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Die Übersichtsseite in absentify bietet Abteilungsleitern eine umfassende Ansicht der Zeitpläne, Abwesenheitstypen und ausstehenden Anfragen ihres Teams. Während ein Großteil der Funktionen identisch mit denen in der Mitarbeiter-Übersichtsanleitung ist, konzentriert sich diese Anleitung auf die zusätzlichen Funktionen und Berechtigungen, die Managern zur Verfügung stehen.

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Nach Abteilung filtern

Mit dem Abteilungsfilter kannst du die angezeigten Zeitpläne auf bestimmte Teams eingrenzen oder Abwesenheiten mehrerer Abteilungen anzeigen:
  1. Aktiviere oder deaktiviere die Kontrollkästchen der Abteilungen, um die Auswahl zu ändern.
  2. Klicke in einer Abteilungszeile auf Nur, um die bisherige Auswahl durch diese Abteilung zu ersetzen.
  3. Klicke auf Filter zurücksetzen, um zur Standardauswahl zurückzukehren. Ist Alle Abteilungen verfügbar, wird diese Option ausgewählt und der vollständige Zeitplan angezeigt, den deine Zugriffsrechte erlauben. In Organisationen mit vielen Abteilungen, in denen Alle Abteilungen nicht verfügbar ist, wird die Abteilungsauswahl stattdessen vollständig aufgehoben.
Ist keine Abteilung ausgewählt, zeigt die Übersicht Keine Abteilung ausgewählt und lädt keine Abwesenheiten in der Zeitleiste. Wähle eine Verknüpfung unter Meine Abteilung, eine Abteilung aus der Liste oder suche über Abteilungen suchen nach einer Abteilung. Mit Heute abwesend siehst du nur die aktuell abwesenden Teammitglieder innerhalb deiner Abteilungsauswahl.
Abhängig von der Konfiguration deines Unternehmens kannst du Zeitpläne aller Abteilungen oder nur der Abteilungen einsehen, denen du angehörst oder die du leitest.
  • Wenn Abteilungen so konfiguriert sind, dass sie sich gegenseitig sehen, hast du Einblick in viele Abteilungen.
  • Wenn Abteilungen so konfiguriert sind, dass sie sich nicht sehen, ist deine Sichtbarkeit auf die Abteilungen beschränkt, die du verwaltest oder denen du angehörst.
  • Eine Abteilung mit Nur Manager und Genehmiger bleibt für dich verschlossen, außer du verwaltest sie. Du kannst sie weiterhin im Filter auswählen und ihre Mitglieder werden aufgelistet, die Zeilen der anderen Mitglieder tragen aber ein Schloss und zeigen keine Abwesenheiten. Deine eigene Zeile ist nie gesperrt, und ein Admin sieht jede Zeile vollständig.

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Detaillierte Abwesenheitsinformationen anzeigen

Als Manager kannst du auf jede Abwesenheit in der Zeitleiste klicken, um zusätzliche Details anzuzeigen, darunter:
  • Abwesenheitstyp: Der Typ der Abwesenheit und deren Dauer.
    • Normale Mitarbeiter können dies nur für ihre eigenen Abwesenheiten sehen.
    • Für Abwesenheiten anderer Mitarbeiter sehen normale Benutzer möglicherweise nur „Abwesend“ (abhängig von den Datenschutzeinstellungen).
    • Manager können immer die spezifischen Abwesenheitstypen und deren Dauer für Mitarbeiter in ihrer Abteilung einsehen.
  • Status: Der Genehmigungsstatus (genehmigt, abgelehnt, ausstehend oder storniert). Bei genehmigten, abgelehnten und stornierten Anfragen wird das Datum der Entscheidung bzw. Stornierung neben dem Status angezeigt.
    • Normale Mitarbeiter können den Status nur für ihre eigenen Anfragen sehen.
    • Manager können den Genehmigungsstatus aller Anfragen in ihrer Abteilung sehen.
    • Bei abgelehnten und stornierten Anfragen stehen die Aktionen zum Genehmigen und Ablehnen in der Detailansicht nicht zur Verfügung.
  • Vom Kontingent abgezogen: Ob Tage vom Kontingent abgezogen wurden und wie viele, oder Nein, wenn nichts abgezogen wurde. Wenn nichts abgezogen wird, steht dort Nein statt einer Null-Tages-Anzeige.
    • Normale Mitarbeiter können diese Informationen nur für ihre eigenen Abwesenheiten sehen.
    • Manager können diese Details für alle Mitarbeiter in ihrer Abteilung einsehen.
Diese detaillierte Ansicht gibt Managern die Werkzeuge an die Hand, um Abwesenheiten im Team effektiv zu überwachen und potenzielle Planungsprobleme zu lösen. Für einen schnellen Überblick ohne die Detailansicht öffnen zu müssen, bewege den Mauszeiger über eine Abwesenheit in der Zeitleiste – du siehst dort Abwesenheitstyp, Zeitfenster und – sofern die Sichtbarkeit des Grunds dies zulässt – den Grund.

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Kontingente und Mitarbeiterdetails anzeigen

Als Manager hast du erweiterten Einblick in die Kontingente und Abwesenheiten der Mitglieder deiner Abteilung:
  • Neben dem Namen jedes Teammitglieds zeigt eine kleine Zahl das Standardkontingent. Im laufenden Geschäftsjahr ist das der Betrag, den die Person heute buchen kann. Wenn du den Mauszeiger über die Zahl hältst, steht Tage heute verfügbar oder Stunden heute verfügbar. Die Zahl kann niedriger sein als das verbleibende Jahreskontingent, wenn später im Jahr noch Kontingent dazukommt.
  • Wenn du die Zeitleiste in ein vergangenes Geschäftsjahr verschiebst, ist die Zahl der verbleibende Betrag. Wenn du den Mauszeiger darüber hältst, steht Verbleibende Tage oder Verbleibende Stunden.
  • Mitarbeiterdetails: Ein Klick auf einen Mitarbeiter öffnet eine detaillierte Ansicht seiner Abwesenheiten, einschließlich:
    • Aller genutzten und verbleibenden Urlaubstage.
    • Einer Übersicht seiner Abwesenheitshistorie.
    • Feiertagen, die seinen Zeitplan beeinflussen.
Normale Mitarbeiter können nur ihre eigenen Kontingente und Abwesenheiten einsehen. Manager hingegen haben vollständige Sichtbarkeit für alle Mitarbeiter innerhalb ihrer Abteilung.

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Alle Abwesenheitstypen anzeigen

Als Abteilungsleiter kannst du alle Abwesenheitstypen und Gründe für Mitarbeiter in deiner Abteilung einsehen. Für Mitarbeiter in anderen Abteilungen kann deine Sichtbarkeit je nach den Datenschutzeinstellungen deines Unternehmens eingeschränkt sein. Innerhalb deiner eigenen Abteilung sind jedoch alle Abwesenheiten und deren Gründe vollständig sichtbar.

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Anfragen verwalten

  • Sieh dir ausstehende Anfragen direkt in der Zeitleiste oder über das Glockensymbol in der oberen rechten Ecke an.
  • Genehmige oder lehne Anfragen mit einem Klick ab. Bei Ablehnungen musst du einen Grund angeben.
Für eine allgemeine Einführung in die Übersichtsseite und deren Funktionen siehe die Mitarbeiter-Übersichtsanleitung.
Wenn du von einem Admin als unsichtbarer Manager markiert wurdest, behältst du vollen Zugriff auf die Zeitpläne, Abwesenheiten und Genehmigungsprozesse deiner Abteilung — reguläre Abteilungsmitglieder sehen dich jedoch nicht in ihrer Teamübersicht oder im Kalender. Dieses leistungsstarke Tool ermöglicht es Managern, Teamzeitpläne effektiv zu koordinieren und den Überblick über Abwesenheitsprozesse zu behalten. Für zusätzliche Unterstützung wende dich bitte an deine HR-Abteilung.