Urlaubskalender 2026: Download der kostenlosen Vorlage (Excel und Google Sheets)
Hier zeigen wir dir, wie du den passenden Urlaubskalender für dein Unternehmen auswählst, bieten dir eine kostenlose Vorlage zum Download und erklären, wie du die Urlaubsplanung im Team vereinfachen kannst.
Tipps für den Urlaubskalender für Mitarbeiter 2026
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Digital statt Papier: Verabschiede dich vom klassischen Papierkalender, der von Schreibtisch zu Schreibtisch wandert. Solche Methoden sind fehleranfällig und unübersichtlich.
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Zugänglich für alle Mitarbeiter: Der Urlaubskalender sollte für das gesamte Team einsehbar sein. So kann jeder alle geplanten Urlaube sofort erkennen und eigene Tage besser abstimmen.
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Vorlagen nutzen: Eine Urlaubsliste in Excel ist ein praktischer Einstieg. Ein Tool mit integrierter Urlaubsgenehmigung erleichtert die Planung erheblich – besonders wenn du dafür direkt in Outlook bzw. Teams bleiben kannst.
Urlaubskalender 2026: Kostenlose Excel-Vorlage zum Download
Hier kannst du unsere kostenlose Urlaubsliste als Excel Vorlage für das Jahr 2026 herunterladen. Die Datei ist bereits so vorbereitet, dass du nur noch die Namen der Mitarbeitenden und die Feiertage deines Bundeslandes eintragen musst.
Urlaubskalender 2026 Excel Download Urlaubskalender 2026 Google Sheets Download
Wichtige Hinweise zur Nutzung der Vorlage:
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Zugriffsrechte: Die Datei sollte für das gesamte Team freigegeben sein, damit jeder seinen Urlaub eigenständig eintragen kann.
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Keine geschützte Ansicht: Stelle sicher, dass die Datei bearbeitet werden kann. Andernfalls können Mitarbeiter keine Änderungen vornehmen.
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**Urlaubskalender vergleichen: **Ein Urlaubskalender in Excel ist ein guter Einstieg. Es gibt jedoch Möglichkeiten, die viel weniger fehleranfällig sind. Diese zeigen wir dir in diesem Artikel ebenfalls.
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Was muss ein Urlaubskalender rechtlich abdecken?
Ein Urlaubskalender muss zwei rechtliche Vorgaben einhalten, den Datenschutz nach DSGVO und die Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes. Krankheitsgründe und ärztliche Atteste zählen jedoch zu den schützenswerten Gesundheitsdaten und dürfen nicht für das ganze Team sichtbar sein.
Beim Datenschutz gilt das Prinzip der Datensparsamkeit. Jeder Mitarbeiter sieht seine eigenen Abwesenheiten vollständig, von seinen Kollegen jedoch braucht er nur die Information, ob jemand verfügbar ist und wann nicht. Eine offene Excel-Liste, in der jeder die Abwesenheitsgründe aller Kollegen liest, verstößt gegen diese Vorgabe.
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt den Mindestanspruch von 24 Werktagen bei einer Sechs-Tage-Woche und die Übertragung von Resturlaub ins Folgejahr. Ein umfassender Urlaubskalender macht den persönlichen Urlaubsanspruch jedes Kollegen sichtbar und berücksichtigt dabei auch Teilzeitmodelle und andere Abweichungen.
Tipps zur Urlaubsplanung in Microsoft Outlook und Teams
Um deinen Urlaub deinem Team in Microsoft365 mitzuteilen, prüfe zuerst, ob Teams und Outlook synchronisiert sind. Andernfalls musst du die Tage in beiden Programmen einzeln eintragen.
Urlaub als Abwesenheit in Microsoft Teams:
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Statusanzeige: Setze deinen Status auf „abwesend“, um Kollegen über deinen Urlaub zu informieren.
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Teamkalender: Aktuelle Urlaubstage können im Teamkalender sichtbar gemacht werden.
Abwesenheit in Microsoft Outlook:
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Kalendereinträge: Lege deinen Urlaub für dich selbst fest oder, mit entsprechender Berechtigung, für deine Kollegen.
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Abwesenheitsnotizen während des Urlaubs: Stelle automatische Antworten auf E-Mails ein.
Urlaubskalender direkt in Microsoft 365
Mit absentify bildest du euren Urlaubskalender direkt in Microsoft Teams und Outlook ab, ohne dass dein Team zwischen Programmen wechselt. Jeder Mitarbeiter trägt seinen Urlaub in Teams ein, der Eintrag erscheint automatisch im Outlook-Kalender. Diese native Integration in Microsoft Teams und Outlook unterscheidet absentify von sonst eigenständigen Excel-Tabellen.
Urlaube genehmigen in Microsoft Teams und Outlook
In absentify legst du fest, wer Urlaube genehmigen darf und legst Mindestbesetzungen pro Abteilung fest. Alle Kollegen sehen die Planung der anderen und können Urlaub beantragen.
Anträge, die mit der Mindestbesetzung in Konflikt stehen, über den eigenen Urlaubsanspruch hinausgehen oder anderweitig nicht regulär sind, werden automatisch zurückgewiesen.
Gültige Anträge gehen zum Genehmigungsberechtigten, der anhand der sichtbaren Gesamtplanung eine Entscheidung treffen kann. Die automatische Outlook-Kalender-Synchronisierung trägt genehmigte Abwesenheiten ohne weiteren Aufwand ein. Feiertage aus 250 Ländern stehen vorbereitet bereit und werden Abteilungen oder einzelnen Mitarbeitern zugewiesen.
absentify bietet darüber hinaus viele Funktionen, die aus Urlaubseintragungen eine übersichtliche Planung für jedes Teammitglied macht:
Arten von Abwesenheiten festlegen
Erstelle eine Liste aller denkbaren Arten von Abwesenheit: Urlaub, Sabbatical, Weiterbildung, Mutterschutz, Elternzeit usw.
Abwesenheitskontingente innerhalb deiner Teams
Bestimme die maximale Anzahl an Kollegen, die zur gleichen Zeit im Urlaub sein dürfen und gib Abwesenheiten zuerst frei. Teile dein Team in verschiedene Abteilungen auf, lege Mindestbesetzungen fest und erhalte Warnungen bei Überschneidungen.
Arbeitszeiten festlegen
Erstelle individuelle Arbeitspläne für jedes Teammitglied, die im persönlichen sowie im Teamkalender sichtbar sind.
So setzt du deinen Urlaubskalender in Microsoft 365 auf
Ein wirklich umfassender Urlaubskalender für die Mitarbeiter braucht Abwesenheitstypen, sichtbare Resturlaubstage, hinterlegte Feiertage und einen Genehmigungsweg.
Excel-Vorlagen decken den Einstieg ab, geraten aber bei Datenschutz, Genehmigungen und der Verbindung zu Outlook sofort an Grenzen. Wenn du ohnehin bereits mit Microsoft 365 arbeitest, kannst du Urlaube und Abwesenheiten auch direkt dort planen und verwalten. Mit absentify
- Du planst Urlaub direkt in Teams und Outlook, ohne ein weiteres Programm zu öffnen.
- Der Urlaubsanspruch errechnet sich automatisch anhand der Stammdaten.
- Resturlaubstage berechnen sich automatisch.
- Genehmigungen laufen über einen nachvollziehbaren Antragsweg.
- Krankheitsdaten bleiben durch DSGVO-konforme Sichtbarkeitsregeln geschützt.
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Urlaubskalender – Häufige Fragen und Antworten
Über den Autor
Anna Keller
Content Managerin bei absentify
Als Blogautorin bei absentify erklärt Anna Keller, wie Unternehmen Abwesenheiten, Urlaub und Arbeitszeiten effizient verwalten können. In ihren Artikeln verbindet sie HR-Praxis mit Microsoft 365-Tipps für Outlook und Teams und liefert Vorlagen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Softwarevergleiche für moderne, digitale Prozesse.
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Anna Keller
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