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Wenn dein Administrator die Überstunden-Beta für deinen Workspace und dein Kontingent aktiviert hat, kannst du zusätzliche Arbeit erfassen und nach der Genehmigung Guthaben erhalten. Um es zu nutzen, erstellst du eine separate Abwesenheitsanfrage für Freizeitausgleich.

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Zusätzliche Arbeit erfassen

  1. Öffne Übersicht oder Mein Kalender und klicke auf den Pfeil neben Antrag erstellen.
  2. Wähle Überstunden erfassen. Sind mehrere Kontingente verfügbar, wähle das passende Kontingent.
  3. Wähle unter Tag das Arbeitsdatum und gib die Dauer ein. Bei einem Stundenkontingent gibst du Stunden und Minuten ein, bei einem Tageskontingent einen halben oder ganzen Tag.
  4. Ergänze unter Kommentar (optional) eine Erklärung mit bis zu 2.500 Zeichen.
  5. Prüfe die Vorschau des Guthabens und, falls angezeigt, das Gültigkeitsdatum. Ein Arbeitstag, freier Tag oder Feiertag kann je nach den Faktoren deines Unternehmens unterschiedliches Guthaben ergeben.
  6. Klicke auf Überstunden erfassen. Die Bestätigung zeigt, ob die Genehmigung noch aussteht oder automatisch erfolgt ist.

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Datum und Dauer

  • Erfasse Arbeit von heute oder einem vergangenen Datum, bis zu 12 Monate rückwirkend. Zukünftige Daten sind nicht erlaubt. Für den heutigen Tag gilt deine Benutzerzeitzone oder, wenn sie fehlt, die Workspace-Zeitzone.
  • Das Datum muss innerhalb deiner Beschäftigungszeit und des verfügbaren Kontingentzeitraums liegen. Eine kürzere Gültigkeit kann vergangene Daten weiter einschränken: Du kannst keine Arbeit einreichen, deren Guthaben bereits verfallen wäre.
  • Ein Stundeneintrag muss mindestens 1 Minute umfassen. Die aktuell anerkannten Dauern aus ausstehenden und genehmigten Einträgen dürfen zusammen höchstens 24 Stunden pro Tag und Kontingent ergeben, bevor der Faktor angewendet wird. Beim Tageskontingent beträgt die Grenze 1 Tag, erfasst als halber oder ganzer Tag.
Das Formular zeigt Fehler und die verbleibende Dauer für den gewählten Tag. Ist ein Datum nicht verfügbar, wähle das tatsächliche Arbeitsdatum innerhalb des erlaubten Zeitraums. Bitte deinen Administrator, fehlerhafte Beschäftigungs- oder Kontingenteinstellungen zu korrigieren.

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Genehmigung und Guthaben verfolgen

Öffne Meine Überstunden über deine Kontingentkarte in Mein Kalender. Einträge zeigen Datum, erfasste Dauer, Status, Genehmigungsentscheidungen sowie gegebenenfalls Grund und Verfall. Mit Mehr anzeigen lädst du ältere Einträge. Ausstehend bedeutet, dass noch kein verfügbares Guthaben hinzugefügt wurde. Die Gutschrift erfolgt erst, wenn der erforderliche Genehmigungsprozess abgeschlossen ist. Ein Genehmiger kann weniger als die erfasste Dauer anerkennen und muss die Kürzung begründen. Das endgültige Guthaben ergibt sich aus der anerkannten Dauer und dem beim Einreichen gespeicherten Faktor. Beispiel: Zwei Stunden an einem freien Tag mit Faktor 1,5 ergeben bei vollständiger Genehmigung drei Stunden Guthaben. Dein Administrator legt Faktoren und Verfall fest. Eine feste Gültigkeit beginnt am Tag der geleisteten Arbeit, auch wenn die Genehmigung später erfolgt. Ansonsten gelten die Übertragsregeln des Kontingents. Benachrichtigungen über Genehmigung und Ablehnung können je nach deinen Benachrichtigungseinstellungen und deinem verknüpften Konto per E-Mail oder Microsoft Teams eintreffen. Den aktuellen Eintrag kannst du jederzeit in absentify prüfen. Verfallen bedeutet, dass das Guthaben nicht mehr verfügbar ist. Gutschrift entfernt bedeutet, dass ein Administrator die Gutschrift entfernt hat.

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Eintrag zurückziehen oder korrigieren

Solange ein Eintrag aussteht, wähle unter Meine Überstunden die Aktion Zurückziehen und bestätige. Der Eintrag wartet dann nicht mehr auf Genehmigung und ergibt kein Guthaben. Um einen ausstehenden Eintrag zu korrigieren, ziehst du ihn zurück und erfasst die richtigen Angaben neu. Genehmigte und abgelehnte Einträge kannst du mit dieser Aktion nicht zurückziehen. Bitte deinen Administrator um die Korrektur genehmigten Guthabens. Erfasse dieselbe Arbeit nicht erneut.

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Freizeitausgleich beantragen

Erstelle über Antrag erstellen eine Abwesenheitsanfrage. Wähle die verknüpfte Abwesenheitsart deines Unternehmens, etwa Freizeitausgleich, und die gewünschten Daten und Uhrzeiten. Es gelten das Buchungsintervall und die Genehmigungseinstellungen dieser Abwesenheitsart. Prüfe vor dem Einreichen dein verfügbares Kontingent. Die Überstundenerfassung reserviert keinen Freizeitausgleich im Kalender. Die Abwesenheitsanfrage nutzt das verknüpfte Kontingent nach dessen normalen Abzugsregeln.

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Optionen oder Guthaben fehlen?

Bitte deinen Administrator, Beta-Zugang, unterstützten Plan sowie die Aktivierung der Überstundenerfassung und deines Kontingents zu prüfen. Auch ein ausgeblendetes oder deaktiviertes Kontingent, Beschäftigungsdaten oder ein fehlendes gültiges Datum im Kontingentzeitraum können den Zugang verhindern. Fehlt die Abwesenheitsart für Freizeitausgleich oder bietet sie nur ganze Stunden an, muss dein Administrator deren Sichtbarkeit, Kontingentverknüpfung und Buchungsintervall prüfen. Für Einrichtungshilfe, Zugang für einen weiteren Workspace oder Beta-Feedback schreib an support@absentify.com.