Krankenquote berechnen: Anleitung für HR und Führungskräfte

Krankenquote – Das Wichtigste in 60 Sekunden erklärt:

• Krankenquote zuverlässig berechnen: Mit der Formel (Krankheitstage ÷ Soll-Arbeitstage) × 100 lässt sich der Anteil krankheitsbedingter Ausfallzeiten im Unternehmen transparent ermitteln.
• Benchmarks & Vergleichswerte: Eine Krankenquote von 5–6 % gilt bundesweit als Durchschnitt, Werte über 6 % deuten auf Handlungsbedarf hin. Wichtig: Teilzeit, Fluktuation und Langzeitkranke müssen korrekt berücksichtigt werden.
• Ursachen verstehen & gezielt gegensteuern: Häufige Auslöser für hohe Krankenquoten sind psychische Belastung, schlechte Ergonomie und Infektionsrisiken. Maßnahmen wie flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsangebote oder ergonomische Anpassungen wirken präventiv.
• Digitales Abwesenheitsmanagement mit absentify: Das Tool ermöglicht automatische Erfassung und Auswertung von Krankmeldungen, liefert Echtzeit-Dashboards und Frühwarnsysteme für Führungskräfte.

Krankenquote berechnen – Definition und Abgrenzung

Die Krankenquote gibt in Prozent an, wie viele Arbeitstage Mitarbeiter im gewählten Zeitraum aufgrund von Krankheit ausfallen. Dabei zählen ausschließlich ärztlich bescheinigte Fehltage, um den reinen Gesundheitszustand des Teams transparent darzustellen.

Im Unterschied zur Fehlzeitenquote, die alle Abwesenheiten wie Urlaub oder Fortbildungen einbezieht, fokussiert sich die Krankenquote ausschließlich auf krankheitsbedingte Ausfälle. Dadurch eignet sie sich, um gezielt die gesundheitlichen Kosten und Ressourcenverluste zu ermitteln.

Wie wird die Krankenquote berechnet?

Um den Krankenstand zu berechnen, sind die Summe aller krankheitsbedingten Fehltage sowie die Summe der Soll-Arbeitstage nötig.

Die Formel zur Berechnung der Krankenquote lautet:

Krankenquote (%) = (Summe der krankheitsbedingten Fehltage ÷ Summe der Soll-Arbeitstage) × 100

Angenommen, in einem Quartal fallen in deinem Team 40 ärztlich bescheinigte Fehltage an und die vertraglich vereinbarten Soll-Arbeitstage aller Mitarbeiter betragen 800, ergibt sich eine Krankenquote von 5% (40 ÷ 800 × 100). Diese Prozentzahl zeigt dir, dass rechnerisch 5% der bezahlten Arbeitszeit im genannten Zeitraum aufgrund von Krankheit verloren gingen.

Benötigte Daten und Erfassung: Krankheitstage pro Mitarbeiter

Für die Krankenquote brauchst du zwei Zahlen:

1. Summe der gesammelten Krankheitstage
2. Summe der Soll-Arbeitstage

Diese erfasst du durch das folgende Vorgehen:

• Krankheitstage zählen: Jeder ärztlich bescheinigte Ausfalltag (ganztags = 1, halbtags = 0,5) fließt in die Gesamtzahl ein.
• Soll-Arbeitstage ermitteln: Addiere die vertraglich vereinbarten Arbeitstage aller Mitarbeitenden und ziehe Urlaubs- sowie Feiertage ab.
• Hinweis auf Sonderfälle: Teilzeitkräfte und wechselnde Mitarbeiterzahlen werden anteilig berücksichtigt.

Sonderfälle in der Berechnung der Krankenquote

In der Praxis treten häufig Ausnahmesituationen auf, die du separat handhaben musst, damit die Quote nicht verzerrt wird:

• Teilzeitkräfte anteilig erfassen: Zähle die vertraglich vereinbarten Arbeitstage der Teilzeitkraft (z.B. 2 Tage/Woche) und multipliziere sie mit der Zahl der Wochen im Zeitraum.
• Mitarbeiterfluktuation ausgleichen: Berechne die Soll-Arbeitstage anhand der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl im Zeitraum (Vollzeitäquivalente) oder führe die Krankenquote monatlich/vierteljährlich getrennt und bilde dann den Durchschnitt.
• Langzeitkranke beachten: Beschließe, ob Fehltage nach Ende der 42 Tage Lohnfortzahlung weiterhin in die Krankheitsstatistik einfließen oder ausgeklammert werden.
• Betriebsbedingte Ausfälle ausschließen: Technische Störungen, Streiks oder Betriebsurlaub sind keine Krankheitstage. Ziehe solche Tage von den Soll-Arbeitstagen ab, damit sie die Krankenquote nicht verfälschen.

Was ist eine normale Krankenquote?

Als grober Richtwert liegt die durchschnittliche Krankenquote in Deutschland bei etwa 5 bis 6%. Werte unter 3 % gelten als niedrig, zwischen 3 und 5% als durchschnittlich und über 5% als erhöht.

• Bundesweiter Durchschnitt: Rund 5 bis 6%
• Branchenunterschiede: Gesundheitswesen und Logistik häufig über 6%, IT/Banken eher bei 3 bis 4 %.

Tipp: Vergleiche die Krankheitsrate mit Vorjahreswerten und Abteilungsdaten, um frühzeitig Trends zu erkennen und entsprechend zu reagieren.

Ursachen für eine hohe Krankenquote

Eine überdurchschnittlich hohe Krankenquote wirkt sich direkt auf Produktivität, Kosten und Teamdynamik aus. Die wichtigsten Ursachen sind:

• Mangelhafte Arbeitsbedingungen: Ungünstige Ergonomie und unzureichende Lüftung fördern Rückenprobleme und Atemwegsinfektionen, was Ausfalltage erhöht.
• Übermäßige Belastung: Anhaltender Zeitdruck und häufige Überstunden führen zu Erschöpfung, die das Immunsystem schwächt und Fehlzeiten steigen lässt.
• Infektionsrisiken: Gemeinschaftsräume ohne angemessene Hygienemaßnahmen begünstigen die Verbreitung von Erkältungen und Grippe, wodurch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ausfallen.
• Psychische Belastung: Ständige Erreichbarkeit ohne klare Erholungsphasen fördert Burnout-Symptome und verursacht dadurch mehr Krankmeldungen.

Auswirkungen einer hohen Krankenquote

Eine überdurchschnittlich hohe Krankenquote wirkt sich direkt auf Produktivität, Kosten und Teamdynamik aus. Zu den drastischsten Konsequenzen zählen:

• Produktivitätsverlust: Jeder krankheitsbedingter Fehltag verringert die verfügbaren Arbeitsstunden, was Projekte verzögert und Fristen gefährdet.
• Erhöhte Personalkosten: Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Einsatz von Vertretungen oder externen Dienstleistern treiben den Personalaufwand in die Höhe.
• Belastung des verbliebenen Teams: Häufige Ausfälle verteilen zusätzliche Aufgaben auf gesunde Mitarbeiter, was zu Stress, geringer Motivation und weiteren Ausfällen führen kann.
• Planungsunsicherheit: Unvorhersehbare Fehlzeiten erschweren die Einsatz- und Kapazitätsplanung für Führungskräfte.

Maßnahmen gegen eine hohe Krankenquote

Eine hohe Krankenquote verlangt gezielte Schritte, um Ausfalltage zu reduzieren und die Gesundheit der Mitarbeiter zu stärken:

• Arbeitsplatz verbessern: Sorge für Pausenregelungen und überprüfe die Belüftung. Ergonomische Möbel und regelmäßige Wartung senken gesundheitliche Risiken.
• Angebote zur Gesundheitsförderung: Biete betriebsärztliche Untersuchungen und Impfaktionen an. Organisiere Workshops zu Rückenübungen oder Stressabbau, um Ausfälle zu verringern.
• Flexible Arbeitszeiten einführen: Erlaube Gleitzeit oder Home-Office, um Infektionsrisiken in Grippezeiten zu reduzieren und Erholungsphasen zu schaffen.
• Kommunikation fördern: Etabliere klare Meldewege für Krankmeldungen. Regelmäßige Gespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitern decken Belastungsquellen auf.
• Teamprogramme zur Gesundheitsbindung: Starte Aktionstage wie ”Bewegungspause” oder Gehgruppen. Gemeinsame Aktivitäten stärken den Zusammenhalt und reduzieren Stresssymptome.‍
• Früherkennung durch Abwesenheitsmanagement: Nutze Tools wie absentify, um Fehlzeiten in Echtzeit zu überwachen. Steigt die Quote in einem Team, kannst du rechtzeitig gezielte Maßnahmen ergreifen.

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Fehlzeiten online erfassen, mit absentify als Praxishilfe

Ein digital gestütztes System hilft, Krankheitstage sofort und lückenlos zu erfassen, ohne manuelle Tabellenpflege. absentify übernimmt die Datenerfassung, Berechnung und Auswertung, sodass du jederzeit vertrauliche und aktuelle Zahlen abrufen kannst:

Automatische Krankmeldung über Teams oder Outlook

Mitarbeiter geben ihre Krankschreibung direkt in Microsoft Teams oder Outlook ein. absentify speichert jeden gemeldeten Tag sofort, sodass keine Fehltage verloren gehen.

Eine Datenbank statt Excel-Listen

abwesende Mitarbeiter und ihre Ausfalldaten liegen in einem einzigen System. Doppelbuchungen und veraltete Versionen gehören der Vergangenheit an.

Echtzeitberechnung der Krankenquote

absentify zieht alle erfassten Krankheitstage sowie Soll-Arbeitstage automatisch zusammen. Du siehst sofort die aktuelle Krankenquote, ohne manuelle Eingaben oder Formelanpassungen.

Einzigartige Auswertungen und Dashboards

Über vordefinierte Berichte erhältst du durchschnittliche Krankheitstage pro Mitarbeiter, Verteilung nach Abteilungen und Trends über beliebige Zeiträume. Per Power-BI-Connector erstellst du bei Bedarf eigene Grafiken.

Früherkennung und Benachrichtigungen

Steigt der Anteil krankheitsbedingter Ausfälle in einem Team über ein definiertes Limit, sendet absentify automatisch eine Warnung an Führungskräfte. Damit kannst du rechtzeitig eingreifen.