Die 7 besten Urlaubsplaner-Softwares
Eine Urlaubsplaner-Software ersetzt fehleranfällige Excel-Listen durch klare, automatisierte Prozesse für Urlaubsanträge, Freigaben und Kalenderabgleiche.
Beste Urlaubsplaner-Software: Das Wichtigste in Kürze
- Eine Urlaubsplaner-Software für Firmen ersetzt unübersichtliche Tabellen durch klare, automatisierte Abläufe für Anträge, Freigaben und Kalender-Synchronisation.
- Wichtig bei der Wahl einer Urlaubsplaner-Software können die direkte Integration in bestehende Systeme, sichere Datenverarbeitung nach DSGVO-Standards oder anpassbare Genehmigungsprozesse sein.
- Der Vergleich der besten Urlaubsplaner-Softwares macht deutlich, dass sich Funktionen, Kostenmodelle und Integrationsoptionen je nach Unternehmensgröße, Branche und IT-Struktur unterscheiden.
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Was sind wichtige Kriterien bei der Wahl der besten Urlaubsplaner-Software?
Du willst Zeit sparen und Fehler vermeiden. Dann sollte eine Software zur Urlaubsplanung auch langfristig mit deinem Unternehmen mitwachsen können. Diese Funktionen helfen dabei:
Integration in Kalender und Systeme
Wenn du möchtest, dass Abwesenheiten automatisch im Outlook- oder Google-Kalender erscheinen, prüfe, inwiefern das Tool eine automatische Nutzersynchronisation über Entra ID (oder LDAP) bietet. Das vermeidet doppelte Datenpflege und Medienbrüche.
Abläufe und Genehmigungsstufen
Mache dir Gedanken über Genehmigungsprozesse. Achte eventuell auf mehrstufige Workflows mit Stellvertreter- und Eskalationsregeln. Diese können sicherstellen, dass Anträge schnell und regelkonform durch die richtigen Hände laufen.
Datenschutz und Datenhaltung
Da du sensible Personaldaten speicherst, solltest du auf DSGVO-Konformität achten. Beachte hierfür beispielsweise den Server-Standort und DPF-Zertifizierungen.
Cloud-Service gegen lokale Option
Die meisten zeitgemäßen Urlaubsplaner arbeiten cloudbasiert, was einen schnellen Start ermöglicht. Wenn du jedoch strenge IT-Vorgaben hast, gibt es auch Tools, die eine lokale Installation (On-Premise) oder Hybrid-Modelle anbieten.
Preismodelle und Zusatzgebühren
Achte auf die Transparenz der Kosten. Viele Anbieter nutzen Staffelpreise nach Nutzerzahl und Modulen. Bei einigen Systemen kommen zur Grundgebühr noch separate Kosten für zusätzliche Module wie Zeiterfassung oder Performance-Management hinzu.
Kurz & knapp – worauf solltest du achten?
Um Abläufe zu vereinfachen und Transparenz zu erhöhen, können bestimmte Funktionen hilfreich sein:
- Verwaltung von Abwesenheitsarten
- Automatische Synchronisation
- Self-Service
- Mehrstufige Genehmigungsabläufe
- Erstellung von Reportings
- Nutzerverwaltung über Entra ID
- DSGVO-Konformität
#1 absentify
absentify ist speziell für Microsoft 365 entwickelt und ermöglicht eine vollständig integrierte Verwaltung von Abwesenheiten. Die Plattform synchronisiert automatisch mit Entra ID, Teams, Outlook und SharePoint – so entfällt die manuelle Nutzerpflege.
absentify Stärken
- Tiefe Microsoft 365-Einbindung: Urlaube und Abwesenheiten werden direkt in Outlook, Teams und SharePoint angezeigt.
- Automatische Nutzersynchronisierung: Der Abgleich über Entra ID spart Zeit und verhindert doppelte Datensätze.
- Flexible Workflows: Mehrstufige Genehmigungsprozesse mit Stellvertreter- und Eskalationslogik lassen sich spezifisch festlegen.
- Datenschutz: Vollständige DSGVO-konforme Speicherung innerhalb der eigenen Microsoft 365-Umgebung.
Funktionen
- Verwaltung von Urlaub, Krankheit, Homeoffice und Sonderabwesenheiten
- Genehmigungsprozesse in Teams
- Automatische OOO-Meldungen über Graph API
- Live-Dashboard in Teams & Power BI-Anbindung
- Konfliktprüfung und Bulk-Aktionen
absentify Pläne & Preise
absentify bietet vier Preisstufen, die sich an der Teamgröße orientieren. Eine kostenlose Version ist verfügbar.
| Plan | Preis pro Nutzer/Monat¹ | Abteilungen | Hauptfunktionen |
|---|---|---|---|
| Free | Kostenfrei | 2 | Basis-Abwesenheiten, Outlook-Kalender, Teams-App |
| Mini | 1 €/User | 4 | Zusätzliche Abwesenheitstypen, 5 Power Automate-Connectoren |
| Essentials (beliebt) | 2 €/User | 8 | Mehrstufige Workflows, unbegrenzte Connectoren, Webhooks |
| Plus | 3,50 €/User | unbegrenzt | API-Support, White-Label, priorisierter Support |
¹Preise exkl. Steuern.
#2 Timebutler
Timebutler ist ein deutsches Tool, das sich vor allem auf automatisierte Abwesenheitsmeldungen und Statusaktualisierungen im Microsoft-Umfeld spezialisiert.
Timebutler Stärken
- Automatisierte Abwesenheitsnachrichten: Out-of-Office-Mails lassen sich nach Zeitplan versenden.
- Teams-Status-Synchronisation: Der Anwesenheitsstatus in Teams passt sich automatisch an.
- Schnelle Einführung: Keine aufwendige Installation oder Schulung nötig.
Funktionen
- Automatische Genehmigungsworkflows
- Aktuelle Urlaubskontenverwaltung
- Konfigurierbare Abwesenheitstypen
- Massenerstellung & Massenimport
Pläne & Preise
Timebutler bietet ein kostenloses Basismodell und gestaffelte Tarife für größere Teams. Ein 30-tägiger Testzugang ist verfügbar.
| Plan | Preis | Nutzerzahl |
|---|---|---|
| Plan 1 | 29,95 €/Monat | Bis zu 5 User |
| Plan 2 | 59,95 €/Monat | Bis zu 35 User |
| Plan 3 | 1,39 €/User/Monat | Pro zusätzlichem User ab 35 User |
#3 timetape
timetape bietet eine visuelle Abwesenheitsübersicht direkt in Microsoft Teams. Nutzer sehen alle Team-Abwesenheiten farblich gekennzeichnet in einem gemeinsamen Kalender.
timetape Stärken
- Farbcodierte Kalender: Abwesenheiten sind im Teams-Kalender sofort erkennbar.
- Schnellsuche: Mitarbeiter und Termine lassen sich intuitiv finden.
- Urlaubsanträge direkt im Chat: Anträge werden bequem über die Teams-App gestellt.
Funktionen
- Echtzeitkalender als Registerkarte
- Excel-Berichte & Diagramme
- Export-Schnittstelle & DATEV-Exporte
Pläne & Preise
timetape bietet zwei Pläne und eine 30-tägige Testphase. Bei jährlicher Zahlung erhältst du 10 % Rabatt.
| Plan | Preis pro Nutzer/Monat | Hauptfunktionen |
|---|---|---|
| Standard | ab 2 € | Urlaubsverwaltung, Outlook- und Kalender-Integration |
| Premium | ab 4 € | Arbeitszeiterfassung, digitale Stechuhr, erweiterte Optionen |
#4 HRWORKS
HRWORKS ist eine deutsche Cloud-Lösung, die auf standardisierte HR-Prozesse und rechtskonforme Personalverwaltung ausgerichtet ist.
HRWORKS Stärken
- Zeiterfassung mit Regeln: Automatische Pausen, Zuschläge und mobile Zeiterfassung inklusive.
- Reisekostenabrechnung: Digitale Belegerfassung und gesetzeskonforme Abrechnung.
- Deutsches Hosting: ISO-zertifizierte Server und DSGVO-konforme Datenspeicherung.
Funktionen
- Verwaltung verschiedener Abwesenheitsarten
- Genehmigungsworkflows für Urlaubsanträge
- Reportingfunktionen mit Übersicht über Abwesenheiten, Krankheitstage usw.
- Compliance-Dokumente zum Urlaubsverfall und automatisierte Hinweise auf Verfallsfristen
- Integration in das Zeiterfassungsmodul
Pläne & Preise
Die Preise hängen von Nutzerzahl und Modulumfang ab. Eine kostenfreie Testphase ist möglich.
| Kostenart | Betrag | Details / Voraussetzungen |
|---|---|---|
| Lizenzgebühr | 12,90 €/Nutzer und Monat | Mindestabnahme: 20 Nutzer |
| Grundgebühr (monatlich) | 60 € (20–49 Nutzer) 90 € (50–99) 150 € (100–299) 300 € (ab 300 Nutzer) | zusätzlich zur Lizenzgebühr |
| Einmalige Kosten (Implementierung, Schulung etc.) | 1.550 € (20–49 Mitarbeiter) 2.430 € (50–99) 4.480 € (100–299) | beinhaltet Beratungs- und Schulungsstunden |
| Kosten für sehr große Kunden | auf Anfrage | ab 300 Mitarbeitern |
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Keine Kreditkarte erforderlich – mit dem kostenlosen Plan unbegrenzt nutzen. Jederzeit upgraden oder kündigen.
#5 TimeTac
TimeTac stammt aus Österreich und kombiniert Arbeitszeit-, Urlaubs- und Projektmanagement in einer Plattform.
TimeTac Stärken
- Dynamische Zeiterfassung: Per Web, Terminal oder App.
- LDAP-Integration: Automatischer Nutzerdatenabgleich.
- Echtzeit-Reporting: Aktuelle Auswertungen für Projekte und Abwesenheiten.
Funktionen
- Urlaubsplanung & Freigabeprozess
- Projekt- & Arbeitszeiterfassung
- Automatische Berechnung des Urlaubssaldos
- Mobile Nutzung
Pläne & Preise
TimeTac arbeitet mit modularen Preismodellen plus Grundgebühr. Zusätzlich fällt eine monatliche Basisgebühr von 21,00 € (oder 17,50 € bei jährlicher Abrechnung) für technischen Betrieb, Updates und Support an.
| Modul | Preis/User/Monat | Hauptfunktionen |
|---|---|---|
| Urlaubsverwaltung | 3,20 € | Urlaubsplanung & Freigabeprozesse |
| Arbeitszeiterfassung | 5,20 € | Zeiterfassung, Auswertungen, Stempelungen |
| Projektzeiterfassung | 10,10 € | Projektzeiten, Tätigkeiten, Kostenstellen |
#6 Kenjo
Kenjo kombiniert Personalverwaltung, Zeitmanagement und Leistungsbewertung in einem Cloud-Tool. Die Software richtet sich an Betriebe, die HR-Prozesse übersichtlich steuern wollen.
Kenjo Stärken
- Umfangreiche Basisfunktionen: Zeiterfassung, Abwesenheiten, Performance und Dokumente.
- Einfache Preisstruktur: Klare, verständliche Tarife.
- Schichtplanung inklusive: Planung von Dienstzeiten direkt im System.
Funktionen
- Digitale Urlaubsanträge und Genehmigungen
- Automatische Berechnung von Resturlaub
- Anpassbare Abwesenheitstypen und Richtlinien
- Reporting- und Exportfunktionen
Pläne & Preise
Kenjo bietet gestaffelte Funktionen und Add-ons.
| Plan | Preis/User/Monat | Hauptfunktionen |
|---|---|---|
| Starter | 5,40 € | HR-Verwaltung, Zeitmanagement, Basis-Performance |
| Growth | 9 € | Zusätzliche Signaturen, Kiosk-App, erweiterte Workflows |
| Connect | auf Anfrage | API-Integration und komplexe Systemanbindungen |
#7 absence.io
absence.io ist ein Tool zur digitalen Urlaubsplanung und Abwesenheitsverwaltung. Die Software automatisiert Prozesse, die sonst manuell erledigt werden und sorgt für strukturierte, transparente Abläufe.
absence.io Stärken
- Fokus auf Abwesenheiten: Konzentriert auf Urlaubsplanung und Fehlzeitenmanagement.
- Klare Preisgestaltung: Transparente Kostenstruktur mit DSGVO-konformer Datenspeicherung.
- Kalendersynchronisation: Integration in bestehende Kalender und anpassbare Genehmigungsprozesse.
Funktionen
- Digitale Urlaubsanträge mit Genehmigungsworkflow
- Vertretungsmanagement bei Abwesenheiten
- Automatische Verwaltung von Urlaubskontingenten
- Teamkalender mit Outlook- und Google-Sync
Pläne & Preise
absence.io bietet modulare Pakete, die sich an der Anzahl der gewählten Funktionen orientieren. Alle Funktionen können 14 Tage lang getestet werden.
| Module | Preis/User/Monat | Enthaltene Funktionen |
|---|---|---|
| 1 Modul | 2 € | Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung oder Personalakte |
| 2 Module | 4 € | Kombination aus zwei Modulen |
| 3 Module | 5 € | Alle drei Module |
Das Add-on "Spesen- und Reisekostenabrechnung" kann für 4,50 € pro Nutzer/Monat zusätzlich gebucht werden.
#8 Factorial
Factorial ist ein spanisches HR-System, das Cloud-basiert arbeitet und mehrere HR-Bereiche in einem Tool vereint.
Factorial Stärken
- All-in-One-Ansatz: Personalverwaltung, Recruiting, Zeitwirtschaft und Performance-Management.
- Benutzerfreundlich: Intuitive Bedienoberfläche und zeitgemäßes Design.
- Überall nutzbar: Zugriff per Webbrowser und App.
Funktionen
- Digitale Urlaubsanträge und Genehmigungen
- Teamkalender mit Abwesenheitsübersicht
- Anpassbare Urlaubsrichtlinien und -kontingente
- Reports und Auswertungen zu Fehlzeiten
Pläne & Preise
Die Kosten bei Factorial variieren je nach Modul und Nutzerzahl. Ein kostenloser Testzeitraum ist verfügbar.
- Core-HR-Plan startet ab 8 € pro Nutzer/Monat.
- Add-ons können auf Anfrage hinzugefügt werden.
So findest du die für dich beste Urlaubsplaner-Software
Bei der Wahl einer Urlaubsplaner-Software solltest du nicht ausschließlich Oberfläche und Preise betrachten. Das System deiner Wahl sollte mit deinem Team mitwachsen, sich einfach in bestehende Tools integrieren und höchste Datenschutzstandards erfüllen. Optimale Genehmigungsabläufe und automatische Synchronisation sorgen zudem langfristig für reibungslose Prozesse.
Wachstum und Zuverlässigkeit: Deine Urlaubsplanungssoftware sollte auch bei zunehmender Teamgröße zuverlässig und performant bleiben. Eine stabile technische Basis ist gerade dann wichtig, wenn viele Nutzer gleichzeitig auf das System zugreifen.
Integration und Erweiterbarkeit: Überprüfe, wie gut sich die Software über APIs oder Schnittstellen mit bestehenden Systemen wie Microsoft 365, ERP- oder Lohnabrechnungssystemen verbinden lässt. Offene Integrationen sorgen für mehr Adaptivität und vermeiden doppelte Datenerfassung.
Datenschutz und Sicherheit: Da personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist strenger Datenschutz wichtig. Achte auf DSGVO-Konformität, verschlüsselte Datenübertragung (z. B. SSL/TLS) und ein klares Rollen- und Rechtekonzept.
Weitere Tipps:
- Schätze ab, wie stark dein Unternehmen in den kommenden Jahren wachsen wird.
- Plane ein realistisches Budget für den laufenden Betrieb ein.
- Teste verschiedene Anbieter in der Praxis auf Bedienbarkeit, Funktionsumfang und Alltagstauglichkeit.
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Beste Urlaubsplaner-Software – Häufige Fragen und Antworten
Über den Autor
Anna Keller
Content Managerin bei absentify
Als Blogautorin bei absentify erklärt Anna Keller, wie Unternehmen Abwesenheiten, Urlaub und Arbeitszeiten effizient verwalten können. In ihren Artikeln verbindet sie HR-Praxis mit Microsoft 365-Tipps für Outlook und Teams und liefert Vorlagen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Softwarevergleiche für moderne, digitale Prozesse.
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Anna Keller
Content Managerin bei absentify