Die Gruppenkalender-Synchronisation ermöglicht es, Abwesenheiten direkt in Microsoft 365 Gruppenkalender einzutragen. Diese Funktion verbessert die Teamkoordination und Planung, indem Teammitglieder Abwesenheiten in ihren gemeinsamen Gruppenkalendern sehen können. Diese Integration erfordert spezielle Berechtigungen für die absentify Group Calendar Permission Microsoft 365 Enterprise-App (App-ID: aa06e0d6-dd66-4d79-9ec5-660a87afbfdd) mit den Berechtigungen Directory.Read.All und Group.ReadWrite.All.

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Vorteile der Gruppenkalender-Synchronisation

Die Erteilung der Berechtigung Group.ReadWrite.All (Delegated) an die absentify Group Calendar Permission App bietet folgende Vorteile:
  • Synchronisation mit Teams-Kalendern: Ermöglicht die Synchronisation von Abwesenheiten mit Microsoft Teams-Kalendern, die über den Application-Scope nicht erreichbar sind.
  • Verbesserte Teamkoordination: Teammitglieder können Abwesenheiten direkt in ihren gemeinsamen Gruppenkalendern einsehen, was die Planung von Meetings und Projekten erheblich vereinfacht.
  • Zentrale Sichtbarkeit: Alle Abwesenheiten werden automatisch in den relevanten Gruppenkalendern angezeigt, ohne dass manuelle Einträge erforderlich sind.

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Verwendete Berechtigungen

Die absentify Group Calendar Permission App nutzt folgende Berechtigungen:
  • Directory.Read.All (Application): Liest Verzeichnisdaten zur Identifizierung von Gruppen und deren Mitgliedern.
  • Group.ReadWrite.All (Application): Ermöglicht das Lesen und Schreiben von Gruppeninformationen sowie das Eintragen von Abwesenheiten in Gruppenkalender.
  • Group.ReadWrite.All (Delegated): Wird nur verwendet, wenn ein Benutzer diese Rechte explizit erteilt, um auf Gruppenkalender zuzugreifen, die über den Application-Scope nicht funktionieren (insbesondere Teams-Kalender).

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Standardfunktionalität ohne delegierte Berechtigungen

Wenn die delegierte Group.ReadWrite.All Berechtigung nicht erteilt wird:
  • Keine Teams-Kalender-Synchronisation: Abwesenheiten können nicht automatisch in Microsoft Teams-Gruppenkalender eingetragen werden.
  • Eingeschränkte Gruppenkalender-Funktionalität: Die Synchronisation mit bestimmten Gruppenkalendern, die delegierte Berechtigungen erfordern, ist nicht möglich.
  • Manuelle Kalenderverwaltung: Teams müssen Abwesenheiten manuell in ihre Gruppenkalender eintragen oder alternative Methoden zur Kommunikation von Abwesenheiten nutzen.

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So verwendet absentify die Gruppenkalender-Berechtigungen

Um Transparenz zu gewährleisten, hier eine Übersicht über die Verwendung der Berechtigungen:
  • Gezielte Kalenderzugriffe: Die delegierte Group.ReadWrite.All Berechtigung wird ausschließlich für den Zugriff auf Gruppenkalender verwendet, wenn ein autorisierter Benutzer diese Funktion aktiviert.
  • Keine unbefugten Zugriffe: absentify greift nur auf die Kalender zu, für die explizit Berechtigungen erteilt wurden.
  • Sichere Datenverarbeitung: Alle Kalenderdaten werden gemäß DSGVO-Richtlinien verarbeitet und in Azure North Europe gespeichert.

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Sicherheit und Datenschutz

absentify gewährleistet höchste Sicherheitsstandards:
  • ISO 27001-Zertifizierung: absentify erfüllt internationale Standards für Informationssicherheitsmanagement.
  • Microsoft 365 App-Zertifizierung: Die absentify Group Calendar Permission App ist Microsoft 365 App-zertifiziert und erfüllt alle Sicherheits- und Compliance-Anforderungen von Microsoft.
  • Kontrollierter Zugriff: Zugriffsschlüssel werden sicher in einem Azure Key Vault gespeichert, auf den nur autorisiertes Personal der BrainCore Solutions GmbH Zugriff hat. Entwickler und externe Dritte sind davon ausgeschlossen.

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Aktivierung der Gruppenkalender-Synchronisation

So aktivierst du die Gruppenkalender-Synchronisation:
  1. Berechtigungen erteilen: Nutze den folgenden Link, um den Einwilligungsprozess zu starten:
    Berechtigungen erteilen
  2. Funktion in absentify konfigurieren: Navigiere zu Einstellungen > Integrationen in absentify und aktiviere die Gruppenkalender-Synchronisation.
  3. Benutzerberechtigungen: Stelle sicher, dass Benutzer, die diese Funktion nutzen möchten, die entsprechenden delegierten Berechtigungen haben.

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Hauptfunktionen der Gruppenkalender-Synchronisation

Mit aktivierter Integration bietet absentify:
  • Automatische Kalendererstellung: Erstellt automatisch Abwesenheitseinträge in den konfigurierten Gruppenkalendern.
  • Echtzeit-Updates: Änderungen an Abwesenheiten werden sofort in den Gruppenkalendern reflektiert.
  • Teams-Integration: Nahtlose Integration mit Microsoft Teams-Kalendern für optimale Teamzusammenarbeit (erfordert delegierte Group.ReadWrite.All Berechtigung).
  • Farbcodierte Einträge: Verschiedene Abwesenheitstypen werden farblich unterschiedlich dargestellt für bessere Übersichtlichkeit.

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Widerruf von Berechtigungen

Falls du die Berechtigungen widerrufen möchtest:
  1. Azure Active Directory aufrufen: Melde dich im Azure-Portal mit deinem Administratorkonto an.
  2. Zu Unternehmensanwendungen navigieren: Wähle Azure Active Directory > Unternehmensanwendungen.
  3. absentify Group Calendar Permission auswählen: Finde die App mit der ID aa06e0d6-dd66-4d79-9ec5-660a87afbfdd.
  4. Berechtigungen verwalten: Gehe zum Abschnitt Berechtigungen und widerrufe die gewünschten Berechtigungen.
Nach dem Widerruf ist die automatische Gruppenkalender-Synchronisation nicht mehr verfügbar, und Abwesenheiten müssen manuell in Gruppenkalender eingetragen werden.
Durch die Nutzung der Gruppenkalender-Synchronisation optimierst du die Teamkoordination und stellst sicher, dass alle Teammitglieder stets über Abwesenheiten informiert sind – direkt in ihrer gewohnten Microsoft 365-Umgebung.