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Um absentify nutzen zu können, hast du die Wahl zwischen einer Microsoft-basierten Anmeldung oder einem passwortfreien Magic-Link. Eine Microsoft 365-Lizenz ist nicht erforderlich – die Art des verwendeten Kontos beeinflusst jedoch, welche Funktionen verfügbar sind und wie viel Kontrolle du zentral ausüben kannst. Du kannst dich mit einer der folgenden Methoden anmelden:
  • Single Sign-On (SSO) mit einem Microsoft-Konto, oder
  • Magic-Link-Authentifizierung (einmaliger Login-Link per E-Mail)
Wenn du die Microsoft-Anmeldung verwendest, beachte bitte:
  • Eine Microsoft 365-Lizenz ist nicht erforderlich – du kannst kostenlose Microsoft-Konten innerhalb deines Tenants erstellen.
  • Private Microsoft-Konten (z. B. @outlook.com) werden technisch unterstützt, sind aber nicht empfohlen, da sie die zentrale Verwaltung einschränken.
Wenn sich jemand per Magic-Link anmeldet, stehen bestimmte Microsoft-Integrationen – wie z. B. Kalendersynchronisation – nicht zur Verfügung. Mehr Infos findest du in den Login-Einstellungen des Workspaces.

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Vorteile der Nutzung von Microsoft-Konten

Die Nutzung von Microsoft-Konten innerhalb des Tenants deiner Organisation bietet zahlreiche Vorteile:
  • Nahtloses Offboarding: Wenn jemand das Unternehmen verlässt, wird das zugehörige Microsoft-Konto automatisch deaktiviert, wodurch auch der Zugriff auf absentify entfällt – ganz ohne manuellen Aufwand.
  • Zentrale Profilverwaltung: Profildaten wie Name, E-Mail oder Position werden zentral in Microsoft 365 gepflegt – das sorgt für Konsistenz in allen Systemen.
  • Optimiertes Onboarding: Neue Teammitglieder erhalten automatisch Zugriff auf absentify – basierend auf Verzeichniseinträgen oder Gruppenmitgliedschaften.
  • Erhöhte Sicherheit:
    • Sicherheitsmaßnahmen wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), bedingter Zugriff und Bedrohungsschutz von Microsoft greifen automatisch.
    • Die Kontosicherheit wird durch höchste Standards gewährleistet, inkl. automatischer Erkennung kompromittierter Konten.
  • Richtlinienintegration: Passwortrichtlinien, IP-Einschränkungen und andere Sicherheitsvorgaben aus dem Microsoft Admin Center gelten auch für absentify.
  • Single Sign-On (SSO): Die Anmeldung erfolgt mit den bestehenden Microsoft-Zugangsdaten – ohne neues Passwort.
  • Zugriff auf Microsoft-Integrationen: Dein Team kann alle verfügbaren Microsoft-Integrationen wie Kalendersynchronisierung, Benutzerbereitstellung und mehr nutzen – siehe den Microsoft-Integrationsleitfaden
Durch die Integration mit Microsoft-Konten passt sich absentify an die Sicherheits- und Betriebsanforderungen deiner Organisation an, reduziert den Aufwand und verbessert die Benutzererfahrung.

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Erforderliche Berechtigungen

absentify benötigt minimale Berechtigungen, um die Anmeldefunktionalität und die Integration von Benutzerprofilen zu gewährleisten. Diese Berechtigungen basieren auf Microsofts technischen Anforderungen für die Anmeldung und Profilsynchronisation:
  • email (Delegiert): Zugriff auf die E-Mail-Adresse der Benutzer.
  • offline_access (Delegiert): Ermöglicht dauerhaften Zugriff auf autorisierte Daten.
  • openid (Delegiert): Ermöglicht die Anmeldung von Benutzern.
  • profile (Delegiert): Zugriff auf grundlegende Benutzerprofildaten.
  • User.Read (Delegiert): Anmelden und Benutzerprofil anzeigen.
Diese Berechtigungen sind erforderlich, um Anmeldungen und grundlegende Integrationen zu ermöglichen. Wenn weniger Berechtigungen möglich wären, würde absentify sie übernehmen, um den Zugriff weiter einzuschränken.

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Admin-Zustimmung erteilen

So erteilst du die Admin-Zustimmung für alle Mitarbeitenden:
  1. Zugriff auf die Admin-Zustimmungs-URL: Rufe folgenden Link auf:
    Admin-Zustimmung für absentify
  2. Anmelden: Melde dich mit deinen Administrator-Zugangsdaten an.
  3. Berechtigungen prüfen und akzeptieren: Überprüfe die angeforderten Berechtigungen und klicke auf Akzeptieren, um die Zustimmung im Namen deiner Organisation zu erteilen.

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Vorteile der Admin-Zustimmung

Das Erteilen der Admin-Zustimmung vereinfacht den Onboarding-Prozess und sorgt für ein konsistentes Nutzererlebnis. Vorteile umfassen:
  • Mitarbeitervertrauen: Mitarbeitende müssen keine individuellen Zustimmungen erteilen, was Verwirrung oder Unsicherheit reduzieren kann.
  • Einhaltung von Richtlinien: Viele Organisationen beschränken Mitarbeitende darauf, delegierte Berechtigungen an Drittanbieter-Apps zu vergeben. Admin-Zustimmung umgeht diese Einschränkungen und stellt sicher, dass absentify reibungslos funktioniert.
  • Optimierter Rollout: Mit Admin-Zustimmung können alle Mitarbeitenden absentify sofort nutzen, ohne zusätzliche Schritte.
Admin-Zustimmung sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden absentify nutzen können, ohne individuelle Zustimmungsprompts. Dies fördert Vertrauen und eine reibungslose Einführung.

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Sicherheit, Compliance und Zertifizierungen

absentify erfüllt höchste Standards für Datenschutz und Sicherheit:
  • GDPR-Konformität: Alle Datenverarbeitungen entsprechen der DSGVO und gewährleisten den Schutz der Benutzerdaten.
  • ISO 27001-Zertifizierung: Die Infrastruktur von absentify erfüllt die ISO 27001-Standards und demonstriert unser Engagement für ein robustes Informationssicherheitsmanagement.
  • Microsoft App-Zertifizierung: Die absentify-App ist von Microsoft zertifiziert und erfüllt strenge Sicherheits- und Compliance-Standards.
Diese Zertifizierungen gewährleisten eine sichere, konforme und vertrauenswürdige Umgebung für die Daten deiner Organisation.

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Sicherheit und Datenspeicherung

absentify priorisiert die Sicherheit und den Datenschutz deiner Organisationsdaten. So schützen wir deine Informationen:
  • Gesammelte Daten:
    • Vorname
    • Nachname
    • E-Mail-Adresse
    • Profilbild
  • Zweck der Datenerfassung: Optimierung der Anwendungsleistung und Benutzererfahrung.
  • Datenspeicherung:
    • Alle Daten werden sicher in unserer Azure-Datenbank in Nord-Europa gespeichert.
    • Der Zugriff auf die Datenbank ist auf das Top-Management beschränkt. Entwickler und andere Abteilungen haben keinen Zugriff.
    • Die Datenbank ist ausschließlich über Azure zugänglich, was robuste Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet.
Kein unautorisierter Zugriff ist erlaubt, und der Datenzugriff ist nur auf notwendiges Personal beschränkt.

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Berechtigungen für spezifische Gruppen zuweisen

Wenn du Berechtigungen lieber einer bestimmten Gruppe statt der gesamten Organisation erteilen möchtest, kannst du dies über Azure Active Directory konfigurieren:
  1. Sicherheitsgruppe erstellen:
    • Navigiere im Azure-Portal zu Azure Active Directory > Gruppen > Neue Gruppe.
    • Erstelle eine Sicherheitsgruppe und füge die gewünschten Benutzer hinzu.
  2. Anwendung der Gruppe zuweisen:
    • Gehe zu Azure Active Directory > Unternehmensanwendungen.
    • Wähle die absentify-Anwendung aus.
    • Klicke unter Benutzer und Gruppen auf Benutzer/Gruppe hinzufügen.
    • Wähle die zuvor erstellte Sicherheitsgruppe aus und weise sie der Anwendung zu.
  3. Benutzerzuweisung erforderlich konfigurieren:
    • Stelle in den Anwendungseinstellungen von absentify sicher, dass Benutzerzuweisung erforderlich? auf Ja gesetzt ist.
    • Dadurch wird sichergestellt, dass nur Benutzer innerhalb der zugewiesenen Gruppe auf absentify zugreifen können.
Weitere Informationen findest du in der Microsoft-Dokumentation zur Zustimmung auf Mandantenebene.