Krankenquote berechnen: Anleitung für HR und Führungskräfte
In deinem Unternehmen steigen die krankheitsbedingten Fehltage und du suchst nach einer verlässlichen Methode, um den Anteil korrekt zu ermitteln? Dieser Artikel zeigt dir das Vorgehen, um die Krankenquote zu berechnen, welche Werte als Orientierung dienen und wie du mit passenden Werkzeugen und Tools automatisiert Zahlen gewinnst.
18. September 2025
Lesezeit: 5 Minuten
Content Managerin bei absentify
Inhalt
Krankenquote – Das Wichtigste in 60 Sekunden erklärt:
Krankenquote berechnen – Definition und Abgrenzung
Wie wird die Krankenquote berechnet?
Benötigte Daten und Erfassung: Krankheitstage pro Mitarbeiter
Sonderfälle in der Berechnung der Krankenquote
Was ist eine normale Krankenquote?
Ursachen für eine hohe Krankenquote
Auswirkungen einer hohen Krankenquote
Maßnahmen gegen eine hohe Krankenquote
Fehlzeiten online erfassen, mit absentify als Praxishilfe
Krankenquote berechnen – Häufige Fragen und Antworten
Krankenquote – Das Wichtigste in 60 Sekunden erklärt:
- Krankenquote zuverlässig berechnen: Mit der Formel (Krankheitstage ÷ Soll-Arbeitstage) × 100 lässt sich der Anteil krankheitsbedingter Ausfallzeiten im Unternehmen transparent ermitteln.
- Benchmarks & Vergleichswerte: Eine Krankenquote von 5–6 % gilt bundesweit als Durchschnitt, Werte über 6 % deuten auf Handlungsbedarf hin. Wichtig: Teilzeit, Fluktuation und Langzeitkranke müssen korrekt berücksichtigt werden.
- Ursachen verstehen & gezielt gegensteuern: Häufige Auslöser für hohe Krankenquoten sind psychische Belastung, schlechte Ergonomie und Infektionsrisiken. Maßnahmen wie flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsangebote oder ergonomische Anpassungen wirken präventiv.
- Digitales Abwesenheitsmanagement mit absentify: Das Tool ermöglicht automatische Erfassung und Auswertung von Krankmeldungen, liefert Echtzeit-Dashboards und Frühwarnsysteme für Führungskräfte.
Krankenquote berechnen – Definition und Abgrenzung
Die Krankenquote gibt in Prozent an, wie viele Arbeitstage Mitarbeiter im gewählten Zeitraum aufgrund von Krankheit ausfallen. Dabei zählen ausschließlich ärztlich bescheinigte Fehltage, um den reinen Gesundheitszustand des Teams transparent darzustellen.
Im Unterschied zur Fehlzeitenquote, die alle Abwesenheiten wie Urlaub oder Fortbildungen einbezieht, fokussiert sich die Krankenquote ausschließlich auf krankheitsbedingte Ausfälle. Dadurch eignet sie sich, um gezielt die gesundheitlichen Kosten und Ressourcenverluste zu ermitteln.
Wie wird die Krankenquote berechnet?
Um den Krankenstand zu berechnen, sind die Summe aller krankheitsbedingten Fehltage sowie die Summe der Soll-Arbeitstage nötig.
Die Formel zur Berechnung der Krankenquote lautet:
Krankenquote (%) = (Summe der krankheitsbedingten Fehltage ÷ Summe der Soll-Arbeitstage) × 100
Angenommen, in einem Quartal fallen in deinem Team 40 ärztlich bescheinigte Fehltage an und die vertraglich vereinbarten Soll-Arbeitstage aller Mitarbeiter betragen 800, ergibt sich eine Krankenquote von 5% (40 ÷ 800 × 100). Diese Prozentzahl zeigt dir, dass rechnerisch 5% der bezahlten Arbeitszeit im genannten Zeitraum aufgrund von Krankheit verloren gingen.
Benötigte Daten und Erfassung: Krankheitstage pro Mitarbeiter
Für die Krankenquote brauchst du zwei Zahlen:
- Summe der gesammelten Krankheitstage
- Summe der Soll-Arbeitstage
Diese erfasst du durch das folgende Vorgehen:
- Krankheitstage zählen: Jeder ärztlich bescheinigte Ausfalltag (ganztags = 1, halbtags = 0,5) fließt in die Gesamtzahl ein.
- Soll-Arbeitstage ermitteln: Addiere die vertraglich vereinbarten Arbeitstage aller Mitarbeitenden und ziehe Urlaubs- sowie Feiertage ab.
- Hinweis auf Sonderfälle: Teilzeitkräfte und wechselnde Mitarbeiterzahlen werden anteilig berücksichtigt.
Sonderfälle in der Berechnung der Krankenquote
In der Praxis treten häufig Ausnahmesituationen auf, die du separat handhaben musst, damit die Quote nicht verzerrt wird:
- Teilzeitkräfte anteilig erfassen: Zähle die vertraglich vereinbarten Arbeitstage der Teilzeitkraft (z.B. 2 Tage/Woche) und multipliziere sie mit der Zahl der Wochen im Zeitraum.
- Mitarbeiterfluktuation ausgleichen: Berechne die Soll-Arbeitstage anhand der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl im Zeitraum (Vollzeitäquivalente) oder führe die Krankenquote monatlich/vierteljährlich getrennt und bilde dann den Durchschnitt.
- Langzeitkranke beachten: Beschließe, ob Fehltage nach Ende der 42 Tage Lohnfortzahlung weiterhin in die Krankheitsstatistik einfließen oder ausgeklammert werden.
- Betriebsbedingte Ausfälle ausschließen: Technische Störungen, Streiks oder Betriebsurlaub sind keine Krankheitstage. Ziehe solche Tage von den Soll-Arbeitstagen ab, damit sie die Krankenquote nicht verfälschen.
Was ist eine normale Krankenquote?
Als grober Richtwert liegt die durchschnittliche Krankenquote in Deutschland bei etwa 5 bis 6%. Werte unter 3 % gelten als niedrig, zwischen 3 und 5% als durchschnittlich und über 5% als erhöht.
- Bundesweiter Durchschnitt: Rund 5 bis 6%
- Branchenunterschiede: Gesundheitswesen und Logistik häufig über 6%, IT/Banken eher bei 3 bis 4 %.
Tipp: Vergleiche die Krankheitsrate mit Vorjahreswerten und Abteilungsdaten, um frühzeitig Trends zu erkennen und entsprechend zu reagieren.
Ursachen für eine hohe Krankenquote
Eine überdurchschnittlich hohe Krankenquote wirkt sich direkt auf Produktivität, Kosten und Teamdynamik aus. Die wichtigsten Ursachen sind:
- Mangelhafte Arbeitsbedingungen: Ungünstige Ergonomie und unzureichende Lüftung fördern Rückenprobleme und Atemwegsinfektionen, was Ausfalltage erhöht.
- Übermäßige Belastung: Anhaltender Zeitdruck und häufige Überstunden führen zu Erschöpfung, die das Immunsystem schwächt und Fehlzeiten steigen lässt.
- Infektionsrisiken: Gemeinschaftsräume ohne angemessene Hygienemaßnahmen begünstigen die Verbreitung von Erkältungen und Grippe, wodurch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ausfallen.
- Psychische Belastung: Ständige Erreichbarkeit ohne klare Erholungsphasen fördert Burnout-Symptome und verursacht dadurch mehr Krankmeldungen.
Auswirkungen einer hohen Krankenquote
Eine überdurchschnittlich hohe Krankenquote wirkt sich direkt auf Produktivität, Kosten und Teamdynamik aus. Zu den drastischsten Konsequenzen zählen:
- Produktivitätsverlust: Jeder krankheitsbedingter Fehltag verringert die verfügbaren Arbeitsstunden, was Projekte verzögert und Fristen gefährdet.
- Erhöhte Personalkosten: Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Einsatz von Vertretungen oder externen Dienstleistern treiben den Personalaufwand in die Höhe.
- Belastung des verbliebenen Teams: Häufige Ausfälle verteilen zusätzliche Aufgaben auf gesunde Mitarbeiter, was zu Stress, geringer Motivation und weiteren Ausfällen führen kann.
- Planungsunsicherheit: Unvorhersehbare Fehlzeiten erschweren die Einsatz- und Kapazitätsplanung für Führungskräfte.
Maßnahmen gegen eine hohe Krankenquote
Eine hohe Krankenquote verlangt gezielte Schritte, um Ausfalltage zu reduzieren und die Gesundheit der Mitarbeiter zu stärken:
- Arbeitsplatz verbessern: Sorge für Pausenregelungen und überprüfe die Belüftung. Ergonomische Möbel und regelmäßige Wartung senken gesundheitliche Risiken.
- Angebote zur Gesundheitsförderung: Biete betriebsärztliche Untersuchungen und Impfaktionen an. Organisiere Workshops zu Rückenübungen oder Stressabbau, um Ausfälle zu verringern.
- Flexible Arbeitszeiten einführen: Erlaube Gleitzeit oder Home-Office, um Infektionsrisiken in Grippezeiten zu reduzieren und Erholungsphasen zu schaffen.
- Kommunikation fördern: Etabliere klare Meldewege für Krankmeldungen. Regelmäßige Gespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitern decken Belastungsquellen auf.
- Teamprogramme zur Gesundheitsbindung: Starte Aktionstage wie ”Bewegungspause” oder Gehgruppen. Gemeinsame Aktivitäten stärken den Zusammenhalt und reduzieren Stresssymptome.
- Früherkennung durch Abwesenheitsmanagement: Nutze Tools wie absentify, um Fehlzeiten in Echtzeit zu überwachen. Steigt die Quote in einem Team, kannst du rechtzeitig gezielte Maßnahmen ergreifen.
Outlook und Teams richtig nutzen: mit absentify. Behalte deine Urlaubs- und Abwesenheitsplanung im Überblick.
Fehlzeiten online erfassen, mit absentify als Praxishilfe
Ein digital gestütztes System hilft, Krankheitstage sofort und lückenlos zu erfassen, ohne manuelle Tabellenpflege. absentify übernimmt die Datenerfassung, Berechnung und Auswertung, sodass du jederzeit vertrauliche und aktuelle Zahlen abrufen kannst:
Automatische Krankmeldung über Teams oder Outlook
Mitarbeiter geben ihre Krankschreibung direkt in Microsoft Teams oder Outlook ein. absentify speichert jeden gemeldeten Tag sofort, sodass keine Fehltage verloren gehen.
Eine Datenbank statt Excel-Listen
abwesende Mitarbeiter und ihre Ausfalldaten liegen in einem einzigen System. Doppelbuchungen und veraltete Versionen gehören der Vergangenheit an.
Echtzeitberechnung der Krankenquote
absentify zieht alle erfassten Krankheitstage sowie Soll-Arbeitstage automatisch zusammen. Du siehst sofort die aktuelle Krankenquote, ohne manuelle Eingaben oder Formelanpassungen.
Einzigartige Auswertungen und Dashboards
Über vordefinierte Berichte erhältst du durchschnittliche Krankheitstage pro Mitarbeiter, Verteilung nach Abteilungen und Trends über beliebige Zeiträume. Per Power-BI-Connector erstellst du bei Bedarf eigene Grafiken.
Früherkennung und Benachrichtigungen
Steigt der Anteil krankheitsbedingter Ausfälle in einem Team über ein definiertes Limit, sendet absentify automatisch eine Warnung an Führungskräfte. Damit kannst du rechtzeitig eingreifen.
Krankenquote berechnen – Häufige Fragen und Antworten
Welche gesetzlichen Vorgaben gelten für die Erfassung von Krankheitsdaten?
Unternehmen müssen krankheitsbedingte Fehltage gemäß Entgeltfortzahlungsgesetz korrekt dokumentieren und aufbewahren, um Lohnfortzahlungsansprüche rechtlich nachweisen zu können. Zusätzlich regelt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zusammen mit der DSGVO, dass Gesundheitsdaten vertraulich behandelt und nur berechtigten Personen zugänglich gemacht werden.
Wie wirken sich Langzeitkrankheiten auf den Vergleich von Krankenquoten aus?
Langzeitkrankheiten können Durchschnittswerte stark verzerren, weil ein einzelner Mitarbeiter über Wochen oder Monate hinweg viele Fehltage verursacht und die Quote deutlich erhöht. Um einen realistischen Vergleich zu ermöglichen, werden Langzeiterkrankte in manchen Betrieben separat ausgewiesen oder nach der 42-tägigen Lohnfortzahlung ausgeklammert, damit der operative Krankenstand nicht verfälscht wird.
Wie berücksichtige ich saisonale Schwankungen bei der Analyse der Krankenquote?
Saisonale Effekte wie Grippewellen im Winter führen zu erhöhten Krankheitsraten über mehrere Wochen hinweg und sollten durch einen Vergleich mit Vorjahreszeiträumen oder gleitenden 12-Monats-Werten relativiert werden. Indem du Quartals- oder Monatsquoten statt nur Jahresquoten heranziehst, erkennst du saisonale Ausschläge rechtzeitig und kannst Präventionsmaßnahmen gezielt planen.
Wie erstelle ich mit Excel eine Übersicht zur Krankenstands-Analyse?
Lege in Excel eine Tabelle mit Spalten für Mitarbeitername, Beginn und Ende der Krankheitsfälle sowie Funktionstagen an, um automatisch die Krankheitstage pro Person und Gesamtfehltage zu berechnen. Mit Pivot-Tabellen und Diagrammen visualisierst du dann die Krankenquote nach Abteilung, Monat oder Jahr, um Muster und Trends direkt zu erkennen.
Wie kann ich Krankenquoten verschiedener Abteilungen korrekt vergleichen?
Beim Vergleich verschiedener Abteilungen solltest du stets die Vollzeitäquivalente (VZÄ) und unterschiedliche Einsatzzeiträume beachten, damit die Soll-Arbeitstage vergleichbar sind. Zusätzlich empfiehlt sich ein Abgleich mit brancheneigenen Benchmarks, da Teams mit hoher körperlicher Belastung naturgemäß höhere Ausfallraten haben als Büroeinheiten.
Wie unterstützt absentify die transparente Kommunikation von Krankenständen im Team?
absentify liefert in Echtzeit eine Übersicht aller eingegangenen Krankmeldungen und zeigt den aktuellen Krankenstand in einfachen Dashboards, sodass alle Führungskräfte sofort sehen, wer fehlt. Gleichzeitig erzeugt das Tool automatisierte Benachrichtigungen per E-Mail oder Teams, damit Personal- und Projektverantwortliche ohne Mehraufwand informiert bleiben.
Wie kann ich mit absentify automatisierte Berichte zur Krankenquote erstellen?
absentify integriert die Erfassung aller Krankheitstage aus Outlook- oder Teams-Daten automatisch in Standardreports, die du per Klick abrufen kannst, ohne manuelle Dateneingabe. Über die Schnittstelle zu Power BI lassen sich einzigartige Grafiken erzeugen, die Krankenquoten nach Zeitraum, Abteilung oder Schweregrad visualisieren und automatisch aktualisieren.
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