Gérer les absences efficacement en tant qu'administrateur IT

En tant qu'administrateur IT dans le centre d'administration Microsoft 365, vous coordonnez les droits d'accès, les comptes utilisateurs et les groupes. Pour les absences, vous avez besoin d'une gestion centralisée qui relie les données Entra ID sélectionnées à absentify et transmet les absences approuvées à Outlook et Teams.

L'architecture absentify en un coup d'œil :

• Entra ID comme source : Les utilisateurs et groupes proviennent des groupes que vous sélectionnez pour la synchronisation.
• Application Teams : absentify fonctionne dans Teams ; la gestion des absences elle-même se configure dans les paramètres absentify.
• Intégration Outlook : absentify synchronise les informations d'absence approuvées avec les calendriers via Microsoft Graph.
• SharePoint et reporting : Intégrez absentify comme composant WebPart dans SharePoint. Le tableau de bord absentify et les exports de données facilitent les analyses ; le plan Plus comprend également un connecteur personnalisé Power BI.

Une comparaison avec les solutions isolées montre les tâches manuelles que vous pouvez éviter et comment la synchronisation absentify maintient la cohérence des données :

Vous pouvez relier la gestion des absences à Microsoft 365 en quelques étapes.

Intégration Entra ID dans absentify

Avec le consentement d'un administrateur, absentify accède aux données d'annuaire nécessaires et synchronise les utilisateurs et groupes sélectionnés :

1. Dans absentify, ouvrez Paramètres > Microsoft et lancez le consentement administrateur.
2. Un administrateur Microsoft 365 accorde les autorisations Directory.Read.All, Group.Read.All et User.Read.All.
3. Ouvrez ensuite Paramètres > Intégrations > Synchronisation des groupes Microsoft Entra ID/Teams, sélectionnez un groupe et associez-le à un service absentify.

La boîte de dialogue d'autorisation s'ouvre depuis les paramètres absentify. Vous contrôlez ensuite le périmètre de synchronisation au moyen des groupes sélectionnés.

Déploiement centralisé dans l'administration Teams

Vous pouvez déployer absentify de manière centralisée auprès des utilisateurs concernés :

• Déploiement de l'application Teams : Rendez absentify disponible dans le centre d'administration Teams et utilisez la gestion centrée sur les applications ou les stratégies applicables pour l'installer auprès des utilisateurs ou groupes sélectionnés.
• Déploiement de l'application Outlook : Déployez l'application absentify auprès des utilisateurs sélectionnés depuis le centre d'administration Microsoft 365 afin qu'ils puissent l'ouvrir dans Outlook.

Cette configuration constitue la base de la configuration ultérieure des rôles et workflows dans absentify.

Dans absentify, vous gardez une vue d'ensemble des utilisateurs synchronisés. Les groupes Entra ID sélectionnés sont automatiquement rapprochés, ce qui évite de gérer deux fois les mêmes comptes.

Importation et identification des comptes inactifs

Lorsque l'option Création automatique des comptes utilisateur est activée, les utilisateurs qui n'ont pas encore de compte absentify et rejoignent un groupe synchronisé sont d'abord créés comme utilisateurs inactifs, puis peuvent être activés. Les membres retirés ne sont archivés que s'ils n'appartiennent plus à aucun autre service, y compris un service attribué manuellement, si l'option d'archivage est activée et après un bref délai d'environ dix minutes.

Exécution automatique de la synchronisation

absentify vérifie automatiquement les groupes sélectionnés. Il n'est pas nécessaire de configurer un intervalle de synchronisation personnalisé.

Gestion des conflits

L'association des groupes sélectionnés aux services absentify définit clairement le périmètre de synchronisation. Les utilisateurs existants sont rapprochés selon les données de leur compte au lieu d'être créés en double.

Gestion ciblée des modifications

Vous gérez l'appartenance aux groupes dans Entra ID et contrôlez l'activation, l'affectation aux services et le comportement d'archivage dans absentify.

En tant qu'administrateur IT, vous définissez dans absentify qui reçoit quels droits d'accès. Les rôles et circuits d'approbation sont configurés dans absentify et ne sont pas repris à l'identique depuis Entra ID.

Utiliser les rôles standard de manière ciblée

absentify distingue notamment les administrateurs, les responsables de service et les utilisateurs. Ces rôles disposent d'autorisations définies ; les droits d'accès et de facturation supplémentaires se gèrent dans les paramètres absentify.

Déduire automatiquement les responsables de service

absentify peut facultativement synchroniser les propriétaires des groupes Entra ID sélectionnés comme responsables de service. Le propriétaire doit déjà être membre de l'espace de travail absentify.

Approbations jusqu'à cinq niveaux

Pour un utilisateur, vous pouvez configurer jusqu'à cinq niveaux d'approbation selon la hiérarchie des responsables dans l'annuaire. Dans les paramètres du service, vous configurez des circuits linéaires ou parallèles pour les responsables du service. Les plans Essentials et Plus incluent plusieurs approbateurs ; les anciens modules Manager peuvent également activer cette fonction.

Suivre les modifications

Les modifications administratives et les demandes sont gérées dans absentify. Les journaux d'audit Microsoft 365 consignent les activités d'administration côté Microsoft, mais ne constituent pas un journal des changements de rôles absentify.

Avec absentify, vous créez des workflows d'approbation pour les demandes des collaborateurs. Les types d'absence déterminent si une approbation est requise. Les collaborateurs et approbateurs utilisent les workflows dans absentify sur le Web, dans Teams ou dans Outlook.

Créer les types d'absence

Définissez d'abord les types d'absence dans les paramètres absentify et indiquez s'ils nécessitent une approbation :

• Congés avec un quota annuel défini
• Maladie avec des règles adaptées à votre organisation
• Télétravail avec approbation facultative

Définir les étapes du workflow

Attribuez les approbateurs aux utilisateurs et configurez le processus d'approbation adapté aux services :

1. Les collaborateurs envoient une demande dans absentify.
2. Les approbateurs désignés l'examinent et l'approuvent ou la refusent.
3. Avec plusieurs niveaux, la demande suit un circuit linéaire ou parallèle.

Désigner des remplaçants

Attribuez un approbateur alternatif ou utilisez le processus parallèle Un seul accord suffit afin que l'absence de l'approbateur principal ne bloque pas une demande.

Configurer les notifications dans absentify

Dans absentify, vous définissez les notifications par e-mail et Teams envoyées pour les demandes et décisions.

Ces étapes créent des processus clairs et garantissent que les demandes d'absence sont traitées rapidement.

absentify envoie des notifications d'état et fournit des analyses dans son tableau de bord ainsi que via des exports et intégrations.

Notifications automatiques

• Confirmation de la demande : Les collaborateurs et approbateurs peuvent recevoir un e-mail ou un message Teams lorsqu'une demande est envoyée.
• État de la décision : Les approbateurs consultent les demandes en attente dans absentify.
• Mise à jour du statut : Après approbation ou refus, absentify informe les participants selon les paramètres de notification et actualise les calendriers connectés.

Tableau de bord et connecteur Power BI

• Tableau de bord : Affiche les absences et l'état des demandes dans absentify.
• Connecteur Power BI : Le plan Plus permet de relier absentify à Power BI avec un connecteur personnalisé (.mez). L'actualisation est manuelle ; une actualisation planifiée nécessite une intégration directe à l'API.
• Options d'export : Exportez les données disponibles pour les traiter dans d'autres outils.

Ces fonctions vous donnent de la visibilité sur les demandes et approbations sans gérer les données dans plusieurs listes.

Des méthodes éprouvées maintiennent la gestion des absences stable et facile à administrer.

Environnement de test séparé

Dans la mesure du possible, testez les modifications importantes apportées aux intégrations et workflows auprès d'un groupe d'utilisateurs limité avant de les déployer dans toute l'entreprise.

Gestion des versions de configuration

Documentez chaque modification des rôles, workflows et paramètres de déploiement des applications afin que les décisions restent traçables.

Suivi régulier

Vérifiez la synchronisation dans les paramètres d'intégration absentify ainsi que l'état des services Microsoft 365 pour détecter les problèmes rapidement.

Formation des approbateurs

Organisez de courtes formations pour les responsables de service afin qu'ils traitent rapidement les demandes dans absentify.

Libellés et notes standardisés

Utilisez des noms cohérents pour les services et motifs d'absence afin que les filtres et exports produisent des résultats homogènes.

Ces bonnes pratiques permettent d'éviter les interruptions inattendues et de maintenir votre gestion des absences fluide.