze haben kein Info-Symbol. Öffne So wird dein Kontingent berechnet für die Aufschlüsselung unter Berechnung für [Jahr] oder Monat für Monat. Sie zeigt die relevanten Gutschriften, Überträge, Anpassungen, Ausgleichszeit, genommenen Abwesenheiten und ungenutzt verfallenen Beträge. Was als Nächstes passiert zeigt künftige Änderungen; ein datierter Gesamtbetrag heißt Kontingent am [Datum]. Bisher in diesem Zeitraum zeigt gegebenenfalls genommene oder verfallene Beträge. Gibt es noch keine Einträge, weist das Panel darauf hin.

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Welche Änderungen und Fristen zeigt die Karte?

Die Karte hebt bis zu drei bevorstehende Änderungen hervor, etwa einen Verfall, eine Gutschrift, einen Abzug oder deinen letzten Arbeitstag. Weitere Termine findest du in den Details. Eine Warnung vor einem künftigen negativen Saldo bezieht sich auf dieses Datum; heute kann noch Kontingent verfügbar sein. Heute verfügbar kann 0 sein, wenn spätere Gutschriften Abwesenheiten decken, die du bereits gebucht hast. Eine Warnung vor einem künftigen negativen Saldo erscheint nur, wenn das Jahr im Minus endet. Bei Monatskontingenten mit Verfall am Monatsende nennt Verfügbar bis [Datum] bereits die Frist. Deshalb wird Was als Nächstes passiert ausgeblendet. Die Frist wird in der letzten Woche rot, wenn noch Kontingent übrig ist. Andere Ausnahmen und bis zu drei künftige Monate mit bereits geplanten Abwesenheiten können weiterhin erscheinen.

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Warum wurden nur 5 Tage übertragen?

Der Übertrag stammt aus dem ungenutzten Vorjahreskontingent. Vielleicht waren nur 5 Tage übrig, deine Regel begrenzt den Übertrag auf 5 Tage oder erhält nach einer Verfallsfrist 5 Tage dauerhaft. Ein HR-Administrator kann deinen Übertrag auch anpassen. Betrag und Frist findest du unter So wird dein Kontingent berechnet.

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Wann verfällt der Übertrag?

Deine Regel legt fest, ob der Übertrag verfällt. nutzbar bis [Datum] schließt diesen Tag ein; der ungenutzte Betrag mit dieser Frist verfällt danach. Ein laut Regel dauerhaft erhaltener Betrag bleibt verfügbar. Entscheidend sind die Abwesenheitsdaten, nicht der Tag, an dem du den Antrag stellst. Dein reguläres Kontingent für das neue Jahr wird getrennt berechnet.

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Warum hat mein Kollege ein anderes Kontingent?

Je nach Vertrag oder Abteilung können für dieselbe Kontingentart andere Regeln gelten. HR kann auch eine individuelle Regel zuweisen, Beträge manuell verwalten oder den Übertrag anpassen. Für den Übertrag kann noch die Regel vom Ende des vorherigen Kontingentjahres gelten. Wenn ein Betrag unklar ist, nenne deinem HR- oder Workspace-Administrator das Kontingent, das Kontingentjahr und die gewünschten Abwesenheitsdaten.

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Warum ist der Satz auf meiner Karte niedriger als der Vollzeitbetrag?

Die Überschrift wie [Betrag] / Jahr ist der Betrag, den du erhältst. Wenn du weniger Tage oder Stunden als Vollzeit arbeitest, folgt dieser Satz deiner Arbeitswoche.

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Ohne Kontingent

Abwesenheitsarten, die nicht von einem Kontingent abziehen, erscheinen in einem Block mit dem Titel Ohne Kontingent und der Beschriftung Nur gezählt, ohne Abzüge. Dazu können Krankheit oder andere genehmigte Abwesenheiten gehören. Feiertage erscheinen im selben Block, wenn im ausgewählten Jahr welche anfallen. Die Gesamtanzahl wird in Tagen angegeben.

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Abwesenheitsdetails anzeigen

Wenn du auf einen bestimmten Tag für eine Abwesenheit klickst, öffnet sich ein Dialogfenster mit folgenden Informationen:

• Abwesenheitstyp und Dauer: Zeigt den Typ der Abwesenheit (z. B. “Urlaub”) zusammen mit den Start- und Enddaten an. Für tagesbasierte Abwesenheiten (einschließlich mehrerer Tage oder halber Tage) spiegeln die Zeiteinstellungen die Konfiguration deines Unternehmens wider, wie Morgen, Nachmittag, Mittagspause oder Ende des Arbeitstags. Bei stundenbasierten Abwesenheiten werden die spezifischen Zeiten gemäß deinen Profileinstellungen angezeigt.
• Grund: Falls während der Erstellung der Anfrage ein Grund für die Abwesenheit angegeben wurde, wird dieser hier angezeigt.
• Status: Zeigt den aktuellen Status der Abwesenheitsanfrage an:
  • Warte auf Genehmigung: Die Anfrage wartet auf die Genehmigung durch deine Führungskraft oder den Genehmiger.
  • Genehmigt: Die Anfrage wurde genehmigt und offiziell eingetragen. Datum und Uhrzeit der Genehmigung werden neben dem Status angezeigt.
  • Abgelehnt: Die Anfrage wurde abgelehnt. Möglicherweise musst du die Details anpassen und die Anfrage erneut einreichen. Datum und Uhrzeit der Ablehnung werden neben dem Status angezeigt.
  • Storniert: Die Anfrage wurde vom Mitarbeiter selbst oder von einem anderen Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen zurückgezogen. Das Stornierungsdatum wird neben dem Status angezeigt.

• Prozess-Status: Beschreibt den Genehmigungsprozess und zeigt an, wer die Anfrage genehmigen muss und wie der aktuelle Entscheidungsstatus lautet.

• Vom Kontingent abgezogen: Zeigt die abgezogene Anzahl an Tagen oder Stunden oder Nein, wenn nichts abgezogen wird. Wenn nichts abgezogen wird, steht dort Nein statt einer Null-Tages-Anzeige.
• Antrag erstellt: Zeigt Datum und Uhrzeit an, wann die Abwesenheitsanfrage ursprünglich eingereicht wurde.
• Antrag erstellt von: Zeigt den Namen und das Profilbild der Person, die die Anfrage erstellt hat.
• Dateien: Falls während der Anfrageerstellung Dokumente hochgeladen wurden, werden diese hier unter Dateien angezeigt. Du kannst die Dateien durch Anklicken des Dateinamens herunterladen.
  Admins, Genehmigende und Antragsteller können nachträglich weitere Dateien hochladen.
• Geändert und Verlauf: Nach einer Änderung erscheint das Badge Geändert in den Details und in der Liste offener Anträge. In der Liste öffne zuerst Details. In den Details wähle das Badge oder scrolle zu Verlauf, um zu sehen, wer Daten, Uhrzeiten, den Grund oder die Abwesenheitsart geändert hat und wann. Öffne das ⋯-Menü neben X für Antrag ändern, Änderung zurückziehen, Antrag stornieren und In Teams chatten, wenn sie erscheinen. Siehe Einen Antrag ändern.
• Änderung ausstehend: Eine Änderung von Datum, Uhrzeit oder Abwesenheitsart an einem genehmigten Antrag wartet auf eine Entscheidung. Der genehmigte Antrag bleibt im Kalender und im Kontingent, bis jemand genehmigt oder ablehnt. Wenn du die Änderung gesendet hast, nimmt Änderung zurückziehen sie zurück.

Wenn Outlook oder iCal diese Abwesenheit nicht zu einem Kalender hinzufügen kann, erscheint oben im Dialog eine gelbe Warnung. Wenn du kein Workspace-Administrator bist, steht bei deiner eigenen Anfrage Diese Abwesenheit konnte nicht zu einem verbundenen Kalender hinzugefügt werden. Bitte informiere deinen Administrator. Workspace-Administratoren sehen, welche Kalender fehlgeschlagen sind und warum. Kollegen, die nicht der Antragsteller und kein Workspace-Administrator sind, sehen die Warnung nicht. Die Warnung erscheint erst, wenn absentify die Kalenderaktualisierung nicht mehr erneut versucht, nicht solange eine Synchronisierung noch läuft.

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PDF herunterladen

Du kannst das Jahr, das du gerade ansiehst, als PDF von Mein Kalender herunterladen. Klicke auf PDF herunterladen neben dem Kalendertitel und wähle Portrait-PDF oder Querformat-PDF. Beide Dateien enthalten:

• Eine Kopfzeile mit der Beschriftung Abwesenheitsübersicht, deinem Namen und dem Zeitraum.
• Eine Karte Mitarbeiterdetails auf der ersten Seite mit E-Mail, Abteilung, Mitarbeiternummer, Zeitplan, Zeitzone, Feiertage, Genehmiger und Vertreter.
• Tabellen Abzugsfähige Abwesenheit und Nicht-abziehbare Abwesenheit
• Eine Jahresübersicht als Heatmap mit Abwesenheiten, Feiertagen und arbeitsfreien Tagen sowie eine Legende, die nur die Einträge des gewählten Jahres listet
• Monatsraster für das ausgewählte Jahr
• Eine Tabelle Abwesenheitsdetails mit Von, Bis, Abwesenheitsart, Status, Genehmiger und Kommentar
• Unterschriftszeilen für Unterschrift des Mitarbeiters, Unterschrift des Managers und Datum

Portrait-PDF beginnt mit Mitarbeiterdetails und den Übersichtstabellen, danach folgen die Heatmap und die Legende. Die folgenden Seiten zeigen je vier Monate. Die letzte Seite ist die Detailtabelle. Querformat-PDF nutzt ein breiteres Layout mit drei Seiten. Die erste Seite enthält Mitarbeiterdetails, die Übersichtstabellen, die Heatmap und die Legende. Die nächste Seite zeigt alle zwölf Monate auf einer Seite. Die letzte Seite ist die Detailtabelle. Admins und Abteilungsmanager können das Kalender-PDF eines Benutzers von dessen Seite Mein Kalender herunterladen. Der Kalender-PDF-Export erfordert einen Essentials-, Plus- oder Business v1-Plan.