Urlaubsplaner Excel 2026: kostenloser Download der Vorlage
Hier findest du eine kostenlose Vorlage für deine Urlaubsplanung in Excel für 2026. Außerdem zeigen wir dir, wie du einen passenden Urlaubskalender für dein Unternehmen auswählst und die Urlaubsplanung in deinem Team deutlich vereinfachen kannst.
3 Tipps für den Urlaubsplaner in 2026 im Unternehmen
-
Digital statt Papier: Verzichte auf ausgedruckte Kalender, die durch das Büro wandern. Lass dein Team ihre Urlaubsplanung stattdessen direkt in die Excel Datei eintragen, denn ein digitaler Urlaubsplaner tilgt einige Fehler, die bei händischer Planung oft vorgekommen sind.
-
Für alle zugänglich: Der Urlaubsplaner sollte für das gesamte Team und jederzeit zugänglich sein, sodass jeder die geplanten Abwesenheiten einsehen und Urlaubsanträge besser koordinieren kann. Sorge also dafür, dass die Excel Datei für jeden freigegeben ist und jeder weiß, wo er sie findet.
-
Vorlagen nutzen: Die Excel-Vorlage ist ein einfacher Einstieg und du kannst sie auf dieser Seite sofort herunterladen. Die Urlaubsplanung wird übrigens noch einfacher in einem Tool, in dem du eingetragenen Urlaub direkt genehmigen oder ablehnen kannst.
Urlaubsplaner 2026: Kostenlose Excel-Vorlage zum Download
Hier kannst du unsere kostenlose Excel-Vorlage für 2026 herunterladen. Sie ist bereits vorbereitet, sodass du nur noch Namen der Mitarbeiter und Feiertage deines Bundeslandes ergänzen musst.
Vorlage Urlaubsplaner (Google)
Wichtige Hinweise zur Nutzung der Vorlage:
-
Zugriffsrechte: Stelle sicher, dass die Datei für alle Mitarbeitenden freigegeben ist.
-
Bearbeitungsmodus: Deaktiviere die geschützte Ansicht, damit Einträge bearbeitet werden können.
-
Alternative Optionen: Excel ist eine gute Basis, aber es gibt noch effizientere Wege. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Jetzt kostenlos starten
Keine Kreditkarte erforderlich – mit dem kostenlosen Plan unbegrenzt nutzen. Jederzeit upgraden oder kündigen.
Alternative zum Urlaubsplaner in Excel: In Outlook planen und genehmigen
Eine Excel Tabelle wird gern als Urlaubsplaner genutzt, doch es gibt Alternativen in Microsoft365, die sich deutlich besser eignen. Im Kalender von Outlook und Teams können Urlaube als abwesende Tage eingetragen werden. So ist auch im Arbeitsalltag Woche für Woche klar, wessen Urlaub als Nächstes ansteht. Die Excel Liste muss dann nicht erneut herausgesucht werden.
Urlaub als Abwesenheit in Microsoft Teams:
-
Statusanzeige: Setze deinen Status auf „abwesend“, um Kollegen über deinen Urlaub zu informieren.
-
Teamkalender: Aktuelle Urlaubstage können im Teamkalender sichtbar gemacht werden.
Abwesenheit in Microsoft Outlook:
-
Kalendereinträge: Lege deinen Urlaub für dich selbst fest oder, mit entsprechender Berechtigung, für deine Kollegen.
-
Abwesenheitsnotizen während des Urlaubs: Stelle automatische Antworten auf E-Mails ein.
Wenn die Urlaube der Teammitglieder im Kalender geplant werden, lassen sich in diesem Atemzug auch die anderen Termine im Unternehmen besser berücksichtigen. Bei Teamschulungen, an Messetagen oder in Zeiträumen mit hohem Arbeitsaufkommen sollten möglichst viele Kollegen *anwesend *sein.
Anders ausgedrückt ist es hilfreich, wenn man für die Abwesenheit pro Abteilung Urlaubskontingente freigeben kann. Damit die Vergabe der Urlaubstage dann auch fair abläuft, bleibt noch das bedachte Genehmigen der Planung.
Die Erstellung von Kontingenten und eine Genehmigungsfunktion fehlt selbst in Outlook, doch beides lässt sich** kostenlos mit absentify hinzufügen**.
Vollständiger Urlaubskalender mit Genehmigung, ohne Outlook oder Teams zu verlassen
Das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement absentify kann dein gesamtes Team** kostenlos in Microsoft365 integrieren**. So kann jeder den Urlaub der anderen und die wichtigen Termine des Unternehmens sehen und eigene Eintragungen hinzufügen, ohne Outlook oder Teams verlassen zu müssen.
absentify bietet darüber hinaus viele Funktionen, die die Urlaubsplanung nicht nur für jedes Teammitglied leicht macht, sondern auch für die Verantwortlichen, die für die Fairness einstehen und den Urlaub genehmigen müssen:
Arten von Abwesenheiten festlegen
Erstelle alle Arten von Abwesenheit: Urlaub, Sabbatical, Weiterbildung, Mutterschutz, Elternzeit usw.
Abwesenheitskontingente innerhalb deiner Teams
Bestimme Grenzen dafür, wie viele Kollegen zur gleichen Zeit im Urlaub sein dürfen. Gib die gewünschte Abwesenheit dann zuerst frei, sodass sie verbindlich gelten.
Abteilungen und Mindestbesetzung
Teile dein Team in Abteilungen auf, lege dafür Mindestbesetzungen fest und erhalte sofort Warnungen bei Überschneidungen.
Möchtest du dein Abwesenheitsmanagement vereinfachen?
- Keine Kreditkarte erforderlich
- Unbegrenzter kostenloser Zugang
- Jederzeit upgraden oder kündigen
Urlaubskalender – Häufige Fragen und Antworten
Über den Autor
Anna Keller
Content Managerin bei absentify
Als Blogautorin bei absentify erklärt Anna Keller, wie Unternehmen Abwesenheiten, Urlaub und Arbeitszeiten effizient verwalten können. In ihren Artikeln verbindet sie HR-Praxis mit Microsoft 365-Tipps für Outlook und Teams und liefert Vorlagen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Softwarevergleiche für moderne, digitale Prozesse.
Artikel teilen
Weitere interessante Artikel
Betriebliche Urlaubsregelung: Was Arbeitgeber beachten müssen
Eine Urlaubsregelung legt fest, nach welchen Grundsätzen Urlaub im Unternehmen beantragt und gewährt wird. Teile davon können im Arbeitsvertrag festgehalten sein. Je nach Unternehmen ergeben sich weitere Vorgaben aus Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder internen Regelungen. Das Bundesurlaubsgesetz setzt dabei den rechtlichen Rahmen. So entsteht ein verbindlicher Ablauf, an dem sich die betriebliche Urlaubsplanung orientiert.
Anna Keller
Content Managerin bei absentify
Urlaubsantrag stellen: Ablauf, Genehmigung und Regeln
Ein Urlaubsantrag hält fest, für welchen Zeitraum Urlaub gewünscht wird. Er schafft die Grundlage für die Freigabe und Abwesenheitsplanung im Team. Unternehmen können prüfen, ob der Zeitraum mit bereits geplanten Abwesenheiten und betrieblichen Anforderungen vereinbar ist. Beschäftigte erhalten mit der Freigabe Klarheit über ihren Urlaub. Welche Regeln dafür gelten, ergibt sich vor allem aus § 7 Bundesurlaubsgesetz und den im Unternehmen festgelegten Abläufen.
Anna Keller
Content Managerin bei absentify
Resturlaub: Berechnung, Übertrag und gesetzliche Vorgaben
Wie viele Urlaubstage sind noch offen und wie lange können sie genutzt werden? Genau diese Fragen beantwortet der Resturlaubsstand. Er zeigt, welche Urlaubstage aus dem aktuellen oder einem früheren Urlaubsjahr noch bestehen. Für Unternehmen ist dieser Wert zugleich relevant für die weitere Urlaubsplanung. Ob offene Tage übertragen werden oder zu einem späteren Zeitpunkt erlöschen können, richtet sich vor allem nach § 7 BUrlG und den Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers.
Anna Keller
Content Managerin bei absentify