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Als Manager in absentify bist du dafür verantwortlich, Genehmigungsanfragen für Abwesenheiten in deiner Abteilung zu überwachen. Das Benachrichtigungssymbol in der oberen rechten Ecke der Navigationsleiste informiert dich über Anfragen, bei denen du als Genehmiger zugewiesen bist. Du kannst außerdem Anfragen einsehen, die andere Genehmiger in deiner Abteilung noch nicht bearbeitet haben.
Über Teams oder den KI-Assistenten: Du kannst auf einer Teams-Bot-Benachrichtigungskarte genehmigen oder ablehnen. Wenn Azure AI an ist, geht das auch im Assistenten in absentify oder im Teams-Chat — z. B. „Genehmige Sarahs Anfrage“ oder „Lehne Toms Urlaub ab wegen einer Deadline“.

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Benachrichtigungen über ausstehende Genehmigungsanfragen

Wenn es ausstehende Genehmigungsanfragen gibt, bei denen du als Genehmiger zugewiesen bist, zeigt das Glockensymbol oben rechts ein Badge mit der Anzahl der Einträge, die deine Aufmerksamkeit erfordern. Wenn du auf das Glockensymbol klickst, gelangst du direkt zur Genehmigungsliste. Admins und alle anderen Genehmiger sehen dieselbe Liste. Details öffnet den Kalender des Antragstellers mit dem Antrag im Kontext. Wähle oben Zurück zu den Anträgen, um zur Liste zurückzukehren. Das ist besonders in der Microsoft Teams-App hilfreich, wo es keine Browser-Zurück-Schaltfläche gibt.

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Offen und Verlauf

Die Genehmigungsliste hat zwei Segmente.
  • Offen zeigt ausstehende Anfragen, die du bearbeiten kannst. Die Zahl neben Offen entspricht der Liste darunter. Wenn Suche oder Filter aktiv sind, ist das die Anzahl der passenden Anträge, nicht die Gesamtzahl.
  • Verlauf zeigt Anfragen, die bereits genehmigt, abgelehnt oder storniert wurden, inklusive wer wann entschieden hat.
Die Seite öffnet immer mit Offen.

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Sortieren, Filtern und Ansichtsoptionen

Offen und Verlauf teilen sich eine Toolbar, mit der du Anfragen finden und organisieren kannst.
  • Suche nach Mitarbeitername oder Grund unter Offen. Das Feld zeigt Mitarbeiter oder Grund suchen…. Unter Verlauf zeigt das Feld Mitarbeiter suchen….
  • Wähle Filter, um einen Filter für Abwesenheitsart, Mitarbeiter, Abteilung oder Genehmiger hinzuzufügen. Unter Verlauf kannst du zusätzlich Status filtern. Jeder Filter erscheint unter der Toolbar. Wenn dir selbst ausstehende Anfragen zugewiesen sind, steht dein Name oben in der Liste Genehmiger, mit ich in Klammern.
  • Wähle Anzeige, um nach Start, Erstellt oder Name zu sortieren. Mit dem Pfeil wählst du Aufsteigend oder Absteigend.
  • Unter Offen hat Anzeige außerdem Gruppieren nach: Genehmiger, Abwesenheitsart oder Keine. Gruppenüberschriften lassen sich ein- und ausklappen. Eine Gruppe mit mehr als 10 Anfragen zeigt eine Schaltfläche mit der vollen Anzahl, damit du sie aufklappen kannst.
Ein Filter Abteilung zeigt Anträge, deren Antragsteller zu einer der gewählten Abteilungen gehört. Unter Offen listet Abteilung die Abteilungen, die auf einem ausstehenden Antrag vorkommen, den du sehen kannst. Unter Verlauf listet Abteilung die Abteilungen, auf die du Zugriff hast. Dringlichkeitshinweise wie Beginnt heute, Beginnt in 2 Tagen, Hat schon begonnen oder Schon vorbei erscheinen bei Anfragen, die zeitnah bearbeitet werden sollten. Wann der Antrag gestellt wurde, erscheint separat als Beantragt mit einer Zeitangabe. Anfragen, die dir zugewiesen sind, erscheinen unter Meine Genehmigungen und zeigen die Anzahl offener Einträge. Wenn Gruppieren nach auf Genehmiger steht und du Vertretungsanfragen hast, erscheinen diese unter Als Vertreter. Hast du auch Genehmigungsanfragen, erscheinen diese unter Direkt an mich. Ohne Vertretungsanfragen bleiben die Einträge in einer Liste unter Meine Genehmigungen. Wenn Suche oder Filter aktiv sind, zeigt die Toolbar, wie viele der Anträge passen, und eine Schaltfläche Filter zurücksetzen. Wenn nichts passt, siehst du Keine Anträge entsprechen deinen Filtern. absentify speichert deine Filter, Gruppierung und Sortierung in deinem Konto. Sie gelten auch, wenn du dich auf einem anderen Gerät anmeldest. Die Suche bleibt in diesem Browser und folgt dir nicht auf ein anderes Gerät. Unter Offen hat jeder Antrag ein Kontrollkästchen. Wähle einen Antrag. Wähle das Kontrollkästchen an der Gruppenüberschrift, um jeden Antrag in der Gruppe zu wählen, den du genehmigen kannst, auch die noch nicht angezeigten. Wenn Gruppieren nach auf Keine steht und ein Abschnitt mehr als einen Antrag hat, wählt eine Zeile oben in diesem Abschnitt jeden Antrag darin, den du genehmigen kannst. Wenn du mindestens einen gewählt hast, kann die Leiste unten jeden übrigen Antrag unter Offen wählen, den du genehmigen kannst. Wähle Auswahl aufheben oder drücke Escape, um die Auswahl aufzuheben. Wenn du Suche oder Filter änderst, wird die Auswahl aufgehoben. Ein deaktiviertes Kontrollkästchen kannst du nicht wählen. Zeige darauf, um zu sehen, warum.

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Verlauf

  • Füge einen Filter Status hinzu und wähle Genehmigt, Abgelehnt oder Storniert. Am Filter wählst du ist oder ist nicht, um diese Status einzuschließen oder auszuschließen. Wenn du mehr als einen Status wählst, zeigt der Filter ist einer von oder ist keiner von.
  • Jeder Eintrag zeigt ein Status-Badge und eine Zeile mit dem Entscheider und dem Datum.
  • Über die Schaltfläche Mehr anzeigen lädst du weitere Ergebnisse nach.

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Mehrere Anträge auf einmal genehmigen

Unter Offen kannst du mehrere Anträge auf einmal genehmigen. Wähle die Anträge wie unter Sortieren, Filtern und Ansichtsoptionen beschrieben. Wähle dann die Schaltfläche, die zeigt, wie viele Anträge du genehmigst. absentify bittet dich um eine Bestätigung. Jeder gewählte Antrag wird so genehmigt wie bei einem einzelnen Genehmigen. Ist ein gewählter Antrag einem anderen Genehmiger zugewiesen, wirst du als die Person aufgezeichnet, die ihn genehmigt hat. Ist ein gewählter Antrag wiederkehrend, werden alle offenen Termine in dieser Serie ebenfalls genehmigt. Die beteiligten Benutzer werden benachrichtigt, wie bei einer einzelnen Genehmigung. Wenn ein Antrag einen weiteren Genehmiger braucht, bleibt er für diesen offen. Du kannst Stoppen wählen, während absentify die Anträge genehmigt. Wenn einige Anträge nicht genehmigt werden können, wähle Details anzeigen, um den Grund zu lesen.

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Anfragen in deiner Abteilung übersteuern

Als Manager hast du die Möglichkeit, ausstehende Anfragen zu übersteuern, die anderen Genehmigern in deiner Abteilung zugewiesen sind. Dadurch stellst du sicher, dass Abwesenheiten rechtzeitig bearbeitet werden, selbst wenn der ursprünglich zugewiesene Genehmiger keine Aktion vorgenommen hat. Diese Anfragen erscheinen unter Anträge meiner Mitarbeiter. Admins sehen sie unter Anträge anderer Genehmiger. Der Abschnitt zeigt ein Badge, Als Manager oder Als Administrator. So übersteuerst du eine Anfrage:
  1. Klicke auf das Glockensymbol, um die Genehmigungsliste zu öffnen.
  2. Finde die Anfrage, die einem anderen Genehmiger zugewiesen ist.
  3. Überprüfe die Details der Anfrage.
  4. Genehmige oder lehne die Anfrage ab. Wenn du ablehnst, gib einen Grund im Eingabefeld an, bevor du die Aktion bestätigst.
Du kannst auch mehrere dieser Anträge unter Offen wählen und gemeinsam genehmigen. Siehe Mehrere Anträge auf einmal genehmigen.
Hinweis: Durch das Übersteuern von Anfragen wird sichergestellt, dass Abwesenheiten in deiner Abteilung rechtzeitig bearbeitet werden, selbst wenn der zugewiesene Genehmiger keine Aktion vorgenommen hat.

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Benachrichtigungen für übersteuerte Anfragen

Wenn du eine Anfrage übersteuerst, werden alle relevanten Parteien benachrichtigt:
  • Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, dass die Aktion von einem Manager durchgeführt wurde.
  • Der ursprünglich zugewiesene Genehmiger wird ebenfalls darüber informiert, dass seine Verantwortung übersteuert wurde und er keine Aktion mehr für die Anfrage vornehmen kann.
Zusätzlich werden Übersteuerungsaktionen aus Transparenzgründen protokolliert:
  • Excel-Exporte enthalten Details darüber, wer die Übersteuerung durchgeführt hat.
  • Die Anfragedetails-Ansicht zeigt deutlich an, wer den Genehmigungsprozess übersteuert hat.

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Vertreter ersetzen

Wenn ein Vertreter eines ausstehenden Antrags noch nicht reagiert hat (Status: Warte auf Genehmigung) oder abgelehnt hat, kannst du eine andere Person an dessen Stelle zuweisen – entweder nur für ein einzelnes Vorkommen oder für eine ganze wiederkehrende Serie. Wer einen Vertreter ersetzen kann:
  • Admins können jeden Vertreter bei jedem ausstehenden Antrag ersetzen.
  • Manager können Vertreter für Mitarbeiter ersetzen, die sie direkt führen. Sie können sich dabei nicht selbst als Ersatz zuweisen.
So ersetzt du einen Vertreter:
  1. Öffne die Antragsdetails im Kalender oder wähle in der Genehmigungsliste Details beim Antrag.
  2. Suche im Abschnitt Vertreter Status den Vertreter, den du ersetzen möchtest.
  3. Klicke auf die Schaltfläche Vertreter ersetzen (Tausch-Symbol) neben dem Namen.
  4. Im geöffneten Dialog siehst du den aktuell zugewiesenen Vertreter.
  5. Bei wiederkehrenden Anträgen kannst du Nur diesen Antrag oder Alle Anträge der Serie wählen (alle verbleibenden ausstehenden Vorkommen mit dem gleichen Vertreter).
  6. Suche und wähle den neuen Vertreter aus. Es werden nur verfügbare Mitarbeiter angezeigt – Personen mit einer genehmigten oder ausstehenden Abwesenheit, die sich mit dem Zeitraum des Antrags überschneidet, werden ausgeschlossen.
  7. Klicke auf Vertreter ersetzen, um die Aktion zu bestätigen.
Was anschließend passiert:
  • Der ersetzte Vertreter wird benachrichtigt, dass er nicht mehr zugewiesen ist und keine Aktion mehr ausführen muss.
  • Der neue Vertreter erhält eine reguläre Vertreter-Genehmigungsanfrage (per Teams-Benachrichtigung und/oder E-Mail).
  • Der ersetzte Eintrag bleibt in der Genehmigerliste mit dem Status Ersetzt sichtbar. Bewege den Mauszeiger über den Status, um zu sehen, wer die Ersetzung vorgenommen hat, wer der neue Vertreter ist und wann die Änderung erfolgte.

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Geänderte Anträge

Wenn jemand Daten, Uhrzeiten oder die Abwesenheitsart eines ausstehenden Antrags ändert, musst du erneut genehmigen oder ablehnen. Wird nur der Grund geändert, wirst du nicht erneut gefragt. In der Liste offener Anträge erscheint das Badge Geändert. Öffne Details, um den Verlauf und die aktuellen Daten, Uhrzeiten, die Abwesenheitsart oder den Grund zu prüfen. Hast du noch die alte Version geöffnet, bittet dich absentify, die aktuelle Version zu laden, bevor du entscheidest. Wenn jemand Daten, Uhrzeiten oder die Abwesenheitsart einer genehmigten Abwesenheit ändert, bleibt der Antrag genehmigt, bis du entscheidest. Er erscheint unter Offen mit dem Badge Änderung. Öffne den Antrag und wähle Änderung genehmigen oder Änderung ablehnen. Änderung genehmigen übernimmt die vorgeschlagenen Daten, Uhrzeiten oder die Abwesenheitsart. Änderung ablehnen lässt den genehmigten Antrag unverändert. Wenn du mehrere Anträge auf einmal genehmigst und die Auswahl Änderungen enthält, listet die Bestätigung, wie viele. Wie du einen Antrag für einen Mitarbeiter änderst, steht unter Einen Mitarbeiterantrag ändern.

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Wichtige Hinweise

  • Sichtbarkeit: Manager können Anfragen für alle Mitarbeiter in ihrer Abteilung einsehen und bearbeiten, einschließlich derjenigen, die anderen Genehmigern zugewiesen sind. Ist ein Manager als unsichtbar markiert, wird sein Name dennoch als Genehmiger angezeigt, wenn er einen Antrag genehmigt oder ablehnt.
  • Benachrichtigungen: Aktionen wie Genehmigung, Ablehnung, Übersteuerung und Vertreterersetzung lösen Benachrichtigungen an alle relevanten Parteien aus.
  • Prüfprotokoll: Alle Aktionen, die von Managern durchgeführt werden, einschließlich Übersteuerungen und Vertreterersetzungen, werden im System protokolliert und können für zukünftige Referenzen eingesehen werden.
Für allgemeine Informationen zum Umgang mit Genehmigungsanfragen sieh dir die Mitarbeiter-Genehmigungsanleitung an.