Urlaubsbescheinigung: Rechte und Pflichten der Arbeitgeber
Die Urlaubsbescheinigung ist das Dokument, mit dem dein neuer Arbeitgeber weiß, wie viel Erholungsurlaub dir im laufenden Jahr noch zusteht. Arbeitgeber sind verpflichtet, ausscheidenden Angestellten eine Urlaubsbescheinigung auszustellen.
Urlaubsbescheinigung: Das Wichtigste in Kürze
- Gesetz zur Urlaubsbescheinigung: Nach § 6 Abs. 2 BUrlG ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, dir bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Urlaubsbescheinigung auszuhändigen.
- Doppelansprüche: Das Dokument dient als Nachweis für den neuen Arbeitgeber, wie viele Tage im aktuellen Kalenderjahr bereits gewährt oder finanziell abgegolten wurden, sodass keine Doppelansprüche entstehen.
- Inhalt der Urlaubsbescheinigung: Eine rechtssichere Bescheinigung muss den Zeitraum des Arbeitsverhältnisses sowie die Anzahl der genommenen und abgegoltenen Urlaubstage enthalten.
- Zeitpunkt: Du hast Anspruch auf die Bescheinigung direkt mit dem Ausscheiden aus dem Unternehmen, idealerweise zusammen mit deinem Arbeitszeugnis.
- Überblick für Arbeitgeber: Mit absentify behältst du den Überblick über genommene Tage und Restansprüche deiner Angestellten direkt in Microsoft 365, was das Erstellen von Bescheinigungen beim Offboarding automatisiert.
Wie ist die Urlaubsbescheinigung gesetzlich geregelt?
Die Rechtsgrundlage für die Urlaubsbescheinigung bildet § 6 Abs. 2 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG). Darin ist festgelegt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub auszuhändigen.
- Der Zweck der Bescheinigung: Das Dokument dient dem Ausschluss von Doppelansprüchen (§ 6 Abs. 1 BUrlG). Da der gesetzliche Urlaubsanspruch immer auf das gesamte Kalenderjahr bezogen ist, soll verhindert werden, dass ein Arbeitnehmer bei einem Jobwechsel im selben Jahr mehr Urlaubstage beansprucht, als ihm insgesamt zustehen.
- Der neue Arbeitgeber ist erst dann zur Gewährung von Urlaub verpflichtet, wenn nachgewiesen wurde, wie viel Urlaub beim vorigen Dienstherrn bereits in Anspruch genommen wurde.
- Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Urlaubsbescheinigung auszustellen. Er muss das Dokument unaufgefordert bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses erstellen.
- Der Anspruch auf die Bescheinigung entsteht mit dem Tag des Ausscheidens.
Sollte der Arbeitgeber die Ausstellung verweigern, hat der Arbeitnehmer einen rechtlich durchsetzbaren Anspruch. Dies ist besonders relevant, wenn der neue Arbeitgeber die Gewährung von Urlaub im restlichen Kalenderjahr von der Vorlage dieses Nachweises abhängig macht.
Welche Angaben muss eine Urlaubsbescheinigung enthalten?
Damit eine Urlaubsbescheinigung ihren Zweck erfüllt und vom neuen Arbeitgeber akzeptiert wird, muss sie folgende Pflichtangaben enthalten:
- Stammdaten: Vollständiger Name und Geburtsdatum des Arbeitnehmers.
- Arbeitgeberdaten: Name und Anschrift des ausstellenden Unternehmens.
- Bezugszeitraum: Das Kalenderjahr, für das die Bescheinigung gilt, sowie das genaue Datum des Ein- und Austritts.
- Urlaubsanspruch: Angabe des gesamten Urlaubsanspruchs (unterteilt in gesetzlichen Mindesturlaub und ggf. vertraglichen Zusatzurlaub).
- Gewährter Urlaub: Die Anzahl der im laufenden Kalenderjahr bereits tatsächlich genommenen Urlaubstage.
- Abgegoltene Tage: Falls Urlaubstage wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden konnten und finanziell ausgezahlt wurden, muss dies vermerkt werden.
- Datum und Unterschrift: Das Dokument muss vom Arbeitgeber oder einer vertretungsberechtigten Person (z. B. Personalführung) unterschrieben sein.
Was passiert bei einer Urlaubsabgeltung beim Arbeitgeberwechsel?
Wird der Resturlaub beim alten Arbeitgeber ausgezahlt (Urlaubsabgeltung), gilt dieser Urlaub rechtlich als "gewährt". Der neue Arbeitgeber muss diese Tage im laufenden Kalenderjahr nicht mehr gewähren.
Daher ist die Unterscheidung zwischen genommenen und finanziell abgegoltenen Tagen in der Bescheinigung für die korrekte Berechnung beim neuen Unternehmen so wichtig.
Was kann ich tun, wenn ich keine Urlaubsbescheinigung erhalte?
Wenn du keine Urlaubsbescheinigung von deinem ehemaligen Arbeitgeber erhältst, solltest du diese schriftlich unter Verweis auf § 6 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) einfordern.
Da es sich um eine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers handelt, hast du einen rechtlich durchsetzbaren Anspruch auf die Urlaubsbescheinigung. Setze für die Nachreichung eine angemessene Frist von zwei Wochen, um sicherzustellen, dass du den Nachweis rechtzeitig bei deinem neuen Arbeitgeber vorlegen kannst.
Sollte die schriftliche Aufforderung erfolglos bleiben, hast du folgende Möglichkeiten:
- Geltendmachung beim Arbeitsgericht: Da dein Anspruch auf die Bescheinigung gesetzlich verankert ist, kannst du die Herausgabe per Klage erzwingen. Oft genügt bereits der Hinweis auf diesen Schritt, um die Erstellung in der Personalabteilung zu beschleunigen.
- Ausschlussfristen prüfen: Schau in deinen Arbeits- oder Tarifvertrag. Dort sind oft Ausschlussfristen geregelt, nach denen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verfallen können (meist nach drei oder sechs Monaten). Du solltest dringend innerhalb dieser Fristen bleiben.
- Schadensersatz prüfen: Wenn dir dein neuer Arbeitgeber keinen Urlaub gewähren kann, weil die Bescheinigung fehlt, und dir dadurch ein nachweisbarer Schaden entsteht, kann der alte Arbeitgeber unter Umständen schadenersatzpflichtig werden.
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Die Urlaubsbescheinigung eines ausscheidenden Mitarbeiters lässt sich am schnellsten und einfachsten erstellen, wenn der Urlaubsanspruch samt der bereits genommenen Tage digital abrufbar ist.
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- Anteilige Ansprüche: Bei einem Austritt unter dem Jahr berechnet absentify automatisch den anteiligen Urlaubsanspruch (§ 5 BUrlG). Dies verhindert Rechenfehler bei der Ermittlung der Tage, die in die Urlaubsbescheinigung eingetragen werden müssen.
- Echtzeit-Übersicht: Da die Software direkt in Microsoft 365 integriert ist, sind alle genommenen und geplanten Tage tagesaktuell erfasst. Du siehst sofort, wie viele Tage bereits gewährt oder abgegolten wurden.
- Einsehbarkeit für Mitarbeiter: Jeder Mitarbeiter verfügt über einen eigenen Kalender, in dem das Jahreskontingent, der bereits genommene Urlaub sowie die verbleibenden Resttage jederzeit eingesehen werden können.
Über die Export-Funktion kannst du die Daten eines Mitarbeiters, einschließlich des Jahreskontingents und der genommenen sowie abgegoltenen Tage direkt exportieren. Damit lässt sich die Bescheinigung nach § 6 BUrlG sofort und fehlerfrei erstellen.
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Urlaubsbescheinigung – Häufige Fragen und Antworten
Urlaubsbescheinigung gemäß § 6 Abs. 2 BUrlG
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Die Vorlage enthält alle Pflichtangaben gemäß § 6 Abs. 2 BUrlG – inklusive Stammdaten, Beschäftigungszeitraum, gewährten und abgegoltenen Urlaubstagen. Du kannst die PDF-Datei direkt herunterladen, ausfüllen und unterschreiben.
Über den Autor
Anna Keller
Content Managerin bei absentify
Als Blogautorin bei absentify erklärt Anna Keller, wie Unternehmen Abwesenheiten, Urlaub und Arbeitszeiten effizient verwalten können. In ihren Artikeln verbindet sie HR-Praxis mit Microsoft 365-Tipps für Outlook und Teams und liefert Vorlagen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Softwarevergleiche für moderne, digitale Prozesse.
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