So verwaltest du Abwesenheiten als IT-Admin professionell
Du bist IT-Admin und nutzt Microsoft 365 täglich, aber Abwesenheitsdaten in Outlook und Teams stimmen selten mit deiner Entra ID überein? Fehlende Synchronisation bindet zudem Zeit und sorgt für Verzögerungen bei Freigaben und Kapazitätsplanung?
absentify übernimmt die Anbindung an deine Entra ID und synchronisiert ausgewählte Nutzer, Gruppen sowie Abteilungs- und Managerzuordnungen mit deinem absentify-Workspace – ganz ohne doppelte Pflege.
absentify verbindet deine Entra ID (ehemals Azure AD) mit der Abwesenheitsplanung in Microsoft 365:
- Nutzer- und Gruppendaten werden aus ausgewählten Entra-ID-Gruppen in absentify übernommen
- Genehmigte Abwesenheiten erscheinen in Outlook-Kalendern und können den Teams-Status aktualisieren
- Änderungen an ausgewählten Gruppen fließen automatisch in die Nutzer- und Abteilungsverwaltung ein
- Rollen und Genehmigungsrechte werden in absentify passend zu deinen Prozessen konfiguriert
Von 30.000+ Unternehmen weltweit genutzt
Überblick für Teams Admins: Abwesenheitsverwaltung in Microsoft 365
Als IT-Admin im Microsoft 365 Admin Center koordinierst du Zugriffsrechte, Nutzerkonten und Gruppen. Für Abwesenheiten benötigst du eine einheitliche Steuerung, die ausgewählte Entra-ID-Daten mit absentify verbindet und genehmigte Abwesenheiten an Outlook und Teams übergibt.
absentify-Architektur im Überblick:
- Entra ID als Quelle: Nutzer und Gruppen kommen aus den Gruppen, die du für die Synchronisierung auswählst.
- Teams-App: absentify läuft in Teams; die eigentliche Abwesenheitsverwaltung konfigurierst du in den absentify-Einstellungen.
- Outlook-Integration: Genehmigte Abwesenheitsinfos synchronisiert absentify über Microsoft Graph mit dem Kalender.
- SharePoint & Reporting: Bette absentify als Webpart in SharePoint ein. Das absentify-Dashboard und Datenexporte unterstützen Auswertungen; im Plus-Plan steht zusätzlich ein Power-BI-Custom-Connector zur Verfügung.
Warum Insellösungen beim Abwesenheitsmanagement scheitern
Ein Blick auf klassische Insellösungen zeigt, welche Mehraufwände du dir sparst und wie zuverlässig die Daten durch einen absentify-Sync bleiben:
| Merkmal | Manuelle Pflege | absentify-Sync |
|---|---|---|
| Nutzer- und Gruppenpflege | Nutzerwechsel manuell in mehreren Systemen nachziehen | Ausgewählte Entra-ID-Gruppen automatisch synchronisieren |
| Abwesenheitskalender | Einträge in Outlook und Teams separat anlegen | Genehmigte Abwesenheiten in Outlook und Teams bereitstellen |
| Genehmigungsrechte | Berechtigungen einzeln pflegen | Genehmiger und Admin-Rollen in absentify festlegen |
| Fehleranfälligkeit | Hohe Fehlerquote durch manuelles Vorgehen | Weniger doppelte Pflege durch automatische Abgleichsprozesse |
Einrichtung & Integration im Teams Admin Center
Um die Abwesenheitsverwaltung mit Microsoft 365 zu verbinden, richtest du absentify in wenigen Schritten ein.
Entra-ID-Integration in absentify
absentify greift mit administrativer Zustimmung auf die benötigten Verzeichnisdaten zu und synchronisiert ausgewählte Nutzer und Gruppen:
- Öffne in absentify Einstellungen > Microsoft und starte die administrative Zustimmung.
- Ein Microsoft-365-Administrator erteilt die benötigten Berechtigungen
Directory.Read.All,Group.Read.AllundUser.Read.All. - Öffne anschließend Einstellungen > Integrationen > Microsoft Entra ID/Teams-Gruppensynchronisierung, wähle eine Gruppe und ordne sie einer absentify-Abteilung zu.
Der Berechtigungsdialog startet aus den absentify-Einstellungen. Welche Konten synchronisiert werden, steuerst du anschließend über die ausgewählten Gruppen.
Automatische Verteilung im Teams-Admin-Portal
absentify kann zentral für die gewünschten Nutzer bereitgestellt werden:
- Teams-App zentral bereitstellen: Stelle absentify im Teams Admin Center über die App-zentrierte Verwaltung oder die für deinen Mandanten geltenden Richtlinien für gewünschte Nutzer und Gruppen bereit.
- Outlook-App bereitstellen: Stelle die absentify-App über das Microsoft 365 Admin Center für die gewünschten Nutzer bereit, damit sie absentify in Outlook öffnen können.
Diese Einrichtung legt die Basis für die anschließende Rollen- und Workflow-Konfiguration in absentify.
Dein Vorteil auf einen Blick:
| Schritt | Aufwand bisher | Aufwand mit absentify |
|---|---|---|
| App-Verteilung | Manuell pro Nutzergruppe | Zentrale App-Richtlinien für definierte Zielgruppen |
| Outlook-Bereitstellung | Mehrere Einzelschritte | Zentrale Bereitstellung über Microsoft 365 |
Nutzerverwaltung für IT-Admins
In absentify behältst du den Überblick über synchronisierte Nutzer. Die ausgewählten Entra-ID-Gruppen werden automatisch abgeglichen, sodass du Konten nicht doppelt pflegen musst.
Import und Kennzeichnung inaktiver Konten
Wenn Benutzerkonten automatisch erstellen aktiviert ist, werden Mitglieder ohne vorhandenes absentify-Konto beim Eintritt in eine synchronisierte Gruppe zunächst als inaktive Nutzer angelegt und können anschließend aktiviert werden. Entfernte Mitglieder werden nur dann archiviert, wenn sie keiner anderen Abteilung angehören – einschließlich manuell zugewiesener Abteilungen – und die Archivierungsoption aktiviert ist; davor gilt eine kurze Wartezeit von etwa zehn Minuten.
Synchronisierung automatisch ausführen
absentify prüft die ausgewählten Gruppen automatisch. Ein frei wählbares Synchronisationsintervall ist dafür nicht erforderlich.
Konfliktmanagement
Die Zuordnung ausgewählter Gruppen zu absentify-Abteilungen schafft einen klaren Synchronisationsumfang. Bestehende Nutzer werden anhand ihrer Kontodaten zugeordnet, statt als Doppelkonten angelegt zu werden.
Änderungen gezielt verwalten
Gruppenmitgliedschaften verwaltest du in Entra ID; Aktivierung, Abteilungszuordnung und Archivierungsverhalten steuerst du in absentify.
| Funktion | Manueller Vorgang | absentify |
|---|---|---|
| Neue Nutzer aufnehmen | Manuelle Anlage | Noch nicht vorhandene Konten bei aktivierter Auto-Erstellung inaktiv anlegen |
| Accounts archivieren | Einzeln prüfen | Optional nach Gruppenentfernung archivieren, wenn keine weitere Abteilung besteht |
| Gruppenaktualisierung | Mehrfachpflege | Ausgewählte Gruppen automatisch mit Abteilungen abgleichen |
| Status-Reporting | Daten manuell zusammentragen | Übersichten und Exporte in absentify |
Rollen- und Rechtevergabe für den Teams Administrator
Als IT-Admin definierst du in absentify, wer welche Zugriffsrechte erhält. Rollen und Genehmigungswege werden in absentify konfiguriert und nicht 1:1 aus Entra ID übernommen.
Standardrollen gezielt einsetzen
absentify unterscheidet unter anderem zwischen Administratoren, Abteilungsmanagern und Nutzern. Diese Rollen haben definierte Rechte; zusätzliche Zugriffs- und Abrechnungsberechtigungen verwaltest du in den absentify-Einstellungen.
Abteilungsleiter automatisch ableiten
Optional kann absentify Besitzer synchronisierter Entra-ID-Gruppen als Abteilungsmanager übernehmen. Der Besitzer muss bereits Mitglied des absentify-Workspace sein.
Genehmigungen bis zu fünf Ebenen
Für einen Nutzer kannst du entlang der Verzeichnis-Managerhierarchie bis zu fünf Genehmigungsebenen konfigurieren. In Abteilungen legst du lineare oder parallele Abläufe für die Abteilungsmanager fest. Mehrere Genehmiger sind in den Essentials- und Plus-Plänen enthalten; ältere Manager-Add-ons können die Funktion ebenfalls freischalten.
Änderungen nachvollziehen
Administrative Änderungen und Anträge werden in absentify verwaltet. Microsoft-365-Auditprotokolle dokumentieren Microsoft-seitige Administratoraktivitäten, sind aber kein absentify-Rollenprotokoll.
| Berechtigungsstufe | Rechtebereich | Verwendung |
|---|---|---|
| Admin | Zugriff auf Workspace-Einstellungen | Einrichtung, Integration und globale Konfiguration |
| Abteilungsmanager | Verwaltung der eigenen Abteilung | Genehmigung und Übersicht für das eigene Team |
| Nutzer | Antrag und Einsicht eigener Daten | Anträge stellen und persönliche Abwesenheiten sehen |
Genehmigungsworkflows in absentify konfigurieren
Mit absentify richtest du Genehmigungsworkflows für Mitarbeiteranträge ein. Bei den Abwesenheitstypen legst du fest, ob eine Genehmigung erforderlich ist. Mitarbeitende und Genehmiger nutzen die Workflows über absentify im Web, in Teams oder in Outlook.
Abwesenheitstypen anlegen
Lege in den absentify-Einstellungen zunächst die Abwesenheitstypen an und bestimme, ob sie eine Genehmigung benötigen:
- Urlaub mit definiertem Jahreskontingent
- Krankheit mit den für dein Unternehmen passenden Regeln
- Homeoffice mit optionaler Genehmigung
Workflow-Schritte definieren
Für Nutzer legst du Genehmiger fest; für Abteilungen konfigurierst du den passenden Genehmigungsprozess:
- Mitarbeitende reichen ihren Antrag in absentify ein.
- Zugewiesene Genehmiger prüfen und genehmigen oder lehnen ab.
- Bei mehreren Ebenen wird der Antrag linear oder parallel weitergegeben.
Stellvertreter festlegen
Weise einen alternativen Genehmiger zu oder verwende den parallelen Prozess Eine Genehmigung genügt, damit die Abwesenheit des primären Genehmigers einen Antrag nicht blockiert.
Benachrichtigungen in absentify einstellen
In absentify legst du fest, welche E-Mail- und Teams-Benachrichtigungen rund um Anträge und Entscheidungen versendet werden.
Mit diesen Schritten steuerst du eingängige Prozesse und stellst sicher, dass Abwesenheitsanträge zügig bearbeitet werden.
Benachrichtigungen & Reporting für Microsoft 365
absentify versendet Statusmeldungen und liefert Auswertungen im eigenen Dashboard sowie über Exporte und Integrationen.
Automatische Benachrichtigungen
- Antragsbestätigung: Anwender und Genehmiger können eine E-Mail oder Teams-Nachricht erhalten, wenn ein Antrag eingereicht wird.
- Entscheidungsstatus: Genehmiger sehen offene Anträge in absentify.
- Status-Update: Nach Genehmigung oder Ablehnung informiert absentify Beteiligte gemäß den Benachrichtigungseinstellungen und aktualisiert verbundene Kalender.
Dashboard & Power-BI-Connector
- Dashboard: Zeigt Abwesenheiten und Antragsstatus in absentify.
- Power-BI-Connector: Im Plus-Plan bindest du absentify über einen Custom Connector (
.mez) an Power BI an. Die Aktualisierung erfolgt manuell; geplante Aktualisierungen benötigen eine direkte API-Integration. - Exportoptionen: Exportiere verfügbare Daten für die Weiterverarbeitung in anderen Tools.
Diese Funktionen verschaffen dir Transparenz über Anträge und Genehmigungen, ohne Daten in mehreren Listen pflegen zu müssen.
Best Practices für IT-Administratoren
Erprobte Vorgehensweisen sorgen dafür, dass deine Abwesenheitsverwaltung stabil und wartbar bleibt.
Getrennter Test-Tenant
Prüfe größere Änderungen an Integrationen und Workflows nach Möglichkeit zuerst mit einer begrenzten Nutzergruppe, bevor du sie unternehmensweit ausrollst.
Versionierung von Konfigurationen
Dokumentiere jede Änderung an Rollen, Workflows und App-Richtlinien, damit Entscheidungen nachvollziehbar bleiben.
Regelmäßiges Monitoring
Prüfe die Synchronisation in den absentify-Integrationseinstellungen sowie den Microsoft-365-Dienststatus, um Fehler früh zu erkennen.
Schulungen für Genehmiger
Führe kurze Workshops für Abteilungsmanager durch, damit sie Anträge in absentify zügig bearbeiten.
Standardisierte Tags und Notizen
Nutze einheitliche Bezeichnungen für Abteilungen und Abwesenheitsgründe, damit Filter und Exporte konsistente Ergebnisse liefern.
Mit diesen Best Practices vermeidest du unerwartete Unterbrechungen und hältst dein Abwesenheitsmanagement reibungslos in Gang.
Teams Admin Center – Häufige Fragen und Antworten
Antworten für die Einführung und Verwaltung von absentify in Microsoft 365.