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Als Manager in absentify bist du dafür verantwortlich, Genehmigungsanfragen für Abwesenheiten in deiner Abteilung zu überwachen. Das Benachrichtigungssymbol in der oberen rechten Ecke der Navigationsleiste informiert dich über Anfragen, bei denen du als Genehmiger zugewiesen bist. Du kannst außerdem Anfragen einsehen, die andere Genehmiger in deiner Abteilung noch nicht bearbeitet haben.
Über Teams oder den KI-Assistenten: Du kannst auf einer Teams-Bot-Benachrichtigungskarte genehmigen oder ablehnen. Wenn Azure AI an ist, geht das auch im Assistenten in absentify oder im Teams-Chat — z. B. „Genehmige Sarahs Anfrage“ oder „Lehne Toms Urlaub ab wegen einer Deadline“.

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Benachrichtigungen über ausstehende Genehmigungsanfragen

Wenn es ausstehende Genehmigungsanfragen gibt, bei denen du als Genehmiger zugewiesen bist, zeigt das Glockensymbol oben rechts ein Badge mit der Anzahl der Einträge, die deine Aufmerksamkeit erfordern. Wenn du auf das Glockensymbol klickst, gelangst du direkt zur Genehmigungsliste. Admins und alle anderen Genehmiger sehen dieselbe Liste. Details öffnet den Kalender des Antragstellers mit dem Antrag im Kontext. Wähle oben Zurück zu offenen Anträgen, um zur Liste zurückzukehren. Das ist besonders in der Microsoft Teams-App hilfreich, wo es keine Browser-Zurück-Schaltfläche gibt.

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Offen und Bearbeitet

Die Genehmigungsliste hat zwei Segmente.
  • Offen zeigt ausstehende Anfragen, die du bearbeiten kannst. Die Zahl neben Offen entspricht der Liste darunter. Wenn Suche oder Filter aktiv sind, ist das die Anzahl der passenden Anträge, nicht die Gesamtzahl.
  • Bearbeitet zeigt Anfragen, die bereits genehmigt, abgelehnt oder storniert wurden, inklusive wer wann entschieden hat.
Die Seite öffnet immer mit Offen.

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Sortieren, Filtern und Ansichtsoptionen

Das Segment Offen hat eine Toolbar, mit der du ausstehende Anfragen finden und organisieren kannst.
  • Suche nach Mitarbeitername oder Grund. Das Feld zeigt Mitarbeiter oder Grund suchen….
  • Filter nach Genehmiger. Das Dropdown beginnt mit Alle Genehmiger. Wenn dir selbst ausstehende Anfragen zugewiesen sind, steht dein Name oben in der restlichen Liste mit dem Zusatz (ich).
  • Filter nach Mitarbeiter. Das Dropdown beginnt mit Alle Mitarbeiter.
  • Sortiere nach Abwesenheitsbeginn, Erstellungsdatum oder Mitarbeitername, Aufsteigend oder Absteigend.
  • Wechsle zwischen Gruppiert nach Genehmiger und Flache Liste. Gruppenüberschriften lassen sich ein- und ausklappen. Eine Gruppe mit mehr als 10 Anfragen zeigt eine Schaltfläche mit der vollen Anzahl, damit du sie aufklappen kannst.
Dringlichkeitshinweise wie „Beginnt heute“, „Beginnt in 2 Tagen“ oder „Wartet auf 15 Tage“ erscheinen bei Anfragen, die zeitnah bearbeitet werden sollten. Wenn du der zugewiesene Genehmiger bist, lautet die Abschnittsüberschrift Warten auf meine Genehmigung und zeigt die Anzahl offener Einträge. Vertretungsanfragen nutzen Warten auf meine Genehmigung (als Vertreter). Wenn Suche oder Filter aktiv sind, zeigt die Toolbar, wie viele der Anträge passen, und eine Schaltfläche Filter zurücksetzen. Wenn nichts passt, siehst du Keine Anträge entsprechen deinen Filtern. absentify merkt sich deine Suche, Filter, Sortierung und Ansicht in diesem Browser. Beim nächsten Besuch siehst du dieselben Einstellungen. Wenn du nach jemandem gefiltert hast, der keine offene Anfrage mehr hat, entfernt absentify diesen Filter, damit du die restliche Liste siehst.

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Bearbeitet (Verlauf)

Im Segment Bearbeitet kannst du vergangene Entscheidungen mit eigenen Steuerelementen durchsehen:
  • Suche nach Mitarbeitername.
  • Statusfilter — zeige Alle Status, Genehmigt, Abgelehnt oder Storniert an.
  • Sortieren nach Abwesenheitsbeginn, Erstellungsdatum oder Mitarbeitername.
  • Jeder Eintrag zeigt ein Status-Badge und eine Zeile mit dem Entscheider und dem Datum.
  • Über die Schaltfläche Mehr anzeigen lädst du weitere Ergebnisse nach.

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Anfragen in deiner Abteilung übersteuern

Als Manager hast du die Möglichkeit, ausstehende Anfragen zu übersteuern, die anderen Genehmigern in deiner Abteilung zugewiesen sind. Dadurch stellst du sicher, dass Abwesenheiten rechtzeitig bearbeitet werden, selbst wenn der ursprünglich zugewiesene Genehmiger keine Aktion vorgenommen hat. So übersteuerst du eine Anfrage:
  1. Klicke auf das Glockensymbol, um die Genehmigungsliste zu öffnen.
  2. Finde die Anfrage, die einem anderen Genehmiger zugewiesen ist.
  3. Überprüfe die Details der Anfrage.
  4. Genehmige oder lehne die Anfrage ab. Wenn du ablehnst, gib einen Grund im Eingabefeld an, bevor du die Aktion bestätigst.
Hinweis: Durch das Übersteuern von Anfragen wird sichergestellt, dass Abwesenheiten in deiner Abteilung rechtzeitig bearbeitet werden, selbst wenn der zugewiesene Genehmiger keine Aktion vorgenommen hat.

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Benachrichtigungen für übersteuerte Anfragen

Wenn du eine Anfrage übersteuerst, werden alle relevanten Parteien benachrichtigt:
  • Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, dass die Aktion von einem Manager durchgeführt wurde.
  • Der ursprünglich zugewiesene Genehmiger wird ebenfalls darüber informiert, dass seine Verantwortung übersteuert wurde und er keine Aktion mehr für die Anfrage vornehmen kann.
Zusätzlich werden Übersteuerungsaktionen aus Transparenzgründen protokolliert:
  • Excel-Exporte enthalten Details darüber, wer die Übersteuerung durchgeführt hat.
  • Die Anfragedetails-Ansicht zeigt deutlich an, wer den Genehmigungsprozess übersteuert hat.

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Vertreter ersetzen

Wenn ein Vertreter eines ausstehenden Antrags noch nicht reagiert hat (Status: Warte auf Genehmigung) oder abgelehnt hat, kannst du eine andere Person an dessen Stelle zuweisen – entweder nur für ein einzelnes Vorkommen oder für eine ganze wiederkehrende Serie. Wer einen Vertreter ersetzen kann:
  • Admins können jeden Vertreter bei jedem ausstehenden Antrag ersetzen.
  • Manager können Vertreter für Mitarbeiter ersetzen, die sie direkt führen. Sie können sich dabei nicht selbst als Ersatz zuweisen.
So ersetzt du einen Vertreter:
  1. Öffne die Antragsdetails im Kalender oder wähle in der Genehmigungsliste Details beim Antrag.
  2. Suche im Abschnitt Vertreter Status den Vertreter, den du ersetzen möchtest.
  3. Klicke auf die Schaltfläche Vertreter ersetzen (Tausch-Symbol) neben dem Namen.
  4. Im geöffneten Dialog siehst du den aktuell zugewiesenen Vertreter.
  5. Bei wiederkehrenden Anträgen kannst du Nur diesen Antrag oder Alle Anträge der Serie wählen (alle verbleibenden ausstehenden Vorkommen mit dem gleichen Vertreter).
  6. Suche und wähle den neuen Vertreter aus. Es werden nur verfügbare Mitarbeiter angezeigt – Personen mit einer genehmigten oder ausstehenden Abwesenheit, die sich mit dem Zeitraum des Antrags überschneidet, werden ausgeschlossen.
  7. Klicke auf Vertreter ersetzen, um die Aktion zu bestätigen.
Was anschließend passiert:
  • Der ersetzte Vertreter wird benachrichtigt, dass er nicht mehr zugewiesen ist und keine Aktion mehr ausführen muss.
  • Der neue Vertreter erhält eine reguläre Vertreter-Genehmigungsanfrage (per Teams-Benachrichtigung und/oder E-Mail).
  • Der ersetzte Eintrag bleibt in der Genehmigerliste mit dem Status Ersetzt sichtbar. Bewege den Mauszeiger über den Status, um zu sehen, wer die Ersetzung vorgenommen hat, wer der neue Vertreter ist und wann die Änderung erfolgte.

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Wichtige Hinweise

  • Sichtbarkeit: Manager können Anfragen für alle Mitarbeiter in ihrer Abteilung einsehen und bearbeiten, einschließlich derjenigen, die anderen Genehmigern zugewiesen sind. Ist ein Manager als unsichtbar markiert, wird sein Name dennoch als Genehmiger angezeigt, wenn er einen Antrag genehmigt oder ablehnt.
  • Benachrichtigungen: Aktionen wie Genehmigung, Ablehnung, Übersteuerung und Vertreterersetzung lösen Benachrichtigungen an alle relevanten Parteien aus.
  • Prüfprotokoll: Alle Aktionen, die von Managern durchgeführt werden, einschließlich Übersteuerungen und Vertreterersetzungen, werden im System protokolliert und können für zukünftige Referenzen eingesehen werden.
Für allgemeine Informationen zum Umgang mit Genehmigungsanfragen sieh dir die Mitarbeiter-Genehmigungsanleitung an.