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Überstundeneinträge erscheinen zusammen mit Abwesenheitsanfragen unter Offen im Genehmigungsbereich, den du über das Glockensymbol öffnest. Dafür benötigt der Workspace Zugang zur Überstunden-Beta. Es gelten die konfigurierten Genehmiger und der Genehmigungsprozess des Benutzers. Siehe Einrichtung durch Admins.

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Prüfen und entscheiden

Öffne Details bei einem Eintrag mit der Kennzeichnung Überstunden. Prüfe Arbeitsdatum, Kontingent, erfasste Dauer, Kommentar, erwartetes Guthaben, Verfall und frühere Entscheidungen.
  • Genehmigen erkennt die aktuelle Dauer an. Sind weitere Genehmigungen nötig, bleibt der Eintrag offen. Das Guthaben wird erst nach erfolgreichem Abschluss des Genehmigungsprozesses hinzugefügt.
  • Weniger genehmigen erlaubt eine kürzere Dauer. Gib einen positiven Wert unter der aktuell anerkannten Dauer ein und begründe die Kürzung. Der Benutzer sieht deinen Grund. Stundenbasierte Beträge verwenden ganze Minuten, tagesbasierte Einträge halbe oder ganze Tage. Spätere Genehmiger können einen zuvor anerkannten Betrag nicht erhöhen.
  • Ablehnen erfordert einen für den Benutzer sichtbaren Grund. Ob ein weiterer Genehmiger noch entscheiden kann, hängt vom konfigurierten Genehmigungsprozess ab. Ein endgültig abgelehnter Eintrag ergibt kein Guthaben.
Der Faktor gilt für die anerkannte Dauer, nicht für die ursprünglich erfasste. Wird von zwei erfassten Stunden eine Stunde mit Faktor 1,5 genehmigt, ergibt das nach Abschluss der Genehmigung 1 Stunde 30 Minuten Guthaben. Du kannst geeignete Überstundeneinträge auch zusammen genehmigen. Prüfe vorher die Details. Für Kürzungen verwendest du Weniger genehmigen beim einzelnen Eintrag.

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Berechtigungen und Benachrichtigungen

Zugewiesene Genehmiger entscheiden, sobald sie an der Reihe sind. Administratoren und berechtigte Abteilungsmanager können innerhalb ihrer Berechtigungen im Auftrag anderer Genehmiger handeln. Benutzer ohne Administratorrechte können nicht manuell über ihre eigenen Überstundeneinträge entscheiden. Der Verlauf zeigt, wer gehandelt hat und ob die Entscheidung im Auftrag eines anderen Genehmigers erfolgte. Genehmiger können entsprechend ihren Benachrichtigungseinstellungen und dem verknüpften Konto E-Mail- und Microsoft Teams-Benachrichtigungen erhalten. Teams-Karten unterstützen Genehmigung und Ablehnung mit Begründung. Für eine kürzere Dauer öffnest du absentify. Die Genehmigungsliste und die Glockenanzeige in absentify zeigen Einträge, bei denen eine Entscheidung möglich ist. Benutzer können bei endgültiger Genehmigung oder Ablehnung per E-Mail oder Teams informiert werden.

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Verlauf

Öffne Verlauf und wähle Überstunden, um die für dich sichtbaren bearbeiteten Einträge zu prüfen. Administratoren haben Zugriff auf den gesamten Workspace. Manager und Genehmiger sehen Einträge innerhalb ihres berechtigten Bereichs. Mit der Mitarbeitersuche und Mehr anzeigen findest du ältere Ergebnisse. Öffne Details für Entscheidungen, Kürzungen, Gründe, zurückgezogene Einträge und die Gültigkeit des Guthabens. Benutzer prüfen ihre eigenen Einträge unter Meine Überstunden.

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Wenn eine Entscheidung blockiert ist

  • Du bist nicht an der Reihe: Ein anderer Genehmiger muss zuerst handeln oder der Eintrag ist dir nicht zugewiesen. Prüfe die aktuelle Genehmigungskette.
  • Bereits bearbeitet oder zurückgezogen: Aktualisiere den Eintrag. Eine andere Entscheidung kann ihn bereits abgeschlossen haben.
  • Guthaben verfallen: Eine feste Gültigkeit läuft ab dem Arbeitsdatum. Nach deren Ablauf kann die abschließende Genehmigung kein Guthaben mehr hinzufügen. Ein Genehmiger kann den ausstehenden Eintrag ablehnen oder der Benutzer kann ihn zurückziehen.
  • Arbeitsdatum außerhalb des Kontingentzeitraums: Bitte einen Administrator, das Kontingent des Benutzers zu prüfen. Bei der Genehmigung muss die Gutschrift weiterhin für das ursprüngliche Arbeitsdatum möglich sein.
  • Kontingentaktualisierung läuft: Versuche es nach Abschluss erneut. Bleibt das Problem bestehen, schreib an support@absentify.com.
Die Genehmigung erfasster Arbeit und die Genehmigung eines späteren Freizeitausgleichs sind getrennte Entscheidungen. Für den Freizeitausgleich gilt die Genehmigungsrichtlinie seiner Abwesenheitsart.