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Willkommen bei absentify! Diese Schnellstart-Anleitung unterstützt neue Administratoren dabei, die wichtigsten Schritte für die Einrichtung des Arbeitsbereichs, das Einladen von Benutzern, die Konfiguration von Abwesenheitsrichtlinien und mehr zu durchlaufen.
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Schritt 1: Registrierung deines Unternehmens

Die Registrierung bei absentify läuft in zwei Phasen ab. Zuerst meldest du dich an, danach führt dich ein kurzer Einrichtungsassistent durch die Erstellung deines Workspace.1. Anmelden
  1. E-Mail eingeben: Besuche absentify.com und öffne die Seite Erstelle deinen Account. Gib deine geschäftliche E-Mail-Adresse ein und klicke auf Weiter.
  2. Anmeldemethode wählen: Der nächste Bildschirm zeigt Fortfahren als und deine E-Mail-Adresse. Klicke auf Ändern, wenn du eine andere Adresse brauchst. Wähle dann eine der beiden Optionen:
    • Mit Microsoft 365 registrieren: Klicke auf diesen Button. Darunter steht Empfohlen · volle Microsoft-365-Integration. Microsoft öffnet sich mit der E-Mail-Adresse, die du eingegeben hast, sodass du nur noch dein Passwort oder MFA bestätigen musst.
    • Mit E-Mail fortfahren: Nutze diese Option, wenn eine Anmeldung mit Microsoft 365 nicht möglich ist. Du landest auf der Registrierungsseite, die den Einrichtungsassistenten öffnet oder passende Workspaces zum Beitreten anzeigt. Eine Bestätigungs-E-Mail wird parallel gesendet (muss innerhalb von 14 Tagen bestätigt werden).
Wenn du absentify in Microsoft Teams öffnest, siehst du zuerst Überprüfe deine Microsoft 365-Sitzung…. Wenn Microsoft die Anmeldung abschließen kann, entfällt das Formular. Wenn nicht, ist deine Teams-E-Mail vorausgefüllt und du startest auf dem Bildschirm zur Anmeldemethode.Wenn dein Unternehmen absentify bereits nutztWenn absentify einen bestehenden Workspace für deinen Microsoft-Tenant oder deine E-Mail-Domain findet, siehst du Herzlich Willkommen mit Deine Firma nutzt bereits absentify. und wie viele Teams gefunden wurden. Jeder passende Workspace wird mit Namen und Mitgliederzahl aufgelistet. Du kannst einem Workspace beitreten oder einen eigenen erstellen:
  1. Beitritt zu einem bestehenden Workspace anfragen: Klicke neben dem Workspace auf Beitritt anfragen, füge optional eine Nachricht hinzu und klicke dann auf Anfrage senden. Eine Nachricht ist optional, muss aber, falls du eine hinzufügst, zwischen 5 und 1.000 Zeichen lang sein.
  2. Ein neues Team erstellen: Wähle, für dein Team neu zu starten, um den Beitritt zu überspringen und mit dem Einrichtungsassistenten unten fortzufahren. Diese Option erscheint nur, wenn dein Tenant das Erstellen eines neuen Workspace erlaubt.
Wenn du dich per E-Mail registriert hast, bestätige deine Adresse, bevor du eine Beitrittsanfrage sendest. Sonst siehst du Bitte bestätige deine E-Mail-Adresse, bevor du einen Antrag sendest.Nachdem du eine Beitrittsanfrage gesendet hast, bringt dich absentify zu einer Bestätigungsseite Antrag gesendet! 👍. Ein Administrator dieses Workspace prüft die Anfrage. Von dort aus kannst du weiterhin ein neues Team erstellen (sofern erlaubt), Antrag, einem anderen Team beizutreten wählen oder über Nicht sicher? einen Chat mit dem Support öffnen.
Während der 5-Minuten-Wartezeit sind Beitritt anfragen und Anfrage senden deaktiviert. Nach Ablauf aktualisiert ein erneutes Senden an denselben Workspace die ausstehende Anfrage für diesen Workspace, anstatt ein Duplikat zu erstellen. Du kannst höchstens 5 ausstehende Anfragen über alle Workspaces hinweg gleichzeitig haben. Wenn das Senden fehlschlägt, siehst du eine Meldung mit dem Grund.
Manche Organisationen sind so konfiguriert, dass neue Registrierungen aus ihrem Tenant keinen separaten Workspace erstellen können, solange bereits einer besteht. Falls das auf dich zutrifft, wird das Erstellen eines neuen Workspace nicht angeboten und der Beitritt zum bestehenden Workspace ist der einzige Weg, um loszulegen.
2. Den Einrichtungsassistenten durchlaufenNach der Anmeldung führt dich ein kurzer Assistent Schritt für Schritt durch die Erstellung deines Workspace. Jeder Schritt hat einen klaren Fokus, und du kannst jederzeit über Zurück frühere Antworten ändern — dein Fortschritt bleibt im Browser erhalten, falls du die Seite neu lädst.
  1. Unternehmen — Gib den Namen deines Unternehmens bzw. Workspace ein. Bei einer Microsoft-Anmeldung wird das Feld aus deinem Tenant vorausgefüllt; du kannst es bearbeiten.
  2. Standort — Wähle das Land (und ggf. die Region bzw. das Bundesland), in dem dein Team ansässig ist. absentify konfiguriert daraus automatisch regionale Einstellungen wie Datumsformat, Zeitformat, Wochenbeginn und Zeitzone vor. Weitere Standorte mit eigenen Feiertagskalendern kannst du später in den Einstellungen anlegen.
  3. Über dich — Sag uns, wie groß dein Team ist und – optional – welche Rolle du im Unternehmen hast (z.B. HR-Manager, Gründer, IT-Admin). Das Rollen-Feld ist optional und kann übersprungen werden.
  4. Wie du uns gefunden hast — Lass uns wissen, wie du auf absentify aufmerksam geworden bist. Das hilft uns, mehr Teams wie deins zu erreichen.
  5. Überprüfen und erstellen — Sieh dir die Zusammenfassung deiner Angaben an. Über die Bearbeiten-Links springst du zurück zu jedem vorherigen Schritt, oder du klappst den Bereich Erweiterte regionale Voreinstellungen auf, um Datums- und Zeitformat, Wochenbeginn, Zeitzone, Sprache und den Beginn des Geschäftsjahres anzupassen, bevor du den Workspace erstellst. Wenn alles passt, klicke auf Workspace erstellen.
Empfehlung: Verwende ein Microsoft-Arbeitskonto, um eine ordnungsgemäße Integration mit Teams und Outlook sicherzustellen und alle Automatisierungen zu nutzen.
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Schritt 2: Erste Einstellungen konfigurieren

Nach der Registrierung kannst du deinen Arbeitsbereich konfigurieren, indem du den Bereich Einstellungen im absentify-Admin-Dashboard aufrufst:
  • Abteilungen einrichten: Gehe zu Einstellungen > Abteilungen, klicke auf Neue Abteilung hinzufügen und weise Abteilungsleiter zu.
  • Abwesenheitstypen erstellen: Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitstypen, klicke auf Neuen Abwesenheitstyp hinzufügen und definiere Optionen wie Urlaub oder Krankmeldung.
  • Feiertagskalender zuweisen: Verwalte Feiertagskalender unter Einstellungen > Feiertage und weise sie Benutzern unter Einstellungen > Benutzer zu.
Eine korrekte Erstkonfiguration gewährleistet ein nahtloses Erlebnis für alle Benutzer.
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Schritt 3: Benutzer hinzufügen und einladen

Füge Benutzer zu deinem Arbeitsbereich hinzu, indem du eine der folgenden Methoden nutzt:
  • Benutzer manuell hinzufügen: Gehe zu Einstellungen > Benutzer, klicke auf Neuen Benutzer einladen und gib E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Anzeigename und Abteilung ein. Speichere das Profil als inaktiv und aktiviere es später, sobald die Details finalisiert sind.
  • Massenupload per Excel: Lade die Vorlage von Einstellungen > Benutzer > Benutzer importieren herunter, fülle die Benutzerdaten aus und lade die Datei zur Validierung hoch, bevor du Einladungen versendest.
  • Synchronisation mit Microsoft Teams oder Entra ID: Aktiviere die Synchronisation unter Einstellungen > Integrationen > Microsoft Teams/Entra ID und verknüpfe Gruppen mit Abteilungen, um Benutzer automatisch zu erstellen.
Tipp: Inaktive Benutzer ermöglichen es dir, Profile zu finalisieren, bevor Einladungen versendet werden, und sorgen für ein reibungsloses Onboarding.
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Schritt 4: Abwesenheitsrichtlinien konfigurieren

Passe deine Abwesenheitsrichtlinien an die Anforderungen deines Unternehmens an:
  • Kontingente festlegen: Lege die Kontingente unter Einstellungen > Kontingente an und erstelle je Policy eine Kontingentregel, zum Beispiel für einen Standardvertrag und einen Teilzeitvertrag. Wähle unter Einstellungen > Benutzer > Standard-Benutzereinstellungen im Bereich Kontingentregeln für neue Mitarbeiter aus, welche Regel neue Benutzer pro Kontingent erhalten; pro Abteilung kannst du unter Einstellungen > Abteilungen eine andere Regel auswählen.
  • Genehmigungsworkflows einrichten: Passe Genehmigungsprozesse für Abwesenheitsanträge unter Einstellungen > Abteilungen oder direkt in den individuellen Benutzerprofilen an.
Dies stellt sicher, dass alle Abwesenheitsanträge und Kontingente ordnungsgemäß verfolgt und genehmigt werden.
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Schritt 5: Testen und starten

Bevor du absentify für dein Team freischaltest:
  1. Reiche einen Abwesenheitsantrag als Admin oder Manager ein, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.
  2. Überprüfe die Kalenderintegration, um sicherzustellen, dass Abwesenheiten korrekt mit Microsoft Teams oder Outlook synchronisiert werden.
  3. Versende Einladungen an Benutzer und stelle ihnen Links zum Mitarbeiter-Leitfaden zur Verfügung.
Für weitere Hilfe kannst du die Admin-Dokumentation erkunden oder unser Support-Team kontaktieren.