Schnellstart-Anleitung für neue Administratoren

Willkommen bei absentify! Diese Schnellstart-Anleitung unterstützt neue Administratoren dabei, die wichtigsten Schritte zu durchlaufen: dein Unternehmen registrieren, Abwesenheitsarten und Kontingente konfigurieren, deine Organisation einrichten, Benutzer hinzufügen sowie testen und starten.

Schritt 1: Registrierung deines Unternehmens

Die Registrierung bei absentify läuft in zwei Phasen ab. Zuerst meldest du dich an, danach führt dich ein kurzer Einrichtungsassistent durch die Erstellung deines Workspace.1. Anmelden

E-Mail eingeben: Besuche absentify.com und öffne die Seite Erstelle deinen Account. Gib deine geschäftliche E-Mail-Adresse ein und klicke auf Weiter.
Anmeldemethode wählen: Der nächste Bildschirm zeigt Fortfahren als und deine E-Mail-Adresse. Klicke auf Ändern, wenn du eine andere Adresse brauchst. Wähle dann eine der beiden Optionen:
- Mit Microsoft 365 registrieren: Klicke auf diesen Button. Darunter steht Empfohlen · volle Microsoft-365-Integration. Microsoft öffnet sich mit der E-Mail-Adresse, die du eingegeben hast, sodass du nur noch dein Passwort oder MFA bestätigen musst.
- Mit E-Mail fortfahren: Nutze diese Option, wenn eine Anmeldung mit Microsoft 365 nicht möglich ist. Du landest auf der Registrierungsseite, die den Einrichtungsassistenten öffnet oder die Seite Herzlich Willkommen zeigt. Eine Bestätigungs-E-Mail wird parallel gesendet (muss innerhalb von 14 Tagen bestätigt werden).

Wenn du absentify in Microsoft Teams öffnest, siehst du zuerst Überprüfe deine Microsoft 365-Sitzung…. Wenn Microsoft die Anmeldung abschließen kann, entfällt das Formular. Wenn nicht, ist deine Teams-E-Mail vorausgefüllt und du startest auf dem Bildschirm zur Anmeldemethode.Wenn dein Unternehmen absentify bereits nutztWenn absentify einen bestehenden Workspace für deinen Microsoft-Tenant oder deine E-Mail-Domain findet, siehst du Herzlich Willkommen mit Deine Firma nutzt bereits absentify. Wenn du Mit E-Mail fortfahren gewählt hast, zeigt die Seite Um die Teams zu sehen und den Beitritt anzufragen, öffne den Link, den wir an deine E-Mail-Adresse gesendet haben. Nach der Bestätigung oder wenn du Mit Microsoft 365 registrieren gewählt hast, siehst du, wie viele Teams gefunden wurden. Jeder passende Workspace wird mit Namen und Mitgliederzahl aufgelistet. Du kannst einem Workspace beitreten oder einen eigenen erstellen:

Beitritt zu einem bestehenden Workspace anfragen: Klicke neben dem Workspace auf Beitritt anfragen, füge optional eine Nachricht hinzu und klicke dann auf Anfrage senden. Eine Nachricht ist optional, muss aber, falls du eine hinzufügst, zwischen 5 und 1.000 Zeichen lang sein.
Ein neues Team erstellen: Wähle, für dein Team neu zu starten, um den Beitritt zu überspringen und mit dem Einrichtungsassistenten unten fortzufahren. Diese Option erscheint nur, wenn dein Tenant das Erstellen eines neuen Workspace erlaubt.

Nachdem du eine Beitrittsanfrage gesendet hast, bringt dich absentify zu einer Bestätigungsseite Antrag gesendet! 👍. Ein Administrator dieses Workspace prüft die Anfrage. Von dort aus kannst du weiterhin ein neues Team erstellen (sofern erlaubt), Antrag, einem anderen Team beizutreten wählen oder über Nicht sicher? einen Chat mit dem Support öffnen.

Während der 5-Minuten-Wartezeit sind Beitritt anfragen und Anfrage senden deaktiviert. Nach Ablauf aktualisiert ein erneutes Senden an denselben Workspace die ausstehende Anfrage für diesen Workspace, anstatt ein Duplikat zu erstellen. Du kannst höchstens 5 ausstehende Anfragen über alle Workspaces hinweg gleichzeitig haben. Wenn das Senden fehlschlägt, siehst du eine Meldung mit dem Grund.

Manche Organisationen sind so konfiguriert, dass neue Registrierungen aus ihrem Tenant keinen separaten Workspace erstellen können, solange bereits einer besteht. Falls das auf dich zutrifft, wird das Erstellen eines neuen Workspace nicht angeboten und der Beitritt zum bestehenden Workspace ist der einzige Weg, um loszulegen.

2. Den Einrichtungsassistenten durchlaufenNach der Anmeldung führt dich ein kurzer Assistent Schritt für Schritt durch die Erstellung deines Workspace. Jeder Schritt hat einen klaren Fokus, und du kannst jederzeit über Zurück frühere Antworten ändern — dein Fortschritt bleibt im Browser erhalten, falls du die Seite neu lädst.

Unternehmen — Gib den Namen deines Unternehmens bzw. Workspace ein. Bei einer Microsoft-Anmeldung wird das Feld aus deinem Tenant vorausgefüllt; du kannst es bearbeiten.
Standort — Wähle das Land (und ggf. die Region bzw. das Bundesland), in dem dein Team ansässig ist. absentify konfiguriert daraus automatisch regionale Einstellungen wie Datumsformat, Zeitformat, Wochenbeginn und Zeitzone vor. Weitere Standorte mit eigenen Feiertagskalendern kannst du später in den Einstellungen anlegen.
Über dich — Sag uns, wie groß dein Team ist und – optional – welche Rolle du im Unternehmen hast (z.B. HR-Manager, Gründer, IT-Admin). Das Rollen-Feld ist optional und kann übersprungen werden.
Wie du uns gefunden hast — Lass uns wissen, wie du auf absentify aufmerksam geworden bist. Das hilft uns, mehr Teams wie deins zu erreichen.
Überprüfen und erstellen — Sieh dir die Zusammenfassung an: Unternehmen, Standort, Sprache, Teamgröße, Rolle und wie du uns gefunden hast. Über die Bearbeiten-Links springst du zurück zum passenden vorherigen Schritt, oder du klappst den Bereich Erweiterte regionale Voreinstellungen auf, um Zeitzone, Datumsformat, Zeitformat, Wochenbeginn und den Beginn des Geschäftsjahres anzupassen, bevor du den Workspace erstellst. Wenn alles passt, klicke auf Workspace erstellen.

Empfehlung: Verwende ein Microsoft-Arbeitskonto, um eine ordnungsgemäße Integration mit Teams und Outlook sicherzustellen und alle Automatisierungen zu nutzen.

Schritt 2: Abwesenheitsarten und Kontingente konfigurieren

Lege zunächst fest, welche Arten von Abwesenheiten deine Benutzer beantragen können und, falls nötig, wie ihre Urlaubssalden verwaltet werden. Bei der Registrierung legt absentify bereits Standard-Abwesenheitsarten an, zum Beispiel Urlaub, Krankheit und Home Office. Prüfe und passe sie an und ergänze nur, was fehlt.1. Abwesenheitsarten prüfen und ergänzenGehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten, öffne die vorhandenen Abwesenheitsarten, um sie anzupassen, und klicke auf Neue Abwesenheitsart hinzufügen, um weitere Abwesenheitsarten anzulegen, die deine Organisation braucht. Lege für jede Abwesenheitsart die Einheit fest (Tage oder halbe Tage; Stunden und Minuten ab dem Mini-Plan) und bestimme mit dem Schalter Muss genehmigt werden, ob Anfragen genehmigt werden müssen. Mehr zu Abwesenheitsarten.2. Kontingente prüfen (optional)Kontingente und die Verfolgung von Salden sind optional. Ein Kontingent ist der Saldo, den absentify verfolgt, zum Beispiel der Jahresurlaub. Kontingentregeln legen fest, wie viel davon Benutzer erhalten, wann es gutgeschrieben wird und wie Übertrag und Verfall funktionieren.Bei der Registrierung legt absentify bereits ein Urlaubskontingent mit einer Standardregel an, das mit der Abwesenheitsart Urlaub verknüpft ist. Prüfe es unter Einstellungen > Kontingente und passe die Regel an deine Richtlinie an.So fügst du ein weiteres Kontingent hinzu:

Klicke unter Einstellungen > Kontingente auf Neues Kontingent.
Füge Kontingentregeln hinzu, um festzulegen, wie viel Urlaub Benutzer erhalten und wann er gutgeschrieben wird, einschließlich Übertrag und Verfall.
Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten, öffne die passende Abwesenheitsart, aktiviere Vom Kontingent abziehen und wähle das Kontingent unter Welches Kontingent? aus.

Abwesenheitsarten kannst du auch ohne Kontingente verwenden. Benutzer können dann weiterhin Abwesenheiten beantragen, für diese Anfragen wird aber kein Saldo verfolgt. Mehr zu Kontingenten.

Schritt 3: Deine Organisation konfigurieren

Konfiguriere als Nächstes die Struktur und die Einstellungen deiner Organisation:

Abteilungen: Bei der Registrierung legt absentify eine Beispielabteilung mit eigener Standard-Kontingentregel an. Gehe zu Einstellungen > Abteilungen, um sie umzubenennen oder anzupassen, und klicke auf Neue Abteilung hinzufügen, um weitere anzulegen. Weise den Manager der Abteilung zu und lege das Genehmigungsverfahren fest (ein anderes als das Standardverfahren erfordert einen kostenpflichtigen Plan). Mehr zu Abteilungen.
Feiertage: Gehe zu Einstellungen > Feiertage, um Feiertagskalender zu verwalten. Der Kalender für das Land aus deiner Registrierung ist bereits der Standard für neue Benutzer. Du kannst diesen Standard in den Standard-Benutzereinstellungen ändern (siehe Schritt 4) und bei Bedarf im Profil eines Benutzers einen anderen Kalender zuweisen (Feld Feiertagskalender auf dem Tab Profil). Mehr zu Feiertagen.
Geschäftszeiten: Prüfe die Geschäftszeiten deiner Organisation unter Einstellungen > Allgemein > Geschäftszeiten. Individuelle Zeitpläne legst du separat auf dem Tab Zeitplan des jeweiligen Benutzers fest. Mehr zu Geschäftszeiten.
Datenschutz und Authentifizierung: Prüfe bei Bedarf Einstellungen > Datenschutz und Einstellungen > Authentifizierung. Mehr zum Datenschutz und zur Authentifizierung.

Wenn du Kontingente verwendest, kannst du in einer Abteilung unter Einstellungen > Abteilungen im Bereich Kontingentregeln für neue Mitarbeiter auch abteilungsspezifische Standard-Kontingentregeln festlegen.

Schritt 4: Benutzer hinzufügen und konfigurieren

Sobald die Einstellungen deiner Organisation stehen, legst du zuerst die Standardwerte für neue Benutzer fest und fügst dann deine Benutzer hinzu.Zuerst die Standard-Benutzereinstellungen konfigurierenGehe vor dem Hinzufügen von Benutzern zu Einstellungen > Benutzer und klicke auf Standard-Benutzereinstellungen. Prüfe die Standardwerte für neue Benutzer, zum Beispiel Zeitzone, Sprache und Feiertagskalender. Wenn du Kontingente verwendest, wähle im Bereich Kontingentregeln für neue Benutzer die Standard-Kontingentregeln aus. Die Standardwerte gelten nur für Benutzer, die eingeladen oder synchronisiert werden, nachdem du sie festgelegt hast. Mehr zu den Standard-Benutzereinstellungen.Benutzer hinzufügenNutze eine der folgenden Methoden:

Benutzer manuell hinzufügen: Gehe zu Einstellungen > Benutzer, klicke auf Einen neuen Benutzer einladen und gib die Daten des Benutzers ein.
Massenupload per Excel: Klicke unter Einstellungen > Benutzer auf Benutzer importieren, lade die Excel-Vorlage herunter, fülle die Benutzerdaten aus und lade die Datei hoch. absentify validiert die Daten, bevor die Benutzer eingeladen werden. Aktive Benutzer erhalten sofort eine Einladungs-E-Mail. Setze den Status auf inaktiv, wenn Benutzer noch keine E-Mail erhalten sollen.
Synchronisation mit Microsoft Teams oder Entra ID: Richte die Synchronisation unter Einstellungen > Integrations > AD-Gruppen-Sync ein und ordne Entra-ID- oder Teams-Gruppen Abteilungen zu. Dafür muss die Berechtigung für die Gruppensynchronisation unter Einstellungen > Microsoft aktiviert sein. Mehr zur Gruppensynchronisation und zu den Microsoft-Einstellungen.

Einzelne Benutzereinstellungen prüfenÖffne unter Einstellungen > Benutzer das Profil jedes Benutzers und prüfe:

Arbeitszeitplan: Stelle auf dem Tab Zeitplan sicher, dass Arbeitstage und Arbeitszeiten stimmen, besonders bei Benutzern in Teilzeit. Arbeitstage und Arbeitszeiten beeinflussen die Berechnung von Abwesenheiten. Mehr dazu.
Feiertagskalender: Prüfe auf dem Tab Profil das Feld Feiertagskalender und ändere es, wenn ein Benutzer einen anderen Kalender braucht. Mehr dazu.
Kontingentregeln: Prüfe auf dem Tab Kontingent die zugewiesenen Kontingentregeln, falls zutreffend. Mehr dazu.
Genehmigungen: Prüfe auf dem Tab Genehmiger bei Bedarf die individuellen Genehmiger. Mehr dazu.

Du kannst Benutzer als inaktiv hinzufügen und ihre Einstellungen finalisieren, bevor du sie aktivierst und ihnen Zugriff gibst. Wähle im Einladungsdialog unter Wann soll diese Person Zugriff erhalten? die Option Später, ich aktiviere die Person selbst. Setze beim Excel-Import den Status auf inaktiv. Inaktive Benutzer erhalten keine E-Mail, bis du sie aktivierst. Mehr zum Einladen von Benutzern.

Schritt 5: Testen und starten

Bevor du absentify für dein Team freischaltest:

Reiche eine Test-Abwesenheitsanfrage ein, um zu prüfen, dass die richtigen Abwesenheitsarten verfügbar sind.
Prüfe die Genehmigungen, damit Anfragen bei den vorgesehenen Genehmigern ankommen.
Kontrolliere die Berechnung von Abwesenheiten, einschließlich Arbeitszeitplänen, Feiertagen und Kontingentabzügen, falls zutreffend.
Teste die Microsoft-Integrationen, zum Beispiel die Outlook-Kalendersynchronisation, falls aktiviert.
Aktiviere und lade Benutzer ein, sobald deine Konfiguration fertig ist.

Teile den Mitarbeiter-Leitfaden, damit dein Team gut starten kann.

Du planst einen größeren Rollout? Führe vorher mit einer kleinen Gruppe von Testbenutzern einen Abnahmetest (UAT) durch. Jeden Plan kannst du einen Monat kostenlos testen.

Für weitere Hilfe kannst du die Admin-Dokumentation erkunden oder unser Support-Team kontaktieren.