Fehlzeiten im Unternehmen: Ursachen, Berechnung und digitale Steuerung
Fehlzeiten sind alle Tage, an denen ein Mitarbeiter seiner Arbeit nicht nachgeht, ob krankheitsbedingt, unentschuldigt oder durch Urlaub. 2025 lag der DAK-Krankenstand in Deutschland bei 19,5 Fehltagen pro Beschäftigtem, ein historisch hohes Niveau.
Fehlzeiten: Das Wichtigste in Kürze
- Fehlzeiten umfassen jede arbeitsfreie Zeit eines Beschäftigten, unterteilt in entschuldigte Fehlzeiten wie Krankheit oder Urlaub und unentschuldigte Fehltage ohne berechtigten Grund.
- Die Fehlzeitenquote berechnet sich nach der Formel: (Ausfalltage ÷ Sollarbeitstage) × 100. Der Durchschnitt in Deutschland lag 2025 laut DAK-Gesundheit bei rund 5,4 Prozent, 2024 bei 5,5 Prozent.
- Häufigste Ursachen 2025 sind Muskel-Skelett-Erkrankungen, Atemwegsinfekte und psychische Erkrankungen, wobei Letztere im Jahresvergleich um 6,9 Prozent zugelegt haben.
- absentify zeigt Fehlzeiten direkt in Microsoft Teams und Outlook, synchronisiert Daten mit Microsoft 365 und liefert über die Power-BI-Anbindung Auswertungen für strategisches Fehlzeitenmanagement.
Was sind Fehlzeiten und welche Arten gibt es?
Fehlzeiten sind alle Arbeitstage, an denen ein Beschäftigter nicht arbeitet. Das Arbeitsrecht unterscheidet entschuldigte Fehlzeiten mit berechtigtem Grund von unentschuldigten Fehltagen.
| Art der Fehlzeit | Beispiele | Folge für Arbeitgeber |
|---|---|---|
| Entschuldigte Fehlzeiten | Krankheit mit AU, Urlaub, Sonderurlaub, Mutterschutz | Lohnfortzahlung nach EFZG bis 6 Wochen |
| Unentschuldigte Fehlzeiten | Fehlen ohne Grund, verspätete Krankmeldung | Abmahnung, im Wiederholungsfall Kündigung |
| Sonderfälle | Pflege eines Kindes, Behördentermine | Teilweise bezahlte Freistellung |
In der Ausbildung gelten je nach Berufsschule und IHK eigene Grenzen, oft wird ab zehn Prozent Fehlzeiten die Zulassung zur Abschlussprüfung kritisch geprüft. Schulen reagieren je nach Bundesland ab unentschuldigten Fehltagen mit Ordnungsmaßnahmen oder Schulpflicht-Verfahren.
Wie berechne ich Fehlzeiten?
Für die Berechnung von Fehlzeiten ziehst du die Fehlzeitenquote heran. Sie ist die wichtigste Kennzahl im Personalcontrolling. Sie zeigt den Anteil der Ausfalltage an den geplanten Arbeitstagen.
Beispielgebend lagen die krankheitsbedingten Fehlzeiten in Bayern 2025 bei 5,8 Prozent (AOK Bayern), beim DAK-Gesamtwert 2024 bei 5,4 Prozent. Branchen mit körperlicher Arbeit wie Pflege, Logistik und Produktion liegen deutlich darüber. Für eine saubere Auswertung empfiehlt sich, Krankmeldungen gesammelt zu tracken und nach Abteilung sowie Wochentag zu segmentieren.
Was steckt hinter steigenden Fehlzeiten?
Steigende Fehlzeiten hatten 2025 drei Hauptursachen: Muskel-Skelett-Erkrankungen, Atemwegsinfekte und psychische Erkrankungen. Die DAK-Gesundheit meldete für 2025 einen Anstieg der Fehltage durch psychische Gründe um 6,9 Prozent gegenüber dem Vorjahr.
Warnsignale im Zusammenhang mit Fehlzeiten:
- Wochentag-Clustering: Häufung an Montagen und Freitagen
- Konzentration auf einzelne Abteilungen oder Führungskräfte
- Wiederholte Kurzzeiterkrankungen unter drei Tagen
- Abrupter Anstieg nach Restrukturierungen oder Tool-Wechseln
Mit einem durchdachten Fehlzeitenmanagement kannst du diesen Warnsignalen begegnen und den Krankenstand senken.
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Wie kann ich Fehlzeiten digital erfassen?
Ein digitales Fehlzeitenmanagement macht Muster erkennbar und liefert sowohl Warnungen als auch Daten für weitere Maßnahmen und Entscheidungen.
- Offenlegung: Alle Abwesenheiten gesammelt, in Echtzeit, abteilungsübergreifend
- Mustererkennung: Auswertung nach Wochentag, Saison, Team, Ursache
- Frühwarnung: Alerts bei auffälligen Häufungen oder Burnout-Indikatoren
absentify deckt diese Anforderungen direkt in Microsoft 365 ab. Abwesenheiten erscheinen in Teams und Outlook, ohne dass HR oder Mitarbeiter zwischen Anwendungen wechseln. Über die Power-BI-Integration lassen sich Fehlzeiten-Dashboards mit Vorjahresvergleich, Abteilungsfilter und Trendanalyse aufbauen.
- Automatische Berechnung von Fehlzeiten- und Krankenquote direkt aus den erfassten Abwesenheitsdaten.
- Frühwarnsystem bei auffälligen Häufungen sowie lückenlose AU-Historie zur Nachweispflicht bei Lohnfortzahlung.
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Fehlzeiten – Häufige Fragen & Antworten
Über den Autor
Anna Keller
Content Managerin bei absentify
Als Blogautorin bei absentify erklärt Anna Keller, wie Unternehmen Abwesenheiten, Urlaub und Arbeitszeiten effizient verwalten können. In ihren Artikeln verbindet sie HR-Praxis mit Microsoft 365-Tipps für Outlook und Teams und liefert Vorlagen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Softwarevergleiche für moderne, digitale Prozesse.
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